Ustvarjanje vira podatkov za spajanje dokumentov

Če podatki še niso urejeni v obliki zapisa datoteke vira podatkov, ki jo lahko uporablja Microsoft Office Publisher, lahko ustvarite vir podatkov, ki ga boste uporabljali za spajanje dokumentov ali e-pošte. V viru podatkov je lahko samo seznam imen in naslovov ali pa tudi poti do slik, številke delov izdelkov, poštne črtne kode, zgodovina nakupa stranke in številni dodatni podatki, ki jih želite uporabiti v spajanju dokumentov ali e-pošte.

V tem članku

Zgradba vira podatkov

Ustvarjanje seznama naslovov kot vir podatkov za spajanje dokumentov

Zgradba vira podatkov

Preden ustvarite vir podatkov, razmislite, kakšne podatke želite vključiti v končno spojeno publikacijo. Datoteko vira podatkov strukturirajte tako, da bodo v njej vsi podatki, ki jih boste potrebovali za spajanje.

V prvi vrstici vira podatkov oziroma v vrstici glave spodnje tabele so navedena imena stolpcev. To so imena podatkovnih polj, ki jih želite vstaviti v publikacijo spajanja dokumentov ali e-pošte kot ograde za besedilo ali podatke o slikah.

V stolpcih podatkov ali podatkovnih poljih pod vrstico glave so določeni podatki, ki bodo prikazani na mestu povezanih polj za spajanje. V vsaki vrstici ali zapisu tabele je pod vrstico glave naveden popoln nabor podatkov za vsak zapis.

Stolpci v Excelovi preglednici se ujemajo s polji na razglednici

Na vrh strani

Ustvarjanje seznama naslovov kot vir podatkov za spajanje dokumentov

Če želite ustvariti vir podatkov za spajanje dokumentov ali e-pošte, lahko uporabite programe Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook ali Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager. Ko ustvarite in shranite seznam prejemnikov, ga lahko znova uporabite za nadaljnje projekte spajanja dokumentov.

Mail Merge Recipients dialog box

Ustvarjanje seznama naslovov s Publisherjem

  1. Odprite publikacijo.

  2. V meniju Orodja pokažite na Pošiljanje in katalogi in kliknite Ustvari seznam naslovov.

  3. Če želite prilagoditi stolpce, v pogovornem oknu Nov seznam naslovov kliknite Stolpci po meri in naredite nekaj od tega:

    • Če želite dodati polje, kliknite Dodaj. V pogovorno okno Dodajanje polja vnesite ime za novo polje in kliknite V redu.

    • Če želite odstraniti polje, pod Imena polj izberite ime polja in kliknite Izbriši.

    • Če želite spremeniti ime polja, pod Imena polj izberite ime in kliknite Preimenuj. V polje V: pogovornega okna Preimenovanje polja vnesite novo ime in kliknite V redu.

      Ko prilagodite vsa želena polja, kliknite V redu.

  4. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov v prvo prazno vrstico vnesite podatke za prvi vnos v pomembna polja.

    Če nameravate slike spojiti v končno publikacijo, za vsak zapis v ustrezen stolpec ali podatkovno polje vnesite ime datoteke ali pot za vsako slikovno datoteko, ki jo želite uporabiti. Naredite nekaj od tega:

    • Če ste slikovne datoteke in vir podatkov shranili v isto mapo, vnesite ime datoteke za ustrezno sliko. Vnesite na primer prvaslika.jpg.

    • Če slikovnih datotek niste shranili v isto mapo kot vir podatkov, vnesite celotno pot za ustrezno sliko. Vnesite na primer C:\Documents and Settings\ime uporabnika\My Documents\My Pictures\Catalog Project\prvaslika.jpg.

    • Če ste slikovne datoteke shranili v podmapo mape, kjer je vir podatkov, vnesite delno pot za ustrezno sliko. Če ima mapa vira podatkov podmapo »Slike«, vnesite \Slike\prvaslika.jpg.

  5. Ko vnesete podatke za prvi vnos, kliknite Nov vnos ali pritisnite TAB.

  6. Ponavljajte 4. in 5. korak, dokler ne dokončate vnašanja.

  7. Kliknite V redu.

  8. V polje Ime datoteke pogovornega okna Shranjevanje seznama naslovov vnesite ime za seznam naslovov in kliknite Shrani.

    Seznam naslovov je privzeto shranjen v mapo »Moji viri podatkov«. Seznam naslovov je najboljše imeti na tem mestu, ker je to privzeta mapa, kjer Microsoft Publisher išče vire podatkov. Če datoteke vira podatkov ne shranite v mapo »Moji viri podatkov«, boste morali brskati do vira podatkov, ko boste med spajanjem hoteli vzpostaviti povezavo z njim.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×