Uvod v knjižnice

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Knjižnica je mesto na spletnem mestu, kjer ustvarite, zbirate, posodabljate in upravljate datoteke s člani ekipe. Vsak knjižnica prikaže seznam datotek in ključne informacije o datotekah, s katerimi si uporabniki lahko pomagajo pri uporabi datotek za skupni delo.

Knjižnice je mogoče prilagoditi na več načinov. Nadzirate lahko, na kakšen način poteka ogledovanje, sledenje, upravljanje in ustvarjanje dokumentov. Sledite lahko različicam, skupaj s številom in vrstami različic, in določite omejitve, kdo vse lahko vidi dokumente, preden so odobreni.

Glede na vrste datotek, ki jih želite shraniti, in način, kako jih nameravate uporabiti, lahko izbirate med več vrstami knjižnic.

Ko je v storitvah Microsoft Windows SharePoint Services ustvarjeno novo mesto, je ustvarjena tudi knjižnica dokumentov v skupni rabi. Knjižnico lahko začnete uporabljati takoj, lahko pa jo prilagodite ali ustvarite druge knjižnice.

Tu je nekaj načinov dela s knjižnicami in kaj lahko naredite, da bodo bolj uporabne za skupino:

  • Ustvarjanje in upravljanje pogledov     Če si želite v knjižnici ogledati najpomembnejše elemente ali elemente, ki najbolj ustrezajo namenu, lahko uporabite pogled. Vsebina dejanske knjižnice se pri tem ne spremeni, datoteke pa so filtrirane in razvrščene, tako da jih lahko enostavno najdete in po njih brskate na smiseln način.

  • Zahtevanje odobritve dokumenta     Navedete lahko, da je za dokument zahtevana odobritev. Dokumenti ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo, ki ima za to dovoljenje. Nadzirate lahko, katere skupine uporabnikov si lahko ogledujejo dokument, preden je odobren.

  • Sledenje različicam     Če želite ohraniti pretekle različice datoteke, knjižnice lahko spremljate, shranjevanje in obnoviti datoteke. Izberete lahko sledite vse različice na enak način kot. Ali lahko v nekaterih različicah namenite večjih, kot so dodajanje novih poglavje ročna in nekaterih različicah kot manjše, na primer popravljanje črkovalne napake. Za lažje upravljanje prostora za shranjevanje, po želji lahko izberete število posamezno vrsto različice, ki jo želite shraniti.

    Potovalna agencija lahko na primer s knjižnico dokumentov upravlja datoteke. Medtem ko člani skupine razvijajo nove prodajne ponudbe, sledijo podrazličicam datoteke. Če naredijo napako pri eni različici, lahko obnovijo prejšnjo. Ko ponudbo končajo, lahko ustvarijo glavno različico in jo nato objavijo, da jo lahko odobri njihov pravni oddelek ali vodja. Ko je datoteka odobrena, si lahko drugi zaposleni v podjetju datoteko ogledajo.

  • Zahtevanje rezervacije datotek     Ko ste rezervacijo datoteke, zagotovite, da je le ena oseba lahko urejate datoteko, dokler je ne sprostite. Zahtevo za dokumente, da je treba preveriti prepreči več oseb hkrati, ki lahko ustvarite spori pri urejanju in zmedo opravite spremembe. Zahteva rezervacijo lahko pomaga opomni člani skupine, če želite dodati pripombo, ko so oglejte datoteke, tako da lahko bolj preprosto sledite, kaj se je spremenilo v vsaki različici.

  • Obveščenost o spremembah     Knjižnice storitev Windows SharePoint Services 3.0 podpirajo tehnologijo RSS, tako da lahko člani delovne skupine samodejno prejemajo posodobitve. RSS osebam omogoča prejemanje in ogledovanje posodobitev ali virov novic in informacij na usklajenem mestu. Ustvarite lahko tudi e-poštna opozorila, ki vas obvestijo, ko je datoteka spremenjena.

  • Urejanje datotek brez povezave     Če z datotekami raje delate na trdem disku, jih lahko rezervirate in delate brez povezave. To lahko naredite, če uporabljate program, ki je združljiv s storitvami Windows SharePoint Services 3.0, na primer Microsoft Office 2007.

  • Delo s knjižnico iz e-poštnega programa     Če uporabljate e-poštni program, ki je združljiv s storitvami Windows SharePoint Services 3.0, na primer Microsoft Office Outlook 2007, imate lahko vse pomembne informacije pri sebi. Iz e-poštnega programa lahko datoteke berete, urejate in iščete brez povezave.

  • Enostavno kopiranje dokumentov na drugo mesto     Datoteko lahko enostavno pošljete na drugo mesto na mestu storitev Windows SharePoint Services 3.0. Ob posodabljanju izvirnega dokumenta se lahko odločite, ali želite biti pozvani za posodobitev datoteke na drugih mestih.

  • Določanje vrst vsebine     Če vaša skupina dela z več vrst datotek, na primer delovne liste, predstavitve in dokumente, lahko razširite funkcionalnost knjižnici tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine dodajo prilagodljivost in doslednost med več knjižnicami. Vsaka vrsta vsebine lahko določite predlogo in potek dela procesov.

    Prodajni oddelek ima na primer predloge za poročila o prodaji, standardne dokumente, proračune in predstavitve. Na vsaki predlogi sta logotip in izjava o poslanstvu podjetja. Ko osebe ustvarijo novo datoteko iz knjižnice dokumentov, lahko izbirajo, katero predlogo želijo uporabiti.

  • Navajanje enoličnega dovoljenja     Navedete lahko enolično dovoljenja za knjižnico ali celo datoteko v knjižnici.

  • Ustvarjanje potekov dela     Knjižnica dokumentov ali vrsta vsebine lahko uporablja poteke dela, ki jih je vaša organizacija določila za poslovne procese, na primer za upravljanje odobritve ali pregleda dokumentov.

Vrsta knjižnice, ki jo uporabljate, je odvisna od vrste datotek, ki jih imate v skupni rabi:

  • Knjižnica dokumentov     Knjižnico dokumentov lahko uporabite za številne vrste datotek, vključno z dokumenti in preglednicami. V knjižnico dokumentov lahko shranite tudi druge vrste datotek, vendar so nekatere iz varnostnih razlogov blokirane. Če uporabljate programe, ki niso združljivi s storitvami Windows SharePoint Services, lahko te datoteke ustvarite iz knjižnice. Vaša skupina za trženje ima lahko na primer lastno knjižnico za gradivo za načrtovanje, izjave za javnost in publikacije.

  • Knjižnica slik    Če želite zbirko digitalnih slik ali grafik dati v skupno rabo, uporabite knjižnico slik. Slike lahko shranite tudi v druge vrste SharePointovih knjižnic, vendar imajo knjižnice slik več prednosti. V knjižnici slik si lahko ogledate slike v diaprojekciji, jih prenesete v računalnik in uredite v grafičnem programu, ki je združljiv s storitvami Windows SharePoint Services. Če vaša skupina vedno znova uporablja številne grafike, kot so logotipi in poslovne slike, ali če želite shraniti slike dogodkov skupine oz. lansiranja izdelkov, ustvarite knjižnico slik

  • Knjižnico strani wiki    Če želite ustvariti zbirko povezanih strani wiki, uporabite knjižnico strani wiki. Stran wiki omogoča več ljudem hkrati zbiranje osnovnih informacij v obliki, ki jo je možno preprosto ustvariti in spreminjati. V knjižnico dodajate strani wiki, na katerih so slike, tabele, hiperpovezave in notranje povezave. Če na primer vaša skupina ustvari mesto wiki za projekt, lahko na tem mestu hrani predloge in namige v nizu medsebojno povezanih strani.

  • Knjižnica obrazca     Če želite upravljati skupino poslovnih obrazcev XML, uporabite knjižnico obrazcev. Vaša organizacija želi za poročila o stroških na primer uporabiti knjižnico obrazcev. Če želite nastaviti knjižnico obrazcev, potrebujete urejevalnik XML ali program za oblikovanje XML, ki je združljiv s storitvami Windows SharePoint Services, na primer Microsoft Office InfoPath.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×