Uvod v komplete dokumentov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Komplet dokumentov je skupina povezanih dokumentov, ki jih lahko upravljate kot eno entiteto. Komplet dokumentov lahko ustvarite z enim samim korakom, nato pa določite njegove značilnosti in metapodatke. Komplet lahko upravljate kot eno entiteto.

V tem članku

Kaj je komplet dokumentov?

Kaj lahko počnete s kompletom dokumentov?

Kaj je komplet dokumentov?

Pri številnih projektih ljudje pogosto ustvarijo obširen komplet povezanih dokumentov. V nekaterih primerih je lahko komplet dokumentov rezultat projekta ali »izdelka«. Profesionalno storitveno podjetje lahko na primer ustvari običajno »knjigo z rezultati prodaje« kot odgovor na prošnjo za prodajno ponudbo, ki jo prejme od morebitne stranke. Knjiga z rezultati prodaje lahko vedno vsebuje te dele, posamezne dele pa je mogoče prilagoditi glede na posebne zahteve določenega projekta:

  • predstavitev storitvenega podjetja,

  • analiza prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti (SWOT),

  • poslovni načrt,

  • analiza primerljivega podjetja.

V drugih primerih lahko ta komplet dokumentov predstavlja le različne vrste podatkov, ki podpirajo večji projekt, rezultat pa je ustvarjanje ali izročitev nečesa drugega. Proizvodno podjetje lahko na primer ustvari standardni komplet dokumentov, povezanih z načrtom, testiranji in proizvodnjo posameznega izdelka.

Ustvarjanje teh dokumentov lahko poteka hkrati ali v fazah. Dokumente lahko ustvari in pregleduje ena oseba ali več ljudi. Vsi dokumenti so lahko ustvarjeni v eni obliki zapisa (na primer Wordovi dokumenti). Po drugi strani pa lahko komplet vsebuje dokumente v različnih oblikah zapisa (na primer Wordove dokumente, OneNotove zapiske, PowerPointove predstavitve, Visiove diagrame, Excelove delovne zvezke itd.).

Kompleti dokumentov pomagajo organizacijam upravljati te situacije na enostavnejši način. Komplet dokumentov organizira več povezanih dokumentov v enem pogledu, kjer jih je mogoče obdelati in upravljati kot eno entiteto. Ko ustvarite nov komplet dokumentov, ustvarite pravzaprav novo vrsto vsebine. Vrsta vsebine postane na voljo za celotno zbirko mest, vi pa lahko konfigurirate novo vrsto vsebine kompleta dokumenta za vsak posamezen delovni izdelek z več dokumenti.

Ko je vrsta vsebine »komplet dokumentov« dodana v knjižnico, lahko uporabniki ustvarijo nove primerke kompleta dokumentov na enak način, kot ustvarijo en sam dokument.

Na vrh strani

Kaj lahko počnete s kompletom dokumentov?

Vrsta vsebine »komplet dokumentov« ima več posebnih funkcij, ki olajšajo uspešno ustvarjanje in upravljanje delovnih izdelkov z več dokumenti. Ko ste konfigurirali vrsto vsebine »komplet dokumentov«, lahko naredite nekaj od tega:

Prilagodi pozdravno stran    za komplet dokumentov, so vsi podatki, ki želi uporabnik mora o naboru. Pozdravna stran je stran spletnega gradnika, ki lahko nastavite tako, da prikažete informacije o projektu ali vire za pomoč člani skupine, ki delajo v kompletu dokumentov (npr Časovnica projekta, povezave do virov, itd.). Prav tako prikaže seznam dokumentov, ki so bile dodane v naboru.

  • Določite privzeto vsebino    , ki jo želite samodejno ustvarili in vključeno v vsakem novo primerku kompleta dokumentov. Imate lahko do določenih dokumentov, samodejno vključena in lahko nadzorujete predlog, z osebami. Lahko ste prepričani, da dokumente, ki privzeto pravilne vrste vsebine. Na primer, če vaša organizacija ima označili predloge, ki jo uporabite za določene vrste komunikacije, lahko prenesete te ko konfigurirate vrsto vsebine kompleta dokumentov.

  • Določite dovoljene vrste vsebine,    ki jih je mogoče uporabiti v kompletu dokumentov (na primer datoteke z dokumenti, slikami, zvočnimi posnetki ali videoposnetki).

  • Določite metapodatke v skupni rabi    in stolpce z metapodatki, ki jih želite za vse dokumente v kompletu. Privzeti dokumenti so samodejno omogočeni za uporabo z metapodatki že ob ustvarjanju kompleta dokumentov, metapodatke v skupni rabi pa lahko prikažete na pozdravni strani.

  • Dodelite delovne poteke,    ki jih želite uporabiti za komplet dokumentov. S kompleti dokumentov lahko uporabite standardne delovne poteke za pregled ali odobritev, celoten komplet dokumentov pa bo skozi korake delovnega poteka obravnavan kot enotna datoteka. Poleg tega lahko vaša organizacija za komplete dokumentov razvije delovne poteke po meri.

  • Pošljete komplete dokumentov    organizatorju vsebine za posredovanje v ciljno mapo, mesto ali knjižnico.

Ko ste v vrsto vsebine »komplet dokumentov« dodali v knjižnico, lahko uporabniki mesta uporabljajo poznane funkcije za upravljanje dokumenta in posebne funkcije za komplet dokumentov.

Ustvarjalci kompleta dokumentov lahko naredijo nekaj od tega:

  • Ustvarijo nove delovne izdelke z več dokumenti hitro in enostavno z ukazom Nov dokument v knjižnici dokumentov.

  • Zajamejo posnetek zgodovine različice trenutnih lastnosti in dokumentov v kompletu dokumentov.

Zaženejo delovne poteke na celotnem kompletu dokumentov ali posameznih elementih v kompletu dokumentov z namenom upravljanja splošnih opravil, na primer pregleda in odobritve.

  • Pošljejo povezavo do kompleta dokumentov v e-poštnem sporočilu.

  • Z ukazom Pošlji premaknejo ali kopirajo komplet dokumentov na drugo mesto (cilj mora biti konfiguriran v osrednjem skrbništvu).

  • Upravljajo dovoljenja za komplet dokumentov.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×