Ko vir podatkov povežete z dokumentom, lahko dokument z dodajanjem spojnih polj prilagodite z informacijami iz vira podatkov. Spojna polja izvirajo iz glav stolpcev v viru podatkov.
Tukaj je primer, kako lahko zbirke naslovnih blokov in pozdravnih vrstic spojnih polj zberejo podatke iz Excelove preglednice v tipsko pismo.
Polji naslovni blok in pozdravna vrstica sta zbirki spojnih polj.
Opomba: Če so ukazi spojnih polj zatemnjeni , kliknite Izberi prejemnike in izberite poštni seznam, ki ga uporabljate. Če poštnega seznama še nimate, kliknite Vnesi nov seznam in ustvarite seznam v Wordu.
Dodajanje naslovnega bloka
-
Kliknite ali tapnite mesto v dokumentu, kamor želite dodati naslovni blok.
-
Na zavihku Pošiljanje izberite Naslovni blok
V Wordu lahko izberete formalnost imena v naslovu.
Dodajanje pozdravne vrstice
-
Kliknite ali tapnite mesto v dokumentu, kamor želite dodati pozdrav.
-
Izberite možnost Pozdravna vrstica.
-
Izberite želeni slog imena in nastavite druge možnosti.
Dodajanje posameznih spojnih polj
Podatke kot so telefonske številke ali e-poštni naslovi vključite tako, da posebej vstavite ta spojna polja. Prav tako ni treba, da je na primer spojno polje Ime v naslovnem bloku ali pozdravni vrstici. Če želite prilagoditi dokument tako, da vključite imena prejemnikov, vstavite spojno polje Ime.
-
Kliknite ali tapnite mesto, kjer želite spojno polje.
-
Izberite puščico dol pod naslovom Vstavi spojno poljein izberite polje.
-
Če imena polja ni na seznamu, izberite gumb Vstavi spojno polje.
-
Če si želite ogledati seznam polj, ki so v vašem viru podatkov, izberite Polja zbirke podatkov.
-
Izberite Vstavi.
Opomba: Če nekatere številke, valute ali datumi niso pravilno oblikovani, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za Wordovo spajanje dokumentov.
Uporaba pravil za bolj izpopolnjeno prilagajanje
Morda boste želeli, da bi bilo sporočilo drugačno, odvisno od podatkov v določenih poljih v viru podatkov. V računih je lahko na primer beseda »Zapadli« za stranke, pri katerih je vrednost polja Rok pretekli datum.
Taka zahtevnost je odvisna od nastavitev pravil in kod polj. Na zavihku Pošiljanje v skupini Zapiši in vstavi polja izberite Pravila, nato pa izberite vrsto pravila, ki ga želite dodati.
Če želite več informacij o tem, kako lahko uporabljate pravila za spajanje dokumentov, glejte Nastavljanje pravil za spajanje dokumentov.
Dodajanje posameznih spojnih polj
Podatke kot so telefonske številke ali e-poštni naslovi vključite tako, da posebej vstavite ta spojna polja. Prav tako ni treba, da je na primer spojno polje Ime v naslovnem bloku ali pozdravni vrstici. Če želite prilagoditi dokument tako, da vključite imena prejemnikov, vstavite spojno polje Ime.
-
Kliknite ali tapnite mesto, kjer želite spojno polje.
-
Izberite puščico dol pod naslovom Vstavi spojno poljein izberite polje.
Opomba: Če nekatere številke, valute ali datumi niso pravilno oblikovani, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za Wordovo spajanje dokumentov.
Uporaba pravil za bolj izpopolnjeno prilagajanje
Morda boste želeli, da bi bilo sporočilo drugačno, odvisno od podatkov v določenih poljih v viru podatkov. V računih je lahko na primer beseda »Zapadli« za stranke, pri katerih je vrednost polja Rok pretekli datum.
Taka zahtevnost je odvisna od nastavitev pravil in kod polj. Na zavihku Pošiljanje izberite Pravila in izberite vrsto pravila, ki ga želite dodati.
Če želite več informacij o tem, kako lahko uporabljate pravila za spajanje dokumentov, glejte Nastavljanje pravil za spajanje dokumentov.
