Vir podatkov Excel 2016 pripravite za Wordovo spajanje dokumentov

Vir podatkov Excel 2016 pripravite za Wordovo spajanje dokumentov

Ustvarili ste seznam stikov in drugih podatkov, ki jih želite uporabiti za spajanje dokumentov v Word. Če je vaš vir podatkov obstoječa preglednica Excel, morate le pripraviti podatke za spajanje dokumentov. Če pa je vaš vir podatkov ločen s tabulatorjem (.txt) ali datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), morate najprej uvoziti podatke v Excel in jih nato pripraviti za spajanje.

Opomba : V starejši različici Excel ste morda uporabljali dinamično izmenjavo podatkov DDE v kombinaciji s čarovnikom za spajanje dokumentov po korakih v Word. Excel ne podpira več dinamične izmenjave podatkov. Če želite, da razmislimo o vključitvi te funkcije v naslednjo različico programa Excel, zapišite svoje mnenje v polje s predlogi za Excel.

1. korak: Nastavitev vira podatkov v Excel

Če že uporabljate preglednico Excel kot vir podatkov za spajanje dokumentov v Word, nadaljujte z 2. korakom v tej temi. Če je vir podatkov datoteka .txt ali datoteka .csv, ki vsebuje na primer stike storitve Gmail, uporabite čarovnika za uvoz besedila, da nastavite svoje podatke v Excel.

  1. Odprite Excel.

  2. Na zavihku Podatki izberite Pridobi zunanje podatke > Iz besedila.

    Na zavihku »Podatki« je označena možnost »Iz besedila«.

  3. Izberite želeno datoteko .txt ali .csv in nato izberite Uvozi.

  4. V čarovniku za uvoz besedila v podoknu Izvirna vrsta podatkov izberite Ločeno.

    Excelova funkcija »Pridobi zunanje podatke iz besedila«, Čarovnik za uvoz besedila, korak 1 od 3

  5. Potrdite potrditveno polje Moji podatki imajo glave nad podoknom Predogled, če uvažate datoteko z glavami, nato pa izberite Naprej.

  6. V podoknu Ločila potrdite potrditveno polje, ki se ujema z ločilom (na primer tabulatorka ali vejica) za vaše podatke, in nato kliknite Naprej.

    V čarovniku za uvoz besedila so označene možnosti za ločila.

    Namig : V podoknu Predogled podatkov se prikaže predogled rezultatov v obliki tabele.

  7. V razdelku Predogled podatkov izberite stolpec s poštnimi številkami, nato pa v razdelku Oblika zapisa podatkov v stolpcih izberite Besedilo.

    V čarovniku za uvoz besedila je označena možnost »Besedilo« za obliko podatkov v stolpcih.

    Opomba : Vsakič ko uporabite obliko podatkov – splošno, besedilo ali datum – za stolpec, se ime oblike zapisa prikaže v glavi tabele za ta stolpec.

  8. Po potrebi ponovite 7. korak in izberite stolpec, ki ga želite spremeniti, in obliko zapisa podatkov, ki jo želite uporabiti.

  9. Izberite Dokončaj.

  10. V pogovornem oknu Uvoz podatkov sprejmite privzete nastavitve za Obstoječi delovni list in naslov celice, nato pa kliknite V redu.

    V pogovornem oknu »Uvoz podatkov« izberite vstavljanje podatkov v obstoječi delovni list, privzeto nastavitev ali vstavljanje v nov delovni list

    Pozor : V naslovu celice v pogovornem oknu Uvoz podatkov je prikazana trenutno izbrana celica. Podatki se uvozijo tako, da se najprej uvozi celica z naslovom.

  11. Shranite preglednico z novim imenom datoteke.

Ko ste uspešno uvozili datoteko .txt ali .csv, nadaljujte z 2. korakom.

2. korak: Priprava vira podatkov

V viru podatkov za Excel, ki ga boste uporabili za poštni seznam v spajanju dokumentov Word, preverite, ali ste pravilno oblikovali stolpce s številskimi podatki. Oblikujte stolpec s števili, na primer tako, da se ujema z določeno kategorijo, kot je valuta.

Če izberete kot kategorijo odstotek, ne pozabite, da se bo zaradi oblike zapisa odstotka vrednost v celici pomnožila z 100. Če se želite izogniti dejavniku množenja, oblikujte stolpec z odstotki kot besedilo. Tudi stolpec, ki vsebuje poštne številke, mora biti oblikovan kot besedilo, da ohrani podatke med spajanjem dokumentov. Vodilne ničle – na primer 00399 – v kodah se med spajanjem izpustijo, če niso oblikovane kot besedilo.

  1. Odprite svoj vir podatkov Excel in izberite stolpec s poštnimi številkami ali kodami.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Število kliknite puščico dol v polju Oblika zapisa številke (splošno) in nato izberite možnost na seznamu.

    V Excelovem zavihku »Osnovno«, skupina »Število«  izberite puščico navzdol v skupini »Splošno«, če želite izbrati uporabljeno obliko zapisa števil.

Preverite, ali ste pred ali za spojno polje dodali ustrezen simbol. Tukaj si lahko na primer ogledate, kako so videti vrednosti za valuto in odstotek, če izpustite simbole.

V dokumentu z rezultati spajanja dokumentov je napisano »vaš prispevek 50,00 EUR« in »ponudba za 20-odstotni popust«.

Če vključite simbole, so številke bolj smiselne.

Rezultat spajanja je dokument »vaš prispevek 50,00 EUR« in »ponudba za 20-odstotni popust«.

V dokumentu za spajanje dokumentov dodajte simbole pred ali za polja za spajanje tako:

V vzorčnem spojenem dokumentu je dolarski znak pred poljem »Donacija« in znak za odstotke pred poljem »Odstotek«.

Glejte tudi

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×