Videoposnetek: Premikanje podatkov iz Excela v Access

Your browser does not support video. Install Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, or Internet Explorer 9.

Ali imate v Excelu seznam stikov ali popis zalog, ki ga je težko upravljati? Morda je čas, da ga premaknete v Access, v katerem so na voljo boljša orodja za upravljanje velikih količin podatkov. Oglejte si videoposnetek s prikazom, kako v Accessu izvajate preproste operacije uvažanja.

Opomba :  V tem videoposnetku ni prikazano uvažanje podatkov v spletne zbirke podatkov. Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, glejte članek Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

V videoposnetku

Priprava podatkov v Excelu

Pomembno :  Če spodnja navodila zahtevajo, da spremenite podatke na delovnem listu, pred nadaljevanjem ustvarite varnostno kopijo delovnega zvezka ali delovnega lista.

  • Če so podatki na Excelovem delovnem listu ločeni s praznimi vrsticami ali stolpci, jih poskusite čim bolj združiti v enoten seznam. Prazne celice so v redu, vendar se v podatkih, ki jih želite premakniti, poskusite izogniti popolnoma praznim vrsticam in stolpcem.

  • Če je le mogoče, seznam organizirajte tako, da je v vsakem stolpcu enaka vrsta podatkov – na primer vsi številki ali vsi besedilni. Če so v stolpcu različne vrste podatkov, poskusite vsaj en primer vsake vrste podatkov vnesti v prvih osem vrstic. Tako bo Access lažje določil najustreznejšo vrsto podatkov v stolpcu in preprečil napake pri uvozu.

  • Access za ime tabele uporabi ime zavihka delovnega lista. Če se na primer delovni list imenuje List1, bo tudi tabela, uvožena v Access, imenovana List1. Če želite tabeli še pred premikanjem podatkov dodeliti bolj pomensko ime, preimenujte delovni list tako:

    • Dvokliknite zavihek delovnega lista (na dnu delovnega lista), vnesite želeno ime in pritisnite tipko ENTER.

Premikanje podatkov v Access

  1. V Excelu izberite podatke, ki jih želite premakniti v Access, vključno z naslovi stolpcev (če so vneseni).

  2. Z desno tipko miške kliknite označene podatke in nato kliknite Kopiraj.

  3. V Accessu odprite obstoječo zbirko podatkov ali ustvarite novo.

    Če ustvarite novo zbirko podatkov, Access prikaže prazno tabelo. Zaprite jo, ne da bi jo shranili.

  4. Če podokno za krmarjenje ni prikazano, ga prikažite s pritiskom tipke F11.

  5. Z desno tipko miške kliknite poljubno mesto v podoknu za krmarjenje in nato kliknite Prilepi.

    Access prikaže pogovorno okno z vprašanjem, ali so v podatkih tudi naslovi stolpcev.

  6. Če so v kopiranih podatkih vključeni tudi naslovi stolpcev, kliknite Da; v nasprotnem primeru kliknite Ne.

    Če je vse v redu, Access prikaže sporočilo, da je bil predmet uspešno uvožen.

  7. Kliknite V redu za nadaljevanje.

Access v podoknu za krmarjenje prikaže novo tabelo. Dvokliknite jo, da preverite, ali so podatki pravilno uvoženi.

Odpravljanje napak pri uvozu

Če je med uvažanjem prišlo do težav, Access ustvari tabelo »Napake pri uvažanju«, v kateri so opisi napak. Če si jih želite ogledati, dvokliknite tabelo. Če je napak veliko, je morda najbolje, da izbrišete uvoženo tabelo, odpravite napake na Excelovem delovnem listu in nato poskusite znova izvesti postopek kopiranja/lepljenja. Če je napak le nekaj, jih lahko ročno odpravite v Accessu. Ko odpravite napake, lahko izbrišete tabelo »Napake pri uvažanju«.

Nastavljanje podatkovnega tipa polj

Če ugotovite, da v Accessovo tabelo ne morete vnesti želene vrste podatkov, morda morate spremeniti podatkovni tip v polju.

Podatkovni tip polja določite tako, da izberete vrednost v polju in nato na zavihku Polja v skupini Oblikovanje preverite polje Podatkovni tip. Če je izbrana vrsta podatkov Število, Access prepreči vnašanje črk v polje, na primer 166A.

Spreminjanje podatkovnega tipa polja

Opozorilo :  V nekaterih primerih lahko pri spreminjanju podatkovnega tipa polja povzroči izgubo podatkov. Preden spremenite podatkovni tip polja, varnostno kopirajte datoteko .accdb (ali celotno tabelo).

  1. Kliknite v celico, ki jo želite spremeniti.

  2. Na zavihku Polja v skupini Oblikovanje na seznamu Podatkovni tip izberite nov podatkovni tip.

    Access prikaže opozorilno sporočilo.

  3. Če imate varnostno kopijo podatkov in ste prepričani, da želite nadaljevati, kliknite Da.

  4. Shranite tabelo.

Dodajanje primarnega ključa

Če želite preprečiti podvojene zapise in olajšati ustvarjanje odnosov med tabelami, vam priporočamo, da v novo tabelo dodate polje s primarnim ključem. To naredite po spodnjem postopku.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in nato kliknite Pogled načrta.

  2. V prvo prazno celico stolpca Ime polja vnesite »ID«.

  3. V stolpcu Podatkovni tip izberite Samoštevilo.

  1. Nova vrstica »ID« naj bo še vedno izbrana; na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Primarni ključ.

  2. Shranite in zaprite tabelo.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×