Ko dokončate projekt, verjetno ne boste več potrebovali takojšnjega dostopa do projekta in morda ga boste želeli skriti v središču za projekte in v pogledih »Moja opravila« članov skupine. Arhiviranje in skrivanje dokončanih projektov zmanjša »šaro« v teh pogledih in preprečuje uporabnikom spreminjanje projektov, ki niso več aktivni.
Obstaja en »standardni« način za učinkovito arhiviranje projektov z Microsoft Project Server 2010. Če ta način ne ustreza vašim potrebam, je na voljo nekaj drugih načinov, ki so morda bolj prilagojeni za vašo organizacijo. V tem članku so opisani ti načini in najboljše prakse za dolgoročno arhiviranje.
V tem članku
Arhiviranje projekta s standardno metodo
Standardna metoda za arhiviranje projekta je postopek z več koraki:
-
1. korak: Preklic objave vseh projektnih opravil
-
2. korak: Izklop posodobitev v opravilu povzetka projekta
-
3. korak: Nastavitev varnostne skupine za uporabnike, ki niso skrbniki
-
4. korak: Nastavitev varnostne kategorije arhiva
-
5. korak: Arhiviranje spletnega mesta skupine projekta
Te korake izvedeta projektni vodja in skrbnik, kot je navedeno v vseh razdelkih v nadaljevanju.
1. korak: Preklic objave vseh projektnih opravil
Če je bil projekt že objavljen za člane skupine in želite projekt in njegova opravila odstraniti s pogledov, bo moral projektni vodja preklicati objavo vseh opravil v projektu, ki ga arhiviljate. Projektni vodja lahko začne ta postopek v Microsoft Project Web App, vendar se dejanski postopek preklica objave izvede v Microsoft Project Professional 2010.
Opomba: Če odstranite objavljanje opravila, s tem ne odstranite nobenega sprejetega in uporabljenega dela iz projekta. Vendar pa je vsa zgodovina odobritve posodobitve, povezana z opravilom, izbrisana.
Preklic objave vseh projektnih opravil:
-
V orodni vrstici za hitri zagon v razdelku Projekti kliknite Središče za projekte.
-
V stolpcu Ime projekta kliknite ime projekta, ki ga arhiviraj .
-
Na zavihku Opravilo v skupini Projekt kliknite puščico na gumbu Uredi in nato kliknite V Project Professional.
-
V Project Professional 2010 se pomaknite do skrajno desnega stolpca v delu tabele v pogledu gantograma, kliknite glavo Dodaj nov stolpec in nato objavi. Če je v pogledu gantograma že prikazan stolpec Objavi , preskočite ta korak.
-
V stolpcu Objavi za vsako opravilo v projektu kliknite Ne.
Namig: Če želite pospešiti ta postopek za večje projekte, nastavite prvo opravilo na Ne. Nato kliknite ročico v spodnjem desnem kotu celice in jo povlecite, da kopirate vsebino celic v stolpcu Objavi .
-
Na zavihku Datoteka kliknite Objavi.
-
Ko je projekt objavljen, zaprite projekt in ga od potrdite.
2. korak: Izklop posodobitev v opravilu povzetka projekta
Nato mora vodja projekta morda izklopiti posodobitve v opravilu povzetka projekta, tako da poročanje o časovnem listu ni mogoče.
Če želite izklopiti posodobitve v opravilu povzetka projekta:
-
V orodni vrstici za hitri zagon v razdelku Projekti kliknite Središče za projekte.
-
V stolpcu Ime projekta kliknite ime projekta, ki ga arhiviraj .
-
Na zavihku Možnosti v skupini Pokaži/ skrij potrdite potrditveno polje Opravilo povzetka projekta.
-
Na zavihku Možnosti v skupini Opravila kliknite Zapri, da Posodobitve.
-
V razdelku Izbira opravil potrdite potrditveno polje za opravilo povzetka projekta (ID je 0) in kliknite Objavi.
3. korak: Nastavitev varnostne skupine za uporabnike, ki niso skrbniki
Ko vodja projekta pripravi projekt za arhiviranje, skrbnik ustvari varnostno skupino, v kateri so vsi uporabniki, razen skrbnikov.
Če želite ustvariti varnostno skupino za uporabnike, ki niso skrbniki:
-
V podoknu »Hitri zagon « v razdelku Nastavitve kliknite Nastavitve strežnika.
-
Na strani Nastavitve strežnika v razdelku Varnost kliknite Upravljanje skupin.
-
Kliknite Nova skupina.
-
V razdelku Informacije o skupini v polje Ime Skrbnik vsi uporabniki, ki niso uporabniki.
-
V razdelku Uporabniki v polju Razpoložljivi uporabniki izberite imena vseh uporabnikov, ki niso skrbniki, in nato kliknite Dodaj, da jih premaknete v polje Izbrani uporabniki.
-
Kliknite Shrani.
4. korak: Nastavitev varnostne kategorije arhiva
Ko skrbnik ustvari skupino Vsi uporabniki, ki niso Skrbnik, morate v naslednjem koraku ustvariti varnostno kategorijo Arhiv. Med tem postopkom skrbnik izbere, katere projekte bo arhivirati, tako da jih bo vključil v to kategorijo.
Če želite ustvariti varnostno kategorijo arhiva:
-
V podoknu »Hitri zagon « v razdelku Nastavitve kliknite Nastavitve strežnika.
-
Na strani Nastavitve strežnika v razdelku Varnost kliknite Upravljanje kategorij.
-
Na strani Upravljanje kategorij kliknite Nova kategorija.
-
V razdelku Ime in opis vnesite Arhiviraj v polje Ime kategorije .
-
V razdelku Uporabniki in skupine v razdelku Razpoložljivi uporabniki in skupine kliknite Vsi uporabniki, kiniso Skrbnik, nato pa kliknite Dodaj, da premaknete skupino v polje Uporabniki in skupine z dovoljenji.
-
V razdelku Dovoljenja za vse Skrbnik, ki niso uporabniki (skupina) potrdite polje Zavrni za vsa dovoljenja.
Namig: Potrdite polje Zavrni za vsako vozlišče dovoljenj najvišje ravni (Project in Vir), če želite zavrniti vsa dovoljenja, zamaknjena pod vsakim vozliščem.
-
V razdelku Projekti izberite Le navedeni projekti, nato pa kliknite ime projekta, ki ga arhiviraj, v polju Razpoložljivi projekti.
Opomba: Ne pozabite izbrati nobenega potrditvenega polja, navedenega v razdelku Uporaba zgornjih Projectovih varnostnih dovoljenj za vse projekte, pri katerih. S tem lahko ustvarite težave z dovoljenji za druge projekte in vire.
-
Kliknite Dodaj, da premaknete projekt v polje Izbrani projekti.
-
Kliknite Shrani.
5. korak: Arhiviranje spletnega mesta skupine projekta
Številni projekti uporabljajo povezano spletno mesto skupine projekta za zbiranje informacij, ki dopolnjujejo načrt projekta. Morda boste želeli zagotoviti tudi arhiviranje teh informacij. Microsoft SharePoint Server 2010 omogoča varnostno kopiranje na ravni mesta. Če želite več informacij o tem, kako skrbnik dokonča ta korak, glejte Izvoz mesta, seznama ali knjižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
Ko je mesto varnostno kopirano, lahko skrbnik nato izbriše mesto.
Brisanje spletnega mesta skupine projekta:
-
V podoknu »Hitri zagon « v razdelku Nastavitve kliknite Nastavitve strežnika.
-
Na strani Nastavitve strežnika v razdelku Pravilniki delovanja kliknite Mesta projektov.
-
Kliknite vrstico z mestom skupine projekta, ki ste ga varnostno kopirali, in nato kliknite Izbriši mesto.
-
Kliknite V redu, da potrdite brisanje.
Arhiviranje projekta z nadomestnim načinom
Standardna metoda arhiviranja je temeljita in omogoča obnovitev, če jo potrebujete. Vendar pa obsežno arhiviranje ni vedno tisto, kar organizacija potrebuje. Včasih dokončane projekte preprosto skrije pred ogledom ali pa jih shranite lokalno, da ustrezajo zahtevam arhiviranja.
Če se zdi, da standardni način arhiviranja ne ustreza vašim potrebam, je tukaj nekaj drugih možnosti:
-
Skrivanje projekta v središču za projekte Če želite le skriti dokončane projekte v središču za projekte, lahko na stran s podrobnostmi o projektu dodate zastavico Arhiv in nato filtrirate pogled središča za projekte tako, da so prikazani le projekti, za katerih je zastavica Arhiv nastavljena na Ne.
-
Odstranjevanje projekta iz zbirke podatkov z osnutkom Druga možnost je, da zagotovite varnostno kopiranje projekta v zbirko podatkov arhiva, nato pa izbrišete projekt iz zbirk podatkov »Osnutek«, »Objavljeno« in »Poročanje«. Če pozneje potrebujete podatke iz arhiviranega projekta, uporabite možnost Skrbniška obnovitev na strani Nastavitve strežnika, da jih znova prenesete v zbirko podatkov z osnutki in nato znova objavite projekt.
-
Shranite projekt kot . Datoteka MPP Če želite projekt popolnoma odstraniti iz strežnika Project Server, lahko projekt odprete tudi v strežniku Project Server tako, da uporabite Project Professional 2010, nato pa shranite projekt kot datoteko MPP. Če želite več informacij, glejte razdelek »Lokalno shranjevanje projekta« v razdelku Shranjevanje projekta. Priporočamo, da shranite projekt z vsemi podatki polja po meri, tako da je datoteka MPP ločena od dodatnih sprememb polj po meri v strežniku Project Server. Ko shranite in varnostno kopirate projekt kot datoteko MPP, bo morda izbrisan iz strežnika Project Server. Če morate projekt obnoviti pozneje, lahko datoteko MPP odprete v programu Project Professional 2010 ko imate vzpostavljeno povezavo s strežnikom Project Server, nato pa shranite projekt v strežnik.
Opomba: S tem načinom boste prekinili vse povezave med izdelkom, težavo in tveganjem med projektom in njegovim mestom skupine projekta v strežniku Project Server.
Najboljše prakse dolgoročnega arhiviranja
Od časa do časa se lahko oblika zapisa datoteke MPP projekta, sheme zbirke podatkov vsebine strežnika Project Server in sheme SharePointovega mesta spremenijo tako, da odražajo nove funkcije. To lahko vpliva na združljivost s starejšimi različicami, če projekt, shranjen kot datoteka MPP, stara varnostna kopija zbirke podatkov vsebine strežnika Project Server ali varnostno kopiranje spletnega mesta skupine projekta, morda ne bo takoj uporaben.
Najbolje je, da vedno načrtujete vključevanje arhivirane vsebine v načrtovanje nadgradnje. Tako skrajšate čas za obnovitev starega projekta, ki bo morda zahteval več korakov nadgradnje.
