Uvod v mesto središča z zapisi

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Predloga mesta središča z zapisi v programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 je načrtovana, da pomaga organizaciji uporabiti programe za upravljanje in zadrževanje zapisov.

V tem članku

Funkcije predloga mesta središča z zapisi

Načrtovanje mesta središča z zapisi

Funkcije predloge mesta središča z zapisi

Središče z zapisi služi kot osrednje skladišče, v katerem lahko organizacija shranjuje in upravlja z vsemi svojimi zapisi. Središče z zapisi podpira celoten proces upravljanja zapisov, od zbiranja zapisov, upravljanja zapisov do dispozicije zapisov. Navadno je središče z zapisi načrtovano in konfigurirano s strani strokovnjakov za upravljanje zapisov in osebja informacijske tehnologije (IT), da bi podprli načrt datotek organizacije.

Predloga mesta središča z zapisi združuje nekatere standardne funkcije v programu Office SharePoint Server 2007 z nekaterimi dodatnimi specializiranimi funkcijami za upravljanje zapisov, da bi zagotovila te zmožnosti:

  • Varnostne možnosti     Središče z zapisi ima več funkcij, ki pomagajo zagotoviti integriteto zapisov, shranjenih v njem:

    • Sistem nikoli samodejno ne spreminja zapisov. To zagotovi, da so zapisi, ki so preneseni z mesta središča z zapisi in nato znova preneseni pozneje, vedno identični.

    • Skrbniki mest lahko središče z zapisi preprosto konfigurirajo z nastavitvami, ki preprečujejo neposredno spreminjanje zapisov z različicami vseh sprememb, narejenih v vsebinah dokumenta, in z nadzorovanjem določenih vrst sprememb.

    • Središče z zapisi dovoljuje upraviteljem zapisov, da dodajajo in vzdržujejo metapodatke na elementih ločeno od metapodatkov zapisa, tako da so informacije, ki se nanašajo na opravila za upravljanje zapisov, lahko posodobljene brez spreminjanja temeljnega zapisa. Obstaja več različic sprememb metapodatkov.

  • Uveljavljanje pravilnika za upravljanje informacij   Office SharePoint Server 2007 vključuje več funkcij pravilnika, ki so uporabne za upravljanje zapisov: 

    • Nadzor     Ta funkcija piše v dnevnik dogodke in operacije, ki so izvedene v datotekah. V kontekstu upravljanja zapisov je nadzor uporaben za zapisovanje oseb, ki si ogledujejo in imajo dostop do informacij v središču z zapisi.

    • Zapadlost     Ta funkcija navaja, kako dolgo je zapis lahko zadržan in katero dejanje mora biti izvedeno ob končanem obdobju zadržanja, na primer brisanje ali začetek poteka dela odobritve dispozicije. V kontekstu upravljanja zapisov se obdobje zadržanja za zapis navadno začne, ko je zapis na začetku oddan v središče z zapisi.

    • Črtne kode     Ta funkcija da vsakemu zapisu sliko enolične črtne kode in številsko vrednost. Vrednost črtne kode je shranjena in indeksirana skupaj z elektronsko različico zapisa. V kontekstu upravljanja zapisov so črtne kode uporabne za zadržanje in sledenje fizičnim zapisom. Kadar imajo zapisi v knjižnici fizične različice, črtne kode zagotavljajo način za povezovanje fizičnih različic z elektronskimi različicami.

  • Programirljiv vmesnik za zbiranje zapisov     Središče z zapisi podpira nabor storitev, ki pospešijo zbiranje zapisov. Programirljiv vmesnik središča z zapisi omogoča organizacijam, da konfigrirajo sisteme za upravljanje dokumentov in za e-pošto tako, da samodejno oddajo datoteke na mesto središča z zapisi. Vsebino je mogoče oddati v središče z zapisi prek spletne storitve s protokolom SOAP ali prek e-pošte s protokolom SMTP.

  • Usmerjanje zapisov     V središču z zapisi je seznam usmerjanja zapisov, ki samodejno usmerja dohodne zapise (naj bodo ti oddani samodejno ali ročno) na njihovo ustrezno mesto glede na njihovo vrsto. Ko je zapis oddan v središče z zapisi, ga pogosto spremljajo dodatne sorodne informacije, na primer zgodovina nadzora in metapodatki. Zgodovina nadzora zapisa je v središči z zapisi shranjena kot datoteka XML, metapodatki zapisa pa so shranjeni v datoteki XML in v stolpcih za metapodatke na mestu središča z zapisi.

  • Zadržanje     Središče z zapisi omogoča organizacijam, da delajo zapise, ki so del pravnega odkritja kot del spora ali so pomembni za nadzor ali preiskavo, in jih vnesitejo na seznam zadržanja. Ko so zapisi postavljeni na zadržanje, za njih ne velja noben pravilnik zapadlosti, ki je morda v veljavi, in so tako zaščiteni pred uničenjem. V primeru spora organizacija zadrži pomembne zapise, ki jih bo morda morala izdelati, ti zapisi so na voljo, dokler spor ni končan. Zapisi so lahko zadržani večkrat. Upravitelji zapisov lahko tudi v središču z zapisi poiščejo zapise, ki jih je treba zadržati.

Na vrh strani

Načrtovanje mesta središča z zapisi

Na najvišji ravni sta dva glavna koraka za načrtovanje mesta središča z zapisi, ki izvaja program za upravljanje zapisov:

  1. Organizacija mora razviti strategijo upravljanja zapisov in formalni zapisov načrt upravljanja. To je skupno delo, ki vključuje usklajevanje med upravitelji zapisov, skladnost uradniki, strokovnjaki za IT in informacijski delavci.

  2. Organizacija mora nato Konfiguracija enega ali več mesta središča z zapisi za uveljavitev svoje načrt upravljanja zapisov.

Spodnji odseki opisujejo osnovne elemente vsakega koraka.

Načrtovanje upravljanja zapisov

Preden lahko organizacija konfigurira mesto središča z zapisi kot rešitev za upravljanje zapisov, mora izdelati formalni načrt za strategijo za upravljanje zapisov. Posamezni elementi formalnega načrta za upravljanje zapisov so verjetno enolični za posamezne organizacije in posle. Vendar pa so v skoraj vseh načrtih za upravljanje zapisov ti dokumenti in procesi:

  • Načrt datotek     Načrt datotek opisuje vrste dokumentov ali elementov, ki jih organizacija potrdi kot formalne poslovne zapise. Navaja mesto shranjevanja teh zapisov in nudi informacije, ki eno vrsto zapisa razlikuje od druge vrste zapisa. Načrt datoteke služi kot obširna zbirka pravilnikov, procesov in navodil za ustvarjanje, shranjevanje in upravljanje zapisov. Načrt datoteke mora obsegati vse zapise, ne glede na medij, skupaj s papirjem, e-pošto in elektronskimi datotekami. Navesti mora tudi način razvrščanja, zaščite in uničenja zapisa. V načrtu datoteke morajo biti upoštevane tudi posebne kategorije zapisov, na primer zaupni zapisi, pomembni zapisi, poslovna skrivnost ali privilegirani zapisi. Nazadnje pa mora načrt datoteke navesti tudi osebe, ki so odgovorne za upravljanje vsake vrste zapisa.

  • Razpored zadržanja     Razpored zadržanja navaja koliko časa je vsaka vrsta zapisa v načrtu datoteke lahko zadržana (obdobje zadržanja) in proces odstranjevanja, ko doseže konec tega obdobja (proces dispozicije). Navodila v razporedu zadržanja navadno temeljijo na pravnih zahtevah, tveganjih za organizacijo in poslovni potrebi. Poleg tega razpored zadržanja navadno opisuje primere upravljanja tveganja, ki določajo obdobje zadržanja za vsako vrsto zapisa.

  • Dokument z zahtevami za skladnost     Dokument z zahtevami za skladnost določa pravila, ki se jih morajo sistemi IT za upravljanje zapisov držati, zmožnosti, ki jih morajo imeti, in načine rednega nadzorovanja, ki jih morajo podpirati, če želijo zagotoviti skladnost.

  • Formalni proces za začasno razveljavitev dispozicije zapisov     Ta proces, ki je pogosto imenovan zadržanje, opisuje kako organizacija začasno razveljavi dispozicijo zapisov, kadar se pojavijo dogodki, na primer spor, nadzori ali preiskave.

  • Sistem za nadzorovanje in poročanje o obravnavanju zapisov     Če želite zagotoviti, da zaposleni shranjujejo, imajo dostop ijn upravljajo zapise glede na določene pravilnike in procese, mora imeti program za upravljanje zapisov proces ali sistem za nadzorovanje in poročanje o obravnavanju zapisov.

Na vrh strani

Konfiguracija mesta središča z zapisi

Ko organizacija začne podrobno načrtovanje upravljanja zapisov in razvije formalni načrt za upravljanje zapisov, lahko ustvari mesto središča z zapisi, ki ji pomaga izvesti ta program.

Če želite konfigurirati mesto središča z zapisi, morate izvesti te korake:

  1. Ustvarite knjižnice dokumentov ali sezname za upravljanje in shranjevanje vsake vrste zapisa, ki je navedena v načrtu datoteke.

    Priporočamo vam, da ustvarite eno knjižnico dokumentov za vsako vrsto vsebine v načrtu zapisov.

    Ko so zapisi oddani v središče z zapisi, so usmerjeni na ustrezen seznam ali v ustrezno knjižnico.

  2. Ustvarite stolpce za ustrezne knjižnice dokumentov, sezname ali vrste vsebin, ki bodo imeli in prikazovali metapodatke za vsako vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datoteke.

  3. Navedite pravilnike za upravljanje informacij za vsako vrsto zapisa na mestu središča z zapisi. Ti pravilniki morajo odražati obdobja zadržanja in zahteve nadzora, ki so navedene v načrtu datoteke organizacije in razporedu zadržanja.

  4. Konfigurirajte seznam usmerjanja zapisov, če želite usmeriti vsako vrsto zapisa na ustrezno mesto. Ko so zapisi oddani v središče z zapisi, ali ročno ali programsko, program Office SharePoint Server 2007 uporabi to tabelo, ko ugotavlja kako razporediti zapis na mestu središča z zapisi in kam ga poslati.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×