Zakaj bi morali sezname prejemnikov nadgraditi na skupine v Outlooku

Organizacije so se leta zanašale na skupine prejemnikov pri komuniciranju in sodelovanju znotraj skupine ljudi, ki so v ali izven podjetja. Zdaj pa skupine v Outlooku omogočajo zmogljivejšo rešitev za sodelovanje.

Kaj so skupine?

Ko v Outlooku nastavite skupino, lahko izberete niz ljudi, s katerimi želite sodelovati in preprosto nastaviti zbirko virov, ki jo želite dati v skupno rabo s tistimi osebami. Ni vam treba skrbeti za to, da morate ročno dodeliti dovoljenja vsem virom, ker z dodajanjem članov skupini ti samodejno dobijo dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja v vaši skupini.

Ti dodatni viri vključujejo:

  • Mapo »Prejeto« v skupni rabi – kjer potekajo pogovori, ki jih imate običajno s seznamom prejemnikov. Mapa »Prejeto« v skupni rabi omogoča popolno iskanje, tako da predstavlja živi arhiv sporočil skupine. Novi udeleženci skupine lahko iščejo in brskajo po zgodovini, tako da so hitro na tekočem s tem, kar je bilo pred tem objavljeno v skupini. Oglejte si: Opravljanje skupinskega pogovora v Outlooku.

    Namig : Če uporabniki vseeno želijo, da se sporočila skupine prikažejo v njihovih osebnih mapah »Prejeto«, kot so se s seznamom prejemnikov, je vse, kar morajo storiti to, da se naročijo na skupino tako, da kliknejo na gumb Članstvo na traku v Outlooku.

  • Knjižnice datotek v skupni rabi – skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, kamor lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah, slikah ali katerih drugih vrstah datotek, ki jih potrebujejo pri delu. Oglejte si: Skupna raba datotek skupine v programu Outlook 2016.

  • Koledar v skupni rabi – skupini pripada koledar v skupni rabi, kjer lahko objavite dogodke, povezane s skupino. Vsi člani, ki so naročeni na skupino, so samodejno povabljeni na dogodek, ki je objavljen v koledarju. Ti dogodki so lahko prikazani tudi v koledarjih posameznih oseb, če to želijo. Oglejte si: Načrtovanje srečanja v koledarju skupine v Outlooku 2016

  • OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo in sodelujejo pri informacijah. Veliko skupin uporablja zvezek za ustvarjanje dnevnika wiki s pogostimi vprašanji in drugimi viri. Oglejte si: Uvod v OneNote 2016.

  • Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili zgolj e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo zvezka OneNote v skupni rabi. Oglejte si: Dostop za goste v Skupinah storitve Office 365.

  • Vsebino je mogoče odkriti – skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da jih lahko druge osebe v vaši organizaciji preprosto odkrijejo in se jim pridružijo ali pregledajo gradivo v skupini. Če je vsebina skupine občutljivejša, lahko skupino preklopite v zasebno, kar skrije vsebino za nečlane. Morebitne zahteve za pridružitev mora odobriti lastnik skupine.

  • Samopostrežno ustvarjanje – ni nujno, da je oddelek za IT zasut z zahtevami uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje lastne skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarijo skupine, si oglejte: Upravljanje ustvarjanja skupine v storitvi Office 365

To so le nekatere funkcije, zaradi katerih so skupine bolj zmogljiva rešitev kot skupine prejemnikov.

Skrbništvo skupin

Office 365 ponuja veliko uporabnih orodij in zmogljivosti za bolj preprosto upravljanje in skrbništvo nad skupinami. Če želite več informacij o vsaki od teh ugodnosti, kliknite naslove spodaj.

Ohranjanje nadzora nad imenikom je skrb vsakega skrbnika. Tu je nekaj orodij, ki jih Office 365 ponuja za poenostavitev tega:

  • Pravila poimenovanja – pravilniki poimenovanja omogočajo, da določite, kaj so in kaj niso sprejemljiva imena skupin. To preprečuje uporabnikom, da bi skupinam dodelili profana ali prepovedana imena. Poleg tega lahko v podjetju uveljavite standardne predpone ali pripone za imena skupin.

    Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogoča, da nastavite članstvo v skupini tako, da temelji na pravilu, ki dodaja (ali odstranjuje) člane skupine glede na metapodatke (kot je oddelek ali vloga) v aktivnem imeniku. Preberite Ustvarjanje naprednih pravil z uporabo atributov za več informacij o ustvarjanju dinamičnega članstva.

  • Skrito članstvo – če imate razlog za to, da jo članstvo skupine zaupno, na primer, če so člani študenti, lahko članstvo skrijete pred zunanjimi strankami.

  • Dovoljenja za ustvarjanje – morda so v vaši organizaciji osebe, za katere ne želite, da bi lahko ustvarile nove skupine. Obstaja več načinov za upravljanje dovoljenja za ustvarjanje v imeniku. Oglejte si Upravljanje ustvarjanja skupine v storitvi Office 365.

  • Dnevniki nadzora – ker lahko z dnevniki nadzora v storitvi »Skupine storitve Office 365« spremljate, kdo je ustvaril ali izbrisal določeno skupino ali spremenil članstvo v skupini, imate lahko več zaupanja pri omogočanju uporabnikov, da ustvarijo skupine in upravljajo s članstvom v skupinah. Oglejte si: Iskanje po dnevniku nadzora v središču za varnost in skladnost s predpisi storitve Office 365.

Upravljanje dostave vam omogoča nekaj načinov za obravnavo, kako naj bodo v skupini sporočila poslana ali prejeta. Poleg tega obstajajo orodja za spremljanje toka teh sporočil.

  • Pošlji kot ali pošiljanje v imenu – te nastavitve omogočajo določenim uporabnikom, da pošiljajo e-poštna sporočila tako, kot da prihajajo od ali v imenu skupine.

  • Omejitve pošiljatelja – s temi nastavitvami lahko nadzirate, kdo lahko pošilja sporočila skupini. Skupine lahko konfigurirate tako, da omogočite e-pošto od zunanjih strank, vendar boste morda želeli to omejiti na le določene zunanje stranke.

  • Podpora za zunanje uporabnike – s tem, ko v skupino povabite goste, lahko določite, da so vključeni v e-poštne pogovore v skupini. Oglejte si: Dostop za goste do skupin v storitvi Office 365 – pomoč za skrbnike

  • Pravila za prenos – pravila za prenos delujejo za skupine tako kot za strežnik Exchange. S pravili lahko poiščete sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, in nato izvedete dejanja na teh sporočilih.

  • Namigi za pošto – namigi za pošto so informativna sporočila, ki so prikazana uporabnikom, medtem ko pišejo sporočila. Pomagajo lahko zmanjšati sporočila o neuspeli dostavi, tako da opozorijo uporabnika, da bo sporočilo verjetno posredovano zunanji stranki ali da bo preseglo količinsko omejitev.

  • Več posredniških naslovov – skupine lahko imajo vzdevke, prav tako kot nabiralniki uporabnika. Dodatni posredniški naslovi so lahko priročni za sprejemanje sporočil, poslanim drugim vzdevkom ali zato, da lažje dosežete skupino, ki ima dolgo ime ali takšno, ki ga je težko črkovati. Oglejte si: Podpora za več domen za skupine v storitvi Office 365 – pomoč za skrbnike

  • Največja velikost pošiljanja/prejemanja – te količinske omejitve lahko pomagajo zmanjšati težave, ki nastanejo pri prejemanju (ali pošiljanju) zelo velikih sporočil. S tem lahko bolje upravljate s prostorom in zahtevami po pasovni širini.

Office 365 ponuja nekatera orodja za upravljanje vrste vsebine, ki je v skupni rabi v skupini.

  • Smernice glede uporabe – določite lahko smernice za uporabo skupin v storitvi Office 365 – da uporabnike izobrazite o najboljših praksah, s katerimi bodo skupine kar se da učinkovite in da jih izobrazite o notranjih pravilnikih vsebine. Za primer glejte: Navodila za uporabo za Microsoftove stranke in partnerje.

  • Razvrstitev podatkov – za skupine v storitvi Office 365 boste lahko ustvarili prilagodljiv klasifikacijski sistem za podatke, ki omogoča ločevanje skupine glede na vrsto pravilnik (npr. »Nerazvrščeno«, »Zaupno« ali »Strogo zaupno«). Na ta način lahko skupine predstavljajo pravilnike različnih vsebin v vaši organizaciji. Razširljivi pravilniki omogočajo, da v organizaciji konfigurirate končne točke, ki so pozvane vsakič, ko je ustvarjena ali spremenjena skupina. Tako lahko izvajate vaše lastne pravilnike za ustvarjanje in spreminjanje skupin.

Upravljanje sprememb

Uporabniki se včasih ob spremembah počutijo neprijetno, zato je pomembno, da z njimi seznanite obstoječe člane seznamov prejemnikov. Tako bodo vedeli, kar lahko pričakujejo. Tu je nekaj informacij, ki jih morate vključiti v to sporočilo, poleg tega pa še nekaj odgovorov, ki se vam bodo morda zdeli koristni.

Kaj so skupine v Outlooku?

Skupine v storitvi Office 365 v Outlooku so enotna rešitev za sodelovanje v skupinah, ki želijo imeti skupno mesto za razprave, datoteke, koledarje in opombe, ki jih je enostavno najti.  Verjetno je ena najboljših funkcij mapa »Prejeto« skupine, ki hrani zgodovino pogovorov, kar olajša iskanje prejšnjih razprav.

Zakaj smo se odločili za te spremembe?

Ljudje so pogosto zahtevali možnost iskanja po sporočilih, ki so bila poslana seznamu prejemnikov, da bi poiskali informacije, o katerih je tekla beseda v preteklosti. Nadgradnja seznama prejemnikov v skupino pomeni, da ljudem ne bo treba vedno znova spraševati ali odgovarjati na ista vprašanja.

Nova skupina bo vsebovala tudi koledar dogodkov skupine, knjižnico datoteke v skupni rabi in OneNotov zvezek, kjer lahko sodelujemo in zbiramo informacije za prihodnjo uporabo.

Ali moram kaj storiti, da se pridružim tej skupini, če sem že član seznama prejemnikov?

Ne, če ste že član seznama prejemnikov, boste samodejno član nove skupine.

Kako dostopam do nove skupine v Outlooku? Kaj pa v Outlooku v spletu?

Za dostop do nove skupine v Outlooku pojdite na kategorijo »Skupine« v spodnjem delu podokna za krmarjenje na levi strani. Če skupino pogosto uporabljate, priporočamo, da jo pripnete med priljubljene, tako da z desno tipko miške kliknite nanjo in izberete Pokaži v priljubljenih.

Poleg tega so na voljo brezplačni mobilni odjemalci za storitev Skupine za Office 365 za vse mobilne platforme (iOS, Android, itd.) tako da lahko do skupin preprosto dostopate na poti.

A ne morem še vedno uporabljati samo e-pošte?

Seveda. Iste e-poštni vzdevek, ki ste ga uporabljali za seznam prejemnikov, bo še vedno brez težav deloval za skupino v Outlooku.

Prav tako ...

ne pozabite uporabnikom sporočiti, ko bo prišlo do te spremembe in na koga se lahko obrnejo, če imajo nadaljnja vprašanja.

Selitev seznamov prejemnikov

Ste pripravljeni na nadgradnjo seznama prejemnikov v skupino? Glejte Selitev seznamov prejemnikov v skupine v storitvi Office 365 – pomoč za skrbnike.

Kaj sledi?

Ko ste nadgradili skupino prejemnikov v skupino v storitvi Office 365, obstaja nekaj nadaljnjih opravil, ki jih boste morda želeli izvesti, da bo vse potekalo brez težav.

  • Nadaljnje delo z uporabniki – posvetujte se z njimi takoj, ko je nadgradnja končana in nato znova nekaj dni zatem. S tem, ko boste pokazali posluh in boste odzivni na morebitna vprašanja, boste na dobri poti, da bodo uporabniki zadovoljni in da bo sprememba za njih prijetna.

  • Spremljanje poročila o sodelovanju – v Skrbniškem portalu storitve Office 365 so nekatera dobra poročila, ki lahko prikažejo, koliko uporabnikov uporablja skupine, kako pogosto in katere funkcije uporabljajo. Ta poročila so vam lahko v pomoč pri oblikovanju vašega nadaljnjega delo in usposabljanja uporabnikov, kot tudi prepoznavanja največjih prednosti, ki so jih uporabniki dobili s skupinami. Oglejte si: Poročila o dejavnosti v Skrbniškem središču za Office 365.

  • Delite vašo izkušnjo – naj druge skupine v podjetju vedo, da ste nadgradili vaše skupine prejemnikov in kako ste postopali, da je bil prehod uspešen! Deljenje teh informacij lahko pomaga drugim skupinam, da sledijo vašemu vzoru in sami pridejo do uspešne nadgradnje.

Glejte tudi

Imate vprašanja o Skupinah v storitvi Office 365?

Obiščite spletno mesto v Tehnična skupnost Skupine v storitvi Microsoft Office 365.

Z veseljem bomo prebrali

Ta članek je bil nazadnje posodobljen 24. maja 2017 na podlagi vaših povratnih informacij. Če ste ugotovili, da vas je vodil do uporabnih informacij, in še posebej, če temu ni bilo tako, kliknite spodnji gumb za povratne informacije in nam pošljite nekaj konstruktivnih pripomb, da ga bomo lahko izboljšali. Hvala.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×