Tabele so osnovni predmeti v zbirki podatkov, saj vsebujejo vse informacije ali podatke. Zbirka podatkov za podjetje lahko na primer vsebuje tabelo »Stiki«, kjer so shranjena imena dobaviteljev, e-poštni naslovi in telefonske številke. Ker so drugi predmeti zbirke podatkov zelo odvisni od tabel, vedno začnite oblikovati zbirko podatkov tako, da najprej ustvarite vse tabele v njej in nato vse druge predmete. Preden ustvarite tabele v Accessu, upoštevajte zahteve in določite vse tabele, ki jih boste morda potrebovali. Več o načrtovanju in oblikovanju zbirke podatkov si lahko preberete v članku Osnove načrtovanja zbirke podatkov.
V tem članku
Pregled
Relacijska zbirka podatkov, kot je Access, običajno vsebuje več tabel v relaciji. V dobro načrtovani zbirki podatkov so v vsaki tabeli shranjeni podatki o določenem predmetu, na primer zaposlenih ali izdelkih. Tabela vsebuje zapise (vrstice) in polja (stolpce). Polja imajo različne podatkovne tipe, na primer besedilo, številke, datume in hiperpovezave.
-
Zapis: vsebuje določene podatke, na primer podatke o določenem zaposlenem ali izdelku.
-
Polje: vsebuje podatke o enem vidiku predmeta v tabeli, na primer ime ali e-poštni naslov .
-
Vrednost polja: vsak zapis ima vrednost polja. Na primer Contoso, Ltd. ali nekdo@example.com.
Lastnosti tabele in polja
Tabele in polja imajo tudi lastnosti, ki jih lahko nastavite tako, da nadzorujejo značilnosti ali vedenje.
1. Lastnosti tabele
2. Lastnosti polja
V Accessovi zbirki podatkov lastnosti tabele imenujemo atributi tabele, ki vplivajo na videz ali vedenje tabele kot celote. Lastnosti tabele so nastavljene na listu z lastnostmi tabele v pogledu načrta. Na primer z lastnostjo Privzeti pogled lahko nastavite, kako naj bo tabela privzeto prikazana.
Lastnost polja se nanaša na določeno polje v tabeli in določa eno od značilnosti polja ali vidik vedenja polja. Nekatere lastnosti polja lahko nastavite v Pogled podatkovnega lista. Vse lastnosti polja pa lahko nastavite v pogledu načrta v podoknu </c0>Lastnosti polja</c0>.
Podatkovni tipi
Vsako polje ima podatkovni tip. Podatkovni tip polja označuje vrsto podatkov, ki so shranjeni v tem polju, na primer velike količine besedila ali priložene datoteke.
Podatkovni tip je lastnost polja, vendar se od drugih lastnosti polja razlikuje v tem:
-
Podatkovni tip polja nastavite v mreži načrta tabele in ne v podoknu Lastnosti polja.
-
Podatkovni tip polja določa, katere druge lastnosti ima polje.
-
Ko ustvarite polje, morate nastaviti njegov podatkovni tip.
Novo polje v Accessu lahko ustvarite tako, da vnesete podatke v nov stolpec v pogledu podatkovnega lista. Ko ustvarite polje, tako da vnesete podatke v pogledu podatkovnega lista, Access samodejno dodeli vrsto podatkov za polje na podlagi vrednosti, ki ste jih vnesli. Če vaš vnos ne obsega nobene druge vrste podatkov, Access nastavi vrsto podatkov na besedilo. Po potrebi lahko spremenite vrsto podatkov na traku.
Primeri samodejnega zaznavanja podatkovnega tipa
V spodnji tabeli je prikazano, kako deluje samodejno zaznavanje podatkovnega tipa v pogledu podatkovnega lista.
|
Relacije tabele
Čeprav so v vsaki tabeli shranjeni podatki o drugi zadevi, so v tabelah v Accessovi zbirki podatkov ponavadi shranjeni podatki o zadevah, ki so med seboj povezane. V zbirki podatkov so lahko:
-
Tabela strank, v kateri so navedene stranke vašega podjetja in njihovi naslovi.
-
Tabela prodajnih izdelkov s cenami in slikami vseh elementov.
-
Tabela naročil za sledenje naročil strank.
Podatke o različnih zadevah shranjujete v ločene tabele, zato potrebujete način, da sorodne podatke iz različnih tabel zlahka združite. Če želite povezati podatke iz različnih tabel, ustvarite relacije. Relacija je logična povezava med dvema tabelama, ki določa skupna polja teh tabel. Če želite več informacij, glejte Vodnik po relacijah tabele.
Ključi
Polja, ki sodijo v relacije tabel, se imenujejo ključi. Ključ običajno sestavlja eno polje, lahko pa ga sestavlja tudi več polj. Obstajata dve vrsti ključev:
-
Primarni ključ Tabela ima lahko le en primarni ključ. Primarni ključ je sestavljen iz enega ali več polj, ki enolično identificirajo vsak zapis, ki ga shranite v tabeli. Pogosto ima vlogo primarnega ključa enolična identifikacijska številka, na primer osebna številka, serijska številka ali koda. Lahko imate na primer tabelo strank, v kateri ima vsaka stranka svojo enolično številko ID stranke. Polje z ID-jem stranke je primarni ključ tabele strank. Če primarni ključ vsebuje več kot eno polje, je ponavadi sestavljen iz že obstoječih polj, ki skupaj sestavljajo enolične vrednosti. V tabeli o osebah lahko za primarni ključ uporabite na primer kombinacijo priimka, imena in rojstnega datuma. Če želite več informacij, glejte Dodajanje ali spreminjanje primarnega ključa tabele.
-
Tuji ključ Tabela ima lahko enega ali več tujih ključev. Tuji ključ vsebuje vrednosti, ki ustrezajo vrednostim v primarnem ključu druge tabele. Na primer, imate tabelo »Naročila«, v kateri ima vsako naročilo številko »ID stranke«, ki ustreza zapisu v tabeli »Stranke«. Polje »ID stranke« je tuji ključ tabele »Naročila«.
Ujemanje vrednosti med polji s ključi tvori podlago relacij med tabelami. Relacijo med tabelami uporabite za združevanje podatkov iz povezanih tabel. Recimo, da imate tabelo »Stranke« in tabelo »Naročila«. V tabeli »Stranke« je vsak zapis določen s poljem s primarnim ključem, ID.
Če želite vsako naročilo povezati s stranko, v tabelo »Naročila« dodajte polje za tuji ključ, ki ustreza polju ID v tabeli »Stranke«, nato pa ustvarite razmerje med obema ključema. Če v tabelo »Naročila« dodate zapis, uporabite vrednost za ID stranke, ki izhaja iz tabele »Stranke«. Kadar koli želite prikaz kakršnih koli informacij o stranki za naročilo, s pomočjo relacije določite, kateri podatki v tabeli »Stranke« ustrezajo katerim zapisom v tabeli »Naročila«.
1. Primarni ključ je določen z ikono ključa zraven imena polja.
2. Tuji ključ – bodite pozorni na odsotnost ikone ključa.
Polja ne dodajte, če pričakujete, da boste za vsako enolično entiteto v tabeli morda morali uporabiti več kot eno vrednost polja. Če želite na primer začeti slediti naročilom, ki so jih predložile stranke, ne dodajte polja v tabelo, ker bo verjetno vsaka stranka predložila več naročil. Namesto tega ustvarite novo tabelo, v katero shranite naročila, in nato ustvarite relacijo med tema dvema tabelama.
Prednosti uporabe relacij
Ločevanje podatkov v povezanih tabelah ima te prednosti:
-
Doslednost Ker je vsak podatek zapisan le enkrat, v eni tabeli, so možnosti nejasnosti ali nedoslednosti manjše. Ime stranke na primer shranite samo enkrat, v tabelo o strankah, namesto da bi ga še enkrat shranjevali (morda nedosledno) v tabelo s podatki o naročilu.
-
Učinkovitost Zapisovanje podatkov na le enem mestu pomeni, da porabite manj prostora na disku. Poleg tega manjše tabele omogočajo hitrejši dostop do podatkov kot večje tabele. In končno, če ne uporabljate ločenih tabel za ločene predmete, v tabele uvedete nične vrednosti (odsotnost podatkov) in odvečne podatke, oboje pa lahko pomeni izgubo prostora in ogrozi učinkovitost delovanja.
-
Razumljivost Načrt zbirke podatkov je laže razumljiv, če so predmeti pravilno ločeni v tabele.
Ko načrtujete tabele, imejte v mislih relacije med njimi. S čarovnikom za iskanje lahko ustvarite polje s tujim ključem, če tabela z ustreznim primarnim ključem že obstaja. Čarovnik za iskanje ustvari relacijo namesto vas. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje ali brisanje polja za iskanje.
