Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.
Eden od prvih korakov pri projektnem vodenju je dodajanje opravil za dokončanje projekta. Seznam opravil je lahko preprost kot seznam opravil, ki jih morate opraviti, lahko pa je malce bolj zapleten, z začetnimi in končnimi datumi, relacijami z drugimi opravili in drugimi povezanimi podatki o opravilu. Preprost seznam opravil in načrtovan seznam opravil uporabljata enak seznam na mestu projekta, tako da lahko začnete s preprostim seznamom, nato pa pozneje dodajate podrobnosti v opravila in ustvarite načrtovan seznam opravil.
Dodajanje preprostega kontrolnega seznam opravil
Če ste začetnik pri načrtovanju projekta ali pa predvidevate, da projekt ne bo zapleten, je preprost kontrolni seznam opravil dovolj za uspešno vodenje projekta. V seznam so lahko vključeni datumi opravil projekta ter dodelitve članom skupine.
Dodajanje preprostega kontrolnega seznam opravil:
-
V vrstici za hitri zagon na mestu kliknite Opravila.
-
Na strani Opravila kliknite Urejanje.
-
V stolpcu Ime opravila vnesite ime posameznega opravila v projektu, ki ga je treba dokončati. Pritisnite Enter za premik v naslednjo vrstico po dodajanju opravila.
Namig: Ali želite dodati novo opravilo med opravili, ki sta že na seznamu? Kliknite prostor levo od potrditvenega polja za obstoječe opravilo in pritisnite »Insert«. Dodana je nova vrstica nad obstoječe opravilo, ki ste ga izbrali. Kliknete lahko tudi Vstavi v skupini Hierarhija na zavihku Opravila.
-
V stolpcu Rok vnesite ali izberite datum za dokončanje posameznega opravila. Če niste prepričani, kdaj mora biti opravilo dokončano, pustite stolpec za to opravilo prazen.
-
V stolpcu Dodeljeno osebi vnesite ali izberite ime posamezne osebe, ki bo delala na posameznem opravilu s seznama.
Namig: Najbolje je, da vsakemu opravilu dodelite le eno osebo. Če morate dodeliti več oseb, boste morda naleteli na težave pri označevanju opravil kot dokončana. Če Sandra zaključi z opravilom, bo na strani »Moja opravila« svoje opravilo verjetno označila kot dokončano. Toda to opravilo bo potem dokončano za vse sodelujoče, ne le za Sandro. Nekdo pa morda še ni končal z delom. Če morate opravilu dodeliti več oseb, ločite njihova imena s podpičjem (;).
-
Ko zaključite z dodajanjem preprostega kontrolnega seznama opravil, kliknite Ustavi.
Še en hiter način dodajanja preprostega kontrolnega seznama opravil je lepljenje seznama iz Excelovega delovnega lista. Če so stolpci, ki jih uporabite v delovnem listu, poravnani s stolpci na strani Opravila, lahko preprosto kliknete v seznamu opravil in prilepite podatke iz delovnega lista. Imena bodo v paru z računi v stolpcu Dodeljeno osebi, če je to mogoče.
Med delom v projektu lahko potrdite potrditveno polje ob posameznem opravilu, ko je opravilo dokončano.
Če potrebujete več nadzora nad opravili v preprostem kontrolnem seznamu, uporabite korake iz naslednjega odseka, da dodate podrobnosti v opravila in ustvarite bolj realen načrtovan seznam.
Dodajanje načrtovanega seznama opravil
Če je vaš projekt bolj zapleten, boste morda z načrtovanim seznamom opravil lažje spremljali delo.
Dodajanje načrtovanega seznama opravil:
-
V vrstici za hitri zagon na mestu kliknite Opravila.
-
Na strani Opravila kliknite Novo opravilo. Ali pa kliknite Nov element na zavihku Opravila na traku.
Opomba: Če ste najprej ustvarili preprost kontrolni seznam opravil, vendar je projekt postal malce bolj zapleten, preprosto dodajte več podrobnosti v obstoječa opravila. Če želite izbrati opravilo, kliknite prostor levo od potrditvenega polja, nato pa na zavihku Opravila na traku kliknite Uredi element. S tem odprete opravilo in lahko dodate več podrobnosti razporejanja.
-
Vnesite ime opravila v polje Ime opravila.
-
Vnesite ali izberite začetni in končni datum opravila v poljih Začetni datum in Rok. Če vam datumi niso znani, te informacije v tem trenutku ne vnašajte. Vedno se lahko pozneje vrnete in dodate podatke z urejanjem opravila.
-
Ime ali e-poštni naslov osebe, s katero želite sodelovati pri opravilu, vnesite v polje Dodeljeno osebi.
Namig: Najbolje je, da vsakemu opravilu dodelite le eno osebo. Če morate dodeliti več oseb, boste morda naleteli na težave pri označevanju opravil kot dokončana. Če Sandra zaključi z opravilom, bo na strani »Moja opravila« svoje opravilo verjetno označila kot dokončano. Toda to opravilo bo potem dokončano za vse sodelujoče, ne le za Sandro. Nekdo pa morda še ni končal z delom. Če morate opravilu dodeliti več oseb, ločite njihova imena s podpičjem (;).
-
Če se je delo v opravilu že začelo, vnesite odstotek v polje % končanega, da približno nakažete, koliko dela je opravljenega in koliko ga je še ostalo.
Namig: To polje je odlično, saj v njem člani skupine projekta redno posodabljajo podatke. S poljem boste lažje razumeli napredek projekta in ugotovili, ali se bo projekt pravočasno zaključil.
-
Vnesite kratek opis opravila v polje Opis, če želite posredovati več podrobnosti o vključenem delu. To bo v pomoč vodilnim kadrom ali drugim deležnikom, ki poskušajo razumeti projekt.
-
Uporabite polja in gumbe ob možnosti Prejšnja opravila, da pokažete, katera opravila v projektu je treba dokončati, preden se začne trenutno opravilo.
Denimo, da ustvarite opravilo, imenovano »Objava izjave za tisk«, ki se ne more začeti, dokler ni dokončano opravilo »Pisanje izjave za tisk«. V polju na levi strani izberite opravilo »Pisanje izjave za tisk«, nato pa kliknite Dodaj, da ga premaknete v polje na desni. S tem pokažete, da je opravilo »Pisanje izjave za tisk« prejšnje opravilo, t. j. da je pred opravilom »Objava izjave za tisk«.
-
Izberite ustrezno prednostno raven na seznamu Prednost.
-
Izberite ustrezno raven stanja na seznamu Stanje opravila.
Namig: Tudi to polje je zelo uporabno za člane skupine projekta, da v njem redno posodabljajo podatke. Tako lahko predvidite blokade dela, zamude v urniku in druge kritične težave v načrtu.
-
Kliknite Shrani.
Delo s seznamom opravil
Ko delate s seznamom opravil, vedite, da so opravila z roki, ki so obarvani rdeče, v zamudi. Ko označite opravilo v zamudi kot dokončano s potrditvijo potrditvenega polja ob opravilu, rok ni več obarvan rdeče.
Prav tako lahko preklapljate med različne poglede seznama opravil, tako da kliknete ogled povezave nad seznamom. Izbirate lahko med Vsa opravila, koledar, Dokončano, gantogram, Zamuda opravila, Moja opravilain prihajajoče, ali lahko spremenite obstoječega pogleda ali ustvarite lasten pogled seznama opravil. Pogled, ki ga želite uporabiti, ni navedena spodaj seznam opravil, kliknite kliknite dodatne možnosti (...) zraven možnosti ogled povezave in izberite želeni pogled. Če želite več informacij o ustvarjanju lasten pogled, si oglejte Ustvarjanje, spreminjanje, ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.
Ko dodate opravila s podrobnostmi v projekt, boste morda želeli narediti to:
