Uvod v poročila

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Pri uporabi zbirk podatkov po navadi uporabljate poročila za ogled, oblikovanje in povzemanje podatkov. Ustvarite lahko na primer poročilo v obliki seznama, da prikažete telefonske številke vseh stikov, ali poročilo povzetka, da seštejete zneske prodaje v podjetju na različnih območjih in v različnih časovnih obdobjih.

V tem najdete pregled poročil v programu Microsoft Access 2010, predstavljene pa so tudi nove ali spremenjene funkcije poročil. V članku najdete tudi navodila za ustvarjanje poročila, razvrščanje, združevanje in povzemanje podatkov ter predogled in tiskanje poročila.

Boste našli, je veliko lažje ustvarjanje smiselna poročila, če zbirke podatkov je dobro načrtovana tabelo strukturo in relacije. Uvod v načrtovanje in oblikovanje zbirke podatkov, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

V tem članku

Pregled

Kaj je novega

Ustvarjanje novega poročila

Dodajanje združevanja, razvrščanja ali vsot

Označite vrednosti z uporabo pogojnega oblikovanja

Pridobite strokoven videz s temami

Dodajanje slik

Predogled in tiskanje poročila

Pregled

Poročilo je predmet zbirke podatkov, v katerem lahko prikažete in povzamete podatke. Poročila ponujajo način za distribucijo ali arhiviranje posnetkov podatkov, saj poročila lahko natisnete, jih pretvorite v datoteke PDF ali XPS ali jih izvozite v druge oblika zapisa datotek.

Poročilo zaposlenega v predogledu tiskanja

V poročila so lahko vključene podrobnosti o posameznih zapisih, povzetki številnih zapisov ali oboje. Z Accessovi poročili je mogoče ustvariti nalepke za pošiljanje pošte ali druge namene.

Ustvariti je mogoče tudi »nevezana« poročila, v katerih niso prikazani podatki, vendar bomo za namene tega članka predvidevali, da je poročilo vezano na vir podatkov, na primer na tabelo ali poizvedbo.

Primerjava odjemalskih in spletnih poročil

V programu Access 2010 je na voljo nova funkcija, s katero lahko ustvarite »spletno zbirko podatkov«, tako da Accessovo zbirko podatkov objavite v strežniku SharePoint Server, v katerem so nameščene storitve Access Services. Ko ustvarite spletno zbirko podatkov, so Accessova poročila upodobljena v brskalniku s storitvami SQL Server Reporting Services. Pri tej pretvorbi nastane nekaj omejitev pri funkcijah, ki jih lahko uporabljate v poročilih, ki jih želite upodobiti v brskalniku. Vendar če vas upodabljanje poročil v brskalniku ne skrbi, lahko uporabljate celoten nabor funkcij, ki jih ponuja orodje za načrtovanje Accessovih poročil.

Deli poročila

V programu Access, je načrt poročila razdelili v odseke. V zbirki podatkov odjemalca, si lahko ogledate poročilo v pogledu načrta, če si želite ogledati razdelki. V postavitvi pogled, odseki niso kot očitno, vendar bodo še vedno na voljo, in lahko izberete tako, da uporabite spustni seznam v skupini »izbor« na zavihku oblika . Če želite ustvariti uporabna poročila, morate razumevanju delovanja vsak odsek. Na primer odsek, v katerem izberete mesto izračunani kontrolnik določa, kako Access izračuna rezultate. Na tem seznamu je povzetek vrst odsekov in njihove uporabe:

  • Glava poročila    V tem razdelku je natisnjen samo enkrat na začetku poročila. Glava poročila uporabite za podatke, ki bi lahko bile prikazane v naslovnico, na primer logotip, naslov ali datum. Ko postavite izračunani kontrolnik, ki uporablja funkcijo Sum združeni v glavi poročila, vsota izračuna je za celotno poročilo. Glava poročila, ki je natisnjen pred glavo strani.

  • Glava strani    V tem razdelku je natisnjen na vrhu vsake strani. Na primer, uporabite glavo strani ponovite naslov poročila na vsaki strani.

  • Glava skupine    V tem razdelku je natisnjen na začetku vsake nove skupine zapisov. Če želite natisniti ime skupine, uporabite glavo skupine. Na primer v poročilu, ki so združeni po izdelku, uporabite glavo skupine za tiskanje ime izdelka. Ko postavite izračunani kontrolnik, ki uporablja funkcijo Sum združeni v glavi skupine, vsota je za trenutno skupino. Izberete lahko več odsekov za glavo skupine v poročilu, odvisno od tega, koliko ravni združevanja, ki ste ga dodali. Če želite več informacij o ustvarjanju skupine glav in nog, glejte razdelek Dodajanje združevanja, razvrščanja ali skupne vsote.

  • S podrobnostmi    V tem razdelku je natisnjen enkrat za vsako vrstico v viru zapisov. To je, kjer lahko vstavite kontrolnike, ki sestavljajo glavno telo poročila.

  • Noga skupine    V tem razdelku je natisnjen na koncu vsake skupine zapisov. Noga skupine uporabite za tiskanje povzetek informacij za skupino. Izberete lahko več odsekov za nogo skupine v poročilu, odvisno od tega, koliko ravni združevanja, ki ste ga dodali.

  • Noga strani    V tem razdelku je natisnjen na koncu vsake strani. Uporabite noga strani za tiskanje številk strani ali podatkov na strani.

  • Noga poročila    V tem razdelku je natisnjen samo enkrat na koncu poročila. Nogo poročila za tiskanje poročil z rezultati ali drugih povzetek podatkov lahko uporabite za celotno poročilo.

Opomba : V pogledu načrta, nogo poročila se prikaže pod noga strani. Kljub temu, v vseh drugih pogledih (pogled postavitve, na primer, ali ko je poročilo natisnjeno ali predogledu.), nogo poročila se pojavi nad noge, samo po zadnjo skupino noga ali podrobnosti vrstico na zadnji strani.

Vrh dokumenta

Novosti

Ustvarjanje poročila v programu Access 2010 je postopek, ki je zelo podoben ustvarjanju poročila v programu Accessu 2007. Vendar je v programu Access 2010 na voljo nekaj novih funkcij, ki se nanašajo na poročila:

  • V skupni rabi slikovna galerija    V programu Access 2010, lahko zdaj zbirki podatkov priložite slike in nato uporabite sliko čez več predmetov. Posodabljanje ene slike posodablja, kjer se uporabljajo v celotni zbirki podatkov.

  • Officeove teme    V programu Access 2010, lahko zdaj uporabite standardne Microsoft Officeove teme za uporabi strokovno oblikovanih nabori pisav in barv za vse Accessovih obrazcev in poročil hkrati.

  • Bolj zmogljivih pogojno oblikovanje    Programa Access 2010 vključuje več zmogljivimi orodji za označevanje podatkov v poročilu. Lahko dodate do 50 pravila pogojnega oblikovanja za vsak kontrolnik ali skupino kontrolnikov, in v poročilih odjemalca, lahko dodate podatkovne vrstice, če želite primerjati podatke v zapisih.

  • Prilagodljivejše postavitve    V programu Access 2010, je privzeti način načrtovanja za poročila kontrolnike postavite v postavitvah. Te mreže pomoč za poravnavo in velikost kontrolnikov preprosto in so potrebni za poročila, ki ga želite upodobitev v brskalniku. Postavitve, se še ni v programu Access 2010, vendar še nekaj sprememb načina, v katerem jih uporabite za premikanje, poravnava in spreminjanje velikosti kontrolnikov. Če želite več informacij, si oglejte video Uvod v obrazce in postavitev.

Vrh dokumenta

Ustvarjanje novega poročila

1. korak: Izberite vir zapisov

Vir zapisov poročila je lahko tabela, imenovana poizvedba ali vdelana poizvedba. Vir zapisov mora vključevati vse vrstice in stolpce s podatki, ki jih želite prikazati v poročilu.

Če želite več informacij o ustvarjanju tabel ali poizvedb, si oglejte v članku Uvod v tabele ali Uvod v poizvedbe.

Če želite več informacij o ustvarjanju in izberete vire zapisov, si oglejte članek Nastavitev vira zapisov za poročilo.

2. korak: Izberite orodje za ustvarjanje poročila

Orodja za ustvarjanje poročil najdete na traku na zavihku Ustvari v skupini Poročila. V spodnji tabeli je na kratko opisano, kaj omogoča posamezno orodje:

Poročila, združljiva s spletom

Poročila, ustvarjena s temi orodji, so združljiva s funkcijo »Objavi v storitvah Access Services« in jih je mogoče upodobiti v brskalniku. Predmete, ki so združljivi s spletom, prepoznate po globusu v ikoni predmeta.

Slika gumba

Orodje

Opis

Slika gumba

Poročilo

Ustvari preprosto poročilo v obliki tabele, v katerega so vključena vsa polja iz vira zapisov, ki ste ga izbrali v podoknu za krmarjenje.

Slika gumba

Prazno poročilo

Odpre prazno poročilo v pogledu postavitve in prikaže podokno opravila »Seznam polj«. Ko povlečete polja s seznama polj v poročilo, Access ustvari poizvedbo vira zapisov.

Če želite več informacij o objavi, da funkcija storitve Access Services, si oglejte članek Ustvarjanje Accessove zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

Odjemalska poročila

Poročila, ustvarjena s temi orodji, niso združljiva s funkcijo »Objavi v storitvah Access Services«. Če odjemalska poročila dodate v spletno zbirko podatkov, zbirki podatkov ne preprečite objave, vendar odjemalska poročila ne bodo na voljo v brskalniku. Odjemalska poročila pa lahko uporabljate, kadar je zbirka podatkov odprta v Accessu.

Slika gumba

Orodje

Opis

Slika gumba

Poročilo

Ustvari preprosto poročilo v obliki tabele, v katerega so vključena vsa polja iz vira zapisov, ki ste ga izbrali v podoknu za krmarjenje.

Slika gumba

Načrt poročila

Odpre prazno poročilo v pogledu načrta, ki mu lahko dodate le želena polja in kontrolnike.

Slika gumba

Prazno poročilo

Odpre prazno poročilo v pogledu postavitve in prikaže podokno opravila »Seznam polj«. Ko povlečete polja s seznama polj v poročilo, Access ustvari vdelano poizvedbo in jo shrani v lastnost poročila, imenovano »Vir zapisov«.

Slika gumba

Čarovnik za poročila

Prikaže čarovnika, ki vključuje več korakov in vam omogoča, da navedete polja, ravni združevanja ali razvrščanja in možnosti postavitve. Čarovnik ustvari poročilo glede na izbrane možnosti.

Slika gumba

Oznake

Prikaže čarovnika, ki vam omogoča, da izberete standardne velikosti oznake ali velikosti oznak po meri, polja, ki jih želite prikazati, in način razvrstitve polj. Čarovnik ustvari poročilo o oznakah glede na izbrane možnosti.


3. korak: Ustvarite poročilo

  1. Kliknite gumb orodja, ki ga želite uporabiti. Če se prikaže čarovnik, sledite navodilom in na zadnji strani kliknite Dokončaj.

    Access prikaže poročilo v pogledu postavitve.

  2. Poročilo oblikujte toliko časa, dokler ni takšno, kot želite:

    • Velikost polj spremenite tako, da izberete polje in nato vlečete robove, dokler niso polja v želeni velikosti.

    • Polje premaknete tako, da ga izberete (in njegovo oznako, če ste jo ustvarili) in ga nato povlečete na novo mesto.

    • Z desno tipko miške kliknite polje in z ukazi v priročnem meniju spojite ali razdelite celice, izbrišite ali izberite polja ter izvajajte druga opravila oblikovanja.

      Poleg tega lahko s funkcijami, opisanimi v nadaljnjih razdelkih, naredite poročila bolj privlačna in berljiva.

Vrh dokumenta

Dodajanje združevanja, razvrščanja in vsot

Združevanje, razvrščanje ali vsote dodate v poročilo najhitreje tako, da z desno tipko miške kliknete polje, v katerem želite uporabiti združevanje, razvrščanje ali vsoto, in nato v priročnem meniju kliknete želeni ukaz.

Združevanje, razvrščanje in vsote lahko dodate tudi tako, da uporabite podokno »Združevanje, razvrščanje in vsota«, ko je poročilo odprto v pogledu postavitve ali načrta.

  1. Če je podokno »Združevanje, razvrščanje in vsota« že odprto, na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknite Združi in razvrsti.

  2. Kliknite Dodaj združevanje ali Dodaj razvrščanje in nato izberite polje, po katerem želite združevati ali razvrščati.

  3. Če želite nastaviti dodatne možnosti in dodati vsote, v vrstici združevanja ali razvrščanja kliknite Več.

Če želite podrobnejše informacije o združevanju, razvrščanju in vsotah, si oglejte članek Ustvarjanje Združenega ali Povzetek poročila.

Vrh dokumenta

Označevanje vrednosti s pogojnim oblikovanjem

Programa Access 2010 vključuje več zmogljivimi orodji za označevanje podatkov v poročilu. Lahko dodate do 50 pravila pogojnega oblikovanja za vsak kontrolnik ali skupino kontrolnikov, in v poročilih odjemalca, lahko dodate podatkovne vrstice, če želite primerjati podatke v zapisih.

Če želite dodati pogojno oblikovanje :

  1. Odprite poročilo v pogledu postavitve, tako da ga kliknete z desno tipko miške v podoknu za krmarjenje in nato kliknete Pogled postavitve.

  2. Izberite vse kontrolnike, do katerega želite uporabiti pogojno oblikovanje. Če želite izbrati več kontrolnikov, pridržite tipko SHIFT ali CTRL in kliknite kontrolniki, ki jih želite.

  3. Na zavihku Oblika v skupini Oblikovanje kontrolnikov kliknite Pogojno oblikovanje.

    Access odpre pogovorno okno Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja.

  4. V pogovornem oknu Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja kliknite Novo pravilo.

  5. V pogovornem oknu Novo pravilo oblikovanja izberite vrednost v razdelku Izberite vrsto pravila:

    • Če želite ustvariti pravilo, ki je ovrednoteno za vsak posamezen zapis, izberite Preveri vrednosti v trenutnem zapisu ali uporabi izraz.

    • Če želite ustvariti pravilo, ki primerja zapise med sabo s podatkovnimi vrsticami, kliknite Primerjaj z drugimi zapisi.

Opomba : Možnost Primerjaj z drugimi zapisi ni na voljo v spletnih zbirkah podatkov.


  1. V razdelku Uredi opis pravila navedite pravilo, ki bo določalo, kdaj naj bo oblikovanje uporabljeno, in izberite želeno oblikovanje, ko so izpolnjeni pogoji pravila.

  2. Kliknite V redu, da se vrnete v pogovorno okno Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja.

  3. Če želite ustvariti dodatno pravilo za ta kontrolnik ali nabor kontrolnikov, ponovite ta postopek od 4. koraka. Sicer kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno.

Če želite več informacij o dodajanju pogojnega oblikovanja za poročila, si oglejte videa uporabo pogojnega oblikovanja v poročilih.

Vrh dokumenta

Kako do dovršenega videza z uporabo tem

Zdaj lahko temo sistema Office 2010 uporabite v Accessovi zbirki podatkov in tako ustvarite dosleden slog v vseh dokumentih sistema Office.

Pomembno : Če se odločite za Officeove teme, pisave ali barve, je uporabljena za vse obrazci in poročili v zbirki podatkov (ne samo za tiste, ki jih delajo na).

  1. Odprite poročilo v pogledu postavitve, z desno tipko miške v podoknu za krmarjenje in nato kliknite postavitev VOgled.

  2. Na zavihku načrt v skupini teme izberite temo, barve ali pisave, ki jih želite:

    Slika traku

    • V galeriji Tema lahko hkrati nastavite barve in pisave v vnaprej oblikovani shemi.

    • V galerijah Barve ali Pisave lahko hkrati nastavite barve ali pisave.


Če želite več informacij o uporabi Officeove teme, si oglejte video se vaš dostop do obrazcev in poročil, bolj dosledne in privlačni z Officeove teme.

Vrh dokumenta

Dodajanje slik

V Accessu so bile slike vedno vezane na posamezen kontrolnik slike v obrazcih in poročilih. Če ste želeli spremeniti pogosto uporabljeno sliko, ki je bila uporabljena v več obrazcih in poročilih, ste morali ročno urediti vsak kontrolnik slike posebej. V programu Access 2010 lahko zbirki podatkov priložite sliko le enkrat in nato to sliko uporabljate v številnih različnih predmetih. Če posodobite eno samo sliko, jo posodobite tudi na vseh drugih mestih v celotni zbirki podatkov. To je uporabno na primer za logotipe podjetja ali slike za ozadje, ki so uporabljeni v celotni zbirki podatkov.

Dodajanje slike

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki mu želite dodati sliko, in nato kliknite Pogled postavitve.

  2. Kliknite mesto v poročilu, kamor želite dodati sliko.

  3. Na zavihku Načrt v skupini Kontrolniki kliknite Vstavi sliko.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Uporabite obstoječo sliko    Če želeno sliko že v galeriji, jo kliknite, če želite dodati v poročilo.

    • Prenesite novo sliko    Na dnu galerije kliknite Prebrskaj. V pogovornem oknu Vstavi sliko poiščite sliko, ki jo želite uporabiti, in nato kliknite Odpri.

      Access doda izbrano sliko v poročilo.

Dodajanje slike za ozadje

Opomba : Slike za ozadje ni mogoče dodati v spletne, združljivih poročila.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki mu želite dodati sliko za ozadje, in nato kliknite Pogled postavitve.

  2. Na zavihku Oblika v skupini Ozadja kliknite Slika za ozadje.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Uporabite obstoječo sliko    Če želeno sliko že v galeriji, jo kliknite, če želite dodati v poročilo.

    • Prenesite novo sliko    Na dnu galerije kliknite Prebrskaj. V pogovornem oknu Vstavi sliko poiščite sliko, ki jo želite uporabiti, in nato kliknite Odpri.

      Access doda izbrano sliko v poročilo.

Vrh dokumenta

Predogled in tiskanje poročila

Predogled poročila

  1. Odprite poročilo, katerega predogled si želite ogledati, ali ga preprosto izberite v podoknu za krmarjenje.

  2. Na zavihku Datoteka kliknite Natisni in nato Predogled tiskanja.

    Access odpre poročilo v predogledu tiskanja. Z ukazi na zavihku Predogled tiskanja lahko:

    • natisnete poročilo,

    • prilagodite velikost strani in postavitev,

    • povečate ali pomanjšate poročilo ali si ogledate več strani hkrati,

    • osvežite podatke v poročilu in

    • izvozite poročilo v drugo obliko zapis datoteke.

  3. Če se želite vrniti v delovni prostor zbirke podatkov, na zavihku Predogled tiskanja v skupini Zapri predogled kliknite Zapri predogled tiskanja.

Tiskanje poročila

Poročilo lahko natisnite v predogledu tiskanja, lahko pa ga natisnete tudi, ne da bi si ogledali predogled:

  1. Odprite poročilo, katerega predogled si želite ogledati, ali ga preprosto izberite v podoknu za krmarjenje.

  2. Na zavihku Tiskanje kliknite Natisni.

    • Če želite poslati poročilo neposredno v privzeti tiskalnik, ne da bi nastavili možnosti tiskalnika, kliknite Hitro tiskanje.

    • Če želite odpreti pogovorno okno, kjer lahko izberete tiskalnik, navedete število kopij in drugo, kliknite Natisni.

Vrh dokumenta

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×