Ustvarjanje spojenega dokumenta

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če želite ustvariti veliko število dokumentov, ki so večinoma enaki, vendar imajo nekaj enoličnih podatkov, uporabite spajanje dokumentov. Spajanje dokumentov lahko uporabite na primer za ustvarjanje posameznih publikacij po meri s prilagojenimi opombami. Spajanje dokumentov lahko uporabite tudi za ustvarjanje obvestila o izdelku, ki ga pošljete 100 najboljšim strankam. Besedilo publikacije je vedno enako, spremenita se samo ime in naslov stranke.

Skozi postopek spajanja dokumentov vas bo vodila razlaga v korakih podokna opravil Spajanje dokumentov. Če želite v novi ali obstoječi publikaciji odpreti podokno opravil Spajanje dokumentov, kliknite meni Orodja, pokažite na Pošiljanje in katalogi in kliknite Spajanje dokumentov.

V tem članku

Ustvarjanje ali povezovanje z seznama prejemnikov

Priprava publikacije

Ustvarjanje spojene publikacije

Preklic spajanja

Ustvarjanje seznama prejemnikov ali vzpostavljanje povezave do njega

Če želite izvesti spajanje dokumentov, odprite novo ali obstoječo publikacijo in vzpostavite povezavo z virom podatkov, ki je datoteka z enoličnimi podatki, ki jih želite vključiti. V podatkovni datoteki so lahko seznam imen in naslovov, podatki o izdelku ali slike. Podatkovna datoteka je lahko v teh oblikah:

  • seznam stikov programa Microsoft Office Outlook;

  • delovni listi programa Microsoft Office Excel;

  • tabele programa Microsoft Office Word;

  • tabele zbirke podatkov programa Microsoft Office Access;

  • besedilne datoteke, v katerih so stolpci ločeni s tabulatorskimi mesti ali vejicami, vrstice pa z oznako za odstavek.

Lahko se povežete z obstoječim seznamom ali virom podatkov ali pa ustvarite nov seznam prejemnikov. Če želite uporabiti samo določene vnose na seznamu, ga lahko filtrirate z določenimi pogoji. Elemente lahko tudi razvrstite po abecednem vrstnem redu.

Opomba : Če želite spojiti slike na strani publikacije, mora vir podatkov vsebovati imena datotek ali poti za slikovne datoteke, ki jih želite spojiti. V vir podatkov ne vključite dejanskih slik.

Uporaba obstoječega seznama

  1. Pod Ustvari seznam prejemnikov kliknite Uporabite obstoječ seznam in nato še Naslednji korak: ustvarjanje ali povezava s seznamom prejemnikov.

    Microsoft Publisher vire podatkov privzeto shrani v mapo Moji viri podatkov. Če boste želeli najti vir podatkov, boste do njega morda morali brskati.

  2. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov kliknite želeni vir podatkov.

  3. Kliknite Odpri.

    Glede na izbrani vir podatkov se bodo morda pojavila še druga pogovorna okna in od vas zahtevala določene podatke.

    Če je vir podatkov na primer delovni zvezek programa Microsoft Office Excel, v katerem so podatki na več delovnih listih, izberite delovni list z želenimi podatki in kliknite V redu.

Izbiranje iz Outlookovih stikov

  1. Pod Ustvari seznam prejemnikov kliknite Izberi iz Outlookovih stikov in nato še Naslednji korak: ustvarjanje ali povezava s seznamom prejemnikov.

  2. Če ste pozvani, da izberete poštni profil, kliknite želeni profil in nato še V redu.

  3. V pogovornem oknu Izbira stikov kliknite želeni seznam stikov in nato še V redu.

    Vsi stiki iz mape se pojavijo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko filtrirate in razvrstite seznam prejemnikov, ki ga želite vključiti v spajanje.

Ustvarjanje novega seznama

Če nimate obstoječega seznama, s katerim bi vzpostavili povezavo, lahko ustvarite novega.

  1. Pod Ustvari seznam prejemnikov kliknite Vnesi nov seznam in nato še Naslednji korak: ustvarjanje ali povezava s seznamom prejemnikov.

  2. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov v pomembna polja vnesite podatke za prvi vnos. Ni treba zapolniti vseh polj.

  3. Ko vnesete podatke za prvi vnos, kliknite Nov vnos.

  4. Ponavljajte 2. in 3. korak, dokler ne dokončate vnašanja, in nato kliknite V redu.

  5. V polje Ime datoteke pogovornega okna Shranjevanje seznama naslovov vnesite ime za seznam naslovov in izberite mapo, kamor želite shraniti seznam.

    Microsoft Publisher seznam naslovov privzeto shrani v mapo Moji viri podatkov. Seznam naslovov je najboljše imeti na tem mestu, ker je to privzeta mapa, kjer Publisher išče vire podatkov.

    Vsi stiki z novega seznama se pojavijo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko filtrirate in razvrstite seznam prejemnikov, ki ga želite vključiti v spajanje.

Izbiranje prejemnikov

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov lahko izberete prejemnike, ki jih želite vključiti v spajanje. Potrdite potrditvena polja ob prejemnikih, ki jih želite vključiti, in počistite potrditvena polja ob prejemnikih, ki jih želite izključiti.

Če želite uporabiti samo določene vnose s seznama, lahko seznam filtrirate po določenem polju ali pogoju. Ko seznam prefiltrirate, lahko uporabite potrditvena polja, če želite vključiti ali izključiti zapise.

Filtriranje elementov na seznamu

  1. Kliknite puščico ob glavi stolpca elementa, po katerem želite filtrirati.

  2. Kliknite nekaj od tega:

    • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.

    • (Neprazno) Prikaže vse zapise, v katerih ima ustrezno polje informacije.

    • (Dodatno) Odpre pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje, ki ga lahko uporabite za filtriranje z več pogoji. Če želite odpreti pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje, lahko kliknete tudi Filtriraj pod Prečisti seznam prejemnikov v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov.

      Namig : Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo isti podatek, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če obstaja npr. več naslovov, ki za državo/regijo navajajo Avstralijo, lahko filtrirate po Avstraliji.

      V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov so prikazani samo določeni zapisi. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (Vse)

Če želite elemente seznama prikazati v abecednem vrstnem redu, jih lahko razvrstite.

Razvrščanje elementov na seznamu

  • V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov kliknite glavo stolpca elementa, po katerem želite razvrščati.

    Če želite prikazati seznam, na katerem so priimki razvrščeni po abecednem vrstnem redu, kliknite glavo stolpca Priimek.

  • Če želite hitro potrditi ali počistiti vse elemente, potrdite ali počistite glavo stolpca.

  • Če želite razvrstiti po več pogojih, v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov pod Prečisti seznam prejemnikov kliknite Razvrsti. V pogovornem oknu Filtriranje in razvrščanje izberite pogoje, po katerih želite razvrstiti.

Kliknite V redu, če se želite vrniti v podokno opravil Spajanje dokumentov.

Na vrh strani

Priprava publikacije

S spajanjem dokumentov združite dokument, v katerem so podatki, ki so enaki v vseh kopijah, in nekaj ograd za podatke, ki so enolični za vsako kopijo. Ko ustvarite publikacijo, vstavite dodatno besedilo, ki naj se pojavi v vsaki različici publikacije spajanja dokumentov, na primer pozdrav ali ograde za enolične podatke, kot so naslovi.

Če tega še niste naredili, vstavite polje z besedilom, vnesite besedilo, ki naj se pojavi v vsaki različici publikacije spajanja dokumentov, in dodajte ograde za enolične podatke.

Vstavljanje polja z besedilom

  1. V orodni vrstici predmetov , kliknite Polje z besedilom Slika gumba .

  2. V publikaciji pokažite na mesto, kjer naj se pojavi en vogal polja z besedilom, in vlecite v diagonalni smeri, dokler ne dobite želene velikosti polja z besedilom.

Vstavljanje besedila, ki naj bo v vsaki različici

  • Kliknite v polje z besedilom in vnesite besedilo, ki naj se pojavi v vsaki različici publikacije spajanja dokumentov.

Vstavljanje podatkovnih polj v publikacijo

  1. V publikaciji spajanja dokumentov kliknite v polje z besedilom, kamor želite vstaviti Podatkovno polje.

  2. Vstavite nekaj od tega:

    Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov (korak Pripravi publikacijo) pod Več elementov kliknite Naslovni blok.

    2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka kliknite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in nato še V redu.

      Opomba : Če se imena Podatkovno polje v viru podatkov ne ujemajo s tistimi, ki so v Publisherju uporabljena za naslovne bloke, boste v pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka morda morali klikniti Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj uporabite spustne sezname, če želite izbrati polja v viru podatkov, ki ustrezajo Publisherjevim poljem.

    Pozdravna vrstica

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov (korak Pripravljanje publikacije) pod Več elementov kliknite Pozdravna vrstica.

    2. V pogovornem oknu Pozdravna vrstica izberite obliko pozdravne vrstice, ki je sestavljena iz uvodnega pozdrava, oblike imena in ločila za imenom.

    3. Izberite besedilo, ki naj se pojavi v primerih, ko Publisher ne more določiti imena prejemnika; ko na primer v viru podatkov ni imena in priimka prejemnika, ampak samo ime podjetja.

    4. Kliknite V redu.

      Opomba : Če se imena podatkovnih polj v viru podatkov ne ujemajo z imeni polj, ki so v Publisherju uporabljena za pozdravno vrstico, boste v pogovornem oknu Pozdravna vrstica morda morali klikniti Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj uporabite spustne sezname, če želite v viru podatkov izbrati polja, ki ustrezajo Publisherjevim poljem.

    Polja z naslovi

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov (korak Pripravljanje publikacije) pod Več elementov kliknite Polja naslova.

    2. V pogovornem oknu Vstavi polje naslova kliknite elemente naslova, ki jih želite vključiti.

      Opomba : Če se imena podatkovnih polj v viru podatkov ne ujemajo z imeni polj, ki so v Publisherju uporabljena za polja naslova, boste v pogovornem oknu Vstavi polje naslova morda morali klikniti Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj uporabite spustne sezname, če želite izbrati polja v viru podatkov, ki ustrezajo Publisherjevim poljem.

    Druga polja podatkov

    V podoknu opravil Spajanje dokumentov (korak Pripravljanje publikacije) v polju s seznamom pod Pripravite publikacijo povlecite polje, ki ga želite vključiti v zanj ustvarjeno polje z besedilom.

Oblikovanje podatkovnih polj

Če želite spremeniti videz spojenih podatkov, lahko oblikujete podatkovna polja in katero koli drugo dodano besedilo, na primer pozdrav Zdravo ali uvodni pozdrav Dragi ... Če želite oblikovati spojene podatke, oblikujte podatkovna polja v publikaciji spajanja dokumentov.

  1. V publikaciji spajanja dokumentov izberite polje s podatki, ki jih želite oblikovati.

  2. V meniju Oblika kliknite Pisava in izberite želene možnosti.

Predogled podatkov o prejemniku v podatkovnih poljih publikacije

Zdaj lahko pregledate videz publikacije z dejanskimi podatki v spojenih poljih.

  1. Če si želite predogledati publikacijo, naredite nekaj od tega:

    • Za predogled vnose v vrstnem redu, kliknite krmarjenje gumbi Gumb »Naprej« Gumb Nazaj če si želite ogledati videz vsak vnos spojene publikacije.

      Polja za spajanje so zapolnjena s podatki iz prvega zapisa vira podatkov. Vnosov vira podatkov na straneh publikacije ni mogoče urediti, lahko pa oblikujete, premaknete ali izbrišete podatkovna polja.

    • Če želite najti in si predogledati določen vnos v viru podatkov, kliknite Najdi prejemnika in v pogovorno okno Iskanje vnosa vnesite iskalne pogoje.

  2. Po potrebi spremenite seznam prejemnikov. Naredite nekaj od tega:

    • Kliknite Izključi prejemnika, če želite iz spajanja izključiti določenega prejemnika.

    • Kliknite Uredi seznam prejemnikov, če želite spremeniti seznam prejemnikov, in v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite spremembe.

  3. Ko dokončate publikacijo spajanja dokumentov in vstavite vsa polja za spajanje, v meniju Datoteka kliknite Shrani kot. V polje Ime datoteke vnesite ime za publikacijo in kliknite Shrani.

  4. Kliknite Naslednji korak: ustvarjanje spojene publikacije.

Na vrh strani

Ustvarjanje spojene publikacije

V podoknu opravil Spajanje dokumentov pod Ustvari spojene publikacije lahko:

  • natisnete spojeno publikacijo (na primer za pošiljanje);

  • si predogledate spojeno publikacijo (če si želite pred tiskanjem vseh različic ogledati publikacijo in odpraviti morebitne težave);

  • shranite spojeno publikacijo za nadaljnjo uporabo;

  • dodate spojene strani drugi publikaciji.

Predogled spojene publikacije

  • Kliknite Predogled tiskanja.

Tiskanje spojene publikacije

  1. Kliknite Natisni.

  2. V pogovornem oknu Natisni izberite želene možnosti in kliknite V redu.

    Pomembno : Če želite natisniti različne nabore podatkov za spajanje dokumentov – na primer različnih imen in naslovov – na posamezen list, kliknite več strani na list v razdelku možnosti tiskanja . Če izberete več kopij na list, bo posamezen list vsebuje več kopij iste podatke.

    Pogovorno okno z več strani na list možnost tiskanja

Shranjevanje spojene publikacije za nadaljnjo uporabo

Če želite urediti spojene strani, njihovo shranjevanje za kasnejšo uporabo ali jih natisnete pozneje, lahko zberete in shrani vse spojene strani kot enim spojenega novo publikacijo, ki vsebuje dejanskih podatkov – na primer imena in naslove, namesto polja za spajanje dokumentov.

  1. Kliknite Spoji v novo publikacijo.

    Publisher s spojenimi stranmi ustvari novo publikacijo.

  2. V novi publikaciji v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Shrani to publikacijo. V polje Ime datoteke vnesite ime za novo publikacijo in kliknite Shrani.

Dodajanje spojenih strani obstoječi publikaciji

Če nameravate spojene strani dodati na konec obstoječe publikacije, poskrbite, da se bo publikacija spajanja dokumentov ujemala z obstoječo publikacijo v teh vidikih:

  • velikosti strani (višina in širina),

  • pogled strani (enostranska ali dvostranska razdelitev),

  • vrsta publikacije (spletna ali za tiskanje),

  • zaporedju strani (od leve proti desni ali obratno).

Publisher spojene strani doda novi ali obstoječi publikaciji, ne more pa jih dodati odprti publikaciji. Če je odprta publikacija, v katero želite spojiti, je ne pozabite shraniti in zapreti, preden dokončate spajanje.

  1. Kliknite Dodaj v obstoječo publikacijo.

  2. V pogovornem oknu Odpiranje publikacije poiščite publikacijo, ki ji želite dodati spojene strani, in kliknite Odpri.

    Publisher spojene strani doda obstoječi publikaciji.

  3. V obstoječi publikaciji v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Shrani to publikacijo, če želite shraniti posodobitve.

Shranjevanje publikacije za spajanje dokumentov

Če shranite tudi publikacijo s spojenimi polji, se lahko vrnete in uredite spojena polja ter ustvarite novo spojeno publikacijo, v kateri so nova spojena polja ali posodobljen seznam prejemnikov. Publikacijo za spajanje dokumentov shranite tako:

  1. Preverite, ali ste v publikaciji za spajanje dokumentov.

  2. V meniju Datoteka kliknite Shrani.

  3. Poimenujte publikacijo za spajanje dokumentov in kliknite Shrani.

Na vrh strani

Preklic spajanja

Če želite publikacijo spajanja dokumentov ali predlogo spajanja katalogov izključiti iz vir podatkov, lahko prekličete spajanje.

  1. V meniju Orodja pokažite na Pošiljanje in katalogi in kliknite Prekliči spajanje.

  2. Ko vas računalnik vpraša, ali želite preklicati spajanje, kliknite Da.

Publikacija je izključena iz vira podatkov.

Opomba : Če prekličete spajanje dokumentov, so vsa polja razen polj za naslov, pozdravnih vrstic in naslovnih blokov pretvorjena v navadno besedilo.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×