Uvoz ali povezava do podatkov v besedilni datoteki

Uvoz ali povezava do podatkov v besedilni datoteki

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Podatke iz besedilne datoteke je mogoče prenesti v Microsoft Office Access 2007 na dva načina. Če želite kopijo podatkov, ki jih je mogoče urejati v Accessu, uvozite datoteko v novo ali obstoječo tabelo s čarovnikom za uvoz besedila. Če si želite samo ogledati najnovejše izvorne podatke v Accessu za obogateno poizvedovanje in poročanje, ustvarite povezavo do besedilne datoteke v zbirki podatkov s čarovnikom za povezovanje besedila.

V tem članku je razloženo, kako s tema čarovnikoma uvoziti in se povezati do besedilne datoteke.

V tem članku

O besedilnih datotek in podprte oblike zapisa

Uvoz podatkov iz besedilne datoteke

Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi v uvoženo tabelo

Povezava do besedilne datoteke

Odpravljanje težav #Num! in nepravilnih vrednosti v povezani tabeli


Besedilne datoteke in podprte oblike

Besedilna datoteka vsebuje neoblikovane čitljive znake, na primer črke in številke, ter posebne znake, na primer tabulatorje, nove vrstice in prehode v novo vrstico. Access podpira te pripone imena datoteke — .txt, .csv, .asc in .tab.

Če želite besedilno datoteko uporabljati kot izvorno datoteko za uvažanje ali povezovanje, mora biti vsebina datoteke organizirana tako, da čarovnika za uvoz in povezovanje lahko njeno vsebino razdelita na niz zapisov (vrstic) in vsak zapis v zbirko polj (stolpcev). Besedilne datoteke, ki so ustrezno organizirane, delimo na ti dve vrsti:

  • Ločene besedilne datoteke    V ločeni besedilni datoteki je vsak zapis v svoji vrstici in polja so med seboj ločena z enim znakom, ki ga imenujemo ločilo. Ločilo je lahko kateri koli znak, ki ga ni v vrednostih polja, na primer tabulator, podpičje, vejica, presledek in tako naprej. To je primer besedila, ki je ločeno z vejico.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Datoteke z nespremenljivo širino    V datoteko z nespremenljivo širino, vsak zapis, ki se prikaže v svoji vrstici in širina vsakega polja ostane skladna v zapisih. Na primer polje za vsak zapis je vedno sedem znakov, drugega polja v vsakem zapisu je vedno 12 znakov dolgo, in tako naprej. Če dejansko dolžino vrednost polja je odvisna od zapisi vrednosti, ki so manjše od zahtevane širina mora dopolnjeno z končne presledke. To je primer besedilo z nespremenljivo širino.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Na vrh strani

Uvoz podatkov iz besedilne datoteke

Če želite nekaj ali vse podatke v besedilni tabeli shraniti v Accessovo zbirko podatkov, vsebino datoteke uvozite v novo tabelo ali podatke dodajte obstoječi tabeli. Uvožene podatke si je mogoče ogledati in jih urejati. Spremembe, ki jih naredite v podatkih, ne vplivajo na izvozno besedilno datoteko.

Med operacijo uvoza je mogoče določiti, kako naj bo izvorna datoteka organizirana in ali želite ustvariti novo tabelo ali dodati podatke obstoječi tabeli.

Namig : Če niste seznanjeni s tabelami ali kako je strukturirana na zbirko podatkov, si oglejte v članku ustvarjanje tabel v zbirki podatkov ali osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Na koncu operacije uvoza se je mogoče odločiti za shranjevanje podrobnosti operacije uvoza kot specifikacijo. Uvozna specifikacija vam omogoča ponavljanje operacije pozneje, ne da bi pri tem morali vsakokrat ponoviti vse korake čarovnika za uvoz besedila.

Običajni scenariji za uvoz besedilne datoteke v Access

Navadno besedilno datoteko uvažate v Access iz teh razlogov:

  • Nekaj vaših podatkov je v obliki, ki je Access ne prepozna, vi pa želite te podatke uporabiti v eni izmed zbirk podatkov. Najprej je mogoče izvoziti izvorne podatke kot besedilno datoteko in nato uvoziti vsebino besedilne datoteke v Accessovo tabelo.

  • Za upravljanje s podatki uporabljate Access, vendar od uporabnikov drugih programov redno prejemate podatke v obliki besedilne datoteke. Podatke uvažate v rednih intervalih, vendar bi postopek uvoza radi izboljšali, da bi si prihranili čas in trud.

Opomba : Ko odprete datoteko z besedilom v Accessu (kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , kliknite, da odprete, in v pogovornem oknu Odpri spremenite polja s seznamom Vrsta datotekeVse datoteke in nato izberite besedilno datoteko), Access zažene se čarovnik besedilo povezave, ki vam omogoča, da ustvarite povezavo do besedilne datoteke namesto uvažanja njeno vsebino. Povezovanje z datoteko se razlikuje od uvoz njeno vsebino. Če želite več informacij o povezovanju, si oglejte razdelek Povezava do besedilne datoteke, v nadaljevanju tega članka.

Priprava izvorne datoteke

  1. Odprite izvorno datoteko v urejevalniku besedil, na primer Beležnica.

    Opomba : Med operacijo uvoza je mogoče uvoziti samo eno datoteko. Če želite uvoziti več datotek, ponovite operacijo uvoza za vsako datoteko.

  2. Preglejte vsebino izvorne datoteke in naredite, kot je opisano v tej tabeli.

Element

Opis

Ločeno ali nespremenljiva širina

Zagotovite, da datoteka dosledno upošteva eno od oblik. Če je datoteka ločena datoteka, določite ločilo. Če ima datoteka polja z nespremenljivo širino, zagotovite, da so vsa polja v vsakem zapisu enako široka.

Kvalifikatorji besedila

Nekatere ločene datoteke lahko vsebujejo vrednosti polja, ki so zaprte v enojne ali dvojne narekovaje, kot je prikazano spodaj:

  • "Tina Makovec ",25,4.5.2006,"Novo mesto"

  • "Janko Cajhen",27,2000,"Celje"

Znak, ki zapira vrednost polja, je kvalifikator besedila. Kvalifikatorji besedila niso zahtevani, so pa nujni, če velja nekaj od tega:

  • Ločilo polja se pojavi kot del vrednosti polja. Če je na primer vejica uporabljena kot ločilo polja, in je Novo mesto, Celje veljavna vrednost, morate vrednost zapreti v par kvalifikatorjev, na primer: "Novo mesto, Celje"

  • Želite, da Access obravnava nebesedilne vrednosti, na primer 0452934 in 0034539, kot besedilne vrednosti in jih shrani v polje z besedilom.

Med operacijo uvoza je mogoče določiti, če polje uporablja kvalifikator, in če ga, določite znak, ki bo imel vlogo kvalifikatorja.

Zagotovite, da bo skozi celotno datoteko uporabljen isti kvalifikator besedila in da bodo v par kvalifikatorjev zaprte samo besedilne vrednosti.

Število polj

Število izvornih polj ne sme presegati 255 — Access ne more podpirati več kot 255 polj v tabeli.

Preskakovanje zapisov in vrednosti

Če vas zanima samo del besedilne datoteke, uredite izvorno datoteko pred začetkom operacije uvoza. Med operacijo zapisov ne morete preskočiti.

Če podatke dodajate novi tabeli, je mogoče določena polja preskočiti, vendar ta možnost ni na voljo, če vsebino dodajte obstoječi tabeli. Ko podatke dodate obstoječi tabeli, se mora zgradba izvornih podatkov ujemati z zgradbo ciljne tabele. Z drugimi besedami, izvorni podatki morajo imeti isto število stolpcev kot ciljna tabela in podatkovni tipi izvornih podatkov se morajo ujemati s podatkovnimi tipi ciljne tabele.

Prazne vrstice in polja

Izbrišite vse nepotrebne prazne vrstice v datoteki. Če so prazna polja, poskusite dodati manjkajoče podatke. Če načrtujete dodajanje zapisov obstoječi tabeli, zagotovite, da ustrezna polja v tabeli sprejemajo ničelne vrednosti. Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je lastnost polja Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.

Nepomembni znaki

Preglejte in odstranite odvečne znake, na primer tabulatorje, novo vrstico in prehode v novo vrstico.

Podatkovni tipi

Če se želite izogniti napakam med uvozom, zagotovite, da vsako izvorno polje v vseh vrsticah vsebuje isti tip podatkov. Access pregleda prvih 25 vrstic datoteke, da določi podatkovni tip polj v tabeli. Zagotovite, da prvih 25 izvornih vrstic v nobenem polju ne vsebuje mešanih vrednosti različnih podatkovnih tipov. Zagotovite tudi, da so nebesedilne vrednosti, ki bodo obravnavane kot besedilne vrednosti, zaprte v enojne ali dvojne narekovaje.

Če je izvorna datoteka vsebuje mešano vrednosti v vrsticah, ki spremljajo 25 vrstice, operacijo uvoza lahko še vedno jih preskočite ali pa jih pretvorite nepravilno. Za informacije o odpravljanju težav, glejte razdelek Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmiv nadaljevanju tega članka.

Imena polj

Če ločene besedilne datoteke ne vsebujejo imen polj, jih je priporočljivo postaviti v prvo vrstico. Med operacijo uvoza je mogoče določiti, da Access vrednosti v prvi vrstici obravnava kot imena polj. Ko uvažate besedilne datoteke z nespremenljivo širino, vam Access ne ponudi možnosti, da vrednosti v prvi vrstici uporabite kot ime polja.

Opomba : Ko ločeno besedilno datoteko dodajate obstoječi tabeli, zagotovite, da se ime vsakega stolpca natančno ujema z imenom ustreznega polja. Če se ime stolpca razlikuje od imena ustreznega polja v tabeli, je operacija uvoza neuspešna. Če želite najti imena polj, odprite ciljno tabelo v pogledu načrta.

  1. Zaprite izvorno datoteko, če je odprta. Če je izvorna datoteka odprta, se med operacijo uvoza lahko pojavijo napake pri pretvarjanju podatkov.

Zagon operacije uvoza v Accessu

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, v katero boste shranili uvožene podatke.

    Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov.

    Kako ustvarim prazno zbirko podatkov?

    Kliknite gumb Microsoft Office Podoba gumba , nato pa Novo.

  2. Preden zaženete operacijo uvoza, se odločite, ali želite podatke shraniti v novo ali v obstoječo tabelo.

    • Ustvarjanje nove tabele    Če ste se odločili, da boste podatke shranili v novo tabelo, Access ustvari tabelo in ji in doda uvožene podatke. Če tabela z istim imenom že obstaja, Access prepiše vsebino tabele z uvoženimi podatki.

    • Dodajanje obstoječi tabeli    Če dodajate podatke obstoječi tabeli, operacija uvoza podatke doda podatke določeni tabeli.

      Ne pozabite, da je večina operacij dodajanja neuspešna, ker se izvorni podatki ne ujemajo z zgradbo in nastavitvami polj ciljne tabele. Če se želite temu izogniti, odprite tabelo v pogledu načrta in preglejte to:

      • Prvo vrstico    Če prva vrstica izvorne besedilne datoteke ne vsebuje imen polj, zagotovite, da se mesto in podatkovni tip vsakega stolpca ujemata z mestom in podatkovnim tipom ustreznega polja v tabeli. Če prva vrstica ločene besedilne datoteke vsebuje vsebuje glave stolpcev, ni potrebno, da se vrstni red stolpcev in polj ujema, natančno pa se morata ujemati ime in podatkovni tip vsakega stolpca in ustreznega polja. Ko uvažate besedilne datoteke z nespremenljivo širino, vam Access ne ponudi možnosti, da vrednosti v prvi vrstici uporabite kot ime polja.

      • Manjkajoča ali odvečna polja    Če enega ali več polj ni v ciljni tabeli, jih dodajte pred začetkom operacije uvoza. Če pa so v ciljni tabeli polja, ki jih v izvorni datoteki ni, jih iz tabele ni potrebno izbrisati, če sprejemajo ničelne vrednosti.

        Namig : Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je lastnost polja Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.

      • Primarni ključ    Če je v tabeli polje s primarnim ključem, mora biti v izvorni datoteki stolpec, v katerem so vrednosti združljive s poljem s primarnim ključem. Poleg tega morajo biti uvožene vrednosti ključa enolične. Če uvoženi zapis vsebuje vrednost primarnega ključa, ki v ciljni tabeli že obstaja, operacija uvoza prikaže sporočilo o napaki. Izvorne podatke morate urediti tako, da vsebujejo enolične vrednosti ključa, in nato znova zagnati operacijo uvoza.

      • Indeksirana polja    Če je lastnost Indeksirano polja v tabeli nastavljena na da (Podvojeni vnosi niso dovoljeni), mora ustrezni stolpec v izvorni besedilni datoteki vsebovati enolične vrednosti.

  3. Na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz kliknite Besedilno datoteko. Slika gumba

    Opomba : Ukaz Uvozi je na voljo samo, ko je zbirka podatkov odprta.

  4. V pogovorno okno Dobi zunanje podatke - Besedilna datoteka v polje Ime datoteke vnesite ime izvorne datoteke.

  5. Določite, kako želite shraniti uvožene podatke.

    • Če želite podatke shraniti v novo tabelo, izberite Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov. Pozneje boste pozvani, da tabelo poimenujete.

    • Če želite podatke dodati obstoječi tabeli, izberite Dodajte kopijo zapisov v tabelo in nato izberite tabelo s spustnega seznama.

      Opomba : Vzpostaviti povezavo z virom podatkov tako, da ustvarite povezano tabelo, si oglejte razdelek Povezava do besedilne datoteke, v nadaljevanju tega članka.

  6. Kliknite V redu.

    Access pregleda vsebino datoteke in priporoča organizacijo datoteko. Če datoteko, ki uporablja ločilo za ločevanje polj, zagotovite, da je izbrana možnost ločeno . Če ima datoteka polja z nespremenljivo širino, zagotovite, da je izbrana možnost Nespremenljiva širina . Če ste jasno, ali ima vaša datoteka polja z nespremenljivo širino ali ločena, glejte razdelek prejšnje, pripravi izvorne datoteke.

    Opomba : Če izvorna besedilna datoteka vsebuje tabulatorje ali druge posebne znake, so ti v čarovniku za uvoz besedila vidni kot majhna polja med stolpci podatkov.

  7. Kliknite Naprej.

    Informacija, ki jo čarovnik prikaže, je odvisna od tega, ali vi izberete možnost »Ločeno« ali »Nespremenljiva širina«.

    Vejicami

    Izberite ali določite znak za ločevanje vrednosti polja. Če je v datoteki uporabljen kvalifikator besedila, v polju Kvalifikator besedila izberite dvojne narekovaje (") ali enojne narekovaje ('). Če prva vrstica izvorne datoteke vsebuje imena polj, izberite potrditveno polje Prva vrstica vsebuje imena polj. Nato kliknite Naprej.

    Nespremenljive širine

    Čarovnik prikaže vsebino datoteke. Če Access v podatkih zazna stolpčno zgradbo, v podatke vstavi navpične črte za ločevanje polj. Če je potrebno, preglejte zgradbo, ki jo predlaga čarovnik, in upoštevajte navodila na strani čarovnika, če želite črte dodati, odstraniti ali prilagoditi. Nato kliknite Naprej.

  8. Če se odločite dodati podatke, preskočite na korak 12. Če podatke uvažate v novo tabelo, kliknite Naprej. V tej točki bi morali pregledati lastnosti polj, ki jih prikaže čarovnik.

    Opomba : Stran čarovnika, na kateri je mogoče določiti informacije o poljih, ki jih uvažate, se ne prikaže, če dodajate zapise obstoječi tabeli.

  9. Kliknite stolpec na spodnji polovici strani čarovnika, če želite prikaz lastnosti ustreznih polj. Če želite, preglejte in spremenite ime in podatkovni tip ciljnega polja.

    Dostop do pregleda najprej 25 vrstic v vsakem stolpcu označuje privzeto vrsto podatkov za ustrezno polje. Če obstajajo različne vrste vrednosti, na primer besedilo in številske vrednosti v prvi 25 vrstice, stolpca, čarovnik predlaga vrsto podatkov, ki je združljiv z vsemi ali večino vrednosti v stolpcu, ki je pogosto besedilne vrste podatkov. Čeprav lahko izberete različne podatkovni tip, ne pozabite, da vrednosti, ki niso združljivi s podatkovnim tipom, izberete prezrte ali napačno pretvorjene. Če želite več informacij o tem, kako popravite manjkajoče ali nepravilne vrednosti, si oglejte odsek Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmiv nadaljevanju tega članka.

  10. Če želite ustvariti indeks v polju, nastavite Indeksirano na Da. Če želite v celoti preskočiti izvorni stolpec, izberite potrditveno polje Ne uvozi polja (preskoči). Nato kliknite Naprej.

  11. Če dodajate zapise novi tabeli, vas čarovnik pozove, da določite primarni ključ za tabelo. Če izberete Naj Access doda primarni ključ, Access ciljni tabeli doda samoštevilčno polje in ga samodejno zapolni z enoličnimi ID-ji, ki se začnejo z 1. Kliknite Naprej.

    Opomba : Stran čarovnika, na kateri je mogoče določiti informacije o poljih, ki jih uvažate, se ne prikaže, če dodajate zapise obstoječi tabeli.

  12. Access prikaže zadnjo stran čarovnika. Če uvažate zapise v novo tabelo, določite ime za ciljno tabelo. V polje Uvozi v tabelo vnesite ime za tabelo. Če tabela že obstaja, ste vprašani, ali želite prepisati vsebino obstoječe datoteke. Kliknite Da, če želite nadaljevati, ali Ne, če želite za ciljno tabelo določiti drugo ime.

    Za kaj se uporablja gumb dodatno ?

    Gumb Dodatno v čarovniku za uvoz besedila vam omogoča ustvarjanje ali odpiranje uvozne specifikacije v obliki, ki so jo uporabljale prejšnje različice Accessa. Če nimate uvoznih specifikacij iz prejšnjih različic Accessa, ki jih želite uporabiti v programu Office Access 2007, vam uporabo gumba Dodatno odsvetujemo. Če želite shraniti podrobnosti operacije uvoza, to naredite tako, da nadaljujete s koraki od 13 do 20. Uvozne specifikacije, ki so bile ustvarjene s prejšnjimi različicami Accessa, niso združljive s specifikacijami programa Office Access 2007.

  13. Kliknite Dokončaj, če želite uvoziti podatke.

    Access poskuša uvoziti podatke. Če so podatki uvoženi, čarovnik prikaže pogovorno okno, ki vam sporoči stanje operacije uvoza. Če je operacija uvoza povsem neuspešna, Access prikaže sporočilo o napaki Pri uvozu datoteke je prišlo do napake.

  14. Odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista. Primerjajte podatke v tabeli z izvorno datoteko in zagotovite pravilnost podatkov.

Shranjevanje nastavitev za uvoz kot specifikacijo

  1. Na zadnji strani čarovnika za uvoz besedila izberite potrditveno polje Shrani korake uvoza.

    Pojavi se seznam dodatnih kontrolnikov.

  2. V polje Shrani kot vnesite ime za uvozno specifikacijo.

  3. Po izbiri vnesite opis v polje Opis.

  4. Kliknite Shrani uvoz.

    -ali-

    Če želite operacijo uvoza zagnati v fiksnih intervalih (na primer tedensko ali mesečno), izberite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo in nato kliknite Shrani uvoženo. S tem ustvarite opravilo programa Microsoft Office Outlook 2007, ki vam omogoča zagon specifikacije pozneje.

Če ne ustvariti Office Outlook 2007 opravilo, Access shrani specifikacijo. Če se odločite, da ustvarite Outlookovo opravilo, Outlook nameščen in konfiguriran v vašem računalniku, Access shrani specifikacijo in prikaže pogovorno okno ime za uvoz - opravilo . Pojdite na naslednje korake za informacije o uporabi to pogovorno okno.

Opomba : Če Outlook ni nameščen, Access prikaže sporočilo o napaki, ko kliknete Shrani uvoženo. Če Outlook ni ustrezno konfiguriran, se zažene čarovnik za konfiguracijo Outlooka. Upoštevajte navodila čarovnika, če želite konfigurirati Outlook.

Ustvarjanje Outlookovega opravila

  1. V pogovornem oknu ime za uvoz - opravilo v Outlooku preglejte in spremenite nastavitve opravila, na primer rok in opomnik.

    Če želite, da se opravilo ponavlja, kliknite Ponavljanje. Ta slika prikazuje razporejevalnik opravil z nekaj običajnimi nastavitvami:

    Razporejevalnik Outlookovih opravil

    Več informacij o načrtovanje Outlookova opravila, si oglejte članek razporejanje uvoza ali izvoza.

  2. Kliknite Shrani in zapri.

Zagon shranjenega opravila

  1. V Outlookovem podoknu za krmarjenje kliknite Opravila in nato dvokliknite opravilo, ki ga želite zagnati.

  2. Na zavihku opravilo v skupini Microsoft Office Access kliknite Zaženi uvažanje Slika gumba .

  3. Odprite tabelo in preglejte vsebino.

Če želite pomoč pri odpravljanju težav manjkajočih in nepravilnih vrednosti, si oglejte naslednji odsek.

Na vrh strani

Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednosti v uvoženi tabeli

Če se prikaže sporočilo Pri uvozu datoteke je prišlo do napake, je bila operacija uvoza povsem neuspešna. Če pa se prikaže stran, ki vas poziva, da shranite podrobnosti operacije, so bili shranjeni vsi ali nekaj podatkov. Sporočilo o stanju tudi omeni ime tabele dnevnika napak, ki vsebuje opis vseh napak, ki so se pojavile med operacijo uvoza.

Ne pozabite, da morate pred začetkom uporabe tabele pregledati njeno vsebino in zgradbo in se prepričati, da je vse pravilno, čeprav sporočilo o stanju navede, da je bila operacija uspešna.

Odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista, če želite videti, ali so bili vsi podatki uspešno dodani tabeli. Nato tabelo odprite v pogledu načrta, če želite pregledati podatkovni tip in druge nastavitve lastnosti polj.

V tej tabeli so opisani koraki, s katerimi je mogoče popraviti manjkajoče ali nepravilne vrednosti.

Namig : Če med odpravljanjem težav opazite, da manjka samo nekaj vrednosti, jih je mogoče dodati neposredno v tabelo v pogledu podatkovnega lista. Če pa opazite, da manjka ali ni ustrezno uvožen celoten stolpec ali veliko število vrednosti, težavo odpravite v izvorni datoteki. Ko končate z odpravljanjem vseh znanih težav, ponovite operacijo uvoza.

Težava

Razrešitev

Vrednosti -1 ali 0

Če izvorna datoteka vključuje polje, ki vsebuje samo vrednosti Resnično ali Neresnično ali samo vrednosti Da ali Ne, in če ste izbrali Da/ne kot podatkovni tip za polje, boste v tabeli videli -1 in 0. Odprite tabelo v pogledu načrta in nastavite lastnost Oblika na Resnično/neresnično ali Da/ne.

Polja z več vrednostmi

Access ne podpira uvažanja več vrednosti v polje. Seznam vrednosti je obravnavan kot ena vrednost in je nameščen v polje z besedilom. Vrednosti so med seboj ločene s podpičji.

Prirezani podatki

Če so podatki v stolpcu prirezani, poskusite povečati širino stolpca v pogledu podatkovnega lista. Če povečanje širine ne razreši težave, je to morda zato, ker je podatkovni tip številskega polja nastavljen na Dolgo celo število, moral pa bi biti nastavljen na Dvojno.

Manjkajoči podatki v primarnem ključu ali indeksiranih poljih

Zapisi, ki jih uvažate, vsebujejo podvojene vrednosti, ki jih ni mogoče shraniti v polje s primarnim ključem ciljne tabele ali v polje, katerega lastnost Indeksirano je nastavljena na Da (podvojeni vnosi niso dovoljeni) v Accessovi zbirki podatkov. Odstranite podvojene vrednosti v izvorni datoteki in poskusite uvoziti znova.

Ničelne vrednosti

Ko tabelo odprete v pogledu podatkovnega lista, boste morda opazili, da je nekaj polj praznih. Če želite minimirati ali odstraniti primerke ničelnih vrednosti v tabeli, naredite to:

  • Če prvih 25 izvornih vrstic vsebuje vrednosti različnih podatkovnih tipov, odprite izvorno datoteko in preuredite vrstice, če želite zagotoviti, da prvih 25 vrstic v nobenem polju ne vsebuje mešanih vrednosti. Nato poskušajte uvoziti znova.

  • Vse nebesedilne vrednosti, ki jih želite shraniti kot besedilne vrednosti, zaprite v enojne ali dvojne narekovaje.

  • Med operacijo uvoza izberite primeren podatkovni tip za vsako polje. Če je podatkovni tip napačen, boste v celotnem stolpcu morda videli ničelne ali nepravilne vrednosti.

Poleg tega boste morda želeli pregledati tabelo dnevnika napak z zadnje strani čarovnika v pogledu podatkovnega lista. Tabela ima tri polja — »Napaka«, »Polje« in »Vrstica«. Vsaka vrstica vsebuje informacije o določeni napaki. Vsebina polja »Napaka« naj bi vam pomagala pri odpravljanju težav.

Celoten seznam nizi napak in namigi za odpravljanje težav

Napaka

Opis

Odrezano polje

Vrednost v datoteki je prevelika za nastavitev lastnosti FieldSize za to polje.

Napaka pretvorbe vrste

Vrednost v besedilni datoteki ali delovnem listu je napačen podatkovni tip za to polje. Vrednost bo morda manjkala ali bo v ciljnem polju nepravilna. Če želite več informacij o odpravljanju te težave, si oglejte vnose v prejšnji tabeli.

Kršitev ključa

Primarna vrednost tega ključa je podvojena — to pomeni, da v tabeli že obstaja.

Napaka veljavnostnega pravila

Vrednost krši pravilo, nastavljeno z lastnostjo ValidationRule za to polje ali tabelo.

Nič v zahtevanem polju

Ničelna vrednost v tem polju ni dovoljena, ker je lastnost Zahtevano za polje nastavljena na Da.

Ničelna vrednost v samoštevilčnem polju

Podatki, ki jih uvažate, vsebujejo ničelno vrednost, ki ste jo poskusili dodati samoštevilčnemu polju.

Zapis, ki ga ni mogoče razčleniti

Besedilna vrednost vsebuje znak za ločilo besedila (običajno dvojni narekovaji). Vedno, ko vrednost vsebuje znak za ločilo, mora biti znak v datoteki z besedilom ponovljen dvakrat; na primer:

10 - 3 1/2"" diskov/škatlico


Na vrh strani

Povezava do besedilne datoteke

Do podatkov v drugi datoteki dostopate povezovanjem, na da bi pri tem datoteko uvozili — tako si je mogoče ogledati najnovejše podatke v izvirnem programu in v Accessovi datoteki, ne da bi pri tem morali ohranjati kopijo v Accessu. Če ne želite kopirati vsebine besedilne datoteke v Accessovo zbirko podatkov, še vedno pa želite na podlagi teh podatkov zagnati in urejati poročila, se namesto uvažanja do besedilne datoteke raje povežite.

Ko se povežete do besedilne datoteke, Access ustvari novo tabelo, ki je povezana do izvorne datoteke. Spremembe, ki jih naredite v izvorni datoteki, se odražajo v povezani datoteki, vendar pa ne boste mogli urejati vsebine ustrezne tabele v Accessu. Če želite spremeniti vsebino ali zgradbo podatkov, morate odpreti in spremeniti izvorno datoteko.

Običajni scenariji za povezovanje do besedilne datoteke iz Accessa.

  • Uporabljate program, ki podatke izvozi v obliki besedila, vi pa jih pa želite uporabljati za nadaljnjo analizo in poročanje z več aplikacijami, izmed katerih je ena Access.

  • Podatke, s katerimi želite delati, vzdržujejo različni oddelki ali delovne skupine. Vi si želite ogledati najnovejše podatke, ne želite pa urejati ali ohranjati svoje kopije.

Prva povezava do besedilne datoteke

  • Ko se povežete do besedilne datoteke, Access ustvari novo datoteko, pogosto imenovana povezana tabela. Povezana tabela prikaže podatke iz izvorne datoteke, vendar podatkov dejansko ne shrani v zbirko podatkov.

  • Besedilne datoteke ne morete povezati do obstoječe tabele v zbirki podatkov. Z drugimi besedami, podatkov ne morete dodati obstoječi tabeli z izvajanjem operacije povezave.

  • Zbirka podatkov lahko vsebuje več povezanih tabel.

  • Vse spremembe, ki jih naredite v izvorni datoteki, se samodejno odrazijo v povezani tabeli. Vsebina in zgradba povezane tabele v Accessu pa sta samo za branje.

  • Ko besedilno datoteko odprete v Accessu, Access ustvari prazno zbirko podatkov in samodejno zažene čarovnika za povezovanje besedila.

Koraki za povezovanje do besedilne datoteke

  1. Poiščite besedilno datoteko in jo odprite v programu za urejanje besedil, na primer Word ali Beležnica.

    Ne pozabite, da se je med operacijo povezave mogoče povezati samo do ene besedilne datoteke. Če se želite povezati do več besedilnih datotek, ponovite operacijo povezave za vsako datoteko.

  2. Preglejte vsebino izvorne datoteke in naredite, kot je opisano v tej tabeli:

Element

Opis

Ločeno ali nespremenljiva širina

Zagotovite, da datoteka dosledno upošteva eno od oblik. Če je datoteka ločena datoteka, določite znak za ločevanje. Če ima datoteka polja z nespremenljivo širino, zagotovite, da so vsa polja v vsakem zapisu enako široka.

Kvalifikatorji besedila

Nekatere ločene datoteke lahko vsebujejo vrednosti polja, ki so zaprte v enojne ali dvojne narekovaje, kot je prikazano spodaj:

"Tina Makovec",25,4.5.2001,"Novo mesto"

"Janko Cajhen",27,2000,"Celje"

Znak, ki zapira vrednost polja, je kvalifikator besedila. Kvalifikatorji besedila niso zahtevani, so pa nujni:

  • Če se ločilo polja pojavi kot del vrednosti polja. Če je na primer vejica uporabljena kot ločilo polja, in je Novo mesto, Celje veljavna vrednost, morate vrednost zapreti v par kvalifikatorjev, na primer: "New York, Chicago".

  • Če želite, da Access obravnava nebesedilne vrednosti, na primer 0452934 in 0034539, kot besedilne vrednosti in jih shrani v polje z besedilom.

Med operacijo povezave je mogoče določiti, če datoteka uporablja kvalifikator, in če ga, določite znak, ki bo imel vlogo kvalifikatorja.

Zagotovite, da bo skozi celotno datoteko uporabljen isti kvalifikator besedila in da bodo v par kvalifikatorjev zaprte samo besedilne vrednosti.

Število polj

Število izvornih polj ne sme presegati 255 — Access ne more podpirati več kot 255 polj v tabeli.

Preskakovanje zapisov in polj

Preskočiti je mogoče določena polja, ni pa mogoče preskočiti zapisov.

Prazne vrstice in polja

Izbrišite vse nepotrebne prazne vrstice v datoteki. Če so prazna polja, poskusite dodati manjkajoče podatke v izvorno datoteko.

Nepomembni znaki

Preglejte in odstranite odvečne znake, na primer tabulatorje, nove vrstice in prehode v novo vrstico.

Podatkovni tipi

Če se želite izogniti napakam med povezovanjem, zagotovite, da vsako izvorno polje v vsaki vrstici vsebuje isti tip podatkov. Access pregleda prvih 25 vrstic datoteke, da določi podatkovni tip polj v tabeli. Zagotovite, da prvih 25 izvornih vrstic v nobenem polju ne vsebuje mešanih vrednosti različnih podatkovnih tipov. Zagotovite tudi, da so nebesedilne vrednosti, ki bodo obravnavane kot besedilne vrednosti, zaprte v enojne ali dvojne narekovaje.

Če je izvorna datoteka vsebuje mešano vrednosti v vrsticah, ki spremljajo 25 vrstico, morda operacijo uvoza prikaz vrednosti napak ali pa jih pretvorite nepravilno. Informacije o odpravljanju težav, glejte razdelek Odpravljanje težav #Num! in nepravilnih vrednosti v povezani tabeli, pozneje v tem članku.

Imena polj

Če ločene besedilne datoteke ne vsebujejo imen polj, jih je priporočljivo postaviti v prvo vrstico. Med operacijo povezave je mogoče določiti, da Access vrednosti v prvi vrstici obravnava kot imena polj. Ko uvažate besedilne datoteke z nespremenljivo širino, nimate možnosti, da vrednosti v prvi vrstici uporabite kot ime polja.

  1. Zaprite izvorno datoteko, če je odprta.

  2. Odprite zbirko podatkov, v kateri želite ustvariti povezavo. Prepričajte se, da zbirka podatkov ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za njeno spreminjanje.

    Če ne želite shraniti povezave v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov.

    Kako ustvarim prazno zbirko podatkov?

    Kliknite gumb Microsoft Office Podoba gumba , nato pa Novo.

  3. Na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz kliknite Besedilno datoteko. Slika gumba

    Opomba : Ukaz Uvozi je na voljo samo, ko je zbirka podatkov odprta.

  4. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke - Besedilna datoteka v polju Ime datoteke določite ime besedilne datoteke, ki vsebuje podatke, do katerih se želite povezati.

  5. Izberite Vzpostavite povezavo do vira podatkov, tako da ustvarite povezano tabelo in nato kliknite V redu.

    Zažene se čarovnik za povezovanje besedila, ki vas vodi skozi postopek povezave.

  6. Access pregleda vsebino datoteke in predlaga, kako naj bo bila datoteka organizirana. Če datoteka za ločevanje polj uporablja znak za ločevanje, zagotovite, da je izbrana možnost Ločeno. Če ima datoteka polja z nespremenljivo širino, zagotovite, da je izbrana možnost Nespremenljiva širina.

  7. Kliknite Naprej.

  8. Naslednja stran, ki jo čarovnik prikaže, je odvisna od tega, ali ste izbrali možnost ločeno ali nespremenljiva širina.

    Ločene besedilne datoteke    Izberite ali določite znak za ločevanje vrednosti polj. Če je v datoteki uporabljen kvalifikator besedila, v polju Kvalifikator besedila izberite " ali '. Če prva vrstica izvorne datoteke vsebuje imena polj, izberite potrditveno polje Prva vrstica vsebuje imena polj. Nato kliknite Naprej.

    Datoteke z nespremenljivo širino    Čarovnik prikaže vsebino datoteke. Če Access v podatkih zazna stolpčno zgradbo, v podatke vstavi navpične črte za ločevanje polj. Če je potrebno, preglejte zgradbo, ki jo predlaga čarovnik, in upoštevajte navodila na strani čarovnika, če želite črte dodati, odstraniti ali prilagoditi. Nato kliknite Naprej.

  9. Na naslednji strani čarovnika Access prikaže lastnosti polja. Kliknite stolpec na spodnji polovici strani čarovnika, če želite prikaz lastnosti ustreznih polj. Če želite, preglejte in spremenite ime in podatkovni tip ciljnih polj.

    Dostop do pregleda najprej 25 vrstic v vsakem stolpcu označuje privzeto vrsto podatkov za ustrezno polje. Če obstajajo različne vrste vrednosti, na primer besedilo in številske vrednosti v prvi 25 vrstice, stolpca, čarovnik predlaga vrsto podatkov, ki je združljiv z vsemi ali večino vrednosti v stolpcu. V večini primerov, ki je besedilne vrste podatkov. Čeprav lahko izberete različne podatkovni tip, ne pozabite, da bodo vrednosti, ki niso združljivi z izbranim podatkovnim tipom povzročile vrednosti napak ali napačno pretvorjene. Če želite več informacij, si oglejte naslednji razdelek Odpravljanje težav #Num! in nepravilnih vrednosti v povezani tabeli.

    Za kaj se uporablja gumb dodatno ?

    Gumb Dodatno v čarovniku za uvoz besedila vam omogoča ustvarjanje ali odpiranje povezovalne specifikacije v obliki, ki so jo uporabljale prejšnje različice Accessa. Za razliko od operacije uvoza in izvoza, Office Access 2007 ne ponudi poti za shranjevanje povezovalne specifikacije. Če želite shraniti podrobnosti povezovalne specifikacije, kliknite gumb Dodatno, nastavite želene možnosti in nato kliknite Shrani kot.

  10. Kliknite Naprej.

  11. Na zadnji strani čarovnika določite ime za povezano tabelo in kliknite Dokončaj. Če tabela z istim imenom že obstaja, vas Access vpraša, če želite obstoječo tabelo prepisati. Kliknite Da, če želite prepisati, ali Ne, če želite določiti drugo ime tabele.

    Access poskuša ustvariti povezano tabelo. Če je tabela uspešno ustvarjena, Access prikaže sporočilo Povezovanje tabele je dokončano .... Odprite povezano tabelo ter preglejte polja in podatke, če se želite prepričati, da v vseh poljih vidite pravilne podatke.

Na vrh strani

Odpravljanje težav #Štev! in nepravilnih vrednosti v povezani tabeli

Kljub temu, da se prikaže sporočilo Povezovanje tabele je dokončano, morate odpreti tabelo v pogledu podatkovnega lista in preveriti, ali vse vrstice in stolpci prikazujejo pravilne podatke.

Če kjer koli v tabeli vidite napake ali nepravilne podatke, jih popravite tako, kot je opisano v tej tabeli, in se poskusite povezati znova. Ne pozabite, da vrednosti povezani tabeli ne boste mogli dodati neposredno, ker je tabela samo za branje.

Težava

Razrešitev

Vrednosti -1 ali 0

Če izvorna datoteka vključuje polje, ki vsebuje samo vrednosti »Resnično« ali »Neresnično« ali samo vrednosti »Da« ali »Ne«, in če ste izbrali Da/ne kot podatkovni tip za polje, boste v tabeli videli -1 ali 0. Odprite tabelo v pogledu načrta in nastavite lastnost Oblika na Resnično/neresnično ali Da/ne.

Polja z več vrednostmi

Ko uvozite podatke v novo tabelo, Access ne podpira več vrednosti v polju. Seznam vrednosti je obravnavan kot ena vrednost in je nameščen v polje z besedilom. Vrednosti so med seboj ločene s podpičji.

Prirezani podatki

Če so podatki v stolpcu prirezani, poskusite povečati širino stolpca v pogledu podatkovnega lista. Če povečanje širine ne razreši težave, je to morda zato, ker je podatkovni tip številskega polja nastavljen na »Dolgo celo število«, moral pa bi biti nastavljen na »Dvojno«.

#Štev!

Ko tabelo odprete v pogledu podatkovnega lista, boste morda videli, da nekaj polj vsebuje #Štev! namesto dejanske vrednosti. Če želite minimirati ali odstraniti primerke ničelnih vrednosti v tabeli, naredite to:

  • Vse nebesedilne vrednosti, ki jih želite shraniti kot besedilne vrednosti, zaprite v enojne ali dvojne narekovaje.

  • Med operacijo povezave izberite ustrezen podatkovni tip za vsako polje. Če podatkovni tip ni pravilen, lahko celoten stolpec vsebuje samo vrednosti #Štev! za vse vrstice.

Ta tabela navaja primere, v katerih boste v poljih še vedno videli napako #Štev!:

Če so manjkajoče vrednosti tipa ...

Ciljni tip polja je ...

Bi morali ...

Besedilo

Številski ali datumski

Zamenjajte vse besedilne vrednosti z vrednostmi, ki se ujemajo s podatkovnim tipom ciljnega polja, in se poskusite povezati znova.

Datum

Številski

Vse datumske vrednosti zamenjajte s številskimi in se poskusite povezati znova.

Število

Datumski

Vse številske vrednosti zamenjajte z datumskimi vrednostmi in se poskusite povezati znova.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×