Ustvarjanje združenega poročila ali poročila povzetka

Ustvarjanje združenega poročila ali poročila povzetka

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Podatki so pogosto razumljivejši, če so razdeljeni v skupine. V poročilu, v katerem so združene prodaje po območjih, lahko na primer poudarite trende, ki bi jih sicer spregledali. Poleg tega lahko z vsotami (npr. zneskov ali povprečnih vrednosti) ob koncu vsake skupine v poročilu nadomestite veliko ročnega dela z računalom.

Delo z združenimi poročili v Access je preprosto. Osnovno združeno poročilo lahko ustvarite s čarovnikom za poročila, združevanje in razvrščanje lahko dodate v obstoječe poročilo, lahko pa tudi pregledate možnosti združevanja in razvrščanja, ki ste jih že določili.

Opomba : Ta članek ne velja za spletne Accessove programe – vrsto zbirke podatkov, ki jo ustvarite z Accessom in objavite v spletu.

V tem članku

Ustvarjanje hitrega Združenega ali razvrščenega poročila

Izdelava novega Združenega poročila s čarovnikom za poročila

Dodajanje ali spreminjanje združevanja in razvrščanja v obstoječem poročilu

Ustvarjanje hitrega združenega ali razvrščenega poročila

Tudi če prvič ustvarjate združeno poročilo, lahko preprosto poročilo hitro ustvarite po tem postopku:

  1. V podoknu za krmarjenje izberite tabelo ali poizvedbo z zapisi, ki jih želite uporabiti v poročilu.

  2. Na zavihku Ustvari kliknite Poročilo.

    Access ustvari preprosto poročilo v obliki tabele in ga nato prikaže v pogledu postavitve. Če je v poročilu veliko polje, se bo poročilo verjetno razširilo čez več strani. Preden uporabite združevanje ali razvrščanje, spremenite velikosti stolpcev (in izbrišite neželene stolpce) tako, da bo poročilo segalo čez eno širino strani. Če želite izbrisati stolpec, ga kliknite z desno tipko miške, nato pa kliknite Izbriši stolpec.

  3. Z desno tipko miške kliknite stolpec, v katerem želite uporabiti združevanje ali razvrščanje, nato pa kliknite Združi po [ime polja] ali kliknite eno od možnosti Razvrsti. Če želite na primer združiti po stolpcu »Prioriteta«, z desno tipko miške kliknite stolpec »Prioriteta«, nato pa kliknite Združi po Prioriteta.

    Ko uporabite združevanje, Access premakne polja za združevanje v skrajno desni stolpec, preostale stolpce pa združi na podlagi tega stolpca. V nekaterih primerih Access dodat v razdelek noge poročila tudi skupno vsoto.

  4. Če želite, lahko ogledate in prilagoditi združevanja in razvrščanja možnosti tako, da upoštevate navodila v razdelku Dodajanje ali spreminjanje združevanja in razvrščanja v obstoječem poročilu.

Izdelava novega združenega poročila s čarovnikom za poročila

Čarovnik za poročila vam predstavlja niz vprašanja, in nato ustvari poročilo na podlagi odgovorov. Med vprašanja, je ena, ki zahteva od polja ali polj, če želite uporabiti za združevanje poročila. Ko ustvarite poročilo, ga lahko uporabite kot-je ali spremenite tako, da bolje ustrezala vašim potrebam. Preden začnete s čarovnikom za poročila, morate izbrati na podlagi vira podatkov.

Zagon čarovnika za poročila

  1. Na zavihku ustvari v skupini Poročila kliknite Čarovnik za poročila.

    Access zažene čarovnika za poročila.

    Izbor polj v čarovniku za poročila

  2. Kliknite spustni seznam Tabele/poizvedbe in izberite tabelo ali poizvedbo s polji, ki jih želite uporabiti v poročilu.

  3. Dvokliknite polja na seznamu Polja, ki so na voljo, da jih izberete.

    Access jih premakne na seznam Izbrana polja. Če želite dodati ali odstraniti izbrano polje ali dodati oz. odstraniti vsa polja, kliknite gumbe med polji Polja, ki so na voljo in Izbrana polja.

  4. Če želite v poročilo vključiti tudi polja iz druge tabele ali poizvedbe, znova kliknite spustni seznam Tabele/poizvedbe in izberite drugo tabelo ali poizvedbo ter nadaljujte z dodajanjem polj.

  5. Ko ste dodali vsa polja, kliknite Naprej.

Združevanje zapisov v čarovniku za poročila

Z združevanjem lahko organizirate in razvrstite zapise po skupinah, na primer po območju ali prodajalcih. Skupine so lahko ugnezdene, zato da omogočajo preprosto določanje relacij med skupinami in hitro iskanje želenih podatkov. Z združevanjem lahko tudi izračunate podatke v povzetku, na primer skupne vsote ali odstotke.

Ko v poročilo vključite več kot eno tabelo, čarovnik pregleda relacije med tabelami in določi, kako si morda želite ogledati podatke.

  1. Na strani čarovnika za poročila, kjer se pojavi vprašanje Želite dodati ravni združevanja? kliknite eno od imen polj na seznamu, nato pa še Naprej.

  2. Če želite dodati ravni združevanja, dvokliknite imena polj na seznamu, ki jih želite dodati v poročilo.

    Raven združevanja lahko tudi odstranite, tako da jo dvokliknete na desni strani pogovornega okna. S puščičnimi gumbi lahko dodate in odstranite ravni združevanja ter prilagodite prednost ravni združevanja, tako da jo izberete in kliknete gumb gor ali dol. Access doda posamezne ravni združevanja in jih prikaže ugnezdene znotraj nadrejenih ravni združevanja.

    Dodajanje ravni združevanja v čarovniku za poročila

  3. Kliknite Možnosti združevanja, če želite odpreti pogovorno okno Intervali združevanja.

    Intervali združevanja v čarovniku za poročila

  4. Če želite, lahko za vsako polje ravni skupine izberete interval združevanja.

    Interval združevanja vam omogoča, da prilagodite, kako so združeni zapisi. Na prejšnji sliki so zapisi združeni po DatumPošiljanja poljem, ki je datum/čas podatkovni tip. Čarovnik za poročila nudi možnosti ustrezno vrsto polja na seznamu intervali združevanja . Tako, ker DatumPošiljanja tip Datum/čas, lahko izberete združevanje po dejanski vrednosti (navadno), leto, četrtletje, mesec, teden, dan, ure in Minute. Če polje podatkovni tip besedilo, lahko izberete združevanje celotno polje (navaden), ali morda prvi eno do pet znakov. Za vrsto številskih podatkov, lahko izberete združevanje po vrednosti (navadno) ali po obsegu v izbranih korakih.

    Ko ste izbrali interval združevanja, kliknite V redu.

  5. Kliknite Naprej, da se pomaknete na naslednjo stran v čarovniku.

Razvrščanje in povzemanje zapisov

Zapise lahko razvrstite po največ štirih poljih v naraščajočem ali padajočem zaporedju.

  1. Kliknite prvi spustni seznam in izberite polje, po katerem želite razvrstiti.

    Če želite preklopiti med naraščajočim in padajočim zaporedjem (privzeta možnost je Naraščajoče), lahko kliknete gumb na desni strani seznama. Če želite izbrati dodatna polja za razvrščanje, kliknite drugi, tretji in četrti spustni seznam.

    Zaporedja razvrščanja v čarovniku za poročila

  2. Če želite povzeti številska polja, kliknite Možnosti povzetka.

    Gumb Možnosti povzetka bo prikazan le, če je v razdelku »Podrobnosti« v poročilu eno ali več številskih polj. Čarovnik prikaže številska polja, ki so na voljo.

    Možnosti povzetka v čarovniku za poročila

  3. Potrdite potrditveno polje pod izbrano Sum, Avg, Min ali Max v nogo skupine vključiti izračune.

    Lahko se tudi odločite, da želite prikazati podrobnosti in povzetek ali le povzetek. V zadnjem primeru so prikazane vsote za vsako vrednost »DatumPošiljanja« (če ste na primer potrdili polje Sum), podrobnosti naročila pa so izpuščene. Prikažete lahko tudi odstotek skupnih izračunov vsot.

  4. Kliknite V redu.

  5. Sledite navodilom na naslednjih straneh čarovnika za poročila. Na zadnji strani lahko uredite naslov poročila. Ta naslov bo prikazan na prvi strani poročila, Access pa bo shranil poročilo in za ime dokumenta uporabil naslov poročila. Naslov in ime dokumenta lahko uredite tudi pozneje.

  6. Kliknite Dokončaj. Access samodejno shrani poročilo in ga prikaže v predogledu tiskanja, kjer si lahko dokument ogledate tako, kot bo natisnjen.

Z gumbi za krmarjenje na dnu podokna za predogled si lahko ogledate strani poročila v zaporedju ali pa skočite na katero koli stran v poročilu. Kliknite enega od gumbov za krmarjenje ali vnesite številko strani, ki si jo želite ogledati, v polje s številko strani in pritisnite ENTER.

V predogledu tiskanja lahko stran povečate, da si ogledate podrobnosti, ali jo pomanjšate in si ogledate, kako so podatki razporejeni na strani. Kazalec miške postavite na poročilo in enkrat kliknite. Če želite izničiti učinek povečave, znova kliknite. Uporabite lahko tudi gumb povečave v vrstici stanja.

Dodajanje ali spreminjanje združevanja in razvrščanja v obstoječem poročilu

Če že imate poročilo in mu želite dodati razvrščanje ali združevanje ali če želite spremeniti trenutno razvrščanje in združevanje v poročilu, boste v tem razdelku našli osnovna navodila.

Dodajanje združevanja, razvrščanja in seštevanja

Preproste postopke razvrščanja, združevanja in seštevanja lahko izvedete tako, da z desno tipko miške kliknite polja v pogledu postavitve, nato pa v priročnem meniju izberete želeno dejanje. V pogled postavitve preklopite tako, da z desno tipko miške kliknete poročilo v podoknu za krmarjenje, nato pa kliknete Pogled postavitve.

Opomba : Čeprav v teh navodilih podokno Združevanje, razvrščanje in vsota ni neposredno uporabljeno, priporočamo, da odprete podokno in opazujete, kako se med delom spreminja. Tako si boste lažje predstavljali, kaj Access počne. Ko boste postali bolj vešči dela s podoknom Združevanje, Razvrščanje in vsota, ga lahko uporabite za dodatne prilagoditve v poročilu. Podokno Združevanje, razvrščanje in vsota prikažete tako:

  • Na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknite Združi in razvrsti.

Razvrščanje po enem polju

  • Z desno tipko miške kliknite v polju, po katerem želite razvrščati.

  • V priročnem meniju kliknite želeno možnost razvrščanja. Če želite na primer razvrstiti polje z besedilom po naraščajočem zaporedju, kliknite Razvrsti od A do Ž. Če želite razvrstiti številsko polje po padajočem zaporedju, kliknite Razvrsti od največjega do najmanjšega.

Access razvrsti poročilo, kot ste določili. Če je odprto podokno Združevanje, razvrščanje in vsota, lahko opazite, da je bila polju dodana nova vrstica Razporedi po.

Razvrščanje v več poljih

Opomba : Ko uporabite razvrščanje z desno tipko miške kliknete polja v pogledu postavitve, lahko razvrstite le eno polje naenkrat. Uporaba razvrščanja v drugem polju odstrani razvrščanje v prvo polje. To se razlikuje od razvrščanja delovanje v obrazcih, kjer več razvrščanje naročila lahko vzpostavili z desnim klikom vsako polje, nato pa izberete razvrsti nalog, ki ga želite. Če želite ustvariti več ravni razvrščanja, glejte razdelek Dodajanje združevanja, razvrščanja, in rezultati z uporabo v podokno Združevanje, razvrščanje, in skupno.

Združevanje po polju

  • Z desno tipko miške kliknite katero koli vrednost v polju, v katerem želite združevati.

  • V priročnem meniju kliknite Združi po.

Access doda raven združevanja in ustvari glavo skupine. Če je odprto podokno Združevanje, razvrščanje in vsota, lahko opazite, da je bila polju dodana nova vrstica Združi po.

Dodajanje vsote polju

Ta možnost dovoli izračun vsote, povprečja, štetje ali drugo združevanje za polje. Na konec poročila je dodana skupna vsota, vsote skupine pa v vse skupine, ki so v poročilu.

  • Z desno tipko miške kliknite katero koli vrednost v polju, v katerem želite izračunati vsoto.

  • Kliknite Vsota.

  • Kliknite operacijo, ki jo želite izvesti:Vsota, Povprečje, Štetje zapisov (štetje vseh zapisov), Preštej vrednosti (samo štetje zapisov z vrednostjo v polju), Maks., Min., Standardni odklon ali Varianca.

Access v nogo poročila doda izračunan kontrolnik polja z besedilom, iz česar izhaja skupna vsota. Če ima poročilo ravni združevanja, Access doda nogo skupine (če je še ni) in v vsako nogo vstavi vsoto.

Opomba : Vsote lahko dodate tudi tako, da kliknete polje, za katerega želite izračunati vsoto, nato pa na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknete Vsote.

Dodajanje združevanja, razvrščanja in vsot s podoknom »Združevanje, razvrščanje in vsota«

Delo s podoknom Združevanje, razvrščanje in vsota omogoča največjo prilagodljivost pri dodajanju ali spreminjanju, vrstnega reda razvrščanja ali možnosti vsot v poročilu. Veliko uporabnikov za delo raje uporablja pogled postavitve, saj je v njem mogoče veliko lažje videti, kako spremembe vplivajo na prikaz podatkov.

Prikaz podokna za združevanje, razvrščanje in vsoto

  • Na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknite Združi in razvrsti.

    Access prikaže podokno Združevanje, razvrščanje in vsota.

Podokno »Združevanje«, »Razvrščanje« in »Skupaj«

Če želite dodati novo raven razvrščanja ali združevanja, kliknite Dodaj skupino ali Dodaj razvrščanje.

V podokno Združevanje, razvrščanje in vsota je dodana nova vrstica, prikazan pa je seznam polj, ki so na voljo.

Seznam polj v podoknu »Združevanje, razvrščanje in vsota«

Kliknete lahko eno od teh polj ali izraz pod seznamom polj, če želite vnesti izraz. Ko izberete polje ali vnesete izraz, Access poročilu doda raven združevanja. V pogledu postavitve se prikaz takoj prilagodi in prikaže združevanje ali vrstni red razvrščanja.

Če želite več informacij o ustvarjanju izrazov, si oglejte članek Ustvarjanje izraza.

Opombe : 

  • Če že več razvrščanja ali združevanja ravni določena, boste morda morali pomakniti navzdol v podoknu združevanje, razvrščanje in vsota preden si lahko ogledate gumba Dodaj skupino in Dodaj razvrščanje .

  • V poročilu lahko določite največ 10 ravni združevanja in razvrščanja.

Sprememba možnosti razvrščanja

Vsaka raven razvrščanja ali združevanja ima vrsto možnosti, ki jih je mogoče nastaviti za pridobivanje želenih rezultatov.

Možnosti združevanja

  • Če želite prikazati vse možnosti ravni združevanja ali razvrščanja, kliknite Več na ravni, ki jo želite spremeniti.

    Možnosti združevanja (razširjeno)

  • Če želite možnosti skriti, kliknite Manj.

Vrstni red    Vrstni red razvrščanja lahko spremenite s klikom seznama za vrstni red razvrščanja in nato še želene izbire.

Interval združevanja    Ta nastavitev določi način združenosti zapisov. Združujete lahko na primer po prvih znakih v poljih z besedilom, tako da se združijo besedila, ki se začnejo z »A«, vsa besedila, ki se začnejo z »B«, in tako naprej. V polju z datumom lahko združujete po dnevu, tednu, mesecu, četrtletju ali pa vnesete interval po meri.

Skupno    Če želite dodati vsote, kliknite to možnost. Vsote lahko dodajate v polja z več vrednostmi, v enem polju pa lahko računate več vrst vsot.

Pojavno okno z vsoto

  • Kliknite puščico spustnega seznama Skupna vsota in izberite polje, ki ga želite povzeti.

  • Kliknite puščico spustnega seznama Vrsta in izberite ime želenega izračuna.

  • Če želite na konec poročila (v nogo poročila) dodati skupno vsoto, kliknite Pokaži skupne vsote.

  • Če želite v nogo poročila dodati kontrolnik za izračun odstotkov skupne prodaje za vsako skupino, kliknite Pokaži vsote skupine v odstotkih od skupne vsote.

  • Če želite vsoto prikazati na želenem mestu, kliknite Pokaži v glavi skupine ali Pokaži v nogi skupine.

Ko so vse možnosti za polje izbrane, lahko postopek ponovite in drugo polje povzamete tako, da ga izberete na spustnem seznamu Skupna vsota. Če tega ne želite narediti, kliknite pojavno okno Vsote in ga zaprite.

Naslov    Omogoča spremembo naslova polja, ki ga povzemate. Uporabite ga za naslov glave in označevanje polj za povzemanje v glavah in nogah.

Dodajanje ali spreminjanje naslova:

  • Kliknite modro besedilo za z naslovom.

    Pojavi se pogovorno okno povečave.

  • V pogovorno okno vnesite nov naslov in kliknite V redu.

Z odsekom glave ali brez njega    To nastavitev uporabite za dodajanje ali odstranjevanje odseka glave, ki je pred vsako skupino. Ko dodate odsek glave, Access namesto vas premakne polje za združevanje v glavo. Ko želite odstraniti odsek glave, ki vsebuje druge kontrolnike in ne polja za združevanje, Access vpraša za potrditev brisanja kontrolnikov.

Z odsekom noge ali brez njega    To nastavitev uporabite za dodajanje ali odstranjevanje noge, ki sledi vsaki skupini. Ko odstranite odsek noge, ki vsebuje kontrolnike, Access vpraša za potrditev brisanja kontrolnikov.

Ohrani skupino na eni strani    Ta nastavitev določa postavitev skupin na strani, ko je poročilo natisnjeno. Morda boste želeli obdržati združenost skupin v največji možni meri in se tako skušali izogniti obračanju strani za ogled celotne skupine. Vendar to poveča porabo papirja, potrebnega za tiskanje poročila, ker ima večina strani na dnu nekaj praznega prostora.

  • Ne ohrani skupine skupaj na eni strani    To možnost uporabite, če vas ne skrbi razdeljenost strani s prelomi strani. Skupina, ki ima na primer 30 elementov, ima morda 10 elementov na dnu strani in preostalih 20 na vrhu naslednje.

  • Ali želite obdržati skupino na eni strani    Ta možnost pomaga zmanjšati število prelomov strani v eni skupini. Če je skupina prevelika za preostanek strani, Access pusti prazen prostor in jo postavi na naslednjo stran. Večje skupine se lahko kljub temu raztezajo čez več strani, vendar ta možnost zmanjša število prelomov strani v skupini v največji mogoči meri.

  • Ohrani glavo in prvi zapis skupaj na eni strani    Skupinam z glavami skupine ta možnost zagotavlja, da se ne bodo same natisnile na dno strani. Če Access ugotovi, da na dnu strani za tiskanje ni dovolj prostora za vsaj eno vrstico podatkov pod glavo, se skupina začne na naslednji strani.

Sprememba prednosti ravni združevanja in razvrščanje

Če želite spremeniti prednost ravni združevanja ali razvrščanja, kliknite podokno Združevanje, razvrščanje in vsota in nato puščico gor ali dol na desni strani vrstice.

Brisanje ravni združevanja in razvrščanja

Če želite izbrisati raven združevanja ali razvrščanja, v podoknu Združevanje, razvrščanje in vsota kliknite vrstico, ki jo želite izbrisati, in nato pritisnite tipko DELETE ali kliknite gumb Izbriši na desni strani vrstice. Ko izbrišete raven združevanja, in je bilo polje za združevanje v glavi ali nogi skupine, Access to polje premakne v odsek s podrobnostmi poročila. Vsi ostali kontrolniki, ki so bili v glavi ali nogi skupine, so izbrisani.

Ustvarjanje poročila o povzetku (brez podrobnosti o zapisu)

Če želite pokazati le vsote (to so samo podatki v vrsticah v glavi in nogi), na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknite Skrij podrobnosti. To zapise skrije na nižjo raven združevanja in ima za posledico veliko bolj strnjeno predstavitev podatkov povzetka. Čeprav so zapisi skriti, kontrolniki v skritem odseku niso izbrisani. Če želite v poročilu vnovič prikazati vrstico s podrobnostmi, znova kliknite Skrij podrobnosti.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×