Ustvarjanje preproste poizvedbe za izbiranje

Ko želite izbrati določene podatke iz enega vira ali več virov, lahko uporabite poizvedbo za izbiranje. S poizvedbo za izbiranje lahko dobite želene podatke, lahko pa tudi združujete podatke iz več virov podatkov. Za poizvedbo za izbiranje lahko kot vire podatkov uporabite tabele in druge poizvedbe za izbiranje. V tem članku je pregled poizvedb za izbiranje, na voljo pa so tudi navodila za ustvarjanje poizvedbe za izbiranje s čarovnikom za poizvedbe ali v pogledu načrta.

Če želite uporabiti vzorčno zbirko podatkov Northwind in se z njo naučiti več o načinu delovanja poizvedb, glejte članek Uvod v poizvedbe.

V tem članku

Pregled

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje s čarovnikom za poizvedbe

Ustvarjanje poizvedbe v pogledu načrta

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje v Accessovi spletni aplikaciji

Pregled

Ko želite uporabiti podatke, običajno ne želite uporabiti vseh podatkov s tabele. Ko želite na primer uporabiti podatke s tabele stikov, si želite običajno ogledati en določen zapis ali morda le telefonsko številko. Včasih morda želite kombinirati podatke iz več kot ene tabele, na primer informacije iz tabele strank in iz tabele naročil. Če želite izbrati podatke, ki jih želite uporabiti, uporabite poizvedbo za izbiranje.

Poizvedba za izbiranje je predmet zbirke podatkov, ki prikazuje informacije v pogledu podatkovnega lista. Poizvedba podatkov ne shranjuje. Prikaže podatke, ki so shranjeni v tabelah. Poizvedba lahko pokaže podatke iz ene tabele ali več tabel, iz drugih poizvedb ali iz kombinacije obeh.

Prednosti uporabe poizvedbe

S poizvedbo lahko izvajate ta opravila:

  • Ogledate si lahko podatke iz polj, ki si jih želite ogledati. Ko tabelo odprete, vidite vsa polja. Poizvedba je priročen način, kako shranite izbor polj.

    Opomba : Poizvedba na podatke le kaže, ne shranjuje jih. Ko poizvedbo shranite, ne shranjujete kopije podatkov.

  • Kombinirate lahko podatke iz več virov podatkov. Tabela običajno prikazuje le podatke, ki jih shranjuje. S poizvedbo lahko izberete polja iz različnih virov, nato pa določite, kako bodo informacije kombinirane.

  • Izraze lahko uporabite kot polja. Na primer funkcijo za datum lahko uporabite kot polje, lahko pa uporabite tudi funkcijo za oblikovanje s poljem in tako nadzorujete način, kako so podatki iz polja oblikovani v rezultatih poizvedbe.

  • Ogledate si lahko zapise, ki izpolnjujejo pogoje, ki jih navedete. Ko odprete tabelo, vidite vse zapise. Poizvedba je priročen način, kako shranite izbor zapisov.

Osnovna navodila za ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

Poizvedbo za izbiranje lahko ustvarite s čarovnikom za poizvedbe ali med delom v pogledu načrta. Nekateri elementi načrta niso na voljo, ko uporabite čarovnika, vendar lahko te elemente pozneje dodate s pogledom načrta. Čeprav se ta načina nekoliko razlikujeta drug od drugega, so osnovna navodila v osnovi enaka:

  1. Izberite tabele ali poizvedbe, ki jih želite uporabiti kot vire podatkov.

  2. Navedite polja, ki jih želite vključiti iz virov podatkov.

  3. Lahko tudi navedete pogoje, s katerimi omejite zapise, ki jih poizvedba vrne.

Ko ustvarite poizvedbo za izbiranje, jo zaženite, da si ogledate rezultate. Če želite zagnati poizvedbo za izbiranje, jo odprite v pogledu podatkovnega lista. Če poizvedbo shranite, jo lahko znova uporabite, ko jo potrebujete. Uporabite jo lahko na primer kot vir podatkov za obrazec, poročilo ali drugo poizvedbo.

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje s čarovnikom za poizvedbe

S čarovnikom za poizvedbe lahko samodejno ustvarite poizvedbo za izbiranje. Ko uporabite čarovnika, imate manj nadzora nad podrobnostmi načrta poizvedbe, vendar je poizvedba običajno ustvarjena hitreje, kot če bi jo ustvarjali brez čarovnika. Čarovnik lahko poleg tega zazna nekatere preproste napake pri načrtu in vas pozove, da izvedete drugo dejanje.

Pred začetkom

Če uporabljate polja iz virov podatkov, ki med seboj niso povezana, vas čarovnik za poizvedbe vpraša, ali želite ustvariti relacije. Čarovnik za vas odpre okno z relacijami, vendar morate znova zagnati čarovnika, če želite urediti katero koli od relacij. Preden zaženete čarovnika, ustvarite morebitne relacije, ki jih poizvedba potrebuje.

Če želite več informacij o ustvarjanju relacij tabele, glejte članek Vodnik po relacijah tabel.

Uporaba čarovnika za poizvedbe

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Čarovnik za poizvedbe. Če uporabljate Access 2007, kliknite Ustvari > Drugo > Čarovnik za poizvedbe.

    V skupini »Poizvedbe« na Accessovem traku sta prikazani dve možnosti: Čarovnik za poizvedbo in načrt poizvedbe
  2. V pogovornem oknu Nova poizvedba kliknite Čarovnik za preproste poizvedbe in nato še V redu.

  3. Nato dodajte polja. Dodate lahko največ 255 polj iz 32 tabel ali poizvedb.

    Za vsako polje izvedite ta koraka:

    1. V razdelku Tabele/poizvedbe kliknite tabelo ali poizvedbo s poljem.

    2. V razdelku Razpoložljiva polja dvokliknite polje, da ga dodate na seznam Izbrana polja. Če želite v poizvedbo dodati vsa polja, kliknite gumb z dvema desnima puščicama (>>).

    3. Ko dodate vsa želena polja, kliknite Naprej.

      V pogovornem oknu čarovnika za preprosto poizvedbo izberite polja, ki jih želite uporabiti.
  4. Če niste dali nobenega številskega polja (polja s številskimi podatki), skočite na korak 9. Če ste morda dodali številsko polje, vas bo čarovnik vprašal, ali želite, da poizvedba vrne podrobnosti ali povzetek.

    Naredite nekaj od tega:

    1. Če si želite ogledati posamezne zapise, kliknite Podrobnosti, nato pa kliknite Naprej. Skočite na korak 9.

    2. Če si želite ogledati povzete številske podatke, na primer povprečja, kliknite Povzetek, nato pa še Možnosti povzetka.

      V pogovornem oknu čarovnika za preprosto poizvedbo izberite možnost »Podrobnost« ali »Povzetek«.
  5. V pogovornem oknu Možnosti povzetka določite, katera polja želite vključiti v povzetek in kako želite povzeti podatke. Navedena so samo številska polja.

    Za vsako številsko polje izberite eno od teh funkcij:

    1. Sum    Poizvedba vrne povzetek vseh vrednosti polja.

    2. Avg    Poizvedba vrne povprečje vrednosti polja.

    3. Min    Poizvedba vrne najmanjšo vrednost polja.

    4. Max    Poizvedba vrne največjo vrednost polja.

    Izberite, kako želite združevati vrednosti povzetka, izračunane v pogovornem oknu z možnostmi povzetka.
  6. Če želite, da rezultati poizvedbe vključujejo število zapisov v viru podatkov, izberite ustrezno potrditveno polje Preštej zapise v imenu vira podatkov.

  7. Kliknite V redu, da zaprete potrditveno polje Možnosti povzetka.

  8. Če v poizvedbo niste dodali polja z datumom/uro, skočite na korak 9. Če ste v poizvedbo dodali polje z datumom/uro, vas čarovnik za poizvedbe vpraša, kako želite zbrati datumske vrednosti. Recimo, da ste v poizvedbo dodali številsko polje (»Cena«) in polje z datumom/uro (»Ura_transakcije«), nato pa v pogovornem oknu Možnosti poizvedbe določili, da želite povprečno vrednost številskega polja »Cena«. Ker ste vključili polje z datumom/uro, lahko izračunate vrednosti povzetka za vsako enolično vrednost datuma/ure za vsak dan, za vsak mesec, za vsako četrtletje ali za vsako leto.

    V pogovornem oknu čarovnika za preproste poizvedbe izberite, kako želite združevati datume v poizvedbi.

    Izberite časovno obdobje, ki ga želite uporabiti za združevanje vrednosti datuma/ure, nato pa kliknite Naprej.

    Opomba : V pogledu načrta lahko uporabite izraz za združevanje poljubnega časovnega obdobja, vendar pa čarovnik ponudi le te možnosti.

  9. Na zadnji strani čarovnika navedite naslov za poizvedbo, določite, ali želite poizvedbo odpreti ali spremeniti, nato pa kliknite Dokončaj.

    Če se odločite poizvedbo odpreti, prikaže ta izbrane podatke v pogledu podatkovnega lista. Če želite poizvedbo spremeniti, se odpre v pogledu načrta.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe v pogledu načrta

S pogledom načrta lahko ročno ustvarite poizvedbo za izbiranje. Ko uporabite pogled načrta, imate več nadzora nad podrobnosti načrta poizvedbe, vendar lahko tudi hitreje naredite napake, postopek pa lahko tudi traja več časa kot s čarovnikom.

Ustvarjanje poizvedbe

1. korak: Dodajanje virov podatkov

2. korak: Združevanje povezanih virov podatkov

3. korak: Dodajanje izhodnih polj

4. korak: Določanje pogojev

5. korak: Povzemanje podatkov

6. korak: Ogled rezultatov

1. korak: Dodajanje virov podatkov

Če uporabite pogled načrta, dodate vire podatkov in polja v ločenih korakih, saj uporabljate pogovorno okno Pokaži tabelo. Vendar pa lahko pozneje vedno dodate več virov podatkov.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugo kliknite Načrt poizvedbe. Če uporabljate Access 2007, kliknite Ustvari > Drugo > Načrt poizvedbe.

    V skupini »Poizvedbe« na Accessovem traku sta prikazani dve možnosti: Čarovnik za poizvedbo in načrt poizvedbe
  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo na zavihkih Tabele, Poizvedbe ali Oboje dvokliknite vsak vir podatkov, ki ga želite uporabiti, ali pa izberite vsak vir podatkov, nato pa kliknite Dodaj.

    Prikaže pogovorno okno »Tabela« v Accessu, kjer so prikazana imena tabel
  3. Zaprite pogovorno polje Pokaži tabelo.

Samodejno združevanje

Ko dodate vire podatkov, so te relacije samodejno dodate v poizvedbo kot združitve, če so med viri že ustvarjene relacije. Združitve določajo, kako bodo kombinirani podatki iz povezanih virov. Access poleg tega samodejno ustvari združitev med dvema tabelama, če so v njunih poljih združljive vrste podatkov, eno polje pa je primarni ključ.

Združitve, ki jih ustvari Access, boste morda želeli prilagoditi. Odločitev, katera vrsta združitve bo ustvarjena, Access določi na podlagi relacij, ki jih združitev predstavlja. Če Access ustvari združitev, vendar ni določene relacije, Access ustvari notranje združevanje.

Če Access samodejno ustvari ustrezne združitve, ko dodate vire podatkov, lahko skočite na 3. korak: Dodajanje izhodnih polj.

Večkratna uporaba istega vira podatkov

V nekaterih primerih boste morda želeli združiti dve kopiji iste tabele ali poizvedbe, imenovano samozdruževanje, ki kombinira zapise iz iste tabele, ko so v združenih poljih ujemajoče se vrednosti. Recimo, da imate tabelo zaposlenih, v kateri polje »Nadrejena oseba« za vsak zapis zaposlenega namesto imena prikaže ID nadrejenega. Uporabite lahko samozdruževanje in v vsakem zapisu zaposlenega prikažete ime vodje.

Ko vir podatkov dodate drugič, Access imenu drugega primerka doda _1. Če ste na primer dvakrat dodali tabelo zaposlenih, bo drugi primerek poimenovan Zaposleni_1.

2. korak: Združevanje povezanih virov podatkov

Če v poizvedbo dodate vire podatkov, ki že vključujejo relacije, Access samodejno ustvari notranja združevanja za vsako relacijo. Če vsilite eferenčna integriteta, Access prikaže tudi številko »1« nad združevalno črto, da vidite, katera tabela je na strani »ena« relacija »ena proti mnogo«, in znak za neskončno ( ) za prikaz, katera tabela je na strani »mnogo«.

Če v poizvedbo dodate poizvedbe, med njimi pa ne ustvarite relacij, Access med temi ne ustvari samodejno združitev, prav tako jih ne ustvari med poizvedbami in tabelami, ki niso povezane. Če Access ne ustvari združitev, ko dodate vire podatkov, jih morate običajno dodati sami. Zaradi virov podatkov, ki niso združeni nobenemu drugemu viru podatkov, lahko pride do težav z rezultati poizvedbe.

Spremenite lahko tudi vrsto združitve z notranje združitve v zunanji stik, da bo poizvedba vključevala več zapisov.

Dodajanje združitve

  • Če želite dodati združitev, povlecite polje iz enega vira podatkov v ustrezno polje v drugem viru podatkov.

    Access prikaže črto med dvema poljema in s tem pokaže, da je bila ustvarjena združitev.

    Stična črta v pogledu načrta poizvedbe
    Vrstica združitve (obkroženo z rdečo).

Spreminjanje združevanja

  1. Dvokliknite združitev, ki ga želite spremeniti.

    Odpre se pogovorno okno Lastnosti stika.

    Pogovorno okno »Lastnosti stika«
    Pogovorno okno »Lastnosti združitve« Imena tabel v pogovornem oknu se spremenijo in odsevajo dejanske vključene tabele.
  2. V pogovornem oknu Lastnosti združitve preglejte možnosti.

  3. Kliknite možnost, ki jo želite uporabiti, in nato V redu.

Ko so združitve pripravljene, dodajte izhodna polja – polja s podatki, ki jih želite med rezultati poizvedbe.

3. korak: Dodajanje izhodnih polj

Preprosto lahko dodate polje iz poljubnih virov podatkov, ki ste jih dodali v 1. koraku.

  • Če želite dodati polje, ga povlecite iz vira podatkov v zgornjem podoknu okna z načrtom poizvedbe v vrstico Polje mreže načrta v spodnjem podoknu okna z načrtom poizvedbe.

    Če dodate polje na tak način, Access samodejno vnese vrstico Tabela mreže načrta, da ta odseva vir podatkov polja.

    Namig : Če želite hitro dodati vse polja do vrstice »Polje« mreže načrta poizvedbe, dvokliknite tabelo ali ime poizvedbe v zgornjem podoknu, da označite vsa polja v tem viru, nato pa jih sočasno povlecite navzdol v mrežo načrta.

Uporaba izraza kot izhodnega polja

Če želite izvesti izračunavanja ali uporabiti funkcijo in z njo ustvariti izhod poizvedbe, lahko kot izhodno polje uporabite izraz. Izraz lahko uporabi podatke iz teh virov podatkov, poleg tega pa tudi funkcij, kot sta na primer Format ali InStr. Vključuje lahko tudi konstante in aritmetične operatorje.

  1. V praznem stolpcu mreže načrta poizvedbe z desno tipko miške kliknite vrstico Polje, nato pa v priročnem meniju kliknite Povečava.

  2. V polje Povečava vnesite izraz ali ga vanj prilepite. Pred izraz dodajte ime, ki ga želite uporabiti za izhod izraza, temu pa naj sledi dvopičje. Če želite, da ima izraz oznako »Nazadnje posodobljeno«, začnite izraz z Nazadnje posodobljeno:.

    Opomba : Z izrazi lahko počnete najrazličnejše stvari. V tem članku ni poglobljene razlage izrazov. Več informacij o ustvarjanju izrazov najdete v članku Ustvarjanje izraza.

4. korak: Določanje pogojev

Ta korak je izbiren.

S pogoji omejite zapise, ki jih vrne vaša poizvedba, na podlagi tega, ali vrednosti polja ustrezajo pogojem, ki jih določite.

Določite pogoje za izhodno polje

  1. V mrežo načrta poizvedbe v vrstico Pogoj polja z vrednostmi, ki jih želite omejiti, vnesite izraz, ki ga morajo vrednosti polja izpolniti, da so vključena med vaše rezultate. Če želite poizvedbo na primer omejiti le na zapise, v katerih je vrednost polja »Mesto« Las Vegas, vnesite Las Vegas v vrstico Pogoj pod tem poljem.

    Za številne primere pogojev poizvedbe za različne vrste podatkov glejte članek Primeri pogojev poizvedb.

  2. Določite drug pogoj v vrstici Ali pod vrstico Pogoj.

    Če določite druge pogoje, lahko vrednost polja izpolnjuje katerega koli od navedenih pogojev in je vključena v rezultate poizvedbe.

Več pogojev polja

Pogoje lahko uporabite z več polji. Ko to naredite, mora biti vrednost vseh pogojev v dani vrstici Pogoj ali Ali »true«, da je zapis vključen.

Navajanje pogoja s poljem, za katerega ne želite izhodne vrednosti

V načrt poizvedbe lahko dodate polje in v izhod poizvedbe ne vključite podatkov polja. To naredite, če želite uporabiti vrednosti polja za omejevanje rezultatov poizvedbe, ne želite pa videti vrednosti polja.

  1. Dodajte polje v mrežo načrta.

  2. Odstranite kljukico iz potrditvenega polja v vrstici Pokaži za polje.

  3. Določite pogoje, kot bi to naredili za izhodno polje.

5. korak: Povzemanje podatkov

Ta korak je izbiren.

Morda boste želeli podatke povzeti, še posebej, če so številski podatki. Ogledate si lahko na primer povprečno ceno ali skupno prodajo.

Če želite povzeti podatke v poizvedbi, uporabite vrstico Skupaj. Vrstica Skupaj ni prikazana v pogledu načrta.

  1. Ko je poizvedba odprta v pogledu načrta, na zavihku »Načrt« v skupini »Pokaži/skrij« kliknite Skupaj.

    Access prikaže vrstico Skupaj v mreži načrta poizvedbe.

  2. Za vsako polje, ki ga želite povzeti, izberite funkcijo, ki jo želite uporabiti, s seznama v vrstici Skupaj. Funkcije, ki so na voljo, so odvisne od vrste podatkov polja.

    Če želite izvedeti več o delovanju funkcije »Skupaj« v poizvedbah, glejte članek Vsota ali štetje vrednosti na podatkovnem listu v vrstici z rezultati.

6. korak: Ogled rezultatov

Če si želite ogledati rezultate poizvedbe, na zavihku »Načrt« kliknite Zaženi. Access prikaže rezultate poizvedbe v pogledu podatkovnega lista.

Če želite poizvedbo dodatno spreminjati, kliknite Domov > Pogled > Pogled načrta, da preklopite nazaj v pogled načrta.

Spremenite polja, izraze ali pogoje in vrstice ter znova zaženite poizvedbo, da vrne želene podatke.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje v Accessovi spletni aplikaciji

Postopek ustvarjanja poizvedbe za izbiranje v Accessovi spletni aplikaciji je podoben postopku zgoraj za namizne zbirke podatkov, vendar je potrebnega nekaj več dela, da bodo rezultati poizvedbe na voljo v brskalniku.

Pomembno    Microsoft ne priporoča več ustvarjanja in uporabe Accessovih spletnih aplikacij v SharePointu. Namesto njih lahko uporabite storitev Microsoft PowerApps, s katero lahko ustvarite poslovne rešitve brez kode za splet in prenosne naprave.

  1. Odprite spletno aplikacijo v Accessu.

  2. Kliknite Osnovno > Dodatno > Poizvedba.

  3. V pogovornem oknu Pokaži tabelo na zavihkih Tabele, Poizvedbe ali Oboje dvokliknite vsak vir podatkov, ki ga želite uporabiti, ali pa izberite vsak vir podatkov, nato pa kliknite Dodaj. Ko končate, kliknite Zapri.

  4. Povlecite polje iz vira podatkov v zgornjem podoknu okna z načrtom poizvedbe v vrstico Polje mreže načrta v spodnjem podoknu okna z načrtom poizvedbe.

    Pogled oblikovalnika poizvedb z označenim zavihkom »Poizvedba«

  5. Dodajte morebitne pogoje v polja, ki jih želite.

  6. Kliknite zavihek poizvedbe z desno tipko miške, nato kliknite Shrani in poizvedbo poimenujte.

  7. Če si želite ogledati rezultate poizvedbe, kliknite zavihek poizvedbe z desno tipko miške in nato kliknite Pogled delovnega lista.

Če želite, da so rezultati poizvedbe na voljo v pogledu brskalnika, morate dodati pogled na pogladi poizvedbe v Izbirniku tabel. Če želite v naslov tabele dodati nov pogled v Izbirniku tabel, dokončajte ta navodila:

  1. Kliknite ime napisa tabele v izbirniku tabel v levem podoknu in nato kliknite gumb Dodaj pogled (znak plus).

    »Dodaj pogled seznama« iz Accessovega odjemalca

  2. V pogovornem oknu Dodaj nov pogled vnesite ime za pogled v polje Ime pogleda, izberite možnost Vrsta pogleda, nato pa izberite ime poizvedbe v polju Vir zapisa.

    Dodajanje pogleda podatkovnega lista poizvedbe k izvorni tabeli.

    Namig : Če v poizvedbi uporabite več tabel, lahko dodate pogled poljubni tabeli ali vsem tabelam.

  3. Če želite nov pogled odpreti v brskalniku, kliknite Osnovno > Zaženi aplikacijo.

  4. Kliknite ime tabele in ime pogleda, da dodate, spremenite ali izbrišete podatke v tem pogledu, če poizvedba podpira posodobitve.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×