Uvažanje iz ali povezovanje do podatkov v Excelovem delovnem zvezku

Uvažanje iz ali povezovanje do podatkov v Excelovem delovnem zvezku

Podatke je mogoče prenesti iz Excelovega delovnega zvezka v Accessovo zbirko podatkov na več načinov. Podatke je mogoče kopirati iz odprtega delovnega lista in jih prilepiti v Accessov podatkovni list, uvoziti delovni list v novo ali obstoječo tabelo ali pa ustvariti povezavo do delovnega lista iz Accessove zbirke podatkov.

V tem članku je podrobno razloženo, kako uvozite Excelove podatke iz Accessovih namiznih zbirk podatkov ali vzpostaviti povezavo do njih.

Opombe : 

  • Podatkov ni mogoče uvažati med izvajanjem spletne zbirke podatkov programa Access 2010 v brskalniku. Če želite uvoziti podatke v spletno zbirko podatkov, jo morate najprej odpreti z Accessom.

  • Povezane tabele niso združljive s spletnimi zbirkami podatkov programa Access 2010; če želite zunanje podatke uporabljati v spletni zbirki podatkov, jih uvozite, namesto da bi jih povezovali z zbirko. Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, preberite članek Ustvarjanje Accessove zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

Kaj želite narediti?

Razumevanje uvoza podatkov iz Excela

Uvažanje podatkov iz Excela

Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi

Povezovanje do podatkov v Excelu

Odpravljanje težav #Num! in drugih nepravilnih vrednosti v povezani tabeli

Razumevanje uvoza podatkov iz Excela

Če želite v Access shraniti nekaj ali vse vaše podatke z enega ali več Excelovih delovnih listov, morate vsebino delovnih listov uvoziti v novo ali obstoječo Accessovo zbirko podatkov. Ko uvozite podatke, Access v novi ali obstoječi tabeli ustvari kopijo podatkov, na da bi spremenil izvorni Excelov delovni list.

Običajni scenariji za uvažanje Excelovih podatkov v Access

  • Ste dolgoleten uporabnik Excela, vendar želite za delo s podatki uporabljati Access. Podatke z Excelovih delovnih listov želite premakniti v eno ali več novih Accessovih zbirk podatkov.

  • Oddelek ali delovna skupina uporablja Access, občasno pa dobite podatke v Excelovi obliki, ki jih morate spojiti z Accessovimi zbirkami podatkov. Excelove delovne liste želite uvoziti v zbirko podatkov takšne, kot jih dobite.

  • Za urejanje podatkov uporabljate Access, tedenska poročila, ki jih dobite od skupine, pa so Excelovi delovni zvezki. Postopek uvoza bi želeli izboljšati tako, da bi zagotovili uvoz podatkov v zbirko podatkov vsak teden ob določenem času.

Prvo uvažanje podatkov iz Excela

  • Excelovega delovnega zvezka nikakor ni mogoče shraniti kot Accessovo zbirko podatkov. Excel ne podpira funkcije za ustvarjanje Accessove zbirke podatkov iz Excelovih podatkov.

  • Ko odprete Excelov delovni zvezek v Accessu (v pogovornem oknu Odpiranje datoteke spremenite polje s seznamom Vrsta datotek v Datoteke programa Microsoft Office Excel in izberite želeno datoteko), Access podatkov ne uvozi, ampak ustvari povezavo do delovnega zvezka. Povezava do delovnega zvezka je bistveno drugačna od uvažanja delovnega lista v zbirko podatkov. Če želite več informacij o ustvarjanju povezav, si oglejte razdelek Povezava do podatkov v Excelu v nadaljevanju tega članka.

Uvažanje podatkov iz Excela

V temu odseku je po korakih razloženo, kako se pripraviti na in zagnati operacijo uvoza ter kako shraniti nastavitve za uvoz kot izvozno specifikacijo za vnovično uporabo. V nadaljevanju ne pozabite, da sočasno mogoče uvoziti podatke samo z enega delovnega lista. Vseh podatkov iz celotnega delovnega zvezka hkrati ni mogoče uvoziti.

Priprava delovnega lista

  1. Poiščite izvorno datoteko in izberite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti v Access. Če želite uvoziti le del delovnega lista, je mogoče določiti le imenovani obseg celic, ki jih želite uvoziti.

    Določanje imenovanega obsega (izbirno)   

    1. Preklopite v Excel in odprite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti.

    2. Izberite obseg celic s podatki, ki jih želite uvoziti.

    3. Z desno tipko miške kliknite izbrani obseg in nato kliknite Poimenuj obseg ali Določi ime.

    4. V pogovornem oknu Novo ime določite ime za obseg v polju Ime in kliknite V redu.

      Ne pozabite, da je med operacijo uvoza mogoče uvoziti samo po en delovni list. Če želite uvoziti podatke z več delovnih listov, morate operacijo ponoviti za vsak delovni list.

  2. Preglejte izvorne podatke in naredite, kot je opisano v tej tabeli.

    Element

    Opis

    Število stolpcev

    Število izvornih stolpcev, ki jih želite uvoziti, ne sme presegati 255, ker Access ne podpira več kot 255 polj v tabeli.

    Preskakovanje stolpcev in vrstic

    Priporočljivo je vključiti samo vrstice in stolpce, ki jih želite uvoziti na izvorni delovni list ali v imenovani obseg.

    Vrstice    Med operacijo uvoza ne morete filtrirati ali preskočiti vrstic.

    Stolpci    Med operacijo stolpcev ne morete preskočiti, če boste obstoječi tabeli dodali podatke.

    Oblika tabele

    Prepričajte se, da so celice v obliki tabele. Če delovni list ali imenovani obseg vsebuje spojene celice, je vsebina celice nameščena v polje, ki ustreza najbolj levemu stolpcu, druga polja pa ostanejo prazna.

    Prazni stolpci, vrstice in celice

    Izbrišite vse nepotrebne prazne stolpce in vrstice na delovnem listu ali v obsegu. Če delovni list ali obseg vsebuje prazne celice, poskusite dodati manjkajoče podatke. Če načrtujete dodajanje zapisov obstoječi tabeli, zagotovite, da ustrezno polje v tabeli sprejema ničelne (manjkajoče ali neznane) vrednosti. Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je lastnost polja Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.

    Vrednosti napak

    Če več celic na delovnem listu ali v obsegu vsebuje vrednosti napak, na primer #NUM in #DIV, jih popravite, preden zaženete uvoz. Če izvorni delovni list ali obseg vsebuje vrednosti napak, Access v ustrezna polja v tabeli vstavi ničelne vrednosti. Če želite več informacij o načinih popravljanja teh napak, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednosti v nadaljevanju tega članka.

    Podatkovni tip

    Če se želite izogniti napakam pri uvozu, zagotovite, da so v vseh izvornih stolpcih v vseh vrsticah enaki podatkovni tipi. Access pregleda prvih osem izvornih vrstic, da določi podatkovni tip polj v tabeli. Zagotovite, da v prvih osmoh izvornih vrsticah ni mešanih vrednosti različnih podatkovnih tipov v nobenem stolpcu. V nasprotnem primeru Access stolpcu morda ne bo dodelil pravilne vrste podatkov.

    Priporočljivo je tudi vsak izvorni stolpec oblikovati v Excelu in vsakemu stolpcu dodeliti določeno obliko podatkov preden zaženete operacijo uvoza. Oblikovanje je zelo priporočljivo, če stolpec vključuje vrednosti različnih podatkovnih tipov. Stolpec »Št. leta« na delovnem listu lahko vključuje številske in besedilne vrednosti, na primer 871, AA90 in 171. Če se želite izogniti manjkajočim ali nepravilnim vrednostim, naredite to:

    1. Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca in nato kliknite Oblikuj celice.

    2. Na zavihku Številka v razdelku Kategorija izberite obliko. Za stolpec »ŠtLeta« bi verjetno izbrali Besedilo.

    3. Kliknite V redu.

    Če so izvorni stolpci oblikovani, vendar od osme vrstice naprej še vedno vključujejo mešane vrednosti, bo pri uvozu še vedno morda prišlo do preskakovanja vrednosti ali napačnega pretvarjanja vrednot. Če želite informacije o odpravljanju težav, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednosti.

    Prva vrstica

    Če prva vrstica na delovnem listu ali v imenovanem obsegu vsebuje imena stolpcev, je mogoče določiti, da Access podatke v prvi vrstici med operacijo uvoza obravnava kot imena polj. Če izvorni delovni list ali obseg ne vključuje imen, jih je pametno dodati v izvor preden zaženete operacijo uvoza.

    Opomba : Če načrtujete dodajanje zapisov obstoječi tabeli, zagotovite, da se ime vsakega stolpca natančno ujema z imenom ustreznega polja. Če se ime stolpca razlikuje od imena ustreznega polja v tabeli, operacija uvoza ne bo mogoča. Če si želite ogledati imena polj, odprite tabelo v pogledu načrta v Accessu.

  3. Zaprite izvorni delovni zvezek, če je odprt. Če je izvorna datoteka odprta, se med operacijo uvoza lahko pojavijo napake pri pretvarjanju podatkov.

Priprava ciljne zbirke podatkov

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, kjer bodo shranjeni uvoženi podatki. Prepričajte se, da zbirka podatkov ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za spreminjanje zbirke podatkov.

    -ali-

    Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov. Če želite to narediti:

    Kliknite zavihek Datoteka, Novo, nato pa še Prazna zbirka podatkov. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb »Microsoft Office«, nato pa kliknite Novo.

  2. Preden zaženete operacijo uvoza, se odločite, ali želite podatke shraniti v novo ali v obstoječo tabelo.

    Ustvarjenje nove tabele    Če ste se odločili, da boste podatke shranili v novo tabelo, Access ustvari tabelo in ji in doda uvožene podatke. Če tabela z istim imenom že obstaja, Access prepiše vsebino tabele z uvoženimi podatki.

    Dodajanje obstoječi tabeli    Če ste se odločili, da boste podatke dodali obstoječi tabeli, so določeni tabeli dodane vrstice v Excelovem delovnem listu.

    Ne pozabite, da se med operacijami pripenjanja večina napak pojavi, ker se izvorni podatki ne ujemajo z zgradbo in nastavitvami polja ciljne tabele. Če se želite temu izogniti, odprite ciljno tabelo v pogledu načrta in preglejte:

    • Prvo vrstico    Če v prvi vrstici izvornega delovnega zvezka ali imenovanega obsega ni glav stolpcev, se prepričajte, da se mesto in podatkovni tip vsakega stolpca na izvornem delovnem listu ujemata z mestom in podatkovnim tipom ustreznega polja v tabeli. Če so v prvi vrstici glave stolpcev, ni potrebno, da se vrstni red stolpcev in polj ujema, natančno pa se morata ujemati ime in podatkovni tip vsakega stolpca z imenom in podatkovnim tipom ustreznega polja.

    • Manjkajoča ali odvečna polja    Če enega ali več polj z izvornega delovnega lista ni v ciljni tabeli, jih dodajte preden zaženete operacijo uvoza. Če tabela vsebuje polja, ki jih ni v izvoru, jih ni potrebno izbrisati, če sprejemajo ničelne vrednosti.

      Namig : Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je njegova lastnost Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev vrednosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.

    • Primarni ključ    Če so v tabeli polja s primarnim ključem, mora izvorni delovni list ali obseg imeti stolpec, v katerem so vrednosti, združljive s poljem s primarnim ključem. Uvožene vrednosti ključa morajo biti enolične. Če uvoženi zapis vsebuje vrednost primarnega ključa, ki v ciljni tabeli že obstaja, operacija uvoza prikaže sporočilo o napaki.

    • Indeksirana polja    Če je lastnost polja Indeksirano v tabeli nastavljena na Da (podvojeni vnosi niso dovoljeni), mora ustrezni stolpec na izvornem delovnem listu ali v obsegu vsebovati enolične vrednosti.

      Nadaljujte z naslednjimi koraki, če želite zagnati operacijo uvoza.

Zagon operacije uvoza

  1. Mesto čarovnika za uvoz/ustvarjanje povezave se rahlo razlikuje glede na različico Accessa. Izberite korake, ki ustrezajo vaši različici Accessa:

    • Če uporabljate najnovejšo različico Accessa z naročnino na Office 365, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite Nov vir podatkov > Iz datoteke > Excel.

    • Če uporabljate Access 2016, Access 2013 ali Access 2010, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite Excel.

    • Če uporabljate Access 2007, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Excel.

    Opomba : Zavihek Zunanji podatki je na voljo samo, če je odprta zbirka podatkov.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke - Excelova preglednica v polju Ime datoteke določite ime Excelove datoteke s podatki, ki jih želite uvoziti.

    -ali-

    Kliknite Prebrskaj in uporabite pogovorno okno Odpiranje datoteke, če želite najti datoteko, ki jo želite uvoziti.

  3. Določite, kako želite shraniti uvožene podatke.

    Če želite podatke shraniti v novo tabelo, izberite Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov. Pozneje boste pozvani, da tabelo poimenujete.

    Če želite podatke dodati obstoječi tabeli, izberite Dodaj kopijo zapisov v tabelo in izberite tabelo s spustnega seznama. Ta možnost ni na voljo, če v zbirki podatkov ni tabel.

    Če se želite povezati do podatkovnega vira tako, da ustvarite povezano tabelo, si oglejte razdelek Povezava do podatkov v Excelu v nadaljevanju tega članka.

  4. Kliknite V redu.

    Zažene se čarovnik za uvoz preglednic in vas vodi skozi postopek uvoza. Nadaljujte z naslednjimi koraki.

Uporaba čarovnika za uvoz preglednic

  1. Na prvi strani čarovnika izberite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti, in nato kliknite Naprej.

  2. Na drugi strani čarovnika kliknite Pokaži delovne liste ali Pokaži imenovane obsege, izberite delovni list ali imenovani obseg, ki ga želite uvoziti, in nato kliknite Naprej.

  3. Če prva vrstica izvornega delovnega lista ali obsega vsebuje imena polj, izberite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev in kliknite Naprej.

    Če uvažate podatke v novo tabelo, Access glave stolpcev uporabi za poimenovanje polj v tabeli. Imena je mogoče spremeniti med operacijo ali po koncu operacije uvoza. Če dodajate podatke obstoječi tabeli, zagotovite, da se glave stolpcev na izvornem delovnem listu natančno ujemajo z imeni polj v ciljni tabeli.

    Če dodajate podatke obstoječi datoteki, preskočite neposredno na korak 6. Če dodajate podatke novi tabeli, sledite preostalim korakom.

  4. Čarovnik vas pozove, da pregledate lastnosti polj. Kliknite stolpec na spodnji polovici strani za prikaz ustreznih lastnosti polja. Po izbiri naredite nekaj od tega:

    • Preglejte in po želji spremenite ime ter podatkovni tip ciljnega polja.

      Access pregleda prvih osem vrstic v vsakem stolpcu, da za ustrezno polje predlaga podatkovni tip. Če stolpec na delovnem listu v prvih osmih vrsticah vsebuje različne tipe vrednosti, na primer besedilo in številke, čarovnik predlaga podatkovni tip, ki je združljiv z vsemi vrednostmi v stolpcu  – najpogosteje besedilni podatkovni tip. Izbrati je mogoče tudi drugačen podatkovni tip, vendar vedite, da bodo vrednosti, ki so nezdružljive z izbranim podatkovnim tipom, med uvozom prezrte ali napačno pretvorjene. Če želite več informacij o tem, kako popraviti manjkajoče ali nepravilne vrednosti, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednostiv nadaljevanju tega članka.

    • Če želite ustvariti indeks v polju, nastavite Indeksirano na Da.

    • Če želite izvorno stolpec povsem preskočiti, izberite potrditveno polje Ne uvozi polja (preskoči).

      Ko končate z izbiranjem možnosti, kliknite Naprej.

  5. Na naslednjem zaslonu določite primarni ključ za tabelo. Če izberete Naj Access doda primarni ključ, Access v tabelo doda samoštevilčno polje kot prvo polje in ga samodejno zapolni z enoličnimi vrednostmi ID-ja, ki se začnejo z 1. Kliknite Naprej.

  6. Na zadnjem zaslonu čarovnika določite ime za ciljno tabelo. V polje Uvozi v tabelo vnesite ime za tabelo. Če tabela že obstaja, Access prikaže sporočilo, ki vas vpraša, če želite prepisati obstoječo vsebino tabele. Kliknite Da, če želite nadaljevati, ali Ne, če želite določiti drugo ime za ciljno tabelo, in nato kliknite Dokončaj, če želite uvoziti podatke.

    Če je Access uvozil nekaj podatkov ali vse podatke, čarovnik prikaže stran, ki prikaže stanje operacije uvoza. Poleg tega je mogoče shraniti podrobnosti operacije kot specifikacijo za nadaljnjo uporabo. Če pa je bila operacija povsem neuspešna, Access prikaže sporočilo Pri uvozu datoteke je prišlo do napake.

  7. Kliknite Da, če želite shraniti podrobnosti operacije za nadaljnjo uporabo. Shranjene podrobnosti vam omogočajo ponavljanje operacije pozneje, ne da bi pri tem morali vsakokrat ponoviti korake čarovnika.

Če želite več informacij o tem, kako shranite podrobnosti specifikacije, glejte Shranjevanje podrobnosti uvažanja in izvažanja kot specifikacijo.

Če želite izvedeti, kako zaženete shranjene uvozne ali izvozne specifikacije, glejte Zagon shranjene uvozne ali izvozne specifikacije.

Če želite izvedeti, kako načrtujete uvoz in povežete opravila tako, da se zaženejo ob določeni uri, glejte Razpored uvozne ali izvozne specifikacije.

Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi

Če vidite sporočilo Pri uvozu datoteke je prišlo do napake, je bila operacija uvoza povsem neuspešna. Če pa se prikaže pogovorno okno, ki vas poziva, da shranite podrobnosti operacije, je bilo shranjenih nekaj ali vsi podatki. Sporočilo o stanju tudi omeni ime tabele dnevnika napak, v katerem je opis vseh napak, do katerih je prišlo pri uvozu.

Pomembno : Pred začetkom uporabe tabele morate pregledati njeno vsebino in zgradbo in se prepričati, da je vse pravilno, tudi če sporočilo o stanju navede, da je bila operacija uspešna.

  • Odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista, če želite videti, ali so bili vsi podatki dodani tabeli.

  • Tabelo odprite v pogledu načrta, če želite pregledati vrsto podatkov in druge nastavitve lastnosti polj.

V tej tabeli so opisani koraki, s katerimi je mogoče popraviti manjkajoče ali nepravilne vrednosti.

Namig : Če med odpravljanjem težav pri rezultatih opazite, da manjka samo nekaj vrednosti, jih je mogoče ročno dodati v tabelo. Če pa opazite, da celotni stolpci ali veliko število vrednosti manjkajo ali niso ustrezno uvoženi, težavo popravite v izvorni datoteki. Ko končate s popravljanjem vseh znanih težav, ponovite operacijo uvoza.

Težava

Rešitev

Grafični elementi

Grafičnih elementov, na primer logotipov, grafikonov in slik ni mogoče uvoziti. Zbirki podatkov jih dodajte ročno, ko je operacija uvoza končana.

Izračunane vrednosti

Rezultati izračunanega stolpca ali celic so uvoženi, temeljna formula pa ne. Pri uvozu je mogoče določiti podatkovni tip, ki je združljiv z rezultati formule, na primer »Številka«.

RESNIČNO ali NERESNIČNO in vrednosti -1 ali 0

Če izvorni delovni list ali obseg vključuje stolpec samo z vrednostma RESNIČNO ali NERESNIČNO, Access za stolpec ustvari polje Da/ne in v polje vstavi vrednosti -1 ali 0. Če pa izvorni delovni list ali obseg vsebuje stolpec samo z vrednostma -1 ali 0, Access za stolpec privzeto ustvari številsko polje. Med operacijo uvoza je mogoče spremeniti podatkovni tip polja v Da/ne, če se želite tej težavi izogniti.

Polja z več vrednostmi

Če uvozite podatke v novo tabelo ali dodate podatke obstoječi tabeli, Access ne podpira več vrednosti v polju, tudi če izvorni stolpec vsebuje seznam vrednosti, ki so med seboj ločene s podpičjem (;). Seznam vrednosti je obravnavan kot ena vrednost in je nameščen v polje z besedilom.

Prirezani podatki

Če so podatki v stolpcu Accessove tabele videti prirezani, poskusite povečati širino stolpca v pogledu podatkovnega lista. Če to ne odpravi težave, so podatki v številskem stolpcu Excela preveliki za velikost ciljnega polja v Accessu. Lastnost FieldSize ciljnega polja je na primer nastavljena na Bajt v Accessovi zbirki podatkov, vendar izvorni podatki vsebujejo večjo vrednost od 255. Popravite vrednosti v izvorni datoteki in poskusite uvoziti znova.

Oblika prikaza

Morda boste morali lastnost Oblika nekaterih polj nastaviti v pogledu načrta, da boste zagotovili pravilen prikaz vrednosti v pogledu podatkovnega lista. Na primer:

  • Polje Da/ne v pogledu podatkovnega lista prikaže -1 in 0, ko je operacija uvoza končana. Če želite to popraviti, ko je operacija uvoza končana, nastavite lastnost polja Oblika na Da/ne, če želite, da se vam namesto tega prikažejo potrditvena polja.

  • Dolge in skrajšane oblike datumov se v Accessu prikažejo kot kratke oblike datuma. Če želite to popraviti, odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista v Accessu in nastavite lastnost datumskega polja Oblika na Dolga oblika datuma ali Skrajšana oblika datuma.

Opomba : Če izvorni delovni list vsebuje obogateno besedilo, na primer okrepljeno, podčrtano ali ležeče, je besedilo uvoženo, oblika pa se izgubi.

Podvojene vrednosti (napaka kršitve ključa)

Zapisi, ki jih uvozite, morda vsebujejo podvojene vrednosti, ki jih ni mogoče shraniti v polje s primarnim ključem ciljne tabele ali v polje, katerega lastnost Indeksirano je nastavljena na Da (podvojeni vnosi niso dovoljeni). Odstranite podvojene vrednosti v izvorni datoteki in poskusite uvoziti znova.

Zamik datumskih vrednosti za 4 leta

Pri datumskih poljih, ki so uvožena z Excelovega delovnega lista, je možen štiriletni zamik. Excel za Windows uporablja datumski sistem 1900 (v katerem je obseg zaporednih številk od 1 do 65,380), ki ustreza datumom med 1. januarjem 1900 in 31. decembrom 2078. Excel za Macintosh pa uporablja datumski sistem 1904 (v katerem je obseg zaporednih številk od 0 do 63,918), ki ustreza datumom med 1. januarjem 1904 in 31. decembrom 2078.

Pred uvozom podatkov spremenite datumski sistem za Excelov delovni zvezek ali po končanem dodajanju podatkov izvedite poizvedbo za posodabljanje, ki uporablja izraz [ime datumskega polja] + 1462, če želite popraviti datume.

Ničelne vrednosti

Na koncu operacije uvoza boste morda videli sporočilo o napaki, da so bili podatki med operacijo izbrisani ali izgubljeni, ali pa boste morda opazili, da je nekaj vrednosti polj praznih, ko boste tabelo odprli v pogledu podatkovnega lista. Če izvorni stolpci v Excelu niso oblikovani ali če prvih osem vrstic vsebuje vrednosti različnih podatkovnih tipov, odprite izvorni delovni list in naredite to:

  • Oblikujte izvorne stolpce.

  • Premaknite vrstice tako, da prvih osem vrstic vsakega stolpca ne vsebuje vrednosti različnih podatkovnih tipov.

  • Pri uvozu izberite primeren podatkovni tip za vsako polje. Če je podatkovni tip napačen, boste po končanem uvozu morda v celotnem stolpcu videli ničelne ali napačne vrednosti.

S prikazanimi koraki si je mogoče pomagati pri minimiziranju pojavljanja ničelnih vrednosti. V tej tabeli so navedeni primeri, v katerih boste še vedno videli ničelne vrednosti:

Manjkajoče vrednosti so tipa ...

Ko uvažate v ...

Ciljni tip polja je ...

Če želite razrešiti ...

Besedilo

Nova tabela

Datum

Zamenjajte besedilne vrednosti z datumskimi vrednostmi in nato poskušate uvoziti znova.

Besedilo

Obstoječa tabela

Številka ali datum

Zamenjajte vse besedilne vrednosti z vrednostmi, ki se ujemajo s podatkovnimi tipi ciljnega polja, in poskusite uvoziti znova.

Datumske vrednosti, zamenjane s številskimi vrednostmi

Namesto dejanskih datumskih vrednosti boste videli navidezno naključne petmestne številke v teh primerih:

  • Izvorni stolpec na delovnem listu v prvih osmih vrsticah vsebuje samo številske vrednosti, v naslednjih vrsticah pa vsebuje tudi nekaj datumskih vrednosti. Te datumske vrednosti bodo napačno pretvorjene.

  • Izvorni stolpec v nekaterih izmed prvih osmih vrstic vsebuje datumske vrednosti in vi ste jih poskusili uvoziti v številsko polje. Te datumske vrednosti bodo napačno pretvorjene.

    Če se želite temu izogniti, v izvornem stolpcu zamenjajte datumske vrednosti s številskimi vrednostmi in poskusite uvoziti znova.

    Če je v stolpcu, v katerem so najpogosteje datumske vrednosti, več besedilnih vrednosti, bodo vse vrednosti prikazane kot navidezno naključne petmestne številke. Če se želite temu izogniti, zamenjajte besedilne vrednosti z datumskimi vrednostmi in nato poskusite znova uvoziti.

Številske vrednosti, zamenjane z datumskim vrednostmi

Namesto dejanskih številskih vrednosti boste videli navidezno naključne datumske vrednosti v teh primerih:

  • Izvorni stolpec v prvih osmih vrsticah vsebuje samo datumske vrednosti, v naslednjih vrsticah pa vsebuje tudi nekaj številskih vrednosti. Te številske vrednosti bodo napačno pretvorjene.

  • Izvorni stolpec v nekaterih izmed prvih osem vrstic vsebuje številske vrednosti in vi ste jih poskusili uvoziti v datumsko polje. Te številske vrednosti bodo napačno pretvorjene.

Če se želite temu izogniti, zamenjajte številske vrednosti z datumskimi vrednostmi in nato poskusite uvoziti znova.

Poleg tega boste morda želeli pregledati tabelo dnevnika napak (omenjena na zadnji strani čarovnika) v pogledu podatkovnega lista. Tabela ima tri polja  — »Napaka«, »Polje« in »Vrstica«. Vsaka vrstica vsebuje informacije o določeni napaki. Vsebina polja »Napaka« naj bi vam lahko pomagala pri odpravljanju težav.

Nizi napak in namigi za odpravljanje težav

Napaka

Opis

Odrezano polje

Vrednost v datoteki je prevelika za nastavitev lastnosti FieldSize za to polje.

Napaka pretvorbe vrste

Vrednost na delovnem listu je napačen podatkovni tip za to polje. Vrednost bo morda manjkala ali bo v ciljnem polju nepravilna. Če želite več informacij o odpravljanju te težave, si oglejte prejšnjo tabelo.

Kršitev ključa

Primarna vrednost tega ključa je podvojena  — že obstaja v tabeli.

Napaka veljavnostnega pravila

Vrednost krši pravilo, nastavljeno z lastnostjo ValidationRule za to polje ali tabelo.

Nič v zahtevanem polju

Ničelna vrednost v tem polju ni dovoljena, ker je lastnost Zahtevano za polje nastavljena na Da.

Ničelna vrednost ali samoštevilčno polje

Podatki, ki jih uvažate vsebujejo vrednost Nič, ki ste jo poskusili dodati samoštevilčnemu polju.

Zapis, ki ga ni mogoče razčleniti

Besedilna vrednost vsebuje znak za ločevanje besedila (navadno dvojne narekovaje). Kadar vrednost vsebuje znak za ločevanje, mora biti znak v besedilni datoteki ponovljen dvakrat; na primer:

Premer 4 1/2 palca

Na vrh strani

Povezovanje do podatkov v Excelu

Pri povezavi Accessove zbirke podatkov do podatkov v drugem programu je mogoče uporabiti orodja za poizvedovanje in poročanje, ki jih ponuja Access, ne da bi pri tem morali v zbirki podatkov ohranjati kopijo Excelovih podatkov.

Ko se povežete z Excelovim delovnim listom ali imenovanim obsegom, Access ustvari novo tabelo, ki je povezana z izvornimi celicami. Vse spremembe, ki jih naredite v izvornih celicah v Excelu, se odražajo v povezani tabeli. Vsebine ustreznih tabel v Accessu pa ne morete urejati. Če želite podatke dodati, urediti ali izbrisati, morate spremembe narediti v izvorni tabeli.

Običajni scenariji za povezovanje do Excelovega delovnega lista iz Accessa

Običajno se z Excelovim delovnim listom povežete (namesto uvažanja) iz teh razlogov:

  • Še naprej želite podatke imeti na Excelovih delovnih listih in uporabljati zmogljiva Accessova orodja za poizvedovanje in poročanje.

  • Oddelek ali delovna skupina uporablja Access, podatki iz zunanjih virov, s katerimi delate, pa so na Excelovih delovnih listih. Vi ne želite ohranjati kopij zunanjih podatkov, ampak želite s podatki delati v Accessu.

Prvo povezovanje do Excelovega delovnega lista

  • Iz Excela ne morete ustvariti povezave do Accessove zbirke podatkov.

  • Ko se povežete z Excelovo datoteko, Access ustvari novo tabelo, pogosto imenovana povezana tabela. Tabela prikaže podatke na izvornem delovnem listu ali v imenovanem obsegu, vendar podatkov dejansko ne shrani v zbirko podatkov.

  • Excelovih podatkov ne morete povezati do obstoječe tabele v zbirki podatkov. To pomeni, da podatkov ne morete dodati obstoječi tabeli z izvajanjem operacije povezave.

  • Zbirka podatkov lahko vsebuje več povezanih tabel.

  • Vse spremembe, ki jih naredite v Excelovih podatkih, se samodejno odrazijo v povezani tabeli. Vsebina in zgradba povezane tabele v Accessu pa sta samo za branje.

  • Ko odprete Excelov delovni zvezek v Accessu (v pogovornem oknu Odpiranje datoteke spremenite polje s seznamom Vrsta datotek v Microsoft Excel in izberite želeno datoteko), Access ustvari prazno zbirko podatkov in samodejno zažene čarovnik za povezovanje preglednic.

Priprava Excelovih podatkov

  1. Poiščite Excelovo datoteko in delovni list ali obseg s podatki, do katerih želite vzpostaviti povezavo. Če ne želite povezave do celotnega delovnega lista, definirajte imenovan obseg, ki vključuje le celice, do katerih želite vzpostaviti povezavo.

    Ustvarjanje imenovanega obsega v Excelu (izbirno – uporabno, če želite vzpostaviti povezavo le do nekaterih podatkov v delovnem listu)   

    1. Preklopite na Excel in prikažite delovni list, na katerem želite določiti imenovan obseg.

    2. Izberite obseg celic, ki vsebujejo podatke, do katerih se želite povezati.

    3. Z desno tipko miške kliknite izbrani obseg in kliknite Poimenuj obseg ali Določi ime.

    4. V pogovornem oknu Novo ime določite ime za obseg v polju Ime in nato kliknite V redu.

      Ne pozabite, da se je med operacijo povezave mogoče povezati samo do enega delovnega lista ali obsega sočasno. Če se želite povezati do več mest v delovnem zvezku, ponovite operacijo povezave za vsak delovni list ali obseg.

  2. Preglejte izvorne podatke in naredite, kot je opisano v tej tabeli:

    Element

    Opis

    Oblika tabele

    Prepričajte se, da so celice v obliki tabele. Če obseg vsebuje spojene celice, je vsebina celice nameščena v polje, ki ustreza najbolj levemu stolpcu, druga polja pa ostanejo prazna.

    Preskakovanje stolpcev in vrstic

    Med operacijo povezave izvornih stolpcev in vrstic ne morete preskočiti. Mogoče pa je skriti polja in filtrirane zapise, tako da odprete povezano tabelo v pogledu podatkovnega lista, potem ko ste jih uvozili v Access.

    Število stolpcev

    Število izvornih stolpcev ne sme presegati 255, ker Access ne podpira več kot 255 polj v tabeli.

    Prazni stolpci, vrstice in celice

    Zbrišite vse nepotrebne prazne stolpce in vrstice na Excelovem delovnem listu ali v obsegu. Če so prazne celice, poskusite dodati manjkajoče podatke.

    Vrednosti napak

    Če več celic na delovnem listu ali v obsegu vsebuje vrednosti napak, jih pred začetkom operacije uvoza popravite. Če izvorni delovni list ali obseg vsebuje vrednosti napak, Access v ustrezna polja v tabeli vstavi ničelne vrednosti.

    Podatkovni tip

    V povezani tabeli ne morete spremeniti podatkovnega tipa ali velikosti polja. Pred začetkom operacije povezave morate preveriti, če vsak stolpec vsebuje podatke določenega tipa.

    Priporočamo, da stolpec oblikujete, če vsebuje vrednosti različnih podatkovnih tipov. Stolpec »Št. leta« na delovnem listu lahko vključuje številske in besedilne vrednosti, na primer 871, AA90 in 171. Če se želite izogniti manjkajočim ali nepravilnim vrednostim, naredite to:

    1. Z desno tipko miške kliknite stolpec in nato kliknite Oblikuj celice.

    2. Na zavihku Številka pod Kategorija izberite obliko.

    3. Kliknite V redu.

    Prva vrstica

    Če prva vrstica na delovnem listu ali v imenovanem obsegu vsebuje imena stolpcev, je mogoče določiti, da naj Access podatke v prvi vrstici med operacijo povezave obravnava kot imena polj. Če na delovnem listu ni imen stolpcev ali če določeno ime stolpca krši pravila o poimenovanju polj v Accessu, Access določi veljavno ime za vsako ustrezno polje.

  3. Zaprite izvorno datoteko, če je odprta.

Priprava ciljne zbirke podatkov

  1. Odprite zbirko podatkov, v kateri želite ustvariti povezavo. Prepričajte se, da zbirka podatkov ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za njeno spreminjanje.

  2. Če ne želite shraniti povezave v nobeni od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov: Kliknite zavihek Datoteka, Novo, nato pa še Prazna zbirka podatkov. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb »Microsoft Office«, nato pa kliknite Novo.

Zdaj lahko začnete z operacijo povezave.

Ustvarjanje povezave

  1. Mesto čarovnika za uvoz/ustvarjanje povezave se rahlo razlikuje glede na različico Accessa. Izberite korake, ki ustrezajo vaši različici Accessa:

    • Če uporabljate najnovejšo različico Accessa z naročnino na Office 365, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite Nov vir podatkov > Iz datoteke > Excel.

    • Če uporabljate Access 2016, Access 2013 ali Access 2010, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite Excel.

    • Če uporabljate Access 2007, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Excel.

    Opomba : Zavihek Zunanji podatki je na voljo samo, če je zbirka podatkov odprta.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke - Excelova preglednica v polju Ime datoteke določite ime Excelove izvorne datoteke.

  3. Izberite Vzpostavite povezavo do vira podatkov, tako da ustvarite povezano tabelo in nato kliknite V redu.

    Zažene se čarovnik za povezovanje preglednic in vas vodi skozi postopek povezave.

  4. Na prvi strani čarovnika izberite delovni list ali imenovani obseg in kliknite Naprej.

  5. Če prva vrstica izvornega delovnega lista ali obsega vsebuje imena polj, izberite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev. Access te glave stolpcev uporabi za poimenovanje polj v tabeli. Če ime stolpca vsebuje določene posebne znake, ga ni mogoče uporabiti kot ime polja v Accessu. V takih primerih se prikaže sporočilo o napaki, ki vam pojasni, da bo Access za polje določil veljavno ime. Kliknite V redu, če želite nadaljevati.

  6. Na zadnji strani čarovnika določite ime za povezano tabelo in nato kliknite Dokončaj. Če tabela z istim imenom že obstaja, ste vprašani, ali želite obstoječo tabelo ali poizvedbo prepisati. Kliknite Da, če želite prepisati tabelo ali poizvedbo, ali Ne, če želite določiti drugo ime.

    Access skuša ustvariti povezano tabelo. Če je operacija uspešna, Access prikaže sporočilo Povezovanje tabele je dokončano. Odprite povezano tabelo ter preglejte polja in podatke, če se želite prepričati, da v vseh poljih vidite pravilne podatke.

    Če vidite vrednosti napak ali nepravilne podatke, morate odpraviti težave izvornih podatkov. Če želite več informacij o odpravljanju težav vrednosti napak in napačnih vrednosti, si oglejte naslednji razdelek.

Na vrh strani

Odpravljanje težav #Štev! in drugih nepravilnih vrednosti v povezani tabeli

Kljub temu, da prejmete sporočilo Povezovanje tabele je dokončano, morate odpreti tabelo v pogledu podatkovnega lista in se prepričati, da vrstice in stolpci prikazujejo pravilne podatke.

Če kjer koli v tabeli vidite napake ali nepravilne podatke, jih popravite tako, kot je opisano v tej tabeli, in se nato poskusite povezati znova. Ne pozabite, da vrednosti povezani tabeli ne morete dodati neposredno, ker je tabela samo za branje.

Težava

Rešitev

Grafični elementi

Grafičnih elementov na Excelovem delovnem listu, na primer logotipov, preglednic in slik, ni mogoče povezati do Accessa.

Oblika prikaza

Morda boste morali lastnost Oblika nekaterih polj nastaviti v pogledu načrta, da boste zagotovili pravilen prikaz vrednosti v pogledu podatkovnega lista.

Izračunane vrednosti

Rezultati izračunanega stolpca ali celic so prikazani v ustreznem polju, vendar si formule (ali izraza) v Accessu ne morete ogledati.

Prirezane besedilne vrednosti

Povečajte širino stolpca v pogledu podatkovnega lista. Če še vedno ne vidite celotne vrednosti, je to lahko zato, ker je vrednost daljša od 255 znakov. Access se lahko poveže samo s prvimi 255 znaki, zato podatke uvozite, namesto da se z njimi povežete.

Sporočilo napake prekoračitve številskega polja

Povezana tabela je lahko videti pravilna, pozneje pa se ob zagonu poizvedbe za to tabelo prikaže sporočilo o napaki Prekoračitev številskega polja. To se lahko zgodi zaradi spora med podatkovnim tipom polja v povezani tabeli in podatkovnim tipom, ki je shranjen v tem polju.

RESNIČNO ali NERESNIČNO in vrednosti -1 ali 0

Če izvorni delovni list ali obseg vključuje stolpec samo z vrednostma RESNIČNO ali NERESNIČNO, Access za stolpec v povezani tabeli ustvari polje Da/ne. Če pa izvorni delovni list ali obseg vključuje stolpec samo z vrednostma -1 ali 0, Access privzeto ustvari številsko polje za stolpec in ne boste mogli spremeniti podatkovnega tipa ustreznega polja v tabeli. Če želite polje Da/ne v povezani tabeli, zagotovite, da izvorni stolpec vključuje vrednosti RESNIČNO in NERESNIČNO.

Polja z več vrednostmi

Access ne podpira več vrednosti v polju, tudi če izvorni stolpec vsebuje seznam vrednosti, ki so med seboj ločene s podpičjem (;). Seznam vrednosti bo obravnavan kot ena vrednost in bo nameščen v polje z besedilom.

#Štev!

Access namesto dejanskih podatkov v polju prikaže vrednost napake #Štev! v teh primerih:

  • Če izvorni stolpec vsebuje nekaj številskih ali datumskih vednosti v stolpcu, ki vsebuje predvsem besedilne lastnosti, potem številske in datumske vrednosti niso uvožene.

  • Če izvorni stolpec vsebuje nekaj besedilnih vrednosti v stolpcu, ki vsebuje predvsem številske vrednosti, potem besedilne vrednosti niso uvožene.

  • Če izvorni stolpec vsebuje nekaj besedilnih vrednosti v stolpcu, ki vsebuje predvsem datumske vrednosti, potem besedilne vrednosti niso uvožene.

Če želite minimizirati primerke ničelnih vrednosti v tabeli, naredite to:

  1. Prepričajte se, da izvorni stolpec ne vsebuje vrednosti različnih podatkovnih tipov.

  2. Oblikujte stolpce na Excelovem delovnem listu.

  3. Med operacijo povezave izberite pravi podatkovni tip za vsako polje. Če podatkovni tip ni pravilen, lahko nastali stolpec vsebuje samo vrednosti #Štev! za vse vrstice podatkov.

Številske vrednosti namesto datumskih vrednosti

Če v polju vidite navidezno naključno petmestno številko, preverite, če izvorni stolpec vsebuje predvsem številske vrednosti, poleg njih pa še nekaj datumskih vrednosti. Datumske vrednosti, ki se pojavijo v številskih stolpcih, so napačno pretvorjene v številke. Datumske vrednosti zamenjajte s številskimi in se poskusite povezati znova.

Datumske vrednosti namesto številskih vrednosti

Če v polju vidite navidezno naključno datumsko vrednost, preverite, če izvorni stolpec vsebuje predvsem datumske vrednosti, poleg njih pa še nekaj številskih vrednosti. Številske vrednosti, ki se pojavijo v datumskih stolpcih so napačno pretvorjene v datum. Številske vrednosti zamenjajte z datumskimi vrednostmi in se poskusite povezati znova.


Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×