Uvažanje ali povezava s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Uvažanje ali povezava s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Podatke iz ene Accessove zbirke podatkov je mogoče v drugo prenesti na več načinov. Najenostavnejši način je kopiranje in lepljenje, vendar uvažanje in povezovanje nudita boljšo prilagodljivost in nadzor nad podatki, ki jih prenašate, ter nad načinom prenosa podatkov v ciljno zbirko podatkov.

Ta članek pojasnjuje uvažanje in povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov.

Kaj želite narediti?

Razumevanje uvažanja in povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Uvažanje podatkov iz druge Accessove zbirke podatkov

Povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Razumevanje uvažanja in povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Ko uvažate iz druge zbirke podatkov, Access v ciljni zbirki podatkov ustvari kopijo podatkov ali predmetov, ne da bi pri tem spremenil izvor. Med operacijo uvažanja je mogoče izberati predmete, ki jih želite kopirati, nadzirate uvažanje tabel in poizvedb, določite, ali naj bodo uvožene relacije med tabelami itd.

Običajni scenariji za uvažanje podatkov ali predmetov iz Accessove zbirke podatkov

Navadno uvažate podatke iz teh razlogov:

  • S kopiranjem vseh predmetov iz ene zbirke podatkov v drugo želite spojiti dve zbirki podatkov. Pri uvažanju je mogoče z eno operacijo kopirati vse tabele, poizvedbe, obrazce, poročila, makre in module skupaj z relacijami tabel v drugo zbirko podatkov.

  • Ustvariti morate nekaj tabel, ki so podobne tabelam v drugi zbirki podatkov. Morda boste hoteli kopirati celo tabelo ali samo definicije tabele, da se izognete ročnemu načrtovanju vsake tabele. Če se odločite uvoziti samo definicijo tabele, dobite prazno tabelo. Z drugimi besedami, v ciljno zbirko podatkov so kopirana polja in njihove lastnosti, podatki v tabeli pa ne. Še ena prednost uvažanja (v primerjavi z operacijo kopiraj-prilepi) je, da je skupaj s tabelami mogoče uvoziti relacije med tabelami.

  • V drugo zbirko podatkov morate kopirati nabor povezanih predmetov. Kopirati želite na primer tabelo in obrazec »Zaposleni« v drugo zbirko podatkov. Uvažanje vam omogoča kopiranje predmeta in vseh povezanih predmetov v drugo zbirko podatkov z eno operacijo.

Opomba : Če želite zapise iz ene zbirke podatkov dodati obstoječi tabeli v drugi zbirki podatkov, zapise uvozite v novo tabelo in nato ustvarite poizvedbo za dodajanje. Med operacijo uvažanja zapisov ne morete dodati obstoječi tabeli. Če želite več informacij o poizvedbah za dodajanje, si oglejte članek Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje.

Običajni scenariji za povezovanje s tabelo v Accessovi zbirki podatkov

S podatki se povežite v teh primerih:

  • Vaša organizacija uporablja številne Accessove zbirke podatkov, vendar morajo biti podatki v nekaterih tabelah na primer »Zaposleni« v skupni rabi. Namesto da tabelo podvajate v vsako zbirko podatkov, imate lahko tabelo samo v eni zbirki podatkov in se z njo povežete iz drugih zbirk podatkov.

  • Druga delovna skupina ali oddelek mora znati dodajati in uporabljati podatke v vaši zbirki podatkov, vendar vi želite biti še naprej lastnik zgradbe tabel.

V naslednjih odsekih je po korakih razloženo uvažanje in povezovanje s predmeti zbirke podatkov.

Na vrh strani

Uvažanje podatkov iz druge Accessove zbirke podatkov

Postopek uvažanja podatkov sledi tem splošnim korakom:

  • Priprava na operacijo uvažanja

  • Zagon čarovnika za uvoz

  • Shranjevanje nastavitev za uvoz kot uvozno specifikacijo za vnovično uporabo

V teh naborih korakov je razloženo, kako vsako dejanje izvesti.

Priprava na operacijo uvažanja

  1. Poiščite izvorno zbirko podatkov in določite predmete, ki jih želite uvoziti.

    Če je izvorna zbirka podatkov datoteka .mdb ali .accdb, je mogoče uvoziti tabele, poizvedbe, obrazce, makre in module. Če je izvorna datoteka datoteka .mde ali .accde, je mogoče uvoziti samo tabele.

  2. Če podatke v Accessovo zbirko podatkov uvažate prvič, si v tej tabeli oglejte nekaj koristnih nasvetov.

Element

Opis

Več predmetov

Z eno operacijo je mogoče uvoziti več predmetov.

Nov predmet

Vsaka operacija uvažanja v ciljni zbirki podatkov ustvari nov predmet. Z operacijo uvažanja obstoječega predmeta ne morete prepisati in obstoječi tabeli ne morete dodati zapisov.

Uvažanje povezane tabele

Če je izvorna tabela (na primer »Zaposleni1« v zbirki podatkov »Prodaja«) dejansko povezana tabela (tabela, ki je povezana s tabelo »Zaposleni« v zbirki podatkov »Plače«), potem trenutno operacijo uvažanja zamenja operacija povezovanja. Ko je operacija končana, vidite povezano tabelo (na primer »Zaposleni1«), ki je povezana z izvorno tabelo (»Zaposleni« v zbirki podatkov »Plače«).

Preskakovanje polj in zapisov

Ko uvažate podatke iz tabele ali poizvedbe, določenih polj ali zapisov ne morete preskočiti. Če iz tabele ne želite uvoziti nobenega zapisa, je mogoče uvoziti samo definicijo tabele.

Relacije

Uvažati je mogoče relacije med izvornimi tabelami.

Definicija tabele

Uvoziti je mogoče celotno tabelo ali samo njeno definicijo. Ko uvozite samo definicijo, Access ustvari tabelo, ki ima enaka polja kot izvorna tabela, vendar nobenih podatkov.

Predmeti vira zapisa

Z uvažanjem poizvedbe, obrazca, ali poročila se temeljni viri zapisov ne uvozijo samodejno. Uvoziti morate vse temeljne vire zapisov, drugače poizvedba, obrazec ali poročilo ne bo delovalo.

Polja za iskanje

Če polje v izvorni tabeli najde vrednosti v drugi tabeli ali poizvedbi, morate uvoziti povezano tabelo ali poizvedbo, če želite, da bo ciljno polje prikazalo iskalne vrednosti. Če povezane tabele ali poizvedbe ne uvozite, bo ciljno polje pokazalo samo ID-je iskanja.

Podobrazci, podporočila

Ko uvozite obrazec ali poročilo, se podobrazci in podporočila, ki so vključeni v obrazec ali poročilo, ne uvozijo samodejno. Če želite delati v ciljni zbirki podatkov, morate uvoziti vsak podobrazec, podporočilo in njihove temeljne vire zapisov za obrazec ali poročilo.

Poizvedbe

Poizvedbo je mogoče uvoziti kot poizvedbo ali kot tabelo. Če poizvedbo uvozite kot poizvedbo, morate uvoziti temeljne tabele.

  1. Zaprite izvorno zbirko podatkov. Prepričajte se, da je noben uporabnik ni odprl v izključnem načinu.

  2. Odprite ciljno zbirko podatkov. Prepričajte se, da ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje predmetov in podatkov zbirki podatkov.

    Če je izvorna zbirka podatkov zaščitena z geslom, ste pozvani, da vnesete geslo vsakokrat, ko jo uporabite kot izvor za operacijo uvažanja.

    Opomba : Če želite podatke uvoziti v novo zbirko podatkov, morate pred začetkom operacije uvažanja ustvariti prazno zbirko podatkov, ki ne vsebuje nobenih tabel, obrazcev ali poročil. Kliknite Gumb »Microsoft Office« Podoba gumba in nato Novo.

    Operacija uvažanja ne prepiše ali spremeni nobene obstoječe tabele ali predmeta. Če predmet z istim imenom kot izvorni predmet v ciljni zbirki podatkov že obstaja, Access imenu uvoženega predmeta doda številko (1, 2, 3 itd.). Če uvozite na primer tabelo »Zadeve« v zbirko podatkov, ki že vsebuje tabelo s tem imenom, potem bo ta tabela dobila ime »Zadeve1«. Če je to ime že v uporabi, bo nova tabela dobila ime »Zadeve2« itd.

    Če želite zapise v izvorni tabeli dodati tabeli v ciljni tabeli, morate namesto zagona operacije uvažanja uporabiti poizvedbo za dodajanje. Če želite več informacij o poizvedbah za dodajanje, si oglejte članek Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje.

Uvažanje podatkov

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Access. Podoba gumba

    Opomba : Kartica Zunanji podatki je na voljo samo, ko je zbirka podatkov odprta.

  2. V polje z besedilom Ime datoteke vnesite ime izvorne zbirke podatkov ali kliknite Brskaj, če želite, da se prikaže pogovorno okno Odpiranje datoteke.

  3. Izberite Uvozite tabele, poizvedbe, obrazce, poročila, makre in module v trenutno zbirko podatkov in kliknite V redu.

  4. V pogovornem oknu Uvozi predmete kliknite vsako kartico in izberite želene predmete.

    Če želite izbrani predmet preklicati, ga znova kliknite.

  5. Kliknite Možnosti, če želite določiti dodatne nastavitve.

    Ta tabela opisuje, kako vsaka možnost vpliva na rezultate operacije.

Element

Opis

Potrditveno polje Relacije

Izberite, če želite uvoziti relacije med izbranimi tabelami.

Potrditveno polje Meniji in orodne vrstice

Izberite, če želite uvoziti menije po meri in orodne vrstice, ki so v izvorni zbirki podatkov. Meniji in orodne vrstice so prikazani na kartici Dodatki.

Potrditveno polje Uvozi/izvozi specifikacije

Izberite, če želite uvoziti shranjene uvozne ali izvozne specifikacije, ki so v izvorni zbirki podatkov.

Potrditveno polje Skupine podoken za krmarjenje

Izberite, če želite uvoziti skupine podoken za krmarjenje po meri, ki so v izvorni zbirki podatkov.

Izbirni gumb Definicije in podatki

Izberite, če želite uvoziti zgradbo in podatke vseh izbranih tabel.

Izbirni gumb Samo definicije

Izberite, če želite uvoziti samo polja v izbranih tabelah. Izvorni zapisi niso uvoženi.

Izbirni gumb Kot poizvedbe

Izberite, če želite izbrane poizvedbe uvoziti kot poizvedbe. V tem primeru ne pozabite uvoziti vseh temeljnih tabel skupaj s poizvedbami.

Izbirni gumb Kot tabele

Izberite, če želite uvoziti poizvedbe kot tabele. V tem primeru morate uvoziti temeljne tabele.

  1. Kliknite V redu, če želite končati operacijo.

    Access kopira podatke in prikaže sporočila o napaki, če zazna težave. Če so podatki uspešno uvoženi, vam čarovnik v zadnjem koraku dovoli, da shranite podrobnosti operacije kot uvozno specifikacijo za nadaljnjo uporabo. V naslednjih korakih je razloženo, kako shraniti podrobnosti operacije kot specifikacijo.

Shranjevanje uvozne specifikacije

  1. Kliknite Shranjevanje korakov uvoza, če želite shraniti podrobnosti operacije.

    Shranjene podrobnosti vam omogočajo ponavljanje operacije pozneje, ne da bi pri tem morali vsakokrat ponoviti korake čarovnika.

  2. V polje Shrani kot vnesite ime za uvozno specifikacijo. Po izbiri vnesite opis v polje Opis.

  3. Če želite izvesti operacijo v fiksnih intervalih, na primer tedensko ali mesečno, izberite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo.

    S tem ustvarite opravilo programa Microsoft Office Outlook 2007, ki vam omogoča zagon specifikacije.

  4. Kliknite Shrani uvoženo.

    Če niste izbrali potrditvenega okna Ustvari Outlookovo opravilo, Access shrani uvozno specifikacijo in uvozi predmete, ki ste jih določili. Sedaj je mogoče pregledati uvožene tabele in druge predmete in se prepričati, če so bili predmeti pravilno uvoženi.

Če ste izbrali potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo, Access zažene Outlook. Uporabite ta postopek, če želite dokončati te korake.

Opomba : Če Outlook ni nameščen, Access prikaže sporočilo o napaki. Če Outlook ni ustrezno konfiguriran, se zažene čarovnik za konfiguracijo Outlooka. Sledite navodilom čarovnika, če želite konfigurirati Outlook.

  1. V Outlooku preglejte in spremenite nastavitve opravila, na primer Rok in Opomnik.

    Če želite, da se opravilo ponavlja, kliknite Ponavljanje. Ta slika prikazuje razporejevalnik opravil z nekaj običajnimi nastavitvami:

    Razporejevalnik Outlookovih opravil

    Če želite informacije o razporejanju Outlookovih opravil, si oglejte članek Razporejanje uvoza ali izvoza.

  2. Kliknite Shrani in zapri.

    Če želite specifikacijo zagnati pozneje, odprite opravilo v Outlooku in na kartici Opravilo v skupini Microsoft Office Access kliknite Zaženi uvažanje Podoba gumba .

  3. V Accessu preglejte uvožene tabele in druge predmete, da se prepričate, ali so bili prekopirani vsi podatki in predmeti.

Na vrh strani

Povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov

Povezovanje vam omogoča dostop do podatkov v drugi zbirki podatkov, ne da bi jih morali uvoziti, da si jih je mogoče ogledati in spreminjati najnovejše podatke v izvorni in ciljni zbirki podatkov, ne da bi jih ustvarili in ohranjali dve kopiji istih podatkov. Povezati se je mogoče samo s tabelami v drugi Accessovi zbirki podatkov. Ni pa se mogoče povezati s poizvedbami, obrazci, poročili, makri ali moduli.

Ko se povežete s tabelo v Accessovi zbirki podatkov, Access ustvari novo vezano tabelo, ki ohranja povezavo z izvornimi zapisi in polji. Vse spremembe, ki jih naredite v podatkih izvorne tabele, se odražajo v povezani tabeli v ciljni zbirki podatkov in obratno. Ne morete pa spreminjati zgradbe povezane tabele v ciljni zbirki podatkov. Z drugimi besedami, povezane tabele ne morete spreminjati na primer z dodajanjem ali brisanjem polja ali spreminjanjem podatkovnega tipa polja.

Priprava na povezovanje tabel v Accessovi zbirki podatkov

  1. Poiščite izvorno zbirko podatkov.

    Oblika zapisa datoteke je lahko MDB, MDE, ACCDB ali ACCDE. Če je izvorna zbirka podatkov zaščitena z geslom, boste pozvani, da med operacijo povezovanja vnesete geslo.

  2. Določite tabele, s katerimi se želite povezati.

    Povezati se je mogoče s tabelami, ni pa se mogoče povezati s poizvedbami, obrazci, poročili ali moduli.

    Če se povezujete s tabelami v drugi Accessovi zbirki podatkov prvič, si v tej tabeli oglejte nekaj koristnih nasvetov.

Element

Opis

Več predmetov

Z eno operacijo povezovanja je mogoče ustvariti povezave z več tabelami. Povezana tabela se ustvari za vsako izvorno tabelo.

Povezane tabele kot izvor

Ne morete se povezati s tabelo, ki je že povezana tabela v izvorni zbirki podatkov.

Če se želite na primer povezati s tabelo »Zaposleni1« v zbirki podatkov »Prodaja« in je ta dejansko povezana tabela tabele »Zaposleni« v zbirki podatkov »Plače«, potem tabele »Zaposleni1« v zbirki podatkov »Prodaja« ne morete uporabiti kot izvorno tabelo. Namesto tega se neposredno povežite s tabelo »Zaposleni« v zbirki podatkov »Plače«.

Nova ali obstoječa tabela

Vsaka operacija povezovanja ustvari novo povezano tabelo za vsako izvorno tabelo. Z operacijo povezovanja ne morete prepisati ali dodajati obstoječi tabeli.

Relacije

Če izberete več izvornih tabel, se relacije med njimi samodejno prenesejo v ciljno zbirko podatkov. Relacije v ciljni zbirki podatkov ne morete spremeniti ali zbrisati.

Polja za iskanje

Če polje v izvorni tabeli najde vrednosti v drugi tabeli, se morate povezati s povezano tabelo, če želite, da bo ciljno polje prikazalo iskalne vrednosti. Če se s povezano tabelo ali poizvedbo ne povežete, ciljno polje prikaže samo ID-je iskanja.

  1. Zaprite izvorno zbirko podatkov. Prepričajte se, da noben drug uporabnik nima zbirke podatkov odprte v izključnem načinu.

  2. Odprite ciljno zbirko podatkov. Prepričajte se, da ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje predmetov in podatkov zbirki podatkov.

    Opomba : Če želite ustvariti povezave v novi zbirki podatkov, morate pred zagonom operacije uvažanja ustvariti prazno zbirko podatkov (ki ne vsebuje nobenih tabel, obrazcev ali poročil).

    Kliknite Gumb »Microsoft Office« Podoba gumba in nato Novo.

    Operacija ne prepiše ali spremeni nobene obstoječe tabele ali predmeta. Če predmet z istim imenom kot izvorni predmet v ciljni zbirki podatkov že obstaja, Access imenu povezane tabele doda številko (1, 2, 3 itd.). Če se na primer povežete s tabelo »Zadeve« iz zbirke podatkov, ki že vsebuje tabelo z istim imenom, potem bo tabela dobila ime »Zadeve1«. Če je ime »Zadeve1« že v uporabi, bo nova tabela dobila ime »Zadeve2« itd.

    Če želite zapise v izvorni tabeli dodati tabeli v ciljni zbirki podatkov, morate namesto zagona operacije povezovanja uporabiti poizvedbo za dodajanje.

    Če želite več informacij o poizvedbah za dodajanje, si oglejte članek Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje.

Povezovanje s podatki

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Access. Podoba gumba

    Opomba : Kartica Zunanji podatki je na voljo samo, ko je zbirka podatkov odprta.

  2. Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje Ime datotekevnesite ime izvorne zbirke podatkov ali kliknite Brskaj, če želite, da se prikaže pogovorno okno Odpiranje datoteke.

  3. Kliknite Vzpostavi povezavo z virom podatkov z ustvarjanjem povezane tabele in nato kliknite V redu.

  4. V pogovornem oknu Poveži tabele izberite tabele, s katerimi se želite povezati.

    Če želite izbiro preklicati, tabelo znova kliknite.

  5. Kliknite V redu, če želite operacijo končati.

    Access ustvari povezane tabele

  6. Povezane tabele odprite v pogledu podatkovnega lista, da se prepričate, če so podatki pravilni.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×