Uvod v pravilnike za upravljanje informacij

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor pravil za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam nadzor in sledenje stvarem, na primer, kako dolgo se vsebina ohrani ali kaj lahko uporabniki naredijo s to vsebino. Pravilniki za upravljanje informacij lahko pomagajo organizacijam pri usklajevanju s pravnimi ali vladnimi predpisi, lahko pa le uveljavljajo notranje poslovne procese.

Organizacija, ki mora na primer slediti vladnim predpisom, ki zahtevajo, da prikaže »ustrezne nadzore« nad njihovimi finančnimi poročili, lahko ustvari enega ali več pravilnikov za upravljanje informacij, ki nadzirajo določena dejanja v procesu ustvarjanja in odobritve za vse dokumente, ki so povezani s financami.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje in uporaba pravilnikov za upravljanje informacij.

Funkcije pravilnikov za upravljanje informacij

Obstajajo štiri osnovne kategorije vnaprej opredeljenih pravilnikov, ki jih lahko organizacije uporabijo posamezno ali v kombinaciji za upravljanje vsebine in procesov.

Vrste pravilnikov o vsebini

Funkcija pravilnika za nadzor pomaga organizacijam analizirati način uporabe sistemov za upravljanje vsebine tako, da zabeleži dogodke in postopke, ki se izvajajo na dokumentih in elementih seznama, v dnevnik. Funkcijo pravilnika za nadzor lahko konfigurirate tako, da beleži posamezne dogodke – na primer, kdaj je bil dokument ali element urejen, prikazan, prijavljen, odjavljen, izbrisan ali kdaj so bila njegova dovoljenja spremenjena. Vsi podatki o nadzoru so shranjeni v enem dnevniku nadzora v strežniku, skrbniki sistema pa lahko na njegovi podlagi zaženejo poročila.

Funkcija pravilnika za datum poteka pomaga organizacijam izbrisati ali odstraniti zastarelo vsebino z njihovih mest na dosleden in sledljiv način. To vam pomaga upravljati stroške in tveganja, povezana z zadrževanjem zastarele vsebine. Pravilnik za datum poteka lahko konfigurirate tako, da določa, da določena vrsta vsebine poteče na določen datum ali v časovnem obdobju po ustvarjanju dokumenta ali zadnji spremembi dokumenta.

Organizacije lahko tudi ustvarijo in uvedejo funkcije pravilnika po meri, ki ustrezajo določenim potrebam. Proizvodna organizacija bo na primer želela določiti pravilnik za upravljanje informacij za vse dokumente s specifikacijami načrta izdelka osnutka, ki preprečuje uporabnikom tiskanje kopij teh dokumentov v tiskalnikih, ki niso varni. Za opredelitev tovrstnega pravilnika za upravljanje informacij lahko ustvarite in uvedete funkcijo pravilnika »Omejitev tiskanja«, ki jo je mogoče dodati veljavnemu pravilniku za upravljanje informacij za vrsto vsebine specifikacije načrta izdelka.

Mesta za uporabo pravilnika za upravljanje informacij

Če želite uveljaviti pravilnik za upravljanje informacij, ga morate dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine na mestu. Mesta, kjer lahko ustvarite ali kamor lahko dodate pravilnik za upravljanje informacij, vplivajo na to, kako široko bo pravilnik uveljavljen ali kako široko bo uporabljen. Lahko:

Ustvarite pravilnik za zbirko mest in nato dodate ta pravilnik v vrsto vsebine, na seznam ali v knjižnico Lahko ustvarite pravilnik za zbirko mest na seznamu pravilnikov za mesto na najvišji ravni v zbirki mest. Ko ste ustvarili pravilnik za zbirko mest, ga lahko izvozite, zato da ga lahko skrbniki mesta drugih zbirk mest uvozijo na svoj seznam pravilnikov. Z ustvarjanjem pravilnika za zbirko mest, ki ga je mogoče izvoziti, omogočite standardizacijo pravilnikov za zbirko mest na vseh mestih v svoji organizaciji.

Ko pravilnik za zbirko mesta dodate v vrsto vsebine mesta in je primerek te vrste vsebine mesta dodan na seznam ali v knjižnico, lastnik tega seznama ali knjižnice ne more spreminjati pravilnika za zbirko mest za seznam ali knjižnico. Dodajanje pravilnika za zbirko mesta v vrsto vsebine mesta je dober način za zagotavljanje, da se pravilniki za zbirko mest izvajajo na vseh ravneh hierarhije mesta.

Povezava do predloge pravilnika o vrsti vsebine na strani z nastavitvami mesta

Ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za vrsto vsebine mesta v galeriji »Vrsta vsebine mesta« na najvišji ravni mesta, nato pa dodajte to vrsto vsebine na nekatere sezname ali v knjižnice Pravilnik za upravljanje informacij lahko ustvarite tudi neposredno za vrsto vsebine mesta, nato pa primerek te vrste vsebine mesta povežete z več seznami ali knjižnicami. Če ste pravilnik za upravljanje informacij ustvarili s to metodo, ima vsak element v zbirki mesta te vrste vsebine ali vrste vsebine, ki podeduje od te vrste vsebine, pravilnik. Če ustvarite pravilnik za upravljanje informacij neposredno za vrsto vsebine mesta, je ta pravilnik za upravljanje informacij težje znova uporabiti v drugih zbirkah mest, ker pravilnikov, ki so bili ustvarjeni na ta način, ni mogoče izvoziti.

Povezava »Vrste vsebine mesta« na strani »Nastavitve mesta«

Povezava do pravilnika o upravljanju informacij na strani z nastavitvami vrste vsebine mesta

Opomba Skrbniki zbirke mest lahko nadzorujejo uporabo pravilnikov tako, da onemogočijo zmožnost nastavitve funkcij pravilnika neposredno v vrsti vsebine. Ko je ta omejitev uveljavljena, so uporabniki, ki ustvarjajo vrste vsebine, omejeni na izbiranje pravilnikov s seznama »Pravilniki za zbirke mest«.

Ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za seznam ali knjižnico Če mora organizacija uporabiti določen pravilnik za upravljanje informacij za zelo omejen nabor vsebine, lahko ustvarite pravilnik za upravljanje informacij, ki bo veljal le za posamezen seznam ali knjižnico. Ta način ustvarjanja pravilnika za upravljanje informacij je najmanj prilagodljiv, ker pravilnik velja le za eno mesto in ga ni mogoče izvoziti ali znova uporabiti za druga mesta. Vendar pa morate za določene situacije morda kdaj ustvariti edinstvene pravilnike za upravljanje informacij z omejeno uporabnostjo.

Povezava do pravilnikov o upravljanju pravic na strani z nastavitvami za knjižnico dokumentov

Opombe

Pravilnik za upravljanje informacij lahko za seznam ali knjižnico ustvarite le, če ta seznam ali knjižnica ne podpira več vrst vsebine. Če seznam ali knjižnica podpira več vrst vsebine, morate določiti pravilnik za upravljanje informacij za vsako posamezno vrsto vsebine seznama, ki je povezana s tem seznamom ali knjižnico. (Primerki vrste vsebine mesta, ki so povezani z določenim seznamom ali knjižnico, so poznani kot vrste vsebine seznama.)

Skrbniki zbirke mest lahko nadzorujejo vrsto uporabljenih pravilnikov tako, da onemogočijo zmožnost nastavitve funkcij pravilnika neposredno na seznamu ali v knjižnici. Ko je ta omejitev uveljavljena, so uporabniki, ki upravljajo sezname ali knjižnice, omejeni na izbiro pravilnikov s seznama »Pravilniki zbirke mest«.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×