Uvod v pretvarjanje oblik papirja v InfoPathove obrazce

V tem članku so pojasnjene prednosti uporabe elektronskih obrazcev namesto papirnatih obrazcev za zbiranje podatkov. Vsebuje tudi nekaj najboljših praks za pretvorbo papirnatih obrazcev v Microsoft Office InfoPathove predloge obrazca.

Opomba : Če je bil papirnat obrazec ustvarjen v Microsoft Office Wordu ali Microsoft Office Excelu, lahko uporabite čarovnika za uvoz v InfoPath in tako hitro pretvorite dokument ali delovni zvezek v InfoPathovo predlogo obrazca. Če je bil obrazec ustvarjen v drugem programu ali če ne morete dostopati do izvirne datoteke za obrazec, boste morali v InfoPathu ustvariti papirnato obliko povsem od začetka.

V tem članku

Prednosti uporabe elektronskih obrazcev

Najboljše prakse za pretvorbo papirnatih obrazcev

Prednosti uporabe elektronskih obrazcev

Uporaba elektronskih obrazcev ima veliko prednosti pred uporabo papirnatih obrazcev. Te prednosti so:

Točni in skladni podatki    Pri papirnatih obrazcih ljudje pogosto zapišejo informacije na napačno mesto ali pa si napačno razlagajo navodila za izpolnjevanje obrazca. Napake se lahko pojavijo tudi, ko zaposleni ročno znova vnese podatke obrazca v zbirko podatkov ali drug program. Iskanje in odpravljanje tovrstnih napak pri vnosu podatkov je lahko drago in zamudno. InfoPath vključuje številne samodejne načine, ki uporabnikom pomagajo preprečiti napake pri vnosu podatkov. Uporabite lahko na primer formule, ki samodejno izračunajo matematične vrednosti za uporabnike. Uporabite lahko tudi pogojno oblikovanje in tako pritegnete pozornost uporabnikov ali omogočite črkovalnik, da lahko uporabniki preverijo napake v črkovanju, preden pošljejo obrazce. Prav tako je mogoče z uporabo obstoječih podatkov iz zbirke podatkov ali drugega sistema podatkovne shrambe nekatera polja izpolniti samodejno namesto uporabnikov. Načrtujete lahko na primer obrazec za prodajo, ki samodejno zapolni polja z informacijami o zaposlenem, potem ko uporabniki vnesejo svojo identifikacijsko številko v polje z ID-jem zaposlenega.

Preproste posodobitve    Če želite posodobiti obstoječo predlogo obrazca, jo lahko spremenite, znova objavite in distribuirate uporabnikom. Posodobitev se izvede samodejno, ko uporabniki naslednjič odprejo obrazec, ki temelji na vaši predlogi obrazca. Če delajo uporabniki brez povezave, ko objavite posodobljeno predlogo obrazca, se posodobitev pojavi naslednjič, ko vzpostavijo povezavo z omrežjem. Uporabniki običajno ne bodo opazili, da je prišlo do posodobitve, čeprav lahko načrtujete predlogo obrazca tako, da o tem opozori uporabnike.

Možnosti poteka dela    Če izkoristite funkcije poteka dela v InfoPathu, lahko povečate splošno učinkovitost običajnih poslovnih procesov, v katerih so podatki usmerjeni od ene osebe k drugi. Poteki dela lahko zmanjšajo stroške in čas, ki je potreben za usklajevanja poslovnih procesov, na primer odobritve projekta ali pregleda dokumenta, z upravljanjem in sledenjem človeškim opravilom, povezanih s temi procesi. Predstavljajte si postopek poročanja o stroških v papirnati obliki, v kateri zaposleni izpolni natisnjen obrazec poročila o stroških, priloži papirnati seznam prejemnikov v obrazec in ga nato pošlje prek pisarniške pošte svojemu nadrejenemu. Ko potrdi poročilo, vodja potrdi polje ob imenu na seznamu prejemnikov in nato pošlje poročilo v računovodstvo prek pisarniške pošte. Če vodja računovodstva odobri poročilo, so izdani čeki za povračilo. Med pošiljanjem prvotnega poročila in časom, ko je zaposleni prejel ček za povračilo, lahko mine več tednov. Če uporabljate InfoPath skupaj z Microsoft Office SharePoint Server 2007, lahko avtomatizirate to vrsto poteka dela in prihranite veliko časa in stroškov.

Integracija z drugimi sistemi    Podatke obrazca iz InfoPatha lahko integrirate z drugimi izdelki ali tehnologijami. Podatke obrazca lahko na primer shranite v zbirki podatkov strežnika Microsoft SQL Server ali pa se odločite, da bo vaš načrt predloge obrazca temeljil na spletni storitvi, da boste lahko pošiljali podatke v zbirko podatkov, ki ni neposredno podprta v InfoPathu. InfoPath deluje s številnimi drugimi programi in strežniki v sistemu Microsoft Office, vključno z Microsoft Office Outlookom, Microsoft Office Excelom in Microsoft Office Accessom. Med drugim lahko načrtujete in izpolnjujete InfoPathove obrazce v Outlookovih e-poštnih sporočilih, izvažate InfoPathove podatke v Excelove delovne zvezke, pošiljate InfoPathove podatke v Accessovo zbirko podatkov ali izvajate poizvedbo za podatke s SharePointovega seznama. Poleg tega lahko razvijalci vdelajo InfoPathove kontrolnike v poslovne programe po meri, ki se uporabljajo v vašem podjetju.

Dodana varnost    Papirnati obrazci niso nujno tudi varni. Lahko so poslani na napačen naslov ali se izgubijo, kar lahko vodi v razkrivanje občutljivih informacij. Varnostni model za InfoPath je povezan z varnostnim območjem in nastavitvami ravni v Windows Internet Explorerju. Te varnostne funkcije pomagajo zaščititi uporabnikove obrazce in računalnike pred nevarnimi operacijami, npr. dostopom ali pošiljanjem podatkov v vir, ki ni vreden zaupanja. InfoPath ponuja dodatne varnostne ukrepe, vključno z zaščito načrta predloge obrazca, uporabo digitalnih podpisov, upravljanjem določenih operacij obrazca, kot sta spajanje in pošiljanje, in zaupanja vrednimi obrazci, ki se namestijo v računalnike uporabnikov.

Na vrh strani

Najboljše prakse za pretvorbo papirnatih obrazcev

Na tem seznamu so opisani nekateri pomisleki, ki jih morate upoštevati, ko pretvarjate papirnate obrazce v InfoPathove predloge obrazcev.

  • Uporaba tabel postavitev za organiziranje odsekov obrazca    Kot pri papirnatem obrazcu morate organizirati tudi elektronski obrazec tako, da se bodo lahko osebe, ki ga izpolnjujejo, premikale po obrazcu v logičnem zaporedju. V InfoPathu lahko s tabelami postavitev organizirate kontrolnike, da ločite en odsek od drugega in ohranite logotipe in druge grafike. Poleg tega pa z uporabo tabel postavitev pridobite dodatno prednost, saj lahko preprosto poravnate polja z besedilom, potrditvena polja in druge elemente tako, da je predloga obrazca videti profesionalna in elegantna. V prikazanem primeru je tabela postavitve uporabljena za organizacijo polj z besedilom v odsek na predlogi obrazca.

    Tabela postavitve znotraj odseka v predlogi obrazca

    1. Tabela postavitve ima dve vrstici.

    2. V drugi vrstici so trije stolpci. Srednji stolpec se uporablja samo za razmik.

  • Uporaba rešitev za izbirne informacije    Papirnati obrazci pogosto vsebujejo odseke, ki so rezervirani za določene kategorije uporabnikov. V bolnišnici na primer je lahko na obrazcu z informacijami o pacientu odsek »Samo za skrbniško uporabo«, ki naj bi ga izpolnile le sestre ali drugo zdravstveno osebje in ne bolnik. V InfoPathu obstaja več načinov za prilagajanje te vrste izbirnih informacij. Eden najboljših načinov je uporaba izbirnega odseka, pri čemer gre za kontrolnik, ki vsebuje druge kontrolnike, vendar se ne prikaže v obrazcu, razen če se uporabnik odloči, da ga doda. V predlogo obrazca za poročilo o stanju lahko na primer vključite izbirni odsek Opombe. Uporabniki, ki želijo dodati dodatne opombe, lahko vstavijo in izpolnijo ta izbirni odsek. Vsi ostali lahko pustijo ta odsek skrit.

    Izbirni odsek za zbiranje zapiskov

    Uporabite lahko tudi pogojno oblikovanje, če želite skriti nekatera polja, dokler ni izpolnjen določen pogoj v obrazcu – na primer v predlogi obrazca za program lahko skrijete določen nabor polj, dokler uporabnik ne potrdi potrditvenega polja 18 ali več.

  • Uporaba ponavljajočih se tabel namesto običajnih tabel    Ponavljajoče se tabele lahko uporabite, če želite prihraniti prostor in ponuditi uporabnikom dodatno stopnjo prilagodljivosti med izpolnjevanjem obrazca. Ko uporabite ponavljajoče se tabele, predloga obrazca ne prikaže številnih praznih vrstic, ko jo uporabnik prvič odpre. Namesto tega uporabniki običajno vidijo le eno vrstico in jih dodajo več, ko in če jih potrebujejo.

    Ponavljajoča se tabela za zbiranje vrstičnih elementov v poročilu o stroških

  • Določanje podatkovne potrebe    Preden pretvorite papirnat obrazec, se morate odločiti, kaj se mora na koncu zgoditi s podatki, ki jih bodo uporabniki vnesli v elektronski obrazec. Če začnete najprej razmišljati o podatkovnih potrebah, preden pretvorite papirnat obrazec, lahko določite, ali imate infrastrukturo, ki je potrebna za ustvarjanje predloge obrazca. Če morajo na primer uporabniki večkrat hitro pošiljati podatke obrazca in vam podatkov ni treba znova uporabiti, bi bilo morda najbolje, da objavite predlogo obrazca kot e-poštno sporočilo. Uporabniške obrazce lahko nato shranite v InfoPathova mapa za obrazce v mapo »Prejeto«. Če morajo drugi ljudje dostopati do podatkov obrazca in jih omogočiti za skupno rabo, bi bilo morda najbolje, da shranite zbirke povezanih InfoPathovih obrazcev v knjižnicah v strežniku, v katerem se izvajajo storitve Microsoft Windows SharePoint Services. Če potrebujejo uporabniki dostop do podatkov obrazca v drugih poslovnih programih ali sistemih, kot je program za poročanje o stroških ali računovodski program, je morda najbolje, da shranite podatke v zbirko podatkov podjetja. To pogosto naredite tako, da vzpostavite povezavo med predlogo obrazca in spletno storitvijo, ki deluje kot vmesnik med predlogo obrazca in zbirko podatkov ali poslovnim sistemom.

  • Določanje števila pogledov, ki jih potrebujete    V InfoPathu lahko ustvarite različne poglede za isto predlogo obrazca. Pogled je drug način za prikaz podatkov v predlogi obrazca. Če na primer načrtujete predlogo obrazca za vlogo za dovoljenje, lahko uporabite en pogled, ki ga izpolni električni pogodbenik, drug pogled za posrednika pri prejemanju in tretji pogled za preiskovalca, ki odobri ali zavrne program. Z uporabo pogledov vam ni treba načrtovati in vzdrževati več obrazcev za isti poslovni proces.

  • Določanje vrste kontrolnikov, ki jih potrebujete    Če ste ustvarili papirnat obrazec v programu, kot je Word, ki pravzaprav ni namenjen načrtovanju obrazcev, ste najverjetneje uporabili polja z besedilom, potrditvena polja, gumbe in morda še nekatere druge kontrolnike. InfoPath ponuja več kot 30 različnih kontrolnikov, ki jih lahko dodate v predlogo obrazca. Poleg standardnih kontrolnikov, kot so polja z besedilom in polja s seznamom, InfoPath vključuje številne nove kontrolnike, kot so ponavljajoče se tabele, izbirne skupine in izbirni odseki. Te vrste kontrolnikov omogočajo načrtovanje prilagodljive predloge obrazca, ki se prilagaja vašim uporabnikom. V predlogi obrazca za poročilo o stroških lahko na primer uporabite ponavljajočo se tabelo in tako omogočite uporabnikom, da vnesejo le toliko elementov za stroške, kot jih potrebujete.

  • Razmislite o uporabi delov predloge za pogoste nabore kontrolnikov    Če imate veliko število papirnatih obrazcev, ki jih želite pretvoriti, si lahko ogledate pogoste odseke in nabore polj, ki jih je mogoče pretvoriti v dele InfoPathove predloge. Del predloge je del predloge obrazca, ki ga lahko shranite za vnovično uporabo v več predlogah obrazcev. Običajen del predloge je sestavljen iz kontrolnikov in vir podatkov, lahko pa vključuje tudi funkcije, kot so podatkovne povezave, preverjanje veljavnosti podatkov in pravila. Z ustvarjanjem in uporabo delov predloge boste lažje zagotovili, da imajo predloge obrazcev v vaši organizaciji skupen ton, strukturo in način delovanja. Kadrovski oddelek lahko na primer uporabi en del predloge za informacije o stikih v vseh svojih predlogah obrazcev.

    del predloge, prikazan v več obrazcih

  • Omogočanje digitalnih podpisov    V InfoPathu lahko konfigurirate predlogo obrazca tako, da lahko uporabniki podpišejo določene dele obrazca ali celoten obrazec. S podpisovanjem obrazca se lažje preveri pristnost uporabnika kot osebe, ki je izpolnila obrazec, hkrati pa se zagotovi, da vsebina obrazca ni bila spremenjena.

  • Uporaba funkcij, ki pomagajo uporabniku izpolniti obrazce    V InfoPathu lahko kontrolnikom dodelite privzete vrednosti, če želite uporabnikom pomagati hitreje izpolniti vaše obrazce. V poročilu o stroških lahko na primer dodelite današnji datum kot privzeto vrednost za kontrolnik izbirnika datumov. poljema »Delna vsota« in »Vsota« lahko dodelite formule, ki samodejno izračunajo stroške, ko uporabnik vnese elemente stroškov. Prav tako lahko omogočite preverjanje črkovanja, da lahko uporabniki v besedilu, ki so ga vnesli, preverijo morebitne napake v črkovanju, kot bi to storili v katerem koli drugem Microsoft Officeovem dokumentu. Če pa želite ponuditi ukaze, ki so značilni za obrazec, ali vsebino pomoči, lahko ustvarite podokno opravil po meri, ki se prikaže ob obrazcu.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×