Ustvarjanje zadržanja za odložitev dokumentov ali elementov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Ohranjanje in e-odkrivanje funkcijo, ki je na voljo za vsako stran, omogoča da organizacije na poiščite in odložitev elemente, kot so dokumenti, slike, strani iz pravilnikih o poteku. Po navadi želite uporabljati to funkcijo za elemente, ki veljajo za dogodke, kot je postopek, revizijo ali preiskave. Organizacije lahko uporabite ima za preprečevanje elemente, ki so lahko pomembna za trenutni spor ali preiskavo iz uničenje preden dogodek, ki so pomembni odpravljena. Poleg tega pri dajanju zadržanja na elementu imate možnost, da zaklenete, da ga ne morete urejati ali izbrisati.

Morate biti skrbnik zbirke mest za dodajanje, urejanje ali odstranjevanje zadržanja.

V tem članku

Kako deluje zadržanja

Ustvarjanje zadržanja

Dodajanje elementov na zadržanja

Iskanje elementov, če želite dodati v zadržanje

Ogled vseh elementov na zadržanja

Prikaži vse ima proti elementa

Odstranjevanje elementa iz zadržanja

Spustite vse elemente iz zadržanja

Kako deluje zadržanje

Ohranjanje in e-odkrivanje funkcija mora aktivirana za mesto, ki bo gostitelj elementov uporabite funkcijo zadržanja. Privzeto ima vsak mesta središča z zapisi ima seznam, ki upravitelji zapisov lahko uporabijo za ustvarjanje in upravljanje ima za dogodke, kot je postopek, revizijo ali preiskave. Niste omejeni, vendar pa, če želite le s funkcijo za ohranjanje in e-odkrivanje mesta središča z zapisi. Seznam zadržanja na katerem koli mestu lahko dodate tako, da dostop do strani z nastavitvami mesta za mesto in aktiviranjem funkcije ohranjanje in e-odkrivanje.

Ustvariti je mogoče novo zadržanje za določen dogodek, tako da na seznam ohranitev dodate nov vnos. Seznam zadržanj ponuja orodja za iskanje in zadržanje pomembnih elementov, za ogledovanje trenutno zadržanih elementov ali za sproščanje nepotrebnih zadržanj.

Ko je element dodan v zadržanje, je njegovo stanje zadržanja posodobljeno, tako da prikazuje, da je zapis zadržan, program pa prepreči, da bi ta element potekel ali bil izbrisan. Ko so elementi dodani v zadržanje, jih običajno pregledajo pravniki organizacije, ki določijo, ali so elementi pomembni za dogodek, zaradi katerega je bilo ustvarjeno zadržanje. Če so posamezni elementi določeni kot nepomembni, jih je mogoče odstraniti iz zadržanja.

Organizacija lahko uporablja več zadržanj hkrati. En element je mogoče dodati več različnim zadržanjem. Če je element v več zadržanjih, bo odložen za izvirni pravilnik za upravljanje informacij, dokler ne bodo sproščena vsa zadržanja, katerim je bil element dodan.

Pomembno : Uporabniki z dovoljenji pogleda za seznam ima lahko dodate ali odstranite elemente iz zadržanja. Uporabniki z dovoljenji za urejanje ima seznam lahko spremenite neposredno zadržanja sami.

Na vrh strani

Ustvarjanje zadržanja

Na vsako stran, ki ima ohranjanje in e-odkrivanje funkcij, ki so omogočene, lahko ustvarite zadržanja za dodajanje elementov v.

  1. Na mestu središča z zapisi, kliknite Dejanja mesta Dejanja mesta in nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v razdelku ohranjanje in e-odkrivanje kliknite drži. Če želite izvedeti, kako se aktivirati funkcijo za ohranjanje in e-odkrivanje, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.

  3. Na strani z zadržanji na traku na zavihku Orodja za seznam kliknite Elementi.

  4. Na traku kliknite Nov element.


    Nov element


  1. V polje Naslov vnesite ime za zadržanje, ki ga želite ustvariti. Naslov običajno označuje podatke o dogodku (na primer spor, nadzor ali preiskavo), zaradi katerega je prišlo do zadržanja.

  2. V polje Opis vnesite želene dodatne podatke o zadržanju. Zagotoviti je mogoče na primer dodatne podatke o dogodku, zaradi katerega je prišlo do zadržanja.

  3. V polje Upravitelj vnesite ime upravitelja seznamov ali skupine upraviteljev, ki so odgovorni za upravljanje zadržanja.

  4. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje elementov v zadržanje

Če veste, da je treba določen element zadržati, ga lahko v zadržanje dodate neposredno s seznama ali iz knjižnice, kjer je shranjen.

  1. Odprite seznam ali knjižnico z elementov, ki ga želite dodati v zadržanje.

  2. Pokažite na element, ki ga želite dodati v zadržanje, kliknite puščico, ki se pojavi, in kliknite Podrobnosti o skladnosti

  3. Na strani »Podrobnosti o skladnosti« kliknite Dodaj/odstrani iz ohranitve.

  4. V razdelku Dodaj ali odstrani iz pridržite , izberite Dodaj, da imajo možnostin izberite določen pridržite, do katerega želite dodati element.


    Dodajanje ali odstranjevanje zadržanja

  5. V polje Komentarji vnesite morebitne komentarje o tem, zakaj element dodajate v zadržanje.

    Opomba : Komentarji so nadzorovani.

  6. Kliknite Shrani.

Na vrh strani

Iskanje elementov za dodajanje v zadržanje

Če želite poiskati in zadržati več elementov hkrati, lahko uporabite iskanje. Elemente lahko iščete na več mestih, ki pa morajo imeti omogočeno funkcijo »Ohranjanje in e-zaznavanje«. Če želite elemente iskati na več mestih, aktivirajte funkcijo »Ohranjanje in e-zaznavanje« za mesto najvišje ravni v vaši zbirki mest.

  1. Na spletnem mestu, ki vsebuje elemente, ki ga želite poiskati kliknite Dejanja mesta Dejanja mesta in nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Ohranjanje in e-zaznavanje na strani z nastavitvami mesta kliknite Odkrivanje in zadržanje vsebine.

    Če želite izvedeti več o ključnih besedah in sintaksi ključnih besed, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi

    .

  3. V razdelku Iskalni pogoji na strani »Poišči in dodaj v zadržanje« kliknite Izberi mesto.

Izbiranje mesta za iskanje zapisov

  1. V pogovornem oknu »Izberi mesto« izberite mesto, na katerem želite iskati elemente in jih dodati v zadržanje, nato pa izberite V redu.

  2. V polje Išči vnesite ključne besede, ki vam bodo olajšale iskanje pomembnih elementov, in kliknite Predogled rezultatov.

    Če želite izvedeti več o ključnih besedah in sintaksi ključnih besed, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.

    Iskanje elementov, ki jih želite dati v zadržanje

  3. Ko se prikaže seznam z rezultati, v razdelku Ustrezna zadržanja izberite zadržanje, ki ga želite uporabiti za elemente na seznamu.

  4. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Ogled vseh elementov v zadržanju

Vsako zadržanje, ki ga ustvarite, ima poročilo o zadržanju, ki ga lahko uporabite, če si želite na hitro ogledati vse elemente, ki so dodani v zadržanje. Poročila o zadržanju so privzeto načrtovana tako, da se zaženejo ob 23:00 h. Elementov, ki so povezani z zadržanjem, si pred to uro ni mogoče ogledati. Vaš skrbnik lahko konfigurira uro, ob kateri so ta poročila ustvarjena, ali pa kadar koli ročno zažene poročila. Če želite izvedeti več o konfiguraciji poročil o načrtih, glejte povezave v razdelku Glejte tudi.

Opomba : Ogledate si lahko zadrži poročila s poljubnega mesta, ki so ohranjanje in e-odkrivanje funkcije, omogočene.

  1. Na spletnem mestu, ki vsebuje elemente, dati na čakanje, kliknite Dejanja mesta Dejanja mesta in nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v razdelku ohranjanje in e-odkrivanje kliknite Pridržite poročila za odpiranje pridržite poročilos seznama.

    Če ne vidite ohranjanje in e-odkrivanje odseka na strani z nastavitvami mesta, ohranjanje in e-odkrivanje funkcije niso bili omogočeni na spletnem mestu.

  3. Na seznamu poročil o zadržanju kliknite ime poročila, ki si ga želite ogledati.

  4. Poročilo je odprto v obliki zapisa preglednice.

  5. Kliknite zavihek elementov na čakanje , če si želite ogledati vse elemente, ki so del izbrane zadrži.


    Poročilo o zadržanju

Na vrh strani

Ogled vseh zadržanj glede na element

Če je element dodan več zadržanjem, si za zapis lahko ogledate seznam zadržanj, tako da uporabite ukaz Podrobnosti o skladnosti.

  1. Odprite seznam ali knjižnico z elementom, za katerega si želite ogledati podatke o zadržanju.

  2. Pokažite na želeni element, kliknite puščico, ki je prikazana, in nato kliknite Podrobnosti o skladnosti.

  3. V pogovornem oknu »Podrobnosti o skladnosti« kliknite »Dodaj/Odstrani iz zadržanja«.

  4. Na strani pridržite stanja, kliknite puščico pod možnostjo odstraniti iz zadržanja , če si želite ogledati seznam zadržanja, element, ki je povezana z.

    Zadržanja, povezana z zapisom

Na vrh strani

Odstranjevanje elementa iz zadržanja

Posamezen element lahko iz zadržanja odstranite z ukazom Podrobnosti o skladnosti.

  1. Odprite seznam ali knjižnico z elementom, ki ga želite odstraniti iz zadržanja.

  2. Pokažite na želeni element, kliknite puščico, ki je prikazana, in nato kliknite Podrobnosti o skladnosti.

  3. V odseku Stanje hranjenja kliknite Dodaj/Odstrani iz zadržanja.

  4. Na strani stanja pridržite element, izberite možnost Odstrani iz zadržanja in nato izberite zadržanje, ki jo želite sprostiti element.

    Odstranjevanje zapisa iz zadržanja

  5. Kliknite Shrani.

Opomba : Element lahko povezan z več kot eno čakanje, zato je pomembno, da ste izbrali pravilno zadržanja iz katere za sprostitev dokumenta.

Na vrh strani

Sproščanje vseh elementov iz zadržanja

Če je dogodek, zaradi katerega je bilo ustvarjeno zadržanje za enega ali več elementov, razrešen in ni več potreben, lahko sprostite vse elemente, dodane v zadržanje. Ko zadržanje sprostite, se za elemente, za katere je veljalo zadržanje, znova začne običajno izvajanje pravilnika za upravljanje informacij.

Poročila o zadržanju, si privzeto načrtovana tako, da se zaženejo ob 23:00 h. Pred to uro ne morete preveriti, da so bili elementi sproščeni iz zadržanja. Skrbnik pa lahko konfigurira, kdaj bodo poročila ustvarjena, ali pa kadar koli ročno zažene poročila.

  1. Na spletnem mestu, ki vsebuje elemente, dati na čakanje, kliknite Dejanja mesta Dejanja mesta in nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v razdelku ohranjanje in e-odkrivanje kliknite ima lahko odprete seznam pridržite .

    Če ne vidite na Ohranjanje in e-odkrivanje odseka na strani z nastavitvami mesta, ohranjanje in e-odkrivanje funkcije niste omogočili na spletnem mestu.

  3. Pokažite na zadržanje, v katerem so elementi, ki jih želite sprostiti iz zadržanja, kliknite puščico, ki se prikaže, in nato Podrobnosti o skladnosti.

  4. Na strani »Podrobnosti o skladnosti« v odseku Stanje hranjenja kliknite Dodaj/Odstrani iz zadržanja.

  5. V pogovornem oknu »Zadržanja« v odseku Stanje hranjenja kliknite Sprosti zadržanje.

  6. Na strani »Stanje zadržanja« vnesite morebitne komentarje o tem, zakaj zadržanje sproščate.

    Opomba : Komentarji so nadzorovani.

    Razrešitev zadržanja

    1. Kliknite Sprosti zadržanje.

      Ko spustite zadržanja normalno uveljavitve pravilnika za upravljanje informacij nadaljuje za vse elemente, ki so bili plačati zadržanje. To pomeni, da so elementi ni več prekinjeno poteka ali uničenje. Če so določeni elementi, za katere velja več kot eno pridržite tipko teh elementov ni mogoče obnoviti v navadnem izvajanje pravilnika, dokler vsa zadržanja, v katero spadajo razrešiti in sprosti.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×