Vodnik za načrtovanje poročil

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Access ponuja številna orodja, s katerimi lahko hitro ustvarite atraktivna, preprosta poročila, ki predstavljajo podatke na način, ki najbolj ustreza potrebam svojih uporabnikov. Uporabite lahko ukaze na zavihku Ustvari , če želite ustvariti preprosto poročilo z enim samim klikom. S čarovnikom za poročila lahko ustvarite bolj zapleteno poročilo ali pa ustvarite poročilo tako, da dodate vse elemente podatkov in oblikovanje. Ne glede na način, ki ga izberete, boste verjetno naredili vsaj nekaj sprememb načrta poročila, da bo prikazal želene podatke. V tem članku je opisano splošno postopek oblikovanja poročila in nato pokaže, kako dodate določene elemente načrta v poročilo.

V tem članku

Odločite se, kako položite poročilo

S postavitvami kontrolnikov poravnate podatke

Dodajanje ali odstranjevanje poročil ali odsekov glave in noge strani

Namigi za oblikovanje različnih podatkovnih tipov

Odločite se, kako položite poročilo

Ko načrtujete poročilo, morate najprej razmisliti, kako naj bodo podatki razporejeni na strani in kako so podatki shranjeni v zbirki podatkov. Med postopkom načrtovanja lahko celo ugotovite, da razporeditev podatkov v tabelah ne bo omogočila ustvarjanje želenega poročila. To je lahko znak, da tabele niso normalizirane – to pomeni, da podatki niso shranjeni na najučinkovitejši način.

Naredite skico poročila

Ta korak ni obvezen – morda boste ugotovili, da je čarovnik za Accessovo poročilo ali orodje za poročilo (oba sta na voljo na zavihku Ustvari v skupini poročila ) zagotovite zadosten začetni načrt za poročilo. Če pa se odločite načrtovati poročilo, ne da bi uporabili ta orodja, vam priporočamo, da ustvarite grobo skico poročila na delovnem listu, tako da narišete polje, kjer vsako polje gre in v vsako polje zapiše ime polja. Lahko pa s programi, kot sta Word ali Visio, ustvarite ponarejen poročilo. Ne glede na način, ki ga uporabljate, se prepričajte, da ste vključili dovolj vrstic, da prikažete, kako se podatki ponavljajo.

completed form overlapping preliminary sketch

Uporabite lahko na primer vrstico za informacije o izdelku, nato pa nekaj ponavljajočih se vrstic za prodajo izdelka in končno vrstico vsote prodaje za izdelek. Nato se zaporedje ponovi za naslednji izdelek in tako naprej do konca poročila. Morda pa je vaše poročilo preprost seznam podatkov v tabeli, v tem primeru lahko vaša skica vsebuje le niz vrstic in stolpcev.

Opomba: Ta tehnika je zelo uporabna, če načrtujete poročilo za drugo osebo. V tem primeru lahko druga oseba nariše skico, preden začnete delati.

Ko ustvarite skico, določite, katera tabela ali tabele vsebujejo podatke, ki jih želite prikazati v poročilu. Če so vsi podatki vsebovani v eni tabeli, lahko poročilo osnovate neposredno v tej tabeli. Pogosteje so podatki, ki jih želite shraniti, shranjeni v več tabelah, ki jih morate potegniti skupaj v poizvedbi, preden jo lahko prikažete v poročilu. Poizvedba je lahko vdelana v lastnost RecordSource poročila ali pa ustvarite ločeno, shranjeno poizvedbo in utemeljite poročilo.

Odločanje, kateri podatki naj se dajo v posamezne odseke poročila

Vsako poročilo ima enega ali več odsekov poročila. En odsek, ki je prisoten v vsakem poročilu, je odsek s podrobnostmi. Ta razdelek se ponovi enkrat za vsak zapis v tabeli ali poizvedbi, na kateri temelji poročilo. Drugi odseki so izbirni in pogosto ponavljajo in se običajno uporabljajo za prikaz informacij, ki so skupne skupini zapisov, strani poročila ali celotnem poročilu.

V spodnji tabeli je opisano, kje se nahaja vsak odsek in kako je odsek običajno uporabljen.

Razdelek

Mesto

Tipična vsebina

Odsek glave poročila

Prikaže se le enkrat na vrhu prve strani poročila.

  • Naslov poročila

  • Logotip

  • Trenutni datum

Odsek» noga poročila «

Se prikaže za zadnjo vrstico podatkov nad odsekom noga strani na zadnji strani poročila.

Poročilo vsote (vsote, štetja, povprečja in tako dalje)

Odsek glave strani

Je prikazan na vrhu vsake strani poročila.

  • Naslov poročila

  • Številka strani

Odsek noge strani

Se prikaže na dnu vsake strani poročila.

  • Trenutni datum

  • Številka strani

Odsek glave skupine

Se prikaže tik pred skupino zapisov.

Polje, ki je Združeno na

Odsek noge skupine

Prikaže se takoj za skupino zapisov.

Vsote skupin (vsote, štetja, povprečja in tako dalje)

Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju odsekov glave in noge in odsekov glave in noge strani, si oglejte razdelek Dodajanje ali odstranjevanje poročil ali odsekov glave in noge strani v tem članku. Odseke glave in noge skupine lahko dodate tako, da uporabite podokno združevanje, razvrščanje in vsota v pogledu postavitve ali pogledu načrta.

Odločite se, kako razporedite podrobne podatke

Večina poročil je razporejenih v obliki tabele ali naložene postavitve, vendar Access zagotavlja prilagodljivost za uporabo skoraj vseh razporeditev zapisov in polj, ki jih želite.

Postavitev tabele    Postavitev tabele je podobna preglednici. Oznake so na vrhu, podatki pa so poravnani v stolpcih pod oznakami. Tabela se sklicuje na videz podatkov, ki je podoben tabeli. To je vrsta poročila, ki ga Access ustvari, ko kliknete poročilo v skupini poročila na zavihku Ustvari . Postavitev tabele je dobra za uporabo, če je v poročilu relativno majhno število polj, ki jih želite prikazati v enostavni obliki zapisa seznama. Na spodnji sliki je prikazano poročilo o zaposlenem, ki je bilo ustvarjeno s tabelarično razporeditvijo.

Employees report in a tabular layout

Naložena postavitev    Naložena postavitev je podobna obrazcu, ki ga izpolnite pri odpiranju bančnega računa ali nakupu s spletnega prodajalca. Vsak del podatkov je označen in polja so naložena na vrhu. Ta postavitev je dobra za poročila, ki vsebujejo preveč polj, ki jih je treba prikazati v obliki tabele, kar pomeni, da širina stolpcev presega širino poročila. Na spodnji sliki je prikazano poročilo o zaposlenih, ki je bilo ustvarjeno z naloženo postavitvijo.

Employees report in a stacked layout

Opomba: V čarovniku za poročila se ta postavitev imenuje postavitev columnar.

Mešana postavitev    Elemente tabelaričnih in naloženih postavitev lahko pomešate. Za vsak zapis lahko na primer razporedite nekatera polja v vodoravni vrstici na vrhu odseka s podrobnostmi in razporedite druga polja iz istega zapisa v eni ali več naloženimi postavitvami pod zgornjo vrstico. Na spodnji sliki je prikazano poročilo o zaposlenih, ki je bilo ustvarjeno z uporabo mešane postavitve. Polja» ID «,» priImek «in» prvo ime «sta razporejeni v tabelarični postavitvi kontrolnika in polja» naslov in službeni telefon «sta razporejeni v naloženi postavitvi. V tem primeru se mrežne črte uporabljajo za zagotavljanje vizualnega ločevanja polj za vsakega zaposlenega.

Employees report that uses a mixed layout

Utemeljena postavitev    Če s čarovnikom za poročila ustvarite poročilo, lahko uporabite upravičeno postavitev. V tej postavitvi je uporabljena celotna širina strani, če želite zapise prikazati čim bolj strnjeno. Seveda lahko dosežete enake rezultate, ne da bi uporabili čarovnika za poročila, vendar je lahko postopek natančnega prilagajanja polj natančno. Na spodnji sliki je prikazano poročilo o zaposlenem, ki je bilo ustvarjeno z uporabo upravičene postavitve čarovnika za poročila.

Employees report that uses a justified layout

Utemeljitev postavitve je dobra postavitev, ki jo lahko uporabite, če prikazujete veliko število polj v poročilu. Če v prejšnjem primeru uporabite postavitev tabele za prikaz istih podatkov, se polja raztezajo od roba strani. Če uporabite naloženo postavitev, vsak zapis zavzame veliko bolj navpični prostor, ki zavrže papir in naredi poročilo težje berljivo.

Na vrh strani

S postavitvami kontrolnikov poravnate podatke

Postavitve kontrolnikov so vodila, ki jih lahko dodate v poročilo, medtem ko je ta odprt v pogledu postavitve ali pogledu načrta. Access samodejno doda postavitve kontrolnika, ko s čarovnikOm za poročila sestavite poročilo ali ko ustvarite poročilo tako, da kliknete poročilo v skupini poročila na zavihku Ustvari . Postavitev kontrolnika je podobna tabeli, vsaka celica, ki lahko vsebuje oznako, polje z besedilom ali katero koli drugo vrsto kontrolnika. Na spodnji sliki je prikazana postavitev» tabelarično kontrolnik «v poročilu.

Osnovna tabelarična postavitev kontrolnikov

Oranžne črte označujejo vrstice in stolpce postavitve kontrolnika in so vidne le, če je poročilo odprto v pogledu postavitve ali pogledu načrta. Postavitve kontrolnikov vam pomagajo doseči enotno poravnavo podatkov v vrsticah in stolpcih ter poenostaviti dodajanje, spreminjanje velikosti ali odstranjevanje polj. Z orodji v skupinah tabele in položaja na zavihku Razporedi (na voljo v pogledu postavitve ali pogledu načrta) lahko spremenite eno vrsto postavitve kontrolnika na drugo in odstranite kontrolnike iz postavitve, tako da lahko postavite nadzorujete, kjer koli želite v poročilu.

Na vrh strani

Dodajanje ali odstranjevanje poročil ali odsekov glave in noge strani

Kot ste že omenili v tem članku, so glave in noge v odsekih poročila, s katerimi lahko prikažete informacije, ki so pogoste v celotnem poročilu, ali na vsako stran poročila. Lahko na primer dodate odsek noge strani, da prikažete številko strani na dnu vsake strani, lahko pa dodate razdelek glava poročila, da prikažete naslov za celotno poročilo.

Dodajanje odsekov za glavo in nogo strani in nog

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Preverite, kateri odseki so že v poročilu. Odseki so ločeni s senčenimi vodoravnimi vrsticami, imenovanimi izbirniki odsekov. Oznaka na posameznem izbirniku odseka označuje, kaj je odsek neposredno pod njim.

    Poročilo v pogledu načrta

    Vsako poročilo ima odsek s podrobnostmi in lahko vsebuje tudi glavo poročila, glavo strani, nogo strani in odseke noge poročila. Če je v poročilu na voljo raven združevanja, boste morda videli glave ali noge skupine (kot je na primer Datoteka kot glava , prikazana na prejšnji sliki). Glave in noge skupine se privzeto poimenujejo z imenom polja ali izrazom, ki je osnova skupine. V tem primeru je ime polja» združevanje «» datoteka kot «.

  3. Če želite v poročilo dodati odseke glave in noge strani ali odseke glave in noge poročila, z desno tipko miške kliknite poljubno izbirnik odsekov in nato v priročnem meniju kliknite Glava/noga strani ali poročilo/noga poročila .

    Pozor: Če je odsek že prisoten v poročilu, vas Access opozori, da bo izbrisal obstoječi odsek in kontrolnike, ki jih vsebuje.

    Zdaj lahko premaknete obstoječe kontrolnike ali pa dodate nove kontrolnike v nove odseke.

Access vedno doda strani in odseke glave in noge v parih. To pomeni, da ne morete dodati odseka glave strani ali poročila, ne da bi dodali tudi ustrezno odsek noge. Če ne potrebujete obeh odsekov, ne morete izbrisati odseka, lahko pa spremenite velikost neuporabljenega odseka na višino nič (0), da se izognete dodajanju dodatnega navpičnega razmika v poročilo. Kazalec postavite na dno neuporabljenega razdelka, dokler se ne spremeni v dvoglavo puščico Double-sided arrow , in nato povlecite navzgor, dokler ne skrijete razdelka. Če so v odseku kontrolniki, jih morate izbrisati, preden lahko v celoti skrijete odsek.

Odstranite odseke poročila ali glave strani in noge

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Z desno tipko miške kliknite kateri koli izbirnik odseka in nato v priročnem meniju kliknite Glava/noga strani ali poročilo/noga poročila .

Če odstranjujete par glav in nog in so v teh razdelkih kontrolniki, vas Access opozori, da bodo izbrisani odseki tudi izbrisali kontrolnike in da ne boste mogli razveljaviti dejanja. Kliknite da , če želite odstraniti odseke in izbrisati kontrolnike, ali pa kliknite ne , če želite preklicati operacijo.

Na vrh strani

Namigi za oblikovanje različnih podatkovnih tipov

Ko ustvarite poročilo z orodjem za poročilo (na voljo na zavihku Ustvari v skupini poročila ) ali s čarovnikom za poročila, Access doda polja v poročilo za vas in ustvari najustreznejši kontrolnik za prikaz vsako polje, ki temelji na podatkovnem tipu polja. Če dodate polja v poročilo sami, je najprimernejša metoda, da povlečete vsako polje s seznama polj v poročilo. S čarovnikom za poročila ali orodjem za poročilaAccess ustvari najustreznejši kontrolnik za vsako polje, odvisno od podatkovnega tipa polja. Za večino podatkovnih tipov je najustreznejši (privzeti) kontrolnik, ki ga želite uporabiti, polje z besedilom.

V teh razdelkih so na voljo namigi za oblikovanje nekaterih vrst podatkov o posebnih primerih.

Polja z več vrednostmi    Privzeti kontrolnik za polje z več vrednostmi je kombinirano polje. To se lahko zdi kot čudna izbira za kontrolnik v poročilu, ker ne morete klikniti puščice v kombiniranem polju v poročilu. Vendar pa se v kontekstu poročila kombinirano polje obnaša kot polje z besedilom. Puščica je vidna le v pogledu načrta.

Če polje vsebuje več vrednosti, so te vrednosti ločene z vejicami. Če kombinirano polje ni dovolj široko za prikaz vseh vrednosti v eni vrstici, lastnost CanGrow kombiniranega polja pa je nastavljena na da, se vrednosti prelomijo v naslednjo vrstico. V nasprotnem primeru se vrednosti prirežejo. Če želite nastaviti lastnost CanGrow za kontrolnik, odprite poročilo v pogledu načrta ali postavitve, kliknite kontrolnik in nato pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika. Lastnost CanGrow se nahaja na zavihku oblika in na zavihku lista z lastnostmi za kontrolnik.

Polja z obogatenim besedilom    Privzeti kontrolnik za polje z obogatenim besedilom je polje z besedilom. Če polje z besedilom ni dovolj široko za prikaz vseh vrednosti v eni vrstici, lastnost CanGrow polja z besedilom pa je nastavljena na da, se vrednosti prelomijo v naslednjo vrstico. V nasprotnem primeru se vrednosti prirežejo. Če želite nastaviti lastnost CanGrow za kontrolnik, odprite poročilo v pogledu načrta ali postavitve, kliknite kontrolnik in nato pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika. Lastnost CanGrow se nahaja na zavihku oblika in na zavihku lista z lastnostmi za kontrolnik.

Polje z obogatenim besedilom omogoča, da oblikujete besedilo na različne načine. Na primer, več besed v polju je mogoče podčrtati in več drugih besed v istem polju je lahko ležeče. Lahko pa še vedno nastavite slog celotnega oblikovanja za polje z besedilom, ki vsebuje obogateno besedilo. Oblikovanje polja z besedilom velja le za besedilo, ki ni bilo posebej oblikovano z oblikovanjem obogatenega besedila.

Nastavljanje slogov oblikovanja za polje z besedilom, ki prikazuje polje z obogatenim besedilom

  1. Z desno tipko miške kliknite poročilo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite pogled postavitve .

  2. Kliknite polje z besedilom, v katerem je prikazano polje z obogatenim besedilom, nato pa na zavihku oblika v skupini Pisava kliknite slog oblikovanja, ki ga želite uporabiti.

    Access uporabi oblikovanje za celotno besedilo v polju z obogatenim besedilom, ki še ni imel te vrste (vendar ne vrednosti) oblikovanja, uporabljenega v pogledu, ki podpira vnos podatkov, kot je pogled podatkovnega lista za tabelo ali poizvedbo ali pogled obrazca za obrazec. Če je na primer del besedila v polju oblikovan z rdečo barvo pisave in uporabite modro barvo pisave v polju z besedilom, Access spremeni celotno besedilo, razen tistega, ki je bil posamezno oblikovan kot rdeč. Kot drug primer, če je del besedila v polju oblikovan s pisavo, ki ima 11-točkovno velikost, in v polje z besedilom uporabite 14-točkovno velikost pisave, Access uporabi pisavo 14-point za celotno besedilo, razen tistega, ki je bil posamezno formatiran na 11 Poin TS.

    Polja s prilogami    Polja» Priloga «uporabljajo poseben kontrolnik, ki ni uporabljen za kateri koli drug podatkovni tip. Zapisu lahko priložite več datotek tako, da uporabite eno polje za prilogo, vendar lahko polje prikaže le informacije o eni priponki hkrati. Kontrolnik Priloge privzeto prikaže ikono ali sliko, odvisno od vrste datoteke Priloge, ki jo kontrolnik trenutno prikaže. Če želite, lahko nastavite lastnosti za kontrolnik Priloge tako, da bodo vse priložene datoteke prikazane kot ikone, ali tako, da bo polje preprosto prikazano z ikono sponke in številom prilog. Ob predPostavki, da v poročilu že uporabljate kontrolnik prilog, lahko s tem postopkom prilagodite lastnosti kontrolnika za različne uporabe kontrolnika.

Nastavitev lastnosti prikaza za polje» Priloga «

  1. Z desno tipko miške kliknite poročilo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite pogled postavitve .

  2. Kliknite kontrolnik Priloge. Če list z lastnostmi še ni prikazan, pritisnite F4, da ga prikažete. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek oblika .

    Uporabite to tabelo kot vodilo za nastavitev lastnosti kontrolnika prilog.

    Lastnost

    Nastavitev

    Prikaži kot

    • Slika/ikona prikaže grafike kot slike in vse druge datoteke kot ikone. To je privzeta nastavitev.

    • Ikona prikaže vse datoteke kot ikone.

    • Sponka prikaže ikono sponke, ki ji sledi število prilog v oklepajih.

    Privzeta slika

    Če želite, da je privzeta slika prikazana v kontrolniku Priloge, ko ni priloženih datotek, kliknite Gumb »Graditelj« v polju z lastnostmi, poiščite želeno sliko in nato kliknite Odpri.

    Opomba: Privzeta slika ni prikazana, če je lastnost Display as nastavljena na sponko .

    Poravnava slike

    Na seznamu izberite želeno poravnavo. Privzeta nastavitev je središče. S prilagoditvijo te nastavitve lahko ustvarite nepričakovane rezultate, odvisno od tega, ali je nastavljena lastnost mode velikosti slike .

    Način velikosti slike

    Ta nastavitev je na voljo le, če je lastnost Display as nastavljena na Slika/ikona.

    • Posnetek prikaže sliko v dejanski velikosti. Slika je izrezana, če je prevelika, da bi se prilegala v kontrolnik.

    • Raztegne sliko tako, da zapolni celoten kontrolnik.

      Opomba: Če je kontrolnik Priloge enak velikosti kot slika, bo s to nastavitvijo popačena slika, zaradi česar je prikazana raztegnjena navpično ali vodoravno.

    • Zoom prikaže čim večje slike brez izrezka ali popačenja slike. To je privzeta nastavitev.

  3. Če uporabljate kontrolnik za prikaz grafike, prilagodite velikost kontrolnika Priloge tako, da si boste lahko ogledali želeno količino podrobnosti.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×