Ustvarjanje tabele

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Ko ustvarite Accessovo zbirko podatkov, se podatki shranijo v tabele – sezname z vrsticami in stolpci, ki temeljijo na zadevi. Ustvarite lahko na primer tabelo »Stiki«, v katero shranite seznam imen, naslovov in telefonskih številk, ali tabelo »Izdelki«, v katero lahko shranite informacije o izdelkih.

V tem članku je razloženo, kako ustvarite tabelo, kako vanjo dodate polja in kako v njej nastavite primarni ključ. Razloženo je tudi, kako nastavite lastnosti polja in tabele.

Ker druge predmeti zbirke podatkov tako močno odvisni tabel, morajo vedno začnejo oblika vaše zbirke podatkov z ustvarjanjem, vse svoje tabele in nato ustvarite druge predmete. Preden ustvarite tabele, natančno morate upoštevati vaše zahteve in določite vse tabele, ki jih potrebujete. Uvod v načrtovanje in oblikovanje zbirke podatkov, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

V tem članku

Pregled

Ustvarjanje nove tabele

Dodajanje polja v tabelo

Shranjevanje tabele

Pregled

Tabela je predmet zbirke podatkov, v katero shranite podatke o določeni zadevi, na primer o zaposlenih ali izdelkih. Tabela je sestavljena iz zapisov in polj.

V vsakem zapisu so podatki o enem primerku zadeve tabele, na primer o določenem zaposlenem. Zapis pogosto imenujemo vrstica ali primerek.

V vsakem polju so podatki o enem vidiku zadeve tabele, na primer ime ali e-poštni naslov. Polje pogosto imenujemo tudi stolpec ali atribut.

Zapis je sestavljen iz vrednosti polj, na primer Contoso, d.o.o. ali nekdo@primer.com. Vrednost polja pogosto imenujemo tudi dejstvo.

Prikazana postavitev zapisov in polj v tabeli »Stranke« v Accessu

1. Zapis

2. Polje

3. Vrednost polja

V Accessovi zbirki podatkov je lahko veliko tabel in v vsaki so lahko informacije o drugi zadevi. V vsaki tabeli so lahko številna polja z različnimi vrstami podatkov, kot so besedilo, številke, datumi in hiperpovezave.

Lastnosti tabele in polja

Tabele in polja imajo tudi lastnosti, ki jih lahko nastavite tako, da nadzorujejo značilnosti ali vedenje.

Listi z lastnostmi tabele in polja
Tabela, odprta v pogledu načrta.

1. Lastnosti tabele

2. Lastnosti polja

V Accessovi zbirki podatkov lastnosti tabele imenujemo atributi tabele, ki vplivajo na videz ali vedenje tabele kot celote. Lastnosti tabele so nastavljene na listu z lastnostmi tabele v pogledu načrta. Na primer z lastnostjo Privzeti pogled lahko nastavite, kako naj bo tabela privzeto prikazana.

Lastnost polja se nanaša na določeno polje v tabeli in določa eno od značilnosti polja ali vidik vedenja polja. Nekatere lastnosti polja lahko nastavite v pogledu podatkovnega lista. Vse lastnosti polja pa lahko nastavite v pogledu načrta v podoknu Lastnosti polja.

Podatkovni tipi

Vsako polje ima podatkovni tip. Podatkovni tip polja označuje vrsto podatkov, ki so shranjeni v tem polju, na primer velike količine besedila ali priložene datoteke.

Nastavitev podatkovnega tipa

Podatkovni tip je lastnost polja, vendar se od drugih lastnosti polja razlikuje v tem:

  • Podatkovni tip polja nastavite v mreži načrta tabele in ne v podoknu Lastnosti polja.

  • Podatkovni tip polja določa, katere druge lastnosti ima polje.

  • Ko ustvarite polje, morate nastaviti njegov podatkovni tip.

    V Accessu lahko ustvarite novo polje tako, da vnesete podatke v nov stolpec v pogledu podatkovnega lista. Ko ustvarite polje z vnosom podatkov v pogledu podatkovnega lista, Access samodejno polju dodeli podatkovni tip, ki temelji na vneseni vrednosti. Če vaš vnos ne predstavlja drugega podatkovnega tipa, Access podatkovni tip nastavi na besedilo, vendar ga lahko spremenite na traku.

Primeri samodejnega zaznavanja podatkovnega tipa

V spodnji tabeli je prikazano, kako deluje samodejno zaznavanje podatkovnega tipa v pogledu podatkovnega lista.

Če vnesete:

Access ustvari polje s podatkovnim tipom:

Marko

Besedilo

http://www.contoso.com

Uporabite lahko katero koli veljavno predpono internetnega protokola. Na primer http://, https:// in mailto: so veljavne predpone.

Hiperpovezava

1

Število, dolgo celo število

50.000

Število, dolgo celo število

50.000,99

Število, število z dvojno natančnostjo

50000,389

Število, število z dvojno natančnostjo

12/67

Prepoznana je oblika zapisa datuma in časa, ki velja za izbrane območne nastavitve.

Datum/čas

31. december 2016

Datum/čas

10:50:23

Datum/čas

10:50

Datum/čas

17:50

Datum/čas

12,50 €

Prepoznan je simbol valute, ki velja za izbrane območne nastavitve.

Valuta

21,75

Število, število z dvojno natančnostjo

123,00 %

Število, število z dvojno natančnostjo

3,46E+03

Število, število z dvojno natančnostjo

Relacije tabele

Čeprav so v vsaki tabeli shranjeni podatki o drugi zadevi, so v tabelah v Accessovi zbirki podatkov ponavadi shranjeni podatki o zadevah, ki so med seboj povezane. V zbirki podatkov so lahko:

  • Tabela strank, v kateri so navedene stranke vašega podjetja in njihovi naslovi.

  • Tabela prodajnih izdelkov s cenami in slikami vseh elementov.

  • Tabela naročil za sledenje naročil strank.

Podatke o različnih zadevah shranjujete v ločene tabele, zato potrebujete način, da sorodne podatke iz različnih tabel zlahka združite. Če želite povezati podatke iz različnih tabel, ustvarite relacije. Relacija je logična povezava med dvema tabelama, ki določa skupna polja teh tabel.

Ključi

Polja, ki sodijo v relacije tabel, se imenujejo ključi. Ključ običajno sestavlja eno polje, lahko pa ga sestavlja tudi več polj. Obstajata dve vrsti ključev:

  • Primarni ključ    Tabela ima lahko le en primarni ključ. Primarni ključ je sestavljen iz enega ali več polj, ki enolično identificirajo vsak zapis, ki ga shranite v tabeli. Pogosto ima vlogo primarnega ključa enolična identifikacijska številka, na primer osebna številka, serijska številka ali koda. Lahko imate na primer tabelo strank, v kateri ima vsaka stranka svojo enolično številko ID stranke. Polje z ID-jem stranke je primarni ključ tabele strank. Če primarni ključ vsebuje več kot eno polje, je ponavadi sestavljen iz že obstoječih polj, ki skupaj sestavljajo enolične vrednosti. V tabeli o osebah lahko za primarni ključ uporabite na primer kombinacijo priimka, imena in rojstnega datuma.

  • Tuji ključ    Tabela ima lahko enega ali več tujih ključev. Tuji ključ vsebuje vrednosti, ki ustrezajo vrednostim v primarnem ključu druge tabele. Na primer, imate tabelo »Naročila«, v kateri ima vsako naročilo številko »ID stranke«, ki ustreza zapisu v tabeli »Stranke«. Polje »ID stranke« je tuji ključ tabele »Naročila«.

Ujemanje vrednosti med polji s ključi tvori podlago relacij med tabelami. Relacijo med tabelami uporabite za združevanje podatkov iz povezanih tabel. Recimo, da imate tabelo »Stranke« in tabelo »Naročila«. V tabeli »Stranke« je vsak zapis določen s poljem s primarnim ključem, ID.

Če želite vsako naročilo povezati s stranko, v tabelo »Naročila« dodajte polje za tuji ključ, ki ustreza polju ID v tabeli »Stranke«, nato pa ustvarite razmerje med obema ključema. Če v tabelo »Naročila« dodate zapis, uporabite vrednost za ID stranke, ki izhaja iz tabele »Stranke«. Kadar koli želite prikaz kakršnih koli informacij o stranki za naročilo, s pomočjo relacije določite, kateri podatki v tabeli »Stranke« ustrezajo katerim zapisom v tabeli »Naročila«.

Relacija Accessove tabele, prikazana v oknu »Relacije«
Relacija med tabelami, prikazana v oknu »Relacije«.

1. Primarni ključ je določen z ikono ključa zraven imena polja.

2. Tuji ključ – bodite pozorni na odsotnost ikone ključa.

Prednosti uporabe relacij

Ločevanje podatkov v povezanih tabelah ima te prednosti:

  • Doslednost    Ker je vsak podatek zapisan le enkrat, v eni tabeli, so možnosti nejasnosti ali nedoslednosti manjše. Ime stranke na primer shranite samo enkrat, v tabelo o strankah, namesto da bi ga še enkrat shranjevali (morda nedosledno) v tabelo s podatki o naročilu.

  • Učinkovitost    Zapisovanje podatkov na le enem mestu pomeni, da porabite manj prostora na disku. Poleg tega manjše tabele omogočajo hitrejši dostop do podatkov kot večje tabele. In končno, če ne uporabljate ločenih tabel za ločene predmete, v tabele uvedete nične vrednosti (odsotnost podatkov) in odvečne podatke, oboje pa lahko pomeni izgubo prostora in ogrozi učinkovitost delovanja.

  • Razumljivost    Načrt zbirke podatkov je laže razumljiv, če so predmeti pravilno ločeni v tabele.

Namig : Ko načrtujete tabele, imejte v mislih relacije med njimi. S čarovnikom za iskanje lahko ustvarite polje s tujim ključem, če tabela z ustreznim primarnim ključem že obstaja. Čarovnik za iskanje ustvari relacijo namesto vas.

Na vrh strani

Ustvarjanje nove tabele

V preprosti zbirki podatkov, kot je seznam stikov, je lahko uporabljena le ena tabela. Toda v številnih zbirkah podatkov je uporabljenih več tabel. Ko ustvarite novo zbirko podatkov, v računalniku ustvarite novo datoteko, ki ima vlogo vsebnika za vse predmete v zbirki podatkov, vključno s tabelami.

Tabelo lahko ustvarite tako, da ustvarite novo zbirko podatkov, da vstavite tabelo v obstoječo zbirko podatkov ali da tabelo uvozite ali povežete iz drugega vira podatkov — kot je delovni zvezek programa Microsoft Excel, dokument programa Microsoft Word, besedilna datoteka ali druga zbirka podatkov. Ko ustvarjate novo prazno zbirko podatkov, bo Access samodejno vstavil novo prazno tabelo. Nato lahko v tabelo vnesete podatke in začnete z določanjem polj.

Kaj želite narediti?

Ustvarjanje nove tabele v novi zbirki podatkov

Ustvarjanje nove tabele v obstoječi zbirki podatkov

Ustvarjanje tabele z uvozom ali povezovanjem

Ustvarjanje tabele s SharePointovim mestom

Nastavljanje primarnega ključa tabele

Nastavljanje lastnosti tabele

Ustvarjanje nove tabele v novi zbirki podatkov

  1. Kliknite Datoteka > Novo. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb Microsoft Office > Novo.

  2. V polje Ime datoteke vnesite ime nove zbirke podatkov.

  3. Če želite shraniti zbirko podatkov na drugo mesto, kliknite ikono mape.

  4. Kliknite Ustvari.

    Odpre se nova zbirka podatkov in nova tabela z imenom »Tabela1« se ustvari in odpre v pogledu podatkovnega lista.

Ustvarjanje nove tabele v obstoječi zbirki podatkov

  1. Kliknite Datoteka > Odpri. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb Microsoft Office > Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri izberite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti, in nato kliknite Odpri.

  3. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite Tabela.

    V zbirko podatkov je vstavljena nova tabela, ki se odpre v pogledu podatkovnega lista.

Ustvarjanje tabele z uvozom ali povezovanjem

Tabelo lahko ustvarite tako, da jo uvozite ali povežete s podatki, ki so shranjeni nekje drugje. Uvozite ali povežete jo lahko s podatki v Excelovem delovnem zvezku, na SharePointovem seznamu, v datoteki XML, drugi Accessovo zbirki podatkov, mapi programa Microsoft Outlook in drugje.

Ko podatke uvozite, ustvarite kopijo podatkov v novi tabeli v trenutni zbirki podatkov. Naknadne spremembe izvornih podatkov ne vplivajo na uvožene podatke, spremembe uvoženih podatkov pa ne vplivajo na izvorne podatke. Po povezavi z virom podatkov in uvozu podatkov lahko uvožene podatke uporabite brez povezovanja z virom. Spremenite lahko načrt uvožene tabele.

Če ustvarite povezavo do podatkov, v trenutni zbirki podatkov ustvarite povezano tabelo, ki predstavlja živo povezavo z obstoječimi podatki, shranjenimi drugje. Če spremenite podatke v povezani tabeli, jih spremenite tudi v viru. Kadar koli se spremenijo podatki v viru, je sprememba prikazana tudi v povezani tabeli. Ob uporabi povezane tabele morate vedno imeti možnost vzpostavitve povezave z virom podatkov. Ne morete spremeniti načrta povezane tabele.

Opomba : Prek povezane tabele ni mogoče urejati podatkov na Excelovem delovnem listu. To rešite tako, da uvozite izvorne podatke v Accessovo zbirko podatkov in le-to nato povežete v Excelu.

Ustvarjanje nove tabele z uvozom zunanjih podatkov ali s povezovanjem do njih

  1. Kliknite Datoteka > Odpri. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb Microsoft Office > Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri izberite in odprite zbirko podatkov, v kateri želite ustvariti novo tabelo.

  3. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite enega od virov podatkov, ki so na voljo. Če uporabljate Access 2007, so viri podatkov v skupini Uvoz.

    Podoba Accessovega traku

  4. Sledite navodilom v pogovornih poljih, ki so prikazana na vsakem koraku.

    Access ustvari novo tabelo in jo prikaže v podoknu za krmarjenje.

Tabelo lahko uvozite ali povežete s SharePointovim seznamom tudi z ukazom na zavihku Ustvarjanje.

Na vrh strani

Ustvarjanje tabele s SharePointovim mestom

V svoji zbirki podatkov lahko ustvarite tabelo, ki uvaža s SharePointovega seznama ali je povezana z njim. Z vnaprej določeno predlogo lahko tudi ustvarite nov SharePointov seznam. Vnaprej določene tabele v programu Access so med drugim »Stiki«, »Opravila«, »Težave« in »Dogodki«.

  1. Kliknite Datoteka > Odpri. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb Microsoft Office > Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri izberite zbirko podatkov, v kateri želite ustvariti novo tabelo, in kliknite Odpri.

  3. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite SharePointovi seznami.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Ustvarite SharePointov seznam, ki temelji na predlogi

      1. Kliknite Stiki, Opravila, Težave ali Dogodki.

      2. V pogovorno okno Ustvari nov seznam vnesite URL za SharePointovo spletno mesto, kjer želite ustvariti seznam.

      3. V polji Določi ime za nov seznam in Opis vnesite ime in opis novega seznama.

      4. Če želite odpreti povezano tabelo po tem, ko ste jo ustvarili, potrdite polje Po dokončanju odpri seznam (izbrano privzeto).

    • Ustvarjanje novega seznama po meri

      1. Kliknite Po meri.

      2. V pogovorno okno Ustvari nov seznam vnesite URL za SharePointovo spletno mesto, kjer želite ustvariti seznam.

      3. V polji Določi ime za nov seznam in Opis vnesite ime in opis novega seznama.

      4. Če želite odpreti povezano tabelo po tem, ko ste jo ustvarili, potrdite polje Po dokončanju odpri seznam (izbrano privzeto).

    • Uvoz podatkov iz obstoječega seznama

      1. Kliknite Obstoječi SharePointov seznam.

      2. V pogovorno okno Dobi zunanje podatke vnesite spletni naslov SharePointovega mesta s podatki, ki jih želite uvoziti.

      3. Kliknite Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov in nato kliknite Naprej.

      4. Potrdite polje ob vsakem SharePointovem seznamu, ki ga želite uvoziti.

    • Ustvarjanje povezave do obstoječega seznama

      1. Kliknite Obstoječi SharePointov seznam.

      2. V pogovorno okno Dobi zunanje podatke – SharePointovo mesto vnesite spletni naslov SharePointovega mesta s seznamom, do katerega želite ustvariti povezavo.

      3. Kliknite Vzpostavite povezavo do vira podatkov, tako da ustvarite povezano tabelo in nato kliknite Naprej.

      4. Potrdite polje ob vsakem SharePointovem seznamu, do katerega želite vzpostaviti povezavo.

Na vrh strani

Nastavljanje primarnega ključa tabele

V tabeli določite primarni ključ, razen če imate poseben razlog, da tega ne želite narediti. Access samodejno ustvari kazalo za primarni ključ, ki izboljša delovanje zbirke podatkov. Access tudi poskrbi, da ima vsak zapis vrednost v polju s primarnim ključem in da je ta vrednost vedno enolična. Enolične vrednosti so ključnega pomena, saj drugače ni mogoče zanesljivo razlikovati določene vrstice od drugih vrstic.

Ko v pogledu podatkovnega lista ustvarite novo tabelo, Access samodejno ustvari primarni ključ in mu dodeli ime polja za ID in vrsto podatkov »Samoštevilo«.

V pogledu načrta lahko spremenite ali odstranite primarni ključ ali nastavite primarni ključ za tabelo, ki ga še nima.

Določite polja, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ

Včasih imate morda že podatke, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ. Morda imate na primer obstoječe ID-številke zaposlenih. Če ustvarite tabelo za spremljanje informacij o zaposlenih, lahko za njen primarni ključ uporabite obstoječe ID-je zaposlenih. Morda pa je ID zaposlenega enoličen le, ko je uporabljen skupaj z ID-jem oddelka, kar pomeni, da morate za primarni ključ uporabiti obe polji skupaj. Dober kandidat za primarni ključ ima te značilnosti:

  • Vsak zapis ima enolično vrednost za polje ali kombinacijo polj.

  • Polje ali kombinacija polj ni nikoli prazna oz. nima nikoli vrednosti nič – vedno obstaja neka vrednost.

  • Vrednosti se ne spreminjajo.

Če ne obstajajo podatki, ki bi bili primerni za primarni ključ, lahko zanj ustvarite novo polje. Ko ustvarite novo polje, ki ga boste uporabili kot primarni ključ, nastavite podatkovni tip polja na »Samoštevilo«; tako je zagotovljeno, da bo vrednost ustrezala vsem trem zgoraj naštetim značilnostim.

Nastavljanje ali spreminjanje primarnega ključa

  1. Izberite tabelo, katere primarni ključ želite nastaviti ali spremeniti.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

  3. V mreži načrta tabele izberite polje ali polja, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ.

    Eno polje izberete tako, da kliknete izbirnik vrstice za želeno polje.

    Če želite izbrati več polj, pridržite tipko CTRL in kliknite izbirnik vrstice za vsako polje.

  4. Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Primarni ključ.

    Skupina »Orodja« na zavihku »Načrt«

    Na levi strani polja ali polj, ki ste jih izbrali za primarni ključ, se prikaže indikator ključa.

Odstranjevanje primarnega ključa

  1. Izberite tabelo, katere primarni ključ želite odstraniti.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

  3. Kliknite izbirnik vrstice za trenutni primarni ključ. Če je primarni ključ sestavljen iz več polj, pridržite tipko CTRL in nato kliknite izbirnik vrstice za vsako polje.

  4. Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Primarni ključ.

    Skupina »Orodja« na zavihku »Načrt«

    Indikator ključa je odstranjen iz polj, ki ste jih predhodno navedli kot primarni ključ.

Opomba : Ko shranite novo tabelo, ne da bi nastavili primarni ključ, vas Access pozove, da ustvarite novo polje za primarni ključ. Če kliknete Da, Access ustvari polje z ID-jem, v katerem je uporabljen podatkovni tip »Samoštevilo« in v katerem se ustvari enolična vrednost za vsak zapis. Če je v tabeli že polje »Samoštevilo«, ga Access uporabi za primarni ključ. Če kliknete Ne, Access ne doda polja in ne nastavi primarnega ključa.

Na vrh strani

Nastavljanje lastnosti tabele

Poleg nastavljanja lastnosti za polja lahko nastavite tudi lastnosti, ki veljajo za celotno tabelo ali za vse zapise.

  1. Izberite tabelo, katere lastnosti želite nastaviti.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

  3. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite List z lastnostmi.

    Skupina »Pokaži/skrij« na zavihku »Načrt« v Accessu

    Prikaže se list z lastnostmi tabele.

  4. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek Splošno.

  5. Kliknite polje na levi strani lastnosti, ki jo želite nastaviti, in nato vnesite nastavitev za lastnost.

    Razpoložljive lastnosti tabele

    Uporabite to lastnost tabele

    Če želite

    Prikaži poglede na SharePointovem mestu

    Določiti, ali so pogledi, ki temeljijo na tabeli, lahko prikazani na SharePointovem mestu.

    Opomba : Učinki te nastavitve so odvisni od nastavitve lastnosti Prikaz vseh pogledov na SharePointovem mestu v zbirki podatkov.

    Razširjen podatkovni podlist

    Razširiti vse podatkovne podliste, ko odprete tabelo.

    Višina podatkovnega podlista

    Naredite nekaj od tega:

    • Če želite, da se okno podatkovnega podlista razširi tako, da prikaže vse vrstice, pustite to lastnost nastavljeno na 0 palcev.

    • Če želite nadzor nad višino podatkovnega podlista, vnesite želeno višino v palcih.

    Usmerjenost

    Nastaviti usmerjenost pogleda glede na to, ali se jezik bere od leve proti desni ali od desne proti levi.

    Opis

    Opisati tabelo. Ta opis se bo pojavljal v opisih orodij za tabelo.

    Privzeti pogled

    Nastaviti Podatkovni list, Vrtilno tabelo ali Vrtilni grafikon za privzeti pogled, ko odprete tabelo. Upoštevajte, da sta možnosti »Vrtilna tabela« in »Vrtilni grafikon« odstranjeni iz Accessa od različice Access 2013 dalje.

    Veljavnostno pravilo

    Vnesti izraz, ki mora biti resničen, kadar koli dodate ali spremenite zapis.

    Veljavnostno besedilo

    Vnesti sporočilo, ki je prikazano, če zapis krši izraz v lastnosti Veljavnostno pravilo.

    Filter

    Določiti pogoje za prikaz le ujemajočih se vrstic v pogledu podatkovnega lista.

    Vrstni red

    Izbrati polja za navajanje privzetega vrstnega reda vrstic v pogledu podatkovnega lista.

    Ime podatkovnega podlista

    Navesti, ali naj se podatkovni podlist prikaže v pogledu podatkovnega lista, in če se prikaže, iz katere tabele ali poizvedbe naj vrstice v podatkovnem podlistu pridobijo podatke.

    Poveži podrejena polja

    Prikazati seznam polj v tabeli ali poizvedbi, ki se uporabljajo za podatkovne podliste, ki se ujemajo z lastnostjo Poveži nadrejena polja, določeno za tabelo.

    Poveži nadrejena polja

    Prikazati seznam polj v tabeli, ki se ujemajo z lastnostjo Poveži podrejena polja, navedeno določeno za tabelo.

    Filtriranje nalaganja

    Samodejno uporabiti pogoje filtriranja v lastnosti Filter (če je nastavljena na Da), ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista.

    Razvrščanje po nalaganju

    Samodejno uporabiti pogoje razvrščanja v lastnosti Razvrščanje po (če je nastavljena na Da), ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista.

    Namig : Če želite zagotoviti več prostora za vnašanje ali urejanje nastavitve v polju z lastnostjo, pritisnite tipki SHIFT+F2 in odpre se polje Povečava. Če boste lastnost Veljavnostno pravilo nastavili na izraz in želite pomoč pri gradnji, kliknite Gumb »Graditelj« ob polju z lastnostjo Veljavnostno pravilo, da se prikaže graditelj izrazov.

  6. Če želite shraniti spremembe, pritisnite CTRL+S.

Na vrh razdelka

Na vrh strani

Vstavljanje, dodajanje ali ustvarjanje novega polja v tabeli

Vsak podatek, ki mu želite slediti, shranite v polje. V tabeli stikov na primer ustvarite polja za priimek, ime, telefonsko številko in naslov. V tabeli izdelkov ustvarite polja za ime izdelka, ID izdelka in ceno.

Preden ustvarite polja, poskusite podatke ločiti v najmanjše uporabne dele. Pozneje je podatke mnogo lažje združevati kot pa razdruževati. Namesto polja s polnim imenom raje ustvarite ločeni polji za priimek in ime. Nato lahko brez težav iščete ali razvrščate po imenu, priimku ali obojem. Če imate namen poročati o neki vrsti podatkov, jo razvrščati, iskati ali računati, to vrsto podatkov postavite v ločeno polje.

Ko ustvarite polje, lahko nastavite tudi lastnosti polja za nadzor videza in delovanja.

Kaj želite narediti?

Dodajanje polja z vnosom podatkov

Ko v pogledu podatkovnega lista ustvarite novo tabelo ali odprete obstoječo tabelo, lahko v tabelo dodate polje z vnosom podatkov v stolpec Dodaj novo polje na podatkovnem listu.

Podatkovni list v Accessu s stolpcem »Dodaj novo polje«

1. Vnesite podatke v stolpec Dodaj novo polje.

  1. Ustvarite ali odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista, tako da z desno tipko miške kliknete želeno tabelo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknete Pogled podatkovnega lista.

  2. V stolpcu Dodaj novo polje vnesite ime polja, ki ga želite ustvariti.

    Uporabite opisno ime, da boste polje lažje prepoznali.

  3. Vnesite podatke v novo polje.

Dodajanje polja s predlogo za polje

Včasih je polje lažje izbrati z vnaprej določenega seznama polj, ki ustrezajo vašim potrebam, kot ročno ustvariti polje. Seznam predlog polj je na voljo na seznamu Več polj v programih Access 2010, 2013 ali 2016 ali v podoknu opravil Predloge polj v programu Access 2007. Predloga polja je vnaprej določen nabor značilnosti in lastnosti, ki opisujejo polje. Definicija predloge polja vključuje ime polja, podatkovni tip, nastavitev oblike zapisa v polju in druge lastnosti polja.

Če uporabljate Access 2010, 2013 ali 2016, sledite tem korakom.

  1. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled podatkovnega lista.

  2. Na zavihku Polja v skupini Dodaj in izbriši kliknite Več polj.

    Posnetek zaslona skupine »Dodaj in izbriši« na zavihku traku »Polja«

  3. Na seznamu Več polj izberite polje, ki ga želite vstaviti v novi stolpec. Access postavi polje na desno stran stolpca, v katerem je trenutno kazalec. Če izberete eno od možnosti polj pod naslovom »Hiter začetek«, na primer »Naslov«, Access v tabeli ustvari več polj za različne dele naslova.

Če uporabljate Access 2007, sledite tem korakom.

  1. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled podatkovnega lista.

  2. Na zavihku Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Novo polje.

    Podoba Accessovega traku

  3. V podoknu Predloge polj izberite eno ali več polj in jih povlecite v tabelo, kamor želite vstaviti nov stolpec.

Nastavljanje lastnosti polja

Ko ustvarite polje, lahko lastnosti polja nastavite tako, da nadzirate njegov videz in delovanje.

Z nastavitvijo lastnosti polj lahko na primer:

  • Nadzirate videz podatkov v polju

  • Pomagate preprečiti nepravilno vnašanje podatkov v polje

  • Določite privzete vrednosti za polje

  • Pomagate pospešiti iskanje in razvrščanje v polju

Nekatere lastnosti polj, ki so na voljo, lahko nastavite med delom v pogledu podatkovnega lista. Če pa želite imeti dostop do popolnega seznama lastnosti polj in ga nastavljati, morate uporabiti pogled načrta.

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu podatkovnega lista

Med delom v pogledu podatkovnega lista lahko polje preimenujete, spremenite njegov podatkovni tip, lastnost Oblika zapisa ali nekatere druge lastnosti polja.

Odpiranje tabele v pogledu podatkovnega lista

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki jo želite odpreti.

  2. V priročnem meniju kliknite Pogled podatkovnega lista.

Preimenovanje polja

Ko dodate polje tako, da vnesete podatke v pogled podatkovnega lista, Access polju samodejno dodeli generično ime. Access prvemu novemu polju dodeli ime Polje1, drugemu novemu polju Polje2 in tako naprej. Privzeto se ime polja uporablja kot oznaka vedno, ko je polje prikazano, na primer naslov stolpca na podatkovnem listu. Če polja preimenujete in jim daste bolj opisna imena, to pripomore k lažji uporabi pri ogledovanju in urejanju zapisov.

  1. Z desno tipko miške kliknite ime polja, ki ga želite preimenovati (na primer Polje1).

  2. V priročnem meniju kliknite Preimenuj polje. Če uporabljate Access 2007, v priročnem meniju kliknite Preimenuj stolpec.

  3. V ime stolpca vnesite novo ime.

    Imena polj so lahko sestavljena iz največ 64 znakov (črke ali številke) s presledki.

Spreminjanje podatkovnega tipa polja

Ko ustvarite polje tako, da vnesete podatke v pogled podatkovnega lista, Access razišče te podatke in določi ustrezen podatkovni tip za polje. Če na primer vnesete 1.1.2017, Access prepozna podatke kot datum in nastavi podatkovni tip za to polje na »Datum/čas«. Če Access ne more dokončno določiti podatkovnega tipa, je podatkovni tip privzeto nastavljen na »Besedilo« (če uporabljate Access 2016 pa »Kratko besedilo«).

Podatkovni tip polja določa, katere lastnosti polja še lahko nastavite. Za polje s podatkovnim tipom »Hiperpovezava« ali »Zapisek« (v Accessu 2016 pa »Dolgo besedilo«) lahko na primer nastavite le lastnost Samo dodaj.

Včasih boste morda želeli ročno spremeniti podatkovni tip polja. Denimo, da imate številke sob, ki so podobne datumom, na primer 10/2017. Če v novo polje v pogledu podatkovnega lista vnesete 10/2017, funkcija samodejnega zaznavanja podatkovnih tipov za to polje izbere podatkovni tip »Datum/čas«. Ker so številke sob oznake in ne datumi, bi podatkovni tip moral biti »Besedilo«. Podatkovni tip polja spremenite po spodnjem postopku.

  1. Na traku kliknite zavihek Polja. Če uporabljate Access 2007, kliknite zavihek Podatkovni list.

  2. Na seznamu Podatkovni tip v skupini Oblikovanje izberite želeni podatkovni tip. Če uporabljate Access 2007, na seznamu »Podatkovni tip« v skupini Podatkovni tip in oblikovanje izberite želeni podatkovni tip.

    Kateri podatkovni tipi so na voljo?

    Celoten seznam razpoložljivih podatkovnih tipov v Accessovih zbirkah podatkov je na voljo v razdelku Podatkovni tipi za Accessove namizne zbirke podatkov.

    Opomba : Največja dovoljena velikost datoteke z Accessovo zbirko podatkov je 2 gigabajta.

    Nasveti glede podatkovnih tipov

    • Če želite optimizirati učinkovitost delovanja, uporabite najustreznejšo Velikost polja, ko ustvarite polje za besedilo ali število. Če na primer nameravate shraniti poštne številke, ki imajo določeno dolžino, to dolžino navedite kot velikost polja. Velikost polja lahko določite tako, da nastavite vrednost v polju z lastnostmi Velikost polja. Če želite več informacij, glejte razdelek Nastavitev drugih lastnosti polja.

    • Za telefonske številke, številke delov in druge številke, ki jih ne nameravate uporabiti za matematične izračune, izberite podatkovni tip »Besedilo« namesto podatkovnega tipa »Število«. Številsko vrednost, ki je shranjena kot besedilo, lahko bolj logično razvrščate in filtrirate.

Spreminjanje oblike zapisa v polju

Poleg določanja podatkovnega tipa novega polja lahko Access nastavi tudi lastnost Oblika zapisa polja, odvisno od tega, kaj vnesete. Če na primer vnesete 10:50, Access nastavi podatkovni tip »Datum/ura« in lastnost Oblika zapisa na »Skrajšana ura«. Če želite ročno spremeniti lastnost polja Oblika zapisa, naredite to:

  1. Na traku kliknite zavihek Polja. Če uporabljate Access 2007, kliknite zavihek Podatkovni list.

  2. Na seznamu Oblika zapisa v skupini Oblikovanje vnesite želeno obliko zapisa. Če uporabljate Access 2007, na seznamu Oblika zapisa v skupini Podatkovni tip in oblikovanje vnesite želeno obliko zapisa.

    Opomba : Seznam Oblika zapisa za nekatera polja morda ni na voljo (na primer »Besedilo«), odvisno od podatkovnega tipa polja.

Nastavitev drugih lastnosti polja

  1. V pogledu podatkovnega lista kliknite polje, za katero želite nastaviti lastnost.

  2. Če uporabljate Access 2010, 2013 ali 2016, na zavihku Polja v skupini Lastnosti, Oblikovanje ali Preverjanje veljavnosti polja izberite želene lastnosti.

  3. Če uporabljate Access 2007, na zavihku Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje izberite želene lastnosti.

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu načrta

Ko delate v tabeli v pogledu načrta, lahko nastavite katero koli lastnost polja. V pogledu načrta nastavite podatkovni tip polja v mreži načrta tabele, ostale lastnosti pa v podoknu Lastnosti polja.

Odpiranje tabele v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo.

  2. V priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

Spreminjanje podatkovnega tipa polja

  1. V mreži načrta tabele poiščite polje, za katerega želite nastaviti podatkovni tip.

  2. V stolpcu Podatkovni tip na seznamu izberite podatkovni tip.

    Kateri podatkovni tipi so na voljo?

    Celoten seznam razpoložljivih podatkovnih tipov v Accessovih zbirkah podatkov je na voljo v razdelku Podatkovni tipi za Accessove namizne zbirke podatkov.

    Opomba : Največja dovoljena velikost datoteke z Accessovo zbirko podatkov je 2 gigabajta.

    Nasveti glede podatkovnih tipov

    • Za telefonske številke, številke delov in druge številke, ki jih ne nameravate uporabiti za matematične izračune, izberite podatkovni tip »Besedilo« namesto podatkovnega tipa »Število«. Številsko vrednost, ki je shranjena kot besedilo, lahko bolj logično razvrščate in filtrirate, vendar jo težko uporabite v izračunih.

    • Za podatkovna tipa »Besedilo« in »Število« lahko natančneje določite velikost polja ali podatkovni tip tako, da nastavite vrednost v polju lastnosti Velikost polja.

Nastavitev drugih lastnosti polja

  1. V mreži načrta tabele izberite polje, za katero želite nastaviti lastnosti. Access prikaže lastnosti za to polje v podoknu Lastnosti polja.

    Podatkovni tip polja določa lastnosti, ki jih lahko nastavite.

  2. V podoknu Lastnosti polja vnesite želene nastavitve za vsako lastnost ali pritisnite F6 in nato s puščičnimi tipkami izberite lastnost.

    Katere lastnosti polja so na voljo?

    Celoten seznam lastnosti polj, ki so na voljo za vsak podatkovni tip v Accessovih zbirkah podatkov, je naveden v članku Uvod v podatkovne tipe in lastnosti polj.

    Opomba : Za vsako polje niso na voljo vse lastnosti. Podatkovni tip polja določa, katere lastnosti ima.

  3. Če potrebujete več prostora za vnašanje ali urejanje nastavitev lastnosti v polju z lastnostmi, pritisnite SHIFT + F2, da se odpre okno Povečava.

    Namig : Če vnašate vnosno masko ali izraz za preverjanje veljavnosti in želite pomoč pri gradnji, kliknite Gumb »Graditelj« zraven polja z lastnostmi in odpre se ustrezni graditelj.

  4. Če želite shraniti spremembe, pritisnite CTRL+S.

Shranjevanje tabele

Ko ustvarite ali spremenite tabelo, shranite njen načrt. Ko prvič shranjujete tabelo, ji dodelite ime, ki opisuje vsebovane podatke. Uporabite lahko največ 64 alfanumeričnih znakov, vključno s presledki. Tabelo lahko na primer poimenujete »Stranke«, »Zaloga delov« ali »Izdelki«.

Namig : Določite pravila za poimenovanje predmetov v zbirki podatkov in jih dosledno upoštevajte.

  1. Če uporabljate Access 2010, 2013 ali 2016, kliknite Datoteka > Shrani ali pa pritisnite CTRL + S.

  2. Če uporabljate Access 2007, kliknite gumb Microsoft Office in nato Shrani ali pa pritisnite CTRL + S.

  3. Če prvič shranjujete tabelo, vnesite ime zanjo in nato kliknite V redu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×