Uvod v pravilnike za upravljanje informacij

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Organizacije lahko določajo in uporabljajo pravilnike za upravljanje informacij na mestih programa Microsoft Office SharePoint Server 2007 in tako vsilijo skladnost s poslovnimi procesi podjetja ali pravnimi ali vladnimi predpisi za upravljanje informacij. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo skrbnikom mest ali seznamov, da nadzorujejo način upravljanja vsebine.

V tem članku

Kaj je pravilnik za upravljanje informacij?

Kako lahko uporabite pravilnike za upravljanje informacij na mestu

Kaj je pravilnik za upravljanje informacij?

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor ukazov za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam, da nadzorujejo in sledijo stvarem, na primer kako dolgo je vsebina ohranjena ali kaj lahko uporabniki naredijo z vsebino. Pravilniki za upravljanje informacij lahko pomagajo organizacijam, da so v skladu s pravnimi in vladnimi predpisi, lahko pa preprosto vsili notranje poslovne procese. Organizacija, ki mora na primer upoštevati vladne predpise, ki zahtevajo prikaz »ustreznih kontrolnikov« finančnih izkazov, lahko ustvari več pravilnikov za upravljanje informacij, ki nadzorujejo določena dejanja v procesih ustvarjanja in odobritve za vse dokumente. ki so povezani s finančnimi vlaganji.

Funkcije pravilnikov v programu Office SharePoint Server 2007

Vsako posamezno pravilo pravilnika za upravljanje informacij je funkcija pravilnika. V programu Office SharePoint Server 2007 je veliko vnaprej določenih funkcij pravilnika, ki jih organizacije lahko uporabljajo posamezno ali v kombinaciji pri določanju pravilnikov za upravljanje informacij za njihova mesta. Funkcije pravilnika v programu Office SharePoint Server 2007 so:

  • Nadzor    Funkcija pravilnika »Nadzor« pomaga organizacijam analizirati način uporabe sistemov za upravljanje vsebine tako, da zapisuje v dnevnik dogodke in operacije, ki so izvedene v dokumentih in elementih seznama. Organizacije lahko funkcijo pravilnika »Nadzor« konfigurirajo tako, da zapisuje dogodke v dnevnik, na primer čas urejanja dokumenta ali elementa, ogleda, sprostitve, rezerviranja in brisanja ali spremembe dovoljenj. Vse nadzorne informacije so shranjene v enem dnevniku nadzora v strežniku in v njem lahko skrbniki mest izvajajo poročila. Organizacije lahko prav tako uporabijo model predmeta programa Office SharePoint Server 2007, če želijo pisati ali dodajati dogodke po meri v dnevnik nadzora.

  • Zapadlost    Funkcija pravilnika »Zapadlost« pomaga organizacijam pri brisanju ali odstranjevanju zastarele vsebine z mest na skladen način, ki mu je mogoče slediti. Ta funkcija pravilnika pomaga organizaciji upravljati stroške in tveganje, povezano z ohranjevanjem zastarele vsebine. Organizacije lahko pravilnik o zapadlosti konfigurirajo tako, da navedejo datum poteka določenih vrst vsebine ali potek po izračunanem času po neki aktivnosti dokumenta (na primer ustvarjanje ali urejanje).

  • Črtne kode    Funkcija pravilnika za črtne kode omogoča organizacijam, da lahko sledijo fizičnim kopijam dokumentov ali elementov seznama, ki so bili natisnjeni z mesta. Funkcija pravilnika za črtne kode ustvari enolično vrednost identifikatorja za dokument. Uporabniki lahko nato vstavijo sliko črtne kode te vrednosti v dokumente zbirke Microsoft Office, ki jih ustvarijo. Črtno kodo je mogoče uporabiti tudi v fizični kopiji dokumenta za iskanje izvirnika dokumenta v strežniku. Črtne kode so privzeto v skladu z običajnim standardom kode 39 (ANSI/AIM BC1-1995, koda 39). Organizacije lahko uporabijo model predmeta programa Office SharePoint Server 2007, če želijo namestiti druge ponudnike črtne kode.

  • Oznake    Funkcija pravilnika za oznake prav tako omogoča organizacijam, da sledijo fizičnim kopijam dokumentov ali elementov seznama, ki so bili natisnjeni z mesta. Funkcija pravilnika za oznake samodejno ustvari oznake z besedilom na osnovi lastnosti in oblikovanja dokumenta, ki ga navede skrbnik mesta ali upravitelj seznama. Ko uporabniki vstavijo oznake v dokumente zbirke Microsoft Office, so oznake samodejno posodobljene z informacijami iz lastnosti dokumenta.

Na vrh strani

Funkcije pravilnika po meri

Organizacije lahko prav tako ustvarijo in uvedejo funkcije pravilnika po meri in tako zadovoljijo določene potrebe. Proizvodnja želi na primer določiti pravilnik za upravljanje informacij za vse dokumente s specifikacijami načrta izdelka osnutka, ki preprečuje, da bi uporabniki tiskali kopije teh dokumentov v tiskalnikih, ki niso varni. Organizacija lahko za določitev te vrste pravilnika za upravljanje informacij ustvari in uvede funkcijo pravilnika »Omejitev tiskanja«, ki jo je mogoče dodati pomembnemu pravilniku za upravljane informacij za vrsto vsebine specifikacije načrta izdelka.

Na vrh strani

Integracija pravilnika za upravljanje informacij s programi Microsoft Office 2007

Obstaja več načinov za izpostavitev pravilnikov za upravljanje informacij programa Office SharePoint Server 2007 uporabnikom v odjemalskih programih Office 2007. Ko pravilnik za upravljanje informacij konfigurirate v strežniku za določeno vrsto vsebine, seznam ali knjižnico, lahko napišete izjavo pravilnika, ki je prikazana uporabnikom, ki delajo z vsebino, za katero velja pravilnik. Izjava pravilnika lahko uporabnike obvesti, da so pravilniki za upravljanje informacij uveljavljeni za dokument, ali pa lahko nudi podrobne informacije, na primer dejstvo, da dokument poteče po določenem časovnem obdobju. Ko uporabniki odprejo dokumente, za katere veljajo pravilniki za upravljanje informacij, v enem od odjemalskih programov Office 2007, je ta izjava pravilnika prikazana. Če ima pravilnik za upravljanje informacij funkcijo »Črtna koda« ali »Oznaka«, je lahko pravilnik konfiguriran tako, da morajo uporabniki vstaviti črtne kode ali oznake v dokumente zbirke Microsoft Office, ko jih poskušajo shraniti ali natisniti iz odjemalskega programa Office 2007.

Na vrh strani

Način uporabe pravilnikov za upravljanje informacij na mestu

Če želite pravilnik za upravljanje informacij uporabiti, ga morate dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine na mestu. Mesta, kjer ustvarite ali kamor dodate pravilnik za upravljanje informacij, vplivajo na to, kako široko bo pravilnik uveljavljen ali kako široko bo uporabljen. Lahko:

  • Ustvarite pravilnik za zbirko mest in ga dodate vrsti vsebine, na seznam ali v knjižnico     Pravilnik za zbirko mest je mogoče ustvariti na seznamu pravilnikov za zbirko mest za mesto najvišje ravni v zbirki mest. Ko ustvarite pravilnik za zbirko mest, ga lahko izvozite, tako da ga lahko skrbniki mest ali druge zbirke mest uvozijo na svoj seznam pravilnikov za zbirko mest. Ustvarjanje pravilnika za zbirko mest, ki ga je mogoče izvoziti, vam omogoča standardizacijo pravilnikov za upravljanje informacij prek mest v organizaciji.

    Ko pravilnik za zbirko mest dodate vrsti vsebine mesta in je primerek te vrste vsebine mesta dodan na seznam ali v knjižnico, lastnik seznama ali knjižnice ne more spremeniti pravilnika za zbirko mest za seznam ali knjižnico. Dodajanje pravilnika za zbirko mest vrsti vsebine mesta je dober način za zagotavljanje, da so pravilniki za zbirko mest uveljavljeni na vsaki ravni hierarhije mesta.

    Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje pravilnika za upravljanje informacij za zbirko mest.

  • Ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za vrsto vsebine mesta v galeriji vrste vsebine mesta na mestu najvišje ravni in nato to vrsto vsebine dodajte na enega ali več seznamov ali v eno ali več knjižnic     Pravilnik za upravljanje informacij lahko ustvarite tudi neposredno za vrsto vsebine mesta in nato primerek te vrste vsebine mesta povežete z več seznami ali knjižnicami. Če ustvarite pravilnik za upravljanje informacij s to metodo, ima pravilnik vsak element v zbirki mest te vrste vsebine ali vrsta vsebine, ki podeduje od te vrste vsebine. Če ustvarite pravilnik za upravljanje informacij neposredno za vrsto vsebine mesta, je isti pravilnik za upravljanje informacij težje uporabiti v drugih zbirkah mest, ker pravilnikov, ki so ustvarjeni na tak način, ni mogoče izvoziti.

    Opomba : Če želijo skrbniki zbirke nadzorovati kateri pravilniki bodo uporabljeni v zbirki mest, lahko ti onemogočijo zmožnost nastavitve funkcij pravilnika neposredno v vrsti vsebine. Ko ta omejitev velja, so uporabniki, ki ustvarijo vrste vsebin, omejeni na izbiranje pravilnikov na seznamu pravilnikov za zbirko mest.

    Več informacij o ustvarjanju pravilnik za upravljanje informacij za vrsto vsebine mesta, glejte Spreminjanje vrste vsebine mesta.

  • Ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za seznam ali knjižnico     Če mora organizacija uporabiti določen pravilnik za upravljanje informacij za zelo omejen nabor vsebine, je mogoče ustvariti pravilnik za upravljanje informacij, ki velja samo za posamezen seznam ali knjižnico. Ta metoda ustvarjanja pravilnika za upravljanje informacij je najmanj prilagodljiva, ker velja samo za eno mesto in je ni mogoče izvoziti ali znova uporabiti za druga mesta. Nekatere organizacije pa morajo morda ustvariti enolične pravilnike za upravljanje informacij z omejeno uporabnostjo, da naslovijo določene situacije.

    Opombe : 

    • Pravilnik za upravljanje informacij je mogoče ustvariti za seznam ali knjižnico, če seznam ali knjižnica ne podpira več vrst vsebine. Če seznam ali knjižnica podpira več vrst vsebine, je treba pravilnik za upravljanje informacij navesti za vsako posamezno vrsto vsebine seznama, ki je povezana s seznamom ali knjižnico. (Primerki vrste vsebine mesta, ki so povezani z določenim seznamom ali knjižnico, so poznani kot vrste vsebine seznama.)

    • Če želijo skrbniki zbirke nadzorovati kateri pravilniki bodo uporabljeni v zbirki mest, lahko ti onemogočijo zmožnost nastavitve funkcij pravilnika neposredno na seznam ali v knjižnico. Ko ta omejitev velja, so uporabniki, ki upravljajo sezname ali knjižnice, omejeni na izbiranje pravilnikov na seznamu pravilnikov za zbirko mest.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×