Uvod v upravljane metapodatke

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Metapodatki so informacije o informacijah. Na primer v knjigi naslov in avtor je metapodatkov. Metapodatke lahko veliko različnih vrst podatkov – mesto, datum ali število elementa kataloga. Če uporabljate SharePoint izdelke, lahko upravljate metapodatke osrednje. Lahko organizirate metapodatkov tako, da je to mogoče v podjetju in uporaba metapodatkov za lažje iskanje, kar želite.

Ta članek opisuje pomembno terminologijo upravljanja podatkov in podaja hiter pregled nad tem, kako lahko uporabite SharePointova orodja za upravljanje podatkov.

Pomembna terminologija

Ta odsek vsebuje definicije nekaterih ključnih izrazov. Ti izrazi in koncepti se pogosto pojavljajo v člankih o upravljanih metapodatkih.

Taksonomija je formalni sistem klasifikacije. Taksonomija v skupine razvršča besede, oznake, in izraze, ki nekaj opisujejo in nato skupine uredi v hierarhijo.

Ljudje ustvarjajo taksonomije za skoraj vse vrste informacij, od bioloških sistemov do organizacijskih struktur. Biologi na primer razvrščajo žive organizme v štiri velike taksonomije: živali, rastline, glive in mikroorganizmi. Vsaka od teh velikih skupin ima več poddebel. Celoten sistem je taksonomija.

Organizacije ustvarjajo taksonomije na preveč različnih načinov, da bi jih lahko našteli. Ustvarjajo taksonomije kontnih načrtov taksonomije za upravljanje računovodskih sistemov, organizacijske grafikone in klasifikacije delovnih mest za upravljanje zaposlenih, kataloge izdelkov in tako naprej. Vse te taksonomije so strukturirane hierarhije informacij; formalni klasifikacijski sistemi, ki ljudem pomagajo ravnati z informacijami.

Folksonomija je neformalni klasifikacijski sistem. Razvija se postopoma s sodelovanjem s sodelovanjem uporabnikov spletnih mest pri besedah, oznakah in izrazih na mestu. Izvirno so se folksonomije razvile iz priljubljenih programov, kot je shranjevanje zaznamkov.

Če ste na spletnem mestu že kdaj videli oblaček oznake, ste videli vizualni prikaz folksonomije. Naslednja slika prikazuje oblaček oznake na SharePointovem mestu.

Oblaček oznake

Pristop k metapodatkom, ki temelji na folksonomiji, je lahko uporaben. Ustvari način skupne rabe znanja in spretnosti uporabnikov mesta. Z uporabo folksonomije se lahko klasifikacija vsebine razvije skupaj s spreminjajočimi poslovnimi potrebami in uporabniškimi interesi.

Nabor izrazov je skupina sorodnih izrazov.

Nabori izrazov imajo lahko različen obseg, odvisno od tega, kje ustvarite nabor izrazov.

  • Lokalni nabori izrazov    so ustvarjeni v kontekstu zbirke mest, uporabljajo (in vidijo) pa jih lahko le uporabniki tiste zbirke mest. Kok ustvarite na primer nabor izrazov za stolpec metapodatkov na seznamu ali v knjižnici, potem je nabor izrazov lokalen. Na voljo je le v zbirki mest, ki vsebuje ta seznam ali knjižnico. Knjižnica predstavnosti ima morda stolpec z metapodatki, ki prikazuje različne predstavnosti (diagram, fotografija, posnetek zaslona, videoposnetek ...). Seznam dovoljenih izrazov je pomemben le za to knjižnico in na voljo za uporabo v knjižnici.

  • Globalni nabori izrazov    so na voljo na vseh mestih, ki so naročena na določen storitveni program za upravljane metapodatke. Organizacija lahko ustvari na primer nabor izrazov z imeni poslovnih enot v organizaciji, kot so kadrovska služba, marketing, informacijska tehnologija in tako naprej.

Poleg tega lahko konfiguracija nabora izrazov, kot je zaprt ali odpreti. V naboru izrazov zaprt uporabnikov ne morete dodati nove izraze, če imate ustrezna dovoljenja. V naboru odprt izraz uporabniki lahko dodate nove izraze v stolpcu, ki je preslikana v naboru izrazov.

Izraz, ki je določeno besedo ali besedno zvezo, ki ste jih povezali s element na SharePointovem mestu. To je en element v naboru izrazov. Izraz, ki so enolični ID in ga lahko veliko besedilo oznake (sopomenk). Če delate na večjezična mesta, lahko izraz oznak v različnih jezikih.

Izrazi so lahko dveh vrst:

  • Upravljani izrazi    Upravljani izrazi so tisti, ki so določeni vnaprej. Skrbniki shrambe izrazov organizirajo upravljane izraze v hierarhični nabor izrazov.

  • Ključne besede podjetja    Ključno besedo, ki je besedo ali besedno zvezo, ki jih uporabnik doda elemente na SharePointovem mestu. Zbiranje ključne besede podjetja, ki je znan kot ključne besede nastavite. Običajno se uporabniki lahko dodate poljubno besedo ali besedno zvezo element kot ključno besedo. To pomeni, ki jih lahko uporabite ključne besede podjetja za označevanje folksonomy slog. Včasih skrbniki shrambe izrazov premikanje ključne besede podjetja v določenih upravljanega nabora izrazov. Ko so del upravljanega nabora izrazov, ključne besede, bo na voljo v kontekstu ta nabor izrazov.

Če želite izvedeti več o tem, kako ustvariti in upravljati izraze, glejte Ustvarjanje in upravljanje izrazov v naboru izrazov.

V SharePointovih izdelkih je skupina varnostni izraz. V povezavi z upravljanimi podatki je skupina nabor naborov izrazov, ki imajo enake varnostne zahteve. Le uporabniki z dovoljenjem za sodelovanje za določeno skupino lahko upravljajo nabore izrazov, ki pripadajo skupini, ali v njej ustvarjajo nove nabore izrazov. Organizacije morajo ustvariti skupine za nabore izrazov, ki bodo imele enoličen dostop ali varnostne zahteve.

Če želite izvedeti več o tem, kako ustvariti skupino za nabore izrazov, glejte Nastavitev nove skupine za nabore izrazov.

Orodje za upravljanje shrambe izrazov je orodje, ki ga osebe, ki upravljajo taksonomije, uporabljajo za ustvarjanje ali upravljanje naborov izrazov ter izrazov znotraj njih. Orodje za upravljanje shrambe izrazov prikazuje vse globalne in lokalne nabore izrazov, ki so na voljo za zbirko mest, iz katere dostopate do orodja za upravljanje shrambe izrazov.

Upravljani metapodatki stolpec je posebna vrsta stolpca, ki jih lahko dodate na sezname ali knjižnice. Omogoča uporabnikom mesta izberite izraze iz nabora izrazov določene. Upravljani metapodatki stolpca lahko preslikava obstoječega nabora izrazov, ali lahko ustvarite v lokalni nabor izrazov posebej za stolpec.

Če se želite naučiti delati s stolpcem »Upravljani metapodatki«, glejte Ustvarjanje stolpca »Upravljani metapodatki«

Stolpec »Ključne besede« podjetja je stolpec, ki ga lahko dodate vrstam vsebine, seznamom ali knjižnicam, da uporabnikom omogočite označevanje elementov z besedami ali besednimi zvezami, ki jih izberejo. Privzeto gre za stolpec z več vrednostmi. Ko uporabniki vnesejo besedo ali besedno zvezo v stolpec, SharePoint predstavi predloge z vnaprejšnjim dopolnjevanjem vnašanja. Vnaprejšnje dopolnjevanje vnašanja lahko vsebuje elemente upravljanih naborov izrazov in nabor izrazov ključnih besed. Uporabniki lahko izberejo obstoječo vrednost ali vnesejo nekaj novega.

Družabne oznake so besede ali izrazi, ki jih uporabniki mesta lahko uporabijo ali pa si z njimi pomagajo razvrstiti informacije tako, da so jim razumljive. Družabno označevanje je uporabno, ker pomaga uporabnikom mesta izboljšati iskanje informacij na mestu. Uporabniki lahko dodajo družabne oznake informacijam na SharePointovem mestu in spletnim naslovom zunaj SharePointovega mesta.

Družabna oznaka vsebuje kazalce do treh vrst informacij:

  • Identiteta uporabnika

  • Spletni naslov elementa

  • Izraz

Ko elementu dodate družabno oznako, lahko določite, da sta vaša identiteta in spletni naslov zasebna. Kljub temu je izraz družabne oznake vedno vedno javen, ker je shranjen v shrambi izrazov.

Ko ustvarite družabno oznako, lahko izbirate med naborom obstoječih izrazov ali vnesete nekaj novega. Če izberete obstoječi izraz, družabna oznaka vsebuje kazalec do tega izraza.

Če namesto tega vnesete nov izraz, SharePoint ustvari novo ključno besedo zanj v naboru izraza ključnih besed. Nova družabna oznaka kaže na ta izraz. Na ta način družabne oznake podpirajo folksonomsko označevanje. Poleg tega, ko uporabniki posodobijo ključne besede podjetja ali stolpec upravljanih metapodatkov, SharePoint lahko samodejno ustvari družabne oznake. Ti izrazi postanejo vidni kot oznake v virih novic, oblačkih oznake ali profilih »Moje mesto«.

Lastniki seznama ali knjižnice lahko omogočijo ali onemogočijo objavljanje metapodatkov tako, da posodobijo nastavitev metapodatkov in ključnih besed za seznam ali knjižnico.

Če se želite naučiti, kako dodate stolpec posebnih ključnih besed, glejte Dodajanje stolpca ključnih besed podjetja na seznam ali v knjižnico.

V splošnem pomenu se označevanje nanaša na dejanje uporabe metapodatkov pri elementu, ne glede na to, ali je element upravljani metapodatek ali družabna oznaka.

Scenariji metapodatkov: od razvrščanja izrazov do folksonomij

SharePointovo upravljanje metapodatkov podpira niz pristopov k metapodatkom, od formalnih taksonomij do uporabniških folksonomij. Formalne taksonomije se lahko uporabi preko upravljanih izrazov in naborov izrazov. Uporabite lahko tudi ključne besede podjetja in družabno označevanje, kar uporabnikom mesta omogoča označevanje vsebine z izbranimi ključnimi besedami.

Poleg tega SharePointovi izdelki ponujajo prilagodljivost. Izbirate lahko, koliko strukture in nadzora uporabiti z metapodatki in izbirate obseg nadzora in strukture. Na primer:

  • Nadzor lahko uveljavite globalno na več mestih ali lokalno na določenih mestih.

  • Lahko konfigurirate nabore izrazov, da so zaprti ali odprti za uporabniške prispevke.

  • Lahko uporabite ključne besede podjetja in družabno označevanje upravljanih izrazov ali pa ne.

SharePointovi izdelki omogočajo organizacijam združevanje prednosti formalnih, upravljanih taksonomij z razgibanimi prednostmi družabnega označevanja na načine po meri.

Naslednji diagram prikazuje, kako različne zahteve lahko uporabljajo različne ravni obsega in nadzora.

Prilagodljive konfiguracije upravljanih metapodatkov

Prednosti upravljanih metapodatkov

Prednosti uporabe upravljanih metapodatkov na mestih v organizaciji:

Funkcije upravljane metapodatke v SharePointovih izdelkih omogočajo, če želite nadzorovati, kako uporabniki Dodajanje metapodatkov vsebine. Na primer z uporabo izrazov Nastavi in upravljanih izrazov, lahko nadzirate, katere izraze, uporabniki lahko dodate do vsebine, in lahko nadzorujete, kdo lahko dodajajo nove izraze. Ključne besede podjetja na določen seznam lahko omejite s konfiguriranjem izraz ključne besede, nastavite kot zaprta.

Ko se isti izrazi dosledno uporabljajo na več mestih, je lažje zgraditi robustne postopke ali rešitve, ki se zanašajo na metapodatke. Poleg tega je uporabnikom mesta lažje dosledno uporabiti metapodatke v svoji vsebini.

Ko vsebine na več mestih v organizaciji so dosledni metapodatki, je lažje iskanje poslovnih podatkov in podatkov z iskanjem. Funkcije iskanja, na primer na plošči za natančnejšo opredelitev, ki se prikaže na levi strani strani z rezultati iskanja, omogočajo uporabnikom, če želite filtrirati rezultate iskanja na osnovi metapodatkov.

Plošča za natančnejšo opredelitev iskanja prikaže metapodatke, s katerimi je mogoče filtrirati rezultate iskanja.

Krmarjenje z metapodatki omogoča uporabnikom, da ustvarite poglede podatkov dinamično, na osnovi določenih metapodatkov polj. Nato uporabniki lahko poiščete knjižnice z mapami ali z uporabo metapodatkov vrtilne tabele, in natančneje določite rezultate tako, da uporabite dodatne filtre ključa. Če želite izvedeti, kako to nastavitev, si oglejte Nastavitev krmarjenja metapodatkov za seznam ali knjižnico.

Kontrolnik krmarjenja z metapodatki

Upravljani metapodatki lažje skrbniki shrambe izrazov, če želite ohraniti in prilagoditi svoje metapodatkov poslovne potrebe razvijajo. Posodobite lahko preprosto nabor izrazov. In novo ali posodobljeno pogoji samodejno na voljo, ko povežete upravljani metapodatki stolpec s tem naboru izrazov. Na primer, če ste združiti več pogojev v en izraz, vsebino, ki je označena s temi pogoji samodejno posodobi to spremembo. Za posamezne izraze lahko določite več sopomenk (ali oznake). Če je vaše spletno mesto večjezične, lahko določite tudi večjezične oznak za posamezne pogoje.

Upravljanje metapodatkov

Učinkovito upravljanje metapodatkov zahteva razmislek in načrtovanje. Razmislite o informacijah, ki jih želite za upravljanje vsebine seznamov in knjižnic ter o načinu uporabe informacij v organizaciji. Ustvarite lahko nabore izrazov izrazov metapodatkov za veliko različnih informacij.

Na primer, boste morali morda eno vrsto vsebine dokumenta. Vsak dokument lahko metapodatkov, ki prepozna veliko pomembna dejstva o tem, na primer v teh primerih:

  • Dokument namen - ali je v prodajno ponudbo? Inženiring specifikacija? Človeški viri postopek?

  • Avtor dokumenta in imena oseb, ki so ga spremenile

  • Datum nastanka, datum odobritve, datum zadnje spremembe

  • Oddelek, odgovoren za katere koli vplive dokumenta na proračun

  • Občinstvo

Tukaj je nekaj pomembnih dejavnosti, povezanih z upravljanjem metapodatkov:

  • Načrtovanje in konfiguriranje

  • Upravljanje izrazov, naborov izrazov in skupin

  • Določanje lastnosti metapodatkov

Organizacija morda želi pazljivo načrtovanje, preden začnete z uporabo upravljanih metapodatkov. Količina načrtovanja, ki jo morate opraviti, je odvisna od formalnosti taksonomije. Odvisna je tudi od stopnje nadzora, ki jo želite imeti nad metapodatki.

Če želite, da pri razvoju razvrščanja izrazov sodelujejo uporabniki, naj oni dodajajo ključne besede za izraze, nato pa jih po potrebi organizirajo v nabore izrazov.

Če vaša organizacija želi uporabiti nabore upravljanih izrazov za uveljavitev uradno taksonomije, nato pa je pomembno, da vključuje ključne zainteresirane skupine načrtovanja in razvoj. Ko ključne zainteresirane skupine v organizaciji strinjajo na podlagi naborov izrazov potrebna, lahko uporabite orodje za upravljanje shrambe izrazov za uvoz ali ustvarite svoje nabore izrazov. Prav tako lahko uporabite orodje za upravljanje naborov izrazov, ko uporabniki začnejo uporabljati metapodatke. Če vaš spletni program nastavljen pravilno in imate ustrezna dovoljenja, lahko pojdite na orodje za upravljanje shrambe izrazov tako, da upoštevate ta navodila.

  1. Kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 , in nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Skrbništvo mestakliknite izraz shranjevanje upravljanje .

    Pogovorno okno orodje za upravljanje shrambe izrazov.

Orodje za upravljanje shrambe izrazov ponuja drevesni kontrolnik, s katerim lahko izvedete večino opravil. Vloga uporabnika za to orodje določa opravila, ki jih lahko izvedete. Če želite delati z orodjem za upravljanje shrambe izrazov, morate biti skrbnik gruče ali skrbnik shrambe izrazov. Lahko ste tudi določeni upravitelj skupine ali sodelavec za nabore izrazov.

Če želite več informacij, si oglejte Ustvarjanje in upravljanje skupin ter naborov izrazov.

Če želite izvesti dejanje na elementu v hierarhiji, sledite tem korakom.

  1. Pokažite na ime storitev za upravljane metapodatke programa, skupine, nabora izrazov ali izraza, ki ga želite spremeniti, in nato kliknite prikazano puščico.

  2. V meniju izberite želena dejanja.

Če ste na primer skrbnik shrambe izrazov ali upravitelj skupine, lahko ustvarite, uvozite ali izbrišete nabore izrazov znotraj skupine. Sodelavci pri naborih izrazov lahko ustvarijo nove nabore izrazov.

Orodje za upravljanje shrambe izrazov ima menije, ki ustrezajo ravnem, na vsaki ravni hierarhije

Na vsaki ravni hierarhije lahko konfigurirate lastnosti določene skupine, nabora izrazov ali izraz v podoknu lastnosti v orodje za upravljanje shrambe izrazov. Na primer, če konfigurirate nabora izrazov, lahko določite informacije, kot so ime, opis, lastnika, stika in zainteresirane skupine v podoknu, ki so na voljo na zavihku splošno . Prav tako lahko določite, ali želite, da je odprt ali zaprt na novo vloge uporabnikov, nabor izrazov. Ali lahko izberite zavihek Namen uporabe in določite, ali naj bo nabor izrazov na voljo za označevanje ali spletno mesto za krmarjenje.

Lastnosti shrambe izrazov omogočajo konfiguracijo nastavitev, kot je označevanje

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×