Uvod v sodelovanje s strežnikom SharePoint Server 2007

Večina ljudi je večji del delovnega dneva vključena v opravila sodelovanja. Izmenjujejo si informacije, sodelujejo v skupinah in vodijo projekte. Učinkovito sodelovanje je izziv, če nimate orodij za preprosto komuniciranje, skupno rabo informacij in usklajevanje podrobnosti o projektih in rokih med člani v veliki skupini.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 omogoča, da delo opravite učinkoviteje, saj podjetejm ponuja platformo za skupno rabo informacij in sodelovanje v skupinah. SharePointovo mesto ponuja posebne vrste orodij in delovnih prostorov, ki omogočajo komunikacijo s člani skupine, sledenje projektom, usklajevanje rokov in sodelovanje pri ustvarjanju in urejanju dokumentov.

Povečanje storilnosti skupine

V strežniku Office SharePoint Server 2007 so na voljo številne vrste predlog mest, s katerimi ustvarite mesto.

Opomba : V tem članku je uporabljen primer SharePointovega mesta, ki ga je ustvarilo podjetje Avanturist, izmišljeno podjetje, ki izdeluje kolesa in kolesarske dele ter pripomočke.

Trženjski oddelek podjetja Avanturisti uporablja na primer mesto, ustvarjeno iz predloge spletnega mesta skupine, za upravljanje vrste skupinskih projektov in z dokumenti povezanih opravil. Člani trženjskega oddelka vsak dan uporabljajo spletno mesto svoje skupine za ustvarjanje in upravljanje dokumentov, sledenje težavam in opravilom ter skupno rabo povezav in stikov. Ker vse te dejavnosti opravljajo na enem mestu, člani trženjskega oddelka prihranijo čas in močno povečajo svojo storilnost.

Predloga mesta za spletno mesto skupine vključuje te elemente:

  • Knjižnica dokumentov v skupni rabi

  • Seznam objav

  • Koledar

  • Seznam skupinskih razprav

  • Seznam opravil

  • Seznam povezav

Če želite skupini omogočiti hiter začetek dela, preprosto ustvarite predlogo mesta za spletno mesto skupine. Ta večnamenska predloga izpolni številne različne potreb. Uporabite jo za shranjevanje dolgoročnih rednih informacij za posamezen oddelek ali za shranjevanje kratkoročnih informacij za poseben projekt, v katerem sodeluje več oddelkov. Če ustvarite spletno mesto skupine, ki ga bo skupina uporabljala kot delovni prostor za sodelovanje, boste povečali učinkovitost in storilnost skupine ter jih hkrati omogočili doseganje boljših poslovnih rezultatov. Mesto lahko tudi prilagodite potrebam skupine ali projekta z dodajanjem seznamov, knjižnic ali drugih funkcij.

Učinkovitejše vodenje projektov

Na mestu strežnika Office SharePoint Server 2007 je na voljo več funkcij, ki omogočajo upravljanje projektov in usklajevanje opravil ter rokov med osebami. Na mesto trženjske skupine podjetja Avanturisti je vključen koledar, s katerim člani sledijo pomembnim srečanjam, dogodkom v panogi in sejmom. Člani trženjske skupine povežejo koledar s svojimi osebnimi koledarji v programu Microsoft Office Outlook 2007, tako da si te informacije lahko ogledajo skupaj z informacijami v osebnem koledarju. Trženjski oddelek uporablja tudi seznam »Projektna opravila« za vizualizacijo in spremljanje ključnih faz trženjskih projektov.

S spletnim mestom skupine lahko projekte učinkoviteje upravljate na več načinov:

  • Z vgrajenimi funkcijami, kot je predloga seznama »Projektna opravila«, ponazarjajte odnose med opravili in stanje projekta z avtomatiziranimi Ganttovimi grafikoni.

  • Usklajujte delo skupine s koledarji v skupni rabi, opozorili in obvestili. Koledar na SharePointovem mestu lahko povežete s koledarjem v programu Office Outlook 2007, kjer si ga ogledate in ga posodabljate tako kot osebni koledar.

  • Ustvarite mesta delovnega prostora srečanja za zbiranje gradiva in dokumentov v zvezi s srečanjem.

Ustvarjanje, pregledovanje in skupna raba dokumentov

Mesto strežnika Office SharePoint Server 2007 omogoča skupinam tudi sodelovanje pri ustvarjanju in urejanju dokumentov. Trženjski oddelek podjetja Avanturisti na primer uporablja za upravljanje vsebine, ki jo ustvari skupina, dve vrsti knjižnic:

  • Člani skupine shranjujejo splošne dokumente v zvezi s trženjem in proračunom v knjižnico dokumentov v skupni rabi, kjer jih drugi člani skupine preprosto berejo ali preverjajo in urejajo.

  • Skupina uporablja knjižnice diapozitivov za shranjevanje in vnovično uporabo diapozitivov za različne predstavitve.

Za posebne projekte, v katere je vključenih le nekaj oseb, člani skupine včasih ustvarijo podmesta delovnega prostora za dokumente. Z mesti delovnega prostora za dokumente preprosteje usklajujete delo z enim dokumentom ali skupino dokumentov.

Delo z dokumenti in drugimi datotekami na spletnem mestu skupine shranjujete na različne načine:

  • S knjižnicami dokumentov shranjujete in upravljate pomembne dokumente. S funkcijami, kot je shranjevanje različic, lahko sledite revizijam dokumenta. Če želite več osebam preprečiti istočasno spreminjanje dokeumentov, lahko zahtevate, da je dokumente v knjižnici treba rezervirati.

  • Če želite usklajevati razvoj določenih dokumentov, ustvarite mesta delovnega prostora za dokumente.

  • Če želite dati v skupno rabo in znova uporabljati diapozitive programa Microsoft Office PowerPoint 2007, uporabite knjižnice diapozitivov na osrednjem mestu.

  • Če želite drugim omogočiti ogled in urejanje dokumentov, ko nimajo vzpostavljene povezave z omrežjem, uporabite knjižnice dokumentov brez povezave v programu Office Outlook 2007.

  • Če želite upravljati opravila sodelovanja, kot so pregled ali odobritev dokumentov, uporabite poteke dela. Če želite več informacij o poteku dela, glejte razdelek Sistem za upravljanje vsebin v podjetju v tem izobraževalnem tečaju.

Zajemanje in skupna raba znanja skupnosti

Mesto strežnika Office SharePoint Server 2007 ponuja organizacijam osrednje mesto za zajemanje najboljših praks, skupno rabo informacij in spodbujanje standardiziranih poslovnih procesov. Trženjski oddelek podjetja Avanturisti uporablja mesto wiki in mesto spletnega dnevnika, da zajema in skupini posreduje informacije, ki jo zanimajo. Trženjska skupina uporablja wiki za zbiranje splošnih informacij o podjetju in skupinskih procesih, ki bodo koristne novim članom skupine. Kateri koli član skupine lahko mestu wiki dodaja informacije ali posodablja objave wiki.

Več članov skupine redno objavlja s panogo ali trženjem povezane informacije na mestu spletnega dnevnika, kjer drugi člani skupine berejo objave in jih komentirajo. Trženjski spletni dnevnik ponuja članom skupine forum za izmenjavo novih zamisli, mnenj ali navdiha.

V nadaljevanju je navedenih nekaj načinov uporabe spletnega mesta skupine za zajem in skupno rabo znanja skupine ali pomembnih informacij:

  • Sledite posodobitvam in informacijam z opozorili ali viri RSS.

  • Uporabljajte spletne dnevnike za izmenjavo ali razširjanje informacij.

  • Zajemajte znanje skupnosti ali dokumentirajte notranje procese z wikijem.

  • Z anketami ali razpravami zbirajte informacije ali spodbujajte razprave.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×