Uvod v zunanje podatke

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

S storitvami za poslovno povezanost lahko povezovanje zunanjih podatkov na SharePointovo mesto in jo uporabite kot, če je izvorno spletno mesto. Tukaj je zbirka podatkov o tem, kaj so zunanji podatki, kje jo dobite, in kako jo uporabljati.

Pregled zunanjih podatkov

Če želite več informacij, glejte Iskanje vsebine o zunanjih podatkih.

V tem članku

Razumevanje zunanjih podatkov

Zakaj uporabljati zunanje podatke?

Trije osnovni scenariji

Priti tja je polovica veselja

Kakšen klobuk nosite?

Priprava temeljev

Spoznavanje SharePointovega okolja

Prave programske opreme

Pravilna namestitev programske opreme

Premišljena izbira zunanjih podatkov

Razmislek o učinkovitosti delovanja

Najprej varnost

Postavljanje temeljev: zunanje vrste vsebine

Priklic zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih

Branje in pisanje podatkov v zunanjih seznamih

Dodajanje stolpcev zunanjih podatkov na sezname in knjižnice

Ustvarjanje rešitev s spletnimi gradniki poslovnih podatkov

Uporaba zunanjih podatkov na strani profila, dejanja ali iskanja

Uporaba zunanjih podatkov v potekih dela

Priklic zunanjih podatkov v Officeovih izdelkih

Analiza zunanjih podatkov v Excel

Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente

Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku

Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci

Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame

Uvažanje in osveževanje zunanjih podatkov v Accessu

Splošno razumevanje zunanjih podatkov

Razlogov za uporabo zunanjih podatkov je več. Majhna ekipa lahko naredi velike stvari, če skupaj ustvarja poslovne rešitve, ki temeljijo na zunanjih podatkih. Oglejte si, kako to pogosto poteka in do kakšnih uspehov lahko pripelje.

Zakaj uporabljati zunanje podatke?

Pri uporabi SharePointovih izdelkov za izboljšanje poslovnih dejavnosti boste morda morali vključiti zunanje podatke, kot so zbirke podatkov, poslovni programi in spletne storitve. A zunanji podatki so pogosto kot osamljen otok, ki je na voljo le redkim izbrancem ali pa je do njega preprosto težko priti. Ali obstaja način, da te zunanje podatke brez težav vključite v SharePointove in Officeove izdelke, da lahko izkoristite znan vmesnik in dodatno izboljšate poslovanje?

To je bistvo storitev za poslovno povezanost. Omogočajo varen in učinkovit dostop za pisanje in branje za širok nabor zunanjih podatkov. To je omogočeno prek obsežnega ogrodja, ki ponuja standardni uporabniški vmesnik in vmesnik za programiranje. Poleg tega lahko ustvarite širok nabor poslovnih rešitev, tako brez kode kot zmogljivosti SharePoint Composite za preproste do srednje zapletene dejavnosti in zahtevnejše rešitve, ki temeljijo na kodi. Na primer:

  • Ustvarjanje SharePointovega zunanjega seznama podatkov o zaposlenih, ki je shranjen v zaledni zbirki podatkov, ki jo uporabniki lahko berejo in pišejo vanjo in je podobna izvornemu SharePointovemu seznamu.

  • Povezovanje najnovejših podatkov o strankah v sistemu ERP (Enterprise Resource Planning) organizacije kot nabor Outlookovih stikov in celo omogočanje dostopa brez povezave.

  • Ustvarjanje rešitve načrtovanja dogodkov, ki povezuje z načrtovanim poslovnim programom, a uporablja SharePointov koledar, ki si ga lahko ogledajo vsi.

  • Ustvarjanje programa za Microsoft Silverlight s sodobnim vizualnim uporabniškim vmesnikom ki deluje z zunanjimi podatki s spleta.

Na kratko, storitve za poslovno povezanost vam omogočajo povezovanje z zunanjimi podatki, sodelovanje z njimi in zajemanje njihove vrednosti.

Na vrh strani

Trije osnovni scenariji

Želite izvedeti več? Tu so trije primeri nujnih rešitev, ki temeljijo na storitvah za poslovno povezanost.

Središče za pomoč    Veliko podjetje je skupina za pomoč, kjer so na voljo notranji tehnično podporo. Zahteve za podporo in tehnično podporo znanja so shranjeni v zunanji zbirki podatkov, vendar so v celoti integriran na SharePointovem mestu z uporabo zunanjih seznamov in spletne gradnike poslovnih podatkov. Informacijski delavci lahko ogledate tudi svoje zahteve za trenutno v spletu Microsoft Outlook 2013 . Tech support strokovnjaki si lahko ogledate dodeljenih ter jih v Outlook 2013 spletu brez povezave zahteve za dostop. Poteki dela samodejno upravljanje težave podpore skozi posamezne fazi: odprli, dodeljene, Escalated, rešeno in zaprto. Upravitelji na tehnično podporo skupine z ustreznimi dovoljenji, si lahko ogledate nadzorne plošče, ki se prikažejo pomoč namizni poročila, ki označuje število podporo zadeve, dodeljene vsakega strokovnjaka za podporo, najbolj trenutno ali kritičnih težav in številka podpore dogodki, ki so upravljali vsakega strokovnjaka za podporo v določenem časovnem obdobju. Upravitelji lahko tudi izvozite podatke v Microsoft Excel 2013 za nadaljnjo podrobno analizo z uporabo pogojnega oblikovanja in grafikoni.

Sledilnik umetnikov    Talentov agencije integrira svojo zbirko podatkov umetnikov v svoje notranje SharePointovem spletnem mestu skupine, ki vključuje celoten seznam umetnikov, svoje podatke za stik in učinkovitost seznamih. Snemanje naročila v obliki Word predloge dokumenta so ustvarjene in samodejno napolni z najnovejšimi informacijami umetnikov. Potek dela, ki vas vodi vsako pogodbo skozi njegove različne faze. Posrednikov lahko dodate nove umetnikov zunanjega seznama s programom InfoPathov obrazec. Z uporabo te rešitve, talenta posrednikov vedno informacije, ki so potrebni bližino, ki jih lahko izvedete veliko ključnih opravil seznanjeni Officeovih izdelkov.

Nadzorna plošča prodaje    Nadzorne plošče za prodajo program pomaga prodaje sodelavcev hitro našli naročilnice in uporabniške informacije, ki upravlja v sistemu za upravljanje strank odnosi (CRM). Odvisno od vloge in ustreznih dovoljenj, člani skupine lahko ogledate informacije o prodaji analitike, člani posamezne skupine uspešnosti prodaje podatkov, morebitni kupci, in podatki za stik stranke in naročila. Prodaje strokovnjaki lahko ogledate dnevnih koledarjev, ogled opravil, ki so dodeljene tako, da svoje vodje, sodelujejo s člani skupine in preberite novice panoge. Visiov diagram področja prodaje zgradbe prodaje vsak mesec in vsebuje trenutne podatke v zaledno zbirko podatkov, ki je preprosto Osveži. Če uporabljate Wordov dokument, upravitelji lahko hitro avtor mesečno poročila o stanju, ki samodejno vključuje podatke iz zunanjih sistemov.

Na vrh strani

Priti tja je polovica veselja

Storitve za poslovno povezanost so kot velik dežnik, ki zajema SharePointove in Officeove funkcije. A niso »pripravljene za takojšnjo uporabo«, ker je vsak zunanji vir podatkov enoličen in vsaka organizacija ima svoje potrebe. Ko položite temelje, lokalno ali v oblaku, lahko prikličete zunanje podatke v SharePointovih in Officeovih izdelkih. Ko delate z zunanjimi podatki, greste običajno skozi tri tipične stopnje:

Osnovna faza    V tej fazi načrtovanje, priprava in nastavite način dostopa do zunanjih podatkov. To po navadi pomeni delo tesno s skrbnik in včasih razvijalec, če želite razumeti, kaj se mora zgoditi. Pomembno cilji so prepoznavanje podjetja in tehnične zahteve, priprava zunanjega podatkovnega vira, zagotavljanje varnega dostopa do podatkov z uporabo storitev varnega shranjevanja in obsega celovito rešitev. Ključni cilj je ustvarjanje zunanje vrste vsebine, ki je podrobno paket povezave, metapodatkov in druge informacije, ki se uporablja za pridobivanje zunanjih podatkov.

The SharePointova faza    Ko je postavljeni so bili, lahko zdaj površina zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih na različne načine, vključno z zunanjimi seznami stolpcev zunanjih podatkov, spletne gradnike poslovnih podatkov potekov dela, rezultati iskanja, strani s profili, dejanja, programi za SharePoint, in kodo glede komponente SharePoint ali rešitve.

The Officeova faza    Ko ste ustvarili dostop do zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih, lahko zdaj površine podatke v različnih Officeovih izdelkih (vključno s Excel, Word, Outlook, Visio, Access in InfoPath), programi za Office, in kodo glede Officeove komponente, dodatki ali rešitve.

Tri faze razvoja

Več podrobnosti o teh funkcijah boste našli v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani

Kakšen klobuk nosite?

Razvoj rešitve, ki temelji na zunanjih podatkih, je običajno skupinsko delo, zato je način dela odvisen od vaše vloge. Naslednji diagram prikazuje celovit pregled vlog in rešitev, ki so vključene v celoten razvojni življenjski cikel.

Vloge in opravila razvojnega življenjskega cikla

Uporabniki    Uporabniki zbrati preprosta rešitev z uporabo osnovnih zmogljivosti Office in SharePointovih izdelkov. Primeri vključujejo:

  • Ustvarjanje zunanjega seznama, različni pogledi seznama in dodajanje različnih filtrov in vrst.

  • Izvažanje zunanjih seznamov v program Excel 2013 za nadaljnjo podatkovno analizo.

  • Povezovanje zunanjih seznamov s programom Outlook 2013 za delo z zunanjimi podatki v načinu s povezavo ali brez nje.

Zahtevni uporabniki    Zahtevni uporabniki ustvarite preprosto vmesno, brez kode poslovne rešitve in pogosto zahtevajo poslovni analitik spretnosti sistemi zbirke podatkov in splošno poslovnih procesov v organizaciji. Tudi komunicirajo zahteve za skrbnike in razvijalci kot tudi podjetja upravitelji in morda mesta načrtovalci. Primeri vključujejo:

  • Ustvarjanje zunanje vrste vsebinev sprogramu Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Ustvarjanje stolpcev zunanjih podatkov v knjižnicah in povezovanje stolpcev s kontrolniki vsebine v Wordovi predlogi po meri, kot sta pogodba ali račun.

  • Prilagajanje InfoPathovih obrazcev za zamenjavo privzetih SharePointovih obrazcev seznama.

  • Oblikovanje spletne strani, ki povezuje spletne gradnike poslovnih podatkov na uporaben način in tako ustvari informacijski delovni prostor.

  • Ustvarjanje rešitev, ki temeljijo na Outlooku, ki punuja obrazce po meri, poglede, ukaze na traku, dejanja in podokna opravil.

  • Ustvarjanje poteka dela, ki uporablja podatke zunanjega seznama.

Skrbniki    Skrbniki upravljanje uporabniških dovoljenj in varnost za več različnih SharePoint sestavnih delov, vključno z zunanjo vrsto vsebine in zunanje zbirke podatkov. Kritično dejavnost vključuje nastavljanja storitve varnega shranjevanja ciljnih programov, preslikavi poverilnice in določanje najboljši načini preverjanja pristnosti. Drugi primeri dejavnosti vključujejo:

  • Upravljanje in nastavljanje dostopa, dovoljenj in poizvedb za zunanje podatke.

  • Uvažanje in izvažanje zunanjih vrst vsebine iz zbirke metapodatkov BDC.

  • Nastavljanje strani s profili, dejanji in rezultati iskanja po meri.

Razvijalcem    Razvijalci ustvarite različne rešitve po meri, obseg iz ciljne, za vnovično uporabo komponente za dodatno kodo, ki temeljijo rešitve. Primeri vključujejo:

  • Napredne zunanje vrste vsebine, ki so bile razvite v programu Microsoft Visual Studio, kot so vrste polj po meri, ki uporabljajo zapletene hierarhične podatke.

  • Podatki, zbrani iz različnih storitev in predstavljeni kot en model BDC.

  • Komponente za vnovično uporabo, spletni gradniki po meri, dejavnosti poteka dela po meri in InfoPathovi obrazci s kodo v zaledju.

  • Deli zunanjih podatkov po meri za Outlookove rešitve.

  • Programi Microsoft Silverlight in Officeovi dodatki.

  • Opozorila po meri z uporabo ogrodja dogodka.

  • Povezave ali rešitve po meri z uporabo upravljane kode.

Na vrh strani

Priprava temeljev

Ne glede na to, kakšne rešitve za zunanje podatke se odločite ustvariti, morate ustvariti močne temelje, kar pomeni naslednje: pridobiti in nastaviti morate ustrezno programsko opremo, izbrati in pripraviti zunanji vir podatkov, vključiti SharePointove storitve in račune in ustvariti zunanjo vrsto vsebine.

Spoznavanje SharePointovega okolja

Ko uporabljate ali ustvarjate rešitev za zunanje podatke, obstajajo razlike med funkcijami in funkcionalnostmi glede na SharePointovo okolje, ki jih morate upoštevati:

  • Na mestu uporabe    Če ustvarite rešitev, v kateri so uporabniki in rešitev v celoti lokani (za požarnim zidom), nato pa so podprte vse funkcije storitev za poslovno povezanost.

  • Oblak    Če uporabljate SharePoint Online (paket 2, E3 in E4) v storitvi Office 365, nato podnabor funkcije so na voljo. Primer zunanjih seznamov, spletne gradnike poslovnih podatkov in ogrodja dogodka, ki so podprte, vendar strani s profili, dejanja in ogrodje priključka ne. Poleg tega lahko le vzpostavite povezavo do teh virov podatkov: WCF spletnih storitev, OData in SQL Server Azure.

  • Hibridni    Vaša organizacija morda že večje naložbe v virov podatkov na mestu uporabe, na primer vrstica s poslovnimi programi in sistemi ERP. Vaša organizacija lahko pa tudi v hibridnem SharePointovo okolje, v katerem nekateri zaposleni na mestu uporabe in nekateri so v oblaku. V hibridnem okolju, lahko ustvarite rešitev hibridno zunanje podatke tako, da uporabniki v oblaku lahko dostopate do vira podatkov na mestu uporabe. Na primer uporabnik lahko izvedejo poročila o stroških na službeno potovanje s programom SharePoint Online in stroški, ki lahko takoj uskladiti s sistemom SAP na mestu uporabe. Lahko vzpostavite povezavo do vseh zunanjih podprtih podatkov na mestu uporabe, vendar morate uporabiti OData storitve in obsežen razvoj in konfiguracije boste morda morali opraviti.

Uporaba prave programske opreme

Funkcije storitev za poslovno povezanost so porazdeljene v več SharePointovih izdajah. Uporabite spodnjo tabelo, da boste sprejeli pravilno odločitev.

Funkcija »Storitve za poslovno povezanost«

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Paket 2
(E3, E4)

Opombe

Zunanji seznam

Stolpec zunanjih podatkov

Storitve povezljivosti poslovnih podatkov

SPO podpira le povezovalnike WCF in SQL Server Azure

Storitev varnega shranjevanja

SPO podpira le skupinske poverilnice

Iskanje zunanjih podatkov

Strani s profili

Dejanja

Spletni gradniki poslovnih podatkov

Podpora za Officeove izdelke

Pripone obogatenega odjemalca *

Programu prilagojene storitve za poslovno povezanost

Ogrodje priključka

Ogrodje dogodka

Priključek OData

API-ji predmetnega modela storitev za poslovno povezanost

Hibrid (SPO v lokalno)

Le z uporabo priključka OData

* Vključuje kontrolnike obrazcev za prikaz zunanjih podatkov in postavitev za prikaz podatkov v Outlookovem podoknu opravil območju obrazca. Na voljo le v sistemu Microsoft Office Professional Plus 2013.

Na vrh strani

Pravilna namestitev programske opreme

Ko je programska oprema pravilno nameščena, se prepričajte, da jo boste pravilno nastavili. Posebno pozornost namenite naslednjim stvarem:

Priprava zunanjega vira podatkov    Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in omogočiti dovoljenja za vir podatkov, da zagotovi dostop do podatkov le tistim, ki ga potrebujejo, in da podatki ne pristanejo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.

Konfiguracija SharePointovih storitev    Skrbnik mora aktivirati storitve povezljivosti poslovnih podatkov, storitev varnega shranjevanja in Visiove storitve.

Konfiguracija storitev varnega shranjevanja    Skrbnik mora izbrati najboljši način dostopa za zunanji vir podatkov, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.

Konfiguracija storitve povezljivosti poslovnih podatkov    Skrbnik mora preverite, ali uporabnik, ki ustvari zunanje vrste vsebine, ki ima dovoljenja za shrambo metapodatkov BDC povezljivost poslovnih podatkov () in da ustreznim uporabnikom dostop do zunanje vrste vsebine, na katerem temelji zunanjega seznama.

Poskrbite, da so Officeovi izdelki pripravljeni za uporabo    Če želite sinhronizirati zunanjih podatkov z Officeovimi izdelki, morate imeti Windows 7 ali novejša različica in teh brezplačnih izdelkov programske opreme, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 in WCF Data Services 5.0 za OData V3 na posamezen odjemalski računalnik (če je potrebno, samodejno pozove za prenos programske opreme). Poskrbite, da možnost za namestitev Officea, je omogočena Storitev za poslovno povezanost (to je privzeto). Ta možnost namesti na povezljivost izvajalca storitev za poslovno odjemalca ki naredi naslednje: predpomni in sinhronizira z zunanjimi podatki, preslika poslovnih podatkov v zunanjih vrst vsebine, prikaže izbirnika zunanjih elementov v Officeovih izdelkih in se izvaja rešitev po meri v Officeovih izdelkih.

Na vrh strani

Premišljena izbira zunanjih podatkov

Delate lahko s širokim naborom zunanjih virov podatkov, vključno z zbirkami podatkov, sistemi ERP, protokolom OData in naprednimi povezovalniki.

Zbirke podatkov    Organizacije in podjetja vseh oblik in velikosti so odvisne od zbirk podatkov za svoje vsakodnevne operacije. Zbirke podatkov vsebujejo veliko različnih podatkovnih tipov, vključno z besedilom, številk, slik in dokumentov in imajo številne namene, vključno z finance, proizvodnje, zavarovanja in podjetja, ki temeljijo na podatkih spletnih mest. Vključite pogostih podprtih zbirk podatkov: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 in zbirko podatkov, ki je združljiva s standardi vmesnik ODBC ali OLE DB.

Sistemi ERP    Sistemi ERP vrstica s poslovnimi podatki in procese celotne organizacije in izvajajo mnoge osnovne poslovne dejavnosti za kateri koli podjetja, vključno z:

Poslovna funkcija

Poslovni proces

Finance in računovodstvo

Glavna knjiga, obveznosti in terjatve, upravljanje z gotovino, osnovna sredstva in računovodsko predračunavanje

Človeški viri

Plačilni seznam, usposabljanje, dodatki, upokojitev, zaposlovanje in upravljanje raznolikosti.

Upravljanje odnosov s strankami (CRM)

Prodaja in trženje, provizije, storitve, stiki s strankami in služba za pomoč.

Proizvodnja

Inženiring, kosovnica, delovni nalog, razporejanje, upravljanje poteka dela, nadzor kakovosti in upravljanje življenjskega cikla izdelka.

Dobavna veriga

Inventar, naročilo, nakupovanje, načrtovanje, inšpekcije in obdelava terjatev.

Projektno vodenje

Vrednotenje učinkov, obračunavanje, čas in stroški, enote učinkovitosti delovanja in upravljanje dejavnosti.

Splošno podprti sistemi ERP vključujejo SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel in JD Edwards.

OData    Odpri podatkov protokola (OData) zagotavlja standard za preostale za ustvarjanje (objava), branje (pridobivanje), posodobitev (zamik) in Delete (Izbriši) operacije, ki dostopajo do spletnih storitev. Pomislite na OData kot spletna različica ODBC in OLE DB. Podatki poslani v obliki zapisa XML ali JavaScript Object Notation (JSON). Skupnih virov OData, ki vključujejo seznanjeni spletnih mest (na primer Amazon, E-bay, Azure Data Market in polna mreža), zbirk podatkov, in celo drugih SharePointovih mest.

Napredni povezovalniki    Za druge vire podatkov lahko razvijalci zagotovijo napreden zunanji dostop do podatkov tako, da:

  • Uporaba ponudnika ADO.NET, ki omogoča dostop do vseh zunanjih podatkov, ki uporabljajo ponudnika ADO.NET.

  • Uporaba storitev WCF in spletnih storitev, kar omogoča dostop do spletnih storitev in storitve Windows Communication Foundation (WCF).

  • Uporaba sestavov .NET Connectivity Assemblies, ki omogočajo dostop do virov podatkov, kadar ponudnik ADO.NET ali spletna storitev nista na voljo.

  • Predvorba nepodprtih lastniških vrst podatkov v podprte vrste podatkov .NET.

  • Ustvarjanje rešitev po meri za ogromne vire podatkov s hitro spreminjajočimi podatkovnimi strukturami, ki zahtevajo podatkovne povezave po meri, načine prenosa in namestitev povezovalnikov.

Na vrh strani

Razmislek o učinkovitosti delovanja

Pri vseh poslovnih rešitvah je treba razmisliti tudi o učinkovitosti delovanja, pri tem pa zunanji podatki niso nobena izjema. Na srečo so bile storitve za poslovno povezanost načrtovane tako, da olajšajo prenekatere skrbi in ozka grla pri učinkovitosti delovanja. Na splošno so pridobivanje podatkov, ostranjevanje, filtriranje in razvrščanje preloženi v zunanji podatkovni vir, da SharePointovi izdelki porabijo manj pomnilniških in procesorskih sredstev.

Poleg tega imajo storitve za poslovno povezanost vgrajene predpomnilnike tako v strežniškem (predpomnilnik storitev za poslovno povezanost) kot odjemalskem računalniku (predpomnilnik odjemalskega izvajalca storitev za poslovno povezanost) in morda ne bodo takoj prikazale najnovejših vrednosti iz sistema zunanjih podatkov. Kljub temu lahko prilagodite intervale osveževanja na osnvi potreb uporabnikov in ustvarjenih rešitev. Ni nujno, da vsi uporabniki takoj vidijo najnovejše podatke, če pa jih morajo, lahko na primer osvežijo zunanji seznam ali mapo »Stiki« v Outlooku.

Znožnost dela v načinu brez povezave na odjemalskem računalniku pomeni tudi, da uporabniki lahko opravijo veliko dela, ne da bi bili priključeni na zunanji vir podatkov, a vseeno vedo, da ko se bodo znova povezali, bodo podatki pravilno posodobljeni in združeni.

Te funkcije učinkovitosti delovanja pospešijo prikaz, osveževanje in podatkovne operacije zunanjih podatkov na SharePointovi spletni strani in v Officeovem izdelku.

Na vrh strani

Najprej varnost

Zelo pomembno je, da je rešitev za zunanje podatke varna, ker so podatki pogosto ključni za poslovanje in jih napačne osebe ne smejo videti ali spreminjati. Hkrati pa obstaja veliko načinov za zavarovanje podatkov, vi pa želite, da bo uporabljena rešitev preprosta in varna. Na srečo obstajajo načini za minimizacijo zapletenosti, predvsem prek uporabe storitev varnega shranjevanja.

Povedano na kratko morate za varovanje zunanjih podatkov odgovoriti na dve osnovni vprašanji:

Kdo ste?    To se imenuje preverjanje pristnosti in je postopek preverjanja identitete s pomočjo poverilnic (z uporabniškim imenom in geslom).

Kaj lahko storite?    To se imenuje avtorizacija in je postopek, s katerim se ugotovi, katera opravila lahko opravite na katerih elementih podatkov, in sicer s pridobitvijo seznama dovoljenj, ki so vam bila dodeljena.

Najprej skrbnik pomaga ugotoviti najboljši način za dostop do zunanjega vira podatkov. Ne pozabite, da je povsem običajno, da poslovne rešitve preverjajo pristnost pri dostopanju do zunanjih podatkov, za katere ima uporabnik drug račun. Prijavljanje z drugimi poverilnicami je lahko zapleteno in zamudno. Tu priskoči na pomoč storitev varnega shranjevanja, tako da zagotovi prostor za poverilnice in njihovo preslikovanje. To olajša uporabo zunanjega vira podatkov, ker se je potrebno prijaviti le enkrat.

Če ste na primer prijavljeni v SharePointovo mesto z enim naborom poverilnic, želite pa dostop do zunanjega seznama, ki temelji na programu Siebel in uporablja drug nabor poverilnic, lahko skrbnit nastavi storitev varnega shranjevanja tako, da samodejno preslika oba nabora poverilnic, da se vam ni treba prijaviti še enkrat.

Storitev varnega shranjevanja pomaga tudi pri upravljanju zloglasne težave »dvojnega skoka«, kjer vsako preverjanje pristnosti zahteva »skok« med dvema računalnikoma, kar je mogoče zlorabiti, razen če to z določenimi ukrepi preprečite.

Kako se odpravi težavo »dvojnega skoka«

Nato skrbniki vstvarijo več plasti varnosti, ki temeljijo na dovoljenjih, podobno kot več obrambnih linij okoli utrdbe, da zagotovijo primerno avtorizacijo in dostop do:

  • Podatki v zunanji zbirki podatkov ali sistemu.

  • Zunanja vrsta vsebine v shrambi metapodatkov BDC.

  • Stolpec zunanjega seznama ali zunanjih podatkov.

Na koncu lahko skrbnik doda dodatno zaščito v obliki šifriranja. Če rešitev za zunanje podatke uporablja tudi Officeove programe, lahko skrbnik zaščiti predpomnilnik odjemalskega izvajalca storitev za poslovno povezanost z uporabo šifrirnega datotečnega sistema operacijskega sistema Windows. Nekateri zunanji viri podatkov ponujajo tudi načine za šifriranje podatkov.

Na vrh strani

Postavljanje temeljev: zunanje vrste vsebine

Zunanje vrste vsebine so središče vsake rešitve za zunanje podatke. So kot borzni posrednik med vami in zunanjim virom podatkov. Običajna zunanja vrsta vsebine je urejen paket informacij, ki vsebujejo naslednje:

  • Podatki, ki omogočajo povezavo z virom podatkov, kot so mesto, ime in načini preverjanja pristnosti.

  • Definicija tabele, polj, primarnih in tujih ključev, preverjanje veljavnosti in podatkovni tip (pravimo mu tudi metapodatki).

  • Podatkovni postopki, ki jih lahko izvedete, kot so Ustvari, Preberi, Posodobi, Izbriši in Poizvej (imenuje se tudi CRUDQ).

  • Drugi podatki in vedenja, kot so preslikovanje Officeovih podatkovnih tipov ali omogočanje sinhronizacije v načinu brez povezave.

  • Različni filtri, ki iščejo podatke in pomagajo izpostaviti rezultate in omejitve, za izboljšanje učinkovitosti delovanja.

  • Stolpca identifikacijskega polja in prikaza za izbirnik zunanje vsebine, ki sta uporabljena za pridobivanje zunanjih podatkov prek uporabniškega vmesnika.

  • Povezava, ki temelji na primarnih in tujih ključih med dvema povezanima tabelama, kot sta »Naročila« in »Stranke«.

Zvest uporabnik določi zunanjo vrsto vsebine in tako zaščiti druge uporabnike pred neizogibno zapletenostjo dela z zunanjimi podatki. Poleg tega so vse te informacije shranjene v posebni datoteki BDCM (.bdcm) v obliki XML in shranjene v shrambi metapodatkov BDC. Tak pristop olajša ohraniti, posodobiti, zavarovati in znova uporabiti zunanje vrste vsebine na različnih mestih. Če želite, lahko na primer preprosto izvozite in uvozite datoteko, da jo uvedete iz razvojnega v proizvodno okolje ali jo daste v skupno rabo z drugimi zbirkami podatkov.

Še to. Zvesti uporabnik ne rabi biti strokovnjak za XML. Če želite ustvariti zunanjo vrsto vsebine, imate na voljo dve orodji:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Določanje in posodabljanje zunanje vrste vsebine na deklarativen način in nato objavljanje v shrambi metapodatkov BDC.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Če zunanjih podatkov je zapleten ali SharePoint Designer 2013ni podprt, lahko uporabite urejevalnik XML v Visual studiu, (ki ponuja Intellisense) Če želite ustvariti svoj model XML ali uporabite Visual Studio zunanje vsebine vrsta Designer ustvarite .NET Connectivity sklop, ki ponuja po meri zaledne integracija logiko prek .NET Framework.

Na vrh strani

Priklic zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih

Zdaj, ko ste ustvarili trdne in varne temelje za zunanje podatke, si oglejte, kaj lahko storite z njimi v SharePointovih izdelkih.

Branje in pisanje podatkov v zunanjih seznamih

Zunanji seznam je ključni gradnik SharePointovih rešitev, ki temeljijo na zunanjih podatkih. Lahko berete in pišete zunanje podatke z že znanim postopkom SharePointovega seznama. Zunanji seznam je videti in se vede podobno kot izvorni seznam, a obstajajo razlike v vedenju. Ustvarite lahko na primer poglede in uporabite izračunane vrednosti s formulami, ne morete pa pripeti datotek ali slediti različicam.

Če želite, lahko z uporabo programa SharePoint Designer 2013 ustvarite tudi zunanji seznam.

Na vrh strani

Dodajanje stolpcev zunanjih podatkov na sezname in v knjižnice

Stolpce zunanjih podatkov lahko združujete z drugimi stolpci na izvornem seznamu ali v knjižnici. Ker je stolpec zunanjih podatkov dodan izvornemu seznamu ali knjižnici, delujejo vsi povezani seznami ali funkcije knjižnice, vključno s shranjevanjem različic, odobritvami, sprostitvami in rezervacijami in datotečnimi prilogami.

Predpostavimo, da ste ustvarili knjižnico slik, ki vsebuje slike izdelkov, ki jih prodaja organizacija. Iz zunanje zbirke podatkov lahko dodaste stolpec zunanjih podatkov v knjižnico, ki ima dostop do imena izdelka, kode izdelka in trenutne cene. Ker pravila in postopki podjetja zahtevajo, da se vse spremembe podatkov o izdelkih opravijo prek sistema zbirke podatkov, pri ustvarjanju zunanje vrste vsebine določite, da so zunanji podatki samo za branje. Vendar pa sedaj več oseb v organizaciji lahko brez težav vidi vse splošne informacije o izdelkih v enem pogledu knjižnice.

Na vrh strani

Ustvarjanje rešitev s spletnimi gradniki poslovnih podatkov

Spletni gradniki za poslovne podatke so namenjeni delu s podatki z zunanjih seznamov, te spletne gradnike pa lahko kombinirate na uporabne načine, če želite na mestu ustvariti delovni prostor ali nadzorno ploščo. Tako lahko na primer povežete seznam in spletni gradnik za elemente, kar pomeni, da ko izberete element poročila o stroških v spletnem gradniku za sezname, na primer »četrtkovi stroški«, se v spletnemu gradniku za elemente prikažejo podrobnosti elementa, na primer hotel, potovanje in stroški za prehrano.

V tej tabeli so na kratko predstavljeni vsi spletni gradniki za poslovne podatke.

Spletni gradnik

Opis

Seznam poslovnih podatkov

Prikaže seznam elementov iz zunanjega seznama.

Element poslovnega podatka

Prikaže nekatere elemente iz zunanjega seznama.

Dejanja poslovnih podatkov

Prikaže dejanje z zunanjega seznama.

Filter povezljivosti s poslovnimi podatki

Filtrira vsebine povezanega spletnega gradnika za poslovne podatke z uporabo seznama vrednosti iz zunanjega seznama.

Graditelj elementov poslovnih podatkov

Ustvari element poslovnih podatkov iz parametrov v nizu poizvedbe URL in ga posreduje v druge spletne gradnike za poslovne podatke.

Povezani seznam poslovnih podatkov

Prikaže seznam podrejenih elementov, ki so povezani z nadrejenim elementom iz zunanjega seznama.

Na vrh strani

Uporaba zunanjih podatkov na strani profila, dejanja ali iskanja

Strani s profili, dejanja in iskanje so tesno povezane funkcije.

Strani s profili

Storitve za poslovno povezanost privzeto samodejno ustvarijo stran s profilom, ki temelji na zunanji vrsti vsebine. Stran s profilom je spletna stran ki prikazuje infromacije iz ene vrstice zunanjih podatkov na osnovi polja ID, kot so vsa posamezna polja o izbrani stranki.

Privzeta stran s profilom je pravzaprav spletna stran, ki vsebuje graditelja elementov poslovnih podatkov in spletnega gradnika elementa poslovnih podatkov, povezana skupaj. Spletni gradnik »graditelja elementov« analizira URL parametra niza poizvedbe strani s profilom, na primer http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, in pošlje vrednost »CustID« spletnemu gradniku »element podatkov«, ki nato prikaže vsa ustrezna polja stranke.

Če želite, lahko ustvarite lastno stran s profilom ali pa jo lahko za vas prilagodi skrbnik.

Dejanja

Izvedete lahko tudi dejanje, ki temelji na strani s profilom, in naredite nekaj uporabnega. Ustvarite lahko na primer dejanje, ki združuje podatke o naslovu stranke z Bingovimi zemljevidi, če si želite ogledati mesto stranke ali dobiti navodila, kako do nje. Ustvarite lahko dejanje, ki temelji na spletnem naslovu parametra niza poizvedbe strani s profilom ali prek kode po meri. Druga možnost pa je, da razvijalec napiše kodo po meri, ki omogoča posodabljanje informacij o strankah v zaledni zbirki podatkov.

Dejanje uporabite privzeto, ko kliknete ukaz za dejanje »Ogled profila« v spletnih gradnikih »Dejanja poslovnih podatkov« ali »Seznam poslovnih podatkov«. Ko uporabljate stolpec zunanjih podatkov, lahko dejanje zaženete tudi z menijskim ukazom.

Iskanje

Na koncu lahko skrbnik omogoči tudi iskanje po zunanjih podatkih. Po zunanjih podatkih je mogoče iskati po vsebini in indeksirati, tako kot notranje SharePointove podatke, a z varnostnim rezanjem, da se zagotovi, da le izbrani uporabniki lahko klikajo in si ogledujejo rezultate iskanja, prikazane z uporabo strani s profilom.

Z integracijo SharePointovega iskanja v zunanje sisteme podatkov lahko uporabniki iščejo podatke, ki jih sicer ne bi mogli najti. Če na primer veste, za katero podjetje dela stranka, a ste pozabili njeno ime, lahko iščete po imenu podjetja in tako poskusite najti strankino stran s profilom.

Na vrh strani

Uporaba zunanjih podatkov v potekih dela

Poteki dela so zmogljivo orodje za modeliranje avtomatizacijo poslovnih procesov na osnovi SharePointovih seznamov, knjižnic ali mest. Poslovni procesi so lahko zelo preprosti, kot na primer postopek odobritve dokumenta z enim potrjevalcem, ali pa zapleteni, kot so vsi strukturirani poslovni procesi. Čeprav poteka dela ni mogoče neposredno povezati z zunanjim seznamom, lahko storite naslednje:

Poteki dela izvornih seznamov    Potek dela, ki je povezan z izvornega seznama ki prebere ali posodobi podatke iz zunanjega seznama s programom dejanja, ki ustvari element seznama, posodobi element seznama in brisanje elementa seznama. Na primer, lahko posodobite element zunanjega seznama, vsakič, ko se spremeni izvornega elementa seznama ali knjižnice. Uporabite lahko druga dejanja z zunanjimi seznami, na primer na nastavi spremenljivko poteka dela želite spremeniti polje zunanjega seznama. Uporabite lahko tudi zunanji seznam element kot cilj za potek dela, vendar povezava do opravila ne prikazuje naslov elementa zunanjega seznama.

Poteki dela mesta    Poteki dela mesta ne potrebujejo za dogodek sprožilca za začetek in lahko ročno zaženete. Če želite preprečiti nepooblaščen dostop, potekov dela, ki se vedno dostop do zunanjih seznamov zagnati v račun storitve, tudi z način preverjanja pristnosti, ki uporablja poosebljanja.

Dogodki    Razvijalec lahko ustvari dogodki, ki sprožijo v zunanjem viru podatkov in lahko uporabniki ustvarjajo opozorila, ki se odzove na te dogodke. Uporabite lahko na primer SharePointov potek dela za pošiljanje e-poštno sporočilo zaposleni, ko računa stranke je dodeljen temu zaposlenemu v zunanjem viru podatkov.

Če želite čim boljše delovanje, je smotrno prebrati lel manjši del stolpcev na zunanjem seznamu ali ustvariti, posodobiti ali izbrisati le manjše število elementov na zunanjem seznamu.

Na vrh strani

Priklic zunanjih podatkov v Officeovih izdelkih

Zdaj, ko ste priklicali podatke v SharePointovih izdelkih, si preberite, kaj lahko storite z njimi v različnih Officeovih izdelkih.

Analiza zunanjih podatkov v Excelu

Podatke z zunanjega seznama lahko izvozite v Excel 2013 in jih sinhronizirate. Zalogo izdelkov lahko na primer vzdržujete na zunanjem seznamu, ki omogoča preprosto skupno rabo in posodabljanje, s programom Excel 2013 pa lahko občasno naredite analizo zaloge. Zunanji podatki, ki so izvoženi v Excel 2013 se določajo na osnovi trenutnega pogleda zunanjega seznama, na osnovi filtrov, definiranih v vrsti zunanje vsebine, in na osnovi jezikovnih nastavitev SharePointovega mesta.

Ko izvozite zunanji seznam je ustvarjena Excelova tabela s podatkovno povezavo do zunanjega seznama na osnovi datoteke za spletno poizvedbo. Če si želite ogledati dodatne spremembe SharePointovega seznama v Excelovi tabeli, posodobite podatke. Ne pozabite, da vira zunanjih podatkov ni mogoče spremeniti in da boste z operacijo osveževanja v Excelu prepisali vse spremembe, ki ste jih naredili v Excelovi tabeli.

Na vrh strani

Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente

Če dodaste stolpce zunanjih podatkov in Wordovo predlogo s kontrolniki vsebine v knjižnico dokumentov, si lahko olajšate in izboljšate učinkovitost tudi pri vnašanju pravilnih, najnovejših podatkov v strukturiranem dokumentu programa Microsoft Word 2013.

Predpostavimo, da imate knjižnico dokumentov, ki vsebuje pogodbe strank, vsi podatki o strankah pa so shranjeni v poslovnem programu, kot je na primer SAP. Pogodbam stranke lahko sledite v knjižnici dokumentov, a zagotovite, da bodo povezane informacije o stranki posodobljene in ne podvojene. To storite tako:

  • Najprej dodajte stolpce zunanjih podatkov v knjižnico, da povežete primerno ime stranke in podjetja ter telefonsko številko z vsako pogodbo, ki je shranjena v knjižnici pogodb.

  • Nato ustvarite Wordovo predlogo, ki vsebuje standardno besedilo in kontrolnike vsebine strankine pogodbe, če želite vnesti ime stranke, ime podjetja in telefonsko številko. Word 2013 vam bo z izbirnikom zunanjih elementov pomagal vnesti ali posodobiti pravilne podatke, tako da bo samodejno prikazal in pridobil pravilne podatke o stranki.

  • Vedno ko ustvarite pogodbo, vnesete podatke o stranki in pogodbo shranite nazaj v knjižnico, so vrednosti podatkov o stranki povišane v ustrezne stolpce zunanjih podatkov.

Na vrh strani

Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku

Če zunanji seznam vsebuje stranke, opravila, sestanke ali objave, lahko seznam povežete s programom Outlook 2013. Ko je povezan, si lahko podatke ogledejute, jih urejate in tiskate, in sicer z uporabo znanega Outlookovega uporabniškega vmesnika. Če so podatki kontaktne informacije, kot so stranke, jih lahko celo pokličete, jim pošiljate e-poštna sporočila in podajate zahteve za srečanja.

Ta sinhronizacija podatkov poteka v dveh smereh oziroma je dvosmerna. Spremembe v programu Outlook 2013 se samodejno sinhronizirajo z zunanjim virom podatkov. Spremembe zunanjega vira podatkov so sinhronizirane s programom Outlook 2013, čeprav bo morda potreben postopek osveževanja.

Privzeto se podatki samodejno osvežijo vsakih šest ur, a lahko to vrednost spremenite. Če se želite prepričati, da so prikazani najnovejši podatki zunanjega vira podatkov, z desno tipko miške kliknite mapo in nato kliknite Sinhroniziraj spremembe DB.

Ko ustvarite zunanjo vrsto vsebine, storite naslednje:

  • Če želite dostop brez povezave, omogočite možnost podpore Sinhronizacija brez povezave.

  • Polje Officeova vrsta elementa nastavite na eno od naslednjih možnosti: »Stik«, »Sestanek«, »Opravilo« ali »Objava«.

  • Preslikajte posamezna polja v zunanjo vrsto vsebine, na primer »Ime stranke«, »Priimer stranke«, »Naslov stranke« in »Telefonska številka stranke« v ustrezna Outlookova polja vrste elementa za posamezen stik, kot so »Ime«, »Priimek«, »Službeni naslov« in »Službeni telefon«.

Dodatno lahko s kodo, ki jo je napisal razvijalec, ustvarite Outlookovo rešitev, ki naredi naslednje:

  • Prikaz izvornih delov podatkov ali delov podatkov po meri v podoknih opravil po meri, če želite uporabnikom predstaviti zunanje podatke.

  • Vključitev ukazov na traku po meri, če želite izvajati dejanja po meri.

  • Ustvarjanje definicije pogleda po meri, če želite če želite prikazati posebne stolpce zunanjih podatkov.

  • Oblikovanje območij obrazca po meri, če želite predstaviti zunanje podatke.

Na vrh strani

Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci

Obstaja več razlogov, zakaj je Microsoft InfoPath 2013 uporaben pri uporabi zunanjih podatkov:

Delo z zapletenimi vrstami podatkov    Če polja zunanjih podatkov je hierarhično, na primer v polje naslov, ki vsebuje ulica, mesta in poštne kode kot podpolj, nato ga ne more delati s to polje v obrazcu za SharePoint za zunanji seznam in pravzaprav ne je celo ustvarili. Pa lahko pretvorite SharePoint obrazca v InfoPathov obrazec za ustvarjanje in posodabljanje polja s InfoPath 2013.

Vdelovanje kontrolnika izbirnika zunanjih elementov    Povlecite in spustite kontrolnik izbirnika zunanjih na InfoPathov obrazec, povezava do zunanjega seznama kot sekundarni vir podatkov in poenostavijo uporabnika in izberite element, ki temelji na edinstveno polje, na primer ime stranke ali ID izdelka.

Še več, če nastavite povezavo za zunanje vrste vsebine, kot na primer stranke in naročila, InfoPathov obrazec za zunanji seznam pa vsebuje tuj ključ, kot je »ID stranke«, je kontrolnik izbirnika zunanjih elementov samodejno dodan obrazcu. To uporabnikom omogoči, da preprosto najdejo želeno stranko, če delajo z naročili.

Ustvarjanje več pogledov obrazca    Včasih boste morda želeli obrazci, ki imajo več pogledov zunanjih podatkov, še posebej, če obstaja veliko polj in zunanjega seznama ali obrazec SharePoint ni učinkovita. Več pogledov so prav tako koristno pri pisanje-enkrat scenariji, kjer z zunanjim sistemom ne omogoča posodabljanje polja, ko je ustvarjena. V teh primerih, lahko ustvarite dva pogleda, ena za ustvarjanje postopka in druge za posodobitev operacijo.

Dodajanje pravil ali zaledne kode za obrazce    Dodate lahko deklarativne pravila ali kodo v zaledju oblik za izvajanje dodatne poslovne logike, kot je preverjanje veljavnosti in izračunov. Na primer, lahko zagotovijo kodo države/regije, ki je veljaven z uporabo pravil ali ZDA poštna številka, ki je veljaven z uporabo spletne storitve.

Na vrh strani

Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame

S programom Microsoft Visio 2013 lahko podatke iz zunanjega seznama povežete z diagramom in njegovimi oblikami. Nato lahko objavite diagram v SharePointovi knjižnici dokumentov kot interaktivno spletno risbo, tako da lahko uporabniki prikažejo diagram na zaslonu in si ogledajo povezane zunanje podatke. Vrstice lahko z oblikami v risbi povežete na tri načine – vsako posebej, samodejno ali pa tako, da oblike ustvarite iz podatkov.

Na vrh strani

Uvažanje in osveževanje zunanjih podatkov v Access

Microsoft Access 2013 je pristajalna ploščad za vse vrste podatkov in zunanji podatki tu niso izjema. Zunanji seznam lahko uvozite v Accessovo zbirko podatkov v odjemalskem računalniku in občasno osvežite podatke. Podatki so samo za branje.

Slediti morate naslednjim dvem osnovnim korakom:

  1. Izvažanje zunanje vrste vsebine iz programa SharePoint Designer 2013 ali neposredno iz shrambe metapodatkov BDC ali datoteke BDCM.

  2. V programu Access 2013 ustvarite podatkovno povezavo spletne storitve z uporabo datoteke BDCM.

  3. V programu Access 2013 ustvarite povezano tabelo, ki temelji na podatkovni povezavi spletne storitve.

Ne pozabite, da v tem primeru predpomnilnik odjemalskega izvajalca storitev za poslovno povezanost ni uporabljen za sinhronizacijo z zunanjim seznamom, ko osvežite podatke.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×