Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V tem članku so opisani osnovni proces začne Access in ustvarjanje zbirke podatkov, ki bodo uporabljene v namiznih računalnikih, ne prek spleta. Je razloženo, kako ustvarite namizno zbirko podatkov s predlogo in ustvarjanja zbirke podatkov od začetka tako, da ustvarite lastne tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. Pojasnjuje, tudi nekaj tehnik, ki jih lahko uporabite, če želite obstoječe podatke v novo zbirko podatkov.

V tem članku

Pregled

Ustvarjanje zbirke podatkov s predlogo

Ustvarjanje zbirke podatkov, ne da bi s predlogo

Kopirajte podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo

Uvoz, dodate ali povezovanje do podatkov iz drugega vira

Dodajanje dela programa

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Pregled

Ko prvič zaženete Access ali zaprete zbirko podatkov, ne da bi hkrati zaprli tudi Access, se prikaže pogled »Microsoft Backstage«.

Pogled »Backstage« je začetna točka, iz katere lahko ustvarite novo zbirko podatkov, odprite obstoječo zbirko podatkov, ogled pokaže vsebino iz Office.com – kaj narediti, da datoteka zbirke podatkov ali zunaj zbirke podatkov, namesto v zbirko podatkov, uporabite dostop.

Ustvarjanje zbirke podatkov

Ko odprete Access, je v pogledu »Backstage« prikazan zavihek Novo. Zavihek Novo omogoča več načinov za ustvarjanje zbirke podatkov:

  • Prazna zbirka podatkov    Če želite, lahko začnete od začetka. To je pametna izbira, če imate določene zahteve za načrt ali obstoječe podatke, ki jih želite prilagoditi ali vključiti.

  • Predloga, ki je priložena Accessu    Uporabite predlogo, če začenjate z novim projektom in si želite pridobiti prednost pred drugimi.

  • Predloge iz Office.com    Poleg predloge, ki jih dobite s programom Access, lahko najdete veliko več predlog na Office.com. Vam ni treba odpreti v brskalniku, predlog, ki so na voljo na zavihku novo .

Dodajanje zbirke podatkov

Ko delate v zbirki podatkov, lahko dodajate polja, tabele ali dele programov.

Deli programa so funkcije, s katerimi skupna uporaba več povezanih podatkovnih predmetov, kot če bi bili nekaj. Primer dela programa lahko so sestavljena iz tabele in obrazec, ki temelji na tabeli. Lahko dodate v tabeli in obliki hkrati z uporabo del programa.

Ustvarite lahko tudi poizvedbe, obrazce, poročila, makre - vse predmete zbirke podatkov, ki ste jih navajeni uporabljati.

Ustvarjanje zbirke podatkov z uporabo predloge

Dostop do vključen v različne predloge, ki jih lahko uporabite kot-je ali kot začetno točko. Predloga je pripravljena za uporabo zbirke podatkov, ki vsebuje vse tabele, poizvedbe, obrazce, makrov, in poročila, ki so potrebne za izvajanje določenega opravila. Na primer, so predloge, ki jih lahko uporabite za sledenje zadevam, upravljanje stikov ali beležite stroške. Nekatere predloge, ki vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov za prikaz njihove uporabe.

Če katera od teh predlog ustreza vašim potrebam, zbirko podatkov najhitreje zaženete tako, da jo uporabite. Če pa so podatki, ki jih želite uvoziti v Access, v drugem programu, boste morda želeli ustvariti novo zbirko podatkov, ne da bi uporabili predlogo. Predloge že imajo določeno strukturo podatkov, zaradi česar je morda treba vložiti veliko dela, da bi obstoječe podatke prilagodili strukturi predloge.

  1. Če imate zbirko podatkov odprite, na zavihku Datoteka kliknite Zapri. Pogled »Backstage« prikaže zavihek novo .

  2. Več naborov predloge so na voljo na zavihku »novo« , nekateri, ki so vgrajena v Accessu. Office.comlahko prenesete dodatne predloge. Si oglejte naslednji razdelek v tem članku, če želite več podrobnosti.

  3. Izberite predlogo, ki jo želite uporabiti.

  4. Dostop predlaga ime datoteke zbirke podatkov v polje Ime datoteke , če želite, lahko spremenite ime datoteke. Če želite shraniti zbirko podatkov v drugo mapo s prikazanim spodaj v polje Ime datoteke, kliknite Slika gumba , poiščite mapo, v katero želite shraniti, in nato kliknite v redu. Če želite, lahko ustvarite in povezovanje zbirke podatkov na SharePointovem mestu.

    Opomba : Čeprav obe uporabljata SharePoint, se namizna zbirka podatkov, ki je povezana s SharePointovim mestom, razlikuje od spletne zbirke podatkov, ki uporablja Accessove storitve. Če želite uporabiti namizno zbirko podatkov, morate imeti naložen Access. Spletno zbirko podatkov lahko uporabite s spletnim brskalnikom.

  5. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov iz izbrane predloge in jo odpre. Pri mnogih predlogah se prikaže obrazec, v katerega lahko vnesete podatke. Če so v predlogi vzorčni podatki, lahko vsak zapis izbrišete tako, da kliknete izbirnik zapisa (zasenčeno polje ali vrstica na levi strani zapisa) in naredite nekaj od tega:

    Zavihek osnovno , v skupini zapisi kliknite Izbriši. Slika gumba

  6. Če želite začeti, da vnesete podatke, kliknite v prvo prazno vrstico na obrazcu in začnite tipkati. Uporaba Podokno za krmarjenje do drugih oblik ali poročila, ki jih morda želite uporabiti. Nekatere predloge, ki vključujejo obrazca za krmarjenje, ki vam omogoča, da se premaknete med predmeti zbirke podatkov.

Če želite več informacij o delu s predlogami, si oglejte v članku Uporaba predloge za ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov.

Na vrh strani

Ustvarjanje zbirke podatkov brez predloge

Če ne želite uporabiti predloge, lahko zbirko podatkov ustvarite tako, da ustvarite lastne tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. V večini primerov to vključuje eno ali oboje:

  • Vnos, lepljenje ali uvoz podatkov v tabelo, ustvarjeno skupaj z zbirko podatkov, in ponovitev procesa z novimi tabelami, ki jih ustvarite na zavihku Ustvari z ukazom Tabela.

  • Uvoz podatkov iz drugih virov in ustvarjanje novih tabel.

Ustvarjanje prazne zbirke podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Nova in nato Prazna zbirka podatkov.

  2. V polje Ime datoteke vnesite ime datoteke. Če želite spremeniti mesto datoteke na privzeto, kliknite poiščite mesto, kamor želite premakniti zbirko podatkov Slika gumba (ob polju Ime datoteke ), poiščite novo mesto in nato kliknite v redu.

  3. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov s prazno tabelo z imenom »Tabela 1« in jo nato odpre v pogledu podatkovnega lista. Kazalec se postavi v prvo prazno celico v stolpcu Klikni za dodajanje.

  4. Začnite vnašati, če želite dodati podatke, ali lahko prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Vnos podatkov v pogledu podatkovnega lista je v zasnovi zelo podobno delu z Excelovim delovnim listom. Struktura tabele se ustvari med vnašanjem podatkov. Ko podatkovnemu listu dodate nov stolpec, je definirano novo polje tabele. Access na osnovi vnesenih podatkov samodejno nastavi vrsto podatkov za vsako polje.

Če ne želite vnesti podatke v Tabela1 na voljo, kliknite Zapri Slika gumba . Če ste naredili vse spremembe v tabelo, Access pozove, da shranite spremembe. Kliknite da , če želite shraniti spremembe, kliknite brez , da jih zavržete ali kliknite Prekliči , če želite pustiti odprto tabelo.

Namig : Access išče datoteko z imenom prazno.accdb v mapi na [namesti pogon]: \Programske Office\Templates\1033\Access\. Če obstaja, prazno.accdb je predloga za vse nove prazne zbirke podatkov, razen v spletnih zbirkah podatkov. Vsa vsebina, ki vsebuje podedujejo vse nove, prazne zbirke podatkov. To je dober način za porazdelitev privzeto vsebino, na primer številke delov ali zavrnitev odgovornosti podjetja in pravila. Ne pozabite, da prazno.accdb s tem ne vplivate na ustvarjanje praznih novih spletnih zbirk podatkov.

Pomembno : Če »Tabelo 1« zaprete, ne da bi podatke shranili vsaj enkrat, Access izbriše celotno tabelo, čeprav ste vanjo vnesli podatke.

Dodajanje tabele

Nove tabele lahko obstoječi zbirki podatkov dodajate na zavihku Ustvari, in sicer z ukazi v skupini Tabele.

Podoba Accessovega traku

Ustvarjanje tabele v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko podatke vnesete takoj in preprustite, da Access ustvari strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje 1, Polje 2 ,itd.), Access pa na podlagi podatkov, ki jih vnesete, samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite tabela. Slika gumba

    Access ustvari tabelo in izbere prvo prazno celico v stolpcu Klikni za dodajanje.

  2. Na zavihku polja v skupini Dodaj in Izbriši kliknite želeno vrsto polja, ki ga želite dodati. Če ne vidite želeno vrsto, kliknite Več polj Slika gumba .

  3. Access prikaže seznam pogosto uporabljenih vrst polj. Kliknite želeno vrsto polja in Access doda novo polje na mesto vstavljanja v podatkovnem listu.

    Nato lahko polje premaknete tako, tako da ga povlečete. Ko povlečete polje na podatkovnem listu, se prikaže navpična vrstica za vstavljanje, ki kaže mesto, na katerem bo polje.

  4. Če želite dodati podatke, začnite vnašati besedilo v prvo prazno celico ali prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

  5. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in vnesite novo ime.

    Vsako polje poimenujte tako, da takoj veste, kaj vsebuje, ko si ga ogledate v podoknu Seznam polj.

  6. Če želite premakniti stolpec, kliknite njeno glavo stolpca in nato povlecite stolpec mesta, ki ga želite. Lahko tudi izberete več sosednjih stolpcih in jih povlecite na novo mesto vse hkrati. Če želite izbrati več sosednjih stolpcih, kliknite glavo stolpca v prvem stolpcu in nato, medtem ko držite pritisnjeno tipko SHIFT, kliknite glavo stolpca od zadnjega stolpca.

Ustvarjanje tabele v pogledu načrta    V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo tabele. Nato preklopite v pogled podatkovnega lista in vnesite podatke. Podatke lahko vnašate tudi na drug način, na primer z lepljenjem ali uvozom.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite Tabela načrt. Slika gumba

  2. V stolpec Ime polja vnesite ime za vsako polje v tabeli in nato na seznamu Vrsta podatkov izberite vrsto podatkov.

  3. Če želite, lahko v stolpec Opis vnesete opis za vsako polje. Opis se nato prikaže v vrstici stanja, ko je kazalec v tem polju v pogledu podatkovnega lista. Opis se uporabi tudi kot besedilo vrstice stanja za vse kontrolnike v obrazcu ali poročilu, ki ju ustvarite z vlečenjem polja iz podokna Seznam polj in za vse kontrolnike, ustvarjene za to polje v čarovniku za obrazce ali čarovniku za poročila.

  4. Ko ste dodali vsa polja, tabelo shranite:

    • Na zavihku Datoteka kliknite Shrani.

  5. Začnete lahko vnesete podatke v tabeli, kadar koli tako, da preklopite v pogled podatkovnega lista in tako, da kliknete prvo prazno celico. Prilepite lahko tudi podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Nastavitev lastnosti polja v pogledu podatkovnega lista    Ne glede na to, kako ste ustvarili tabelo, vam priporočamo, da pregledate in nastavite lastnosti polja. Nekatere lastnosti so na voljo v pogledu podatkovnega lista, druge le v pogledu načrta. Če želite preklopiti na pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in kliknite Pogled načrta. Če si želite ogledati lastnosti polja, kliknite nanj v mreži načrta. Lastnosti so prikazane pod mrežo načrta v Lastnosti polja.

Če si želite ogledati opis lastnosti vsakega polja, kliknite lastnost in si opis oglejte v polju Lastnosti polja ob seznamu lastnosti. Več podrobnejših informacij se prikaže, če kliknete gumb za pomoč.

V tabeli je opisanih nekaj najpogosteje prilagajanih lastnosti polj.

Lastnost

Opis

Velikost polja

S to lastnostjo nastavite največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v polje z besedilom. Največje število znakov je 255. Ta lastnost določa vrsto števila za shranjevanje v polje s številom (dolga oblika datuma, podvojeno in tako naprej). Za najučinkovitejše shranjevanje podatkov je priporočena dodelitev najmanjše količine prostora, ki jo po vašem mnenju potrebujete. Če bodo potrebne spremembe, lahko količino povečate pozneje.

Oblika

S to lastnostjo nastavite način prikaza podatkov. Ne vpliva na dejanske podatke, shranjene v polje. Izberete lahko vnaprej določeno obliko ali vnesete obliko po meri.

Vnosna maska

Uporabite to lastnost, če želite določiti vzorec za vse podatke, ki bo vneseno v to polje. To pomaga zagotoviti, da vse podatke vnesli pravilno, in vsebuje želeno število znakov. Če želite pomoč o graditvi vnosne maske, kliknite Gumb »Graditelj« na desni strani polja z lastnostmi.

Privzeta vrednost

S to lastnostjo določite privzeto vrednost, ki bo prikazana, vsakič ko bo dodan nov zapis. Če želite na primer v polje »Datum/čas« vedno vnesti datum, ko je bil zapis dodan, lahko kot privzeto vrednost vnesete »Date()« (brez narekovajev).

Zahtevano

Ta lastnost določa, če je vrednost v tem polju zahtevana. Če to lastnost nastavite na Da, Access ne dovoli dodajanja novega zapisa, dokler za to polje ne vnesete vrednosti.

Na vrh strani

Kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki pravilno shranjeni v drugem programu, na primer v Excelu, jih lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Običajno to deluje najbolje, če so podatki že vnaprej razdeljeni v stolpce, kot so na primer na Excelovem delovnem listu. Če so podatki v programu za urejanje besedil, je najbolje, da s tabulatorji razdelite stolpce s podatki ali pa pred kopiranjem podatkov v programu za urejanje besedila podatke pretvorite v tabelo. Če je treba podatke urediti ali z njimi upravljati (na primer razdeliti polna imena v imena in priimke), je bolje, da to naredite, preden kopirate podatke, zlasti če z Accessom niste dobro seznanjeni.

Ko podatke lepite v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip za vsako polje, in sicer glede na vrsto podatkov, ki so v njih. Če na primer polje, ki ga prilepite, ne vsebuje drugega kot datumskih vrednosti, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Datum/ura«. Če polje, ki ga prilepite, vsebuje samo besedi »da« in »ne«, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Da/ne«.

Access polja poimenuje glede na to, kaj je v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov, in dodeli splošna imena za polja (P1, P2 itd.). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da prvo vrstico sestavljajo imena polj. Access poimenuje polja in ne vključi prve vrstice podatkov.

Če Access dodeli splošna imena polj, morate polja čim prej preimenovati in se tako izogniti zmedi. Uporabite ta postopek.

  1. Pritisnite CTRL+S, če želite shraniti tabelo.

  2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsako glavo stolpca in nato za vsak stolpec vnesite opisno ime polja.

  3. Tabelo znova shranite.

Opomba : Polja lahko preimenujete tudi tako, da preklopite na pogled načrta in imena polj uredite tam. Če želite preklopiti na pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in kliknite Pogled načrta. Če želite preklopiti nazaj na pogled podatkovnega lista, v podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo.

Na vrh strani

Uvoz, dodajanje ali povezava do podatkov iz drugega vira

Morda imate podatke, ki je shranjena v drugem programu, in želite, da uvozite podatke v novo tabelo ali dodate v obstoječo tabelo v Accessu. Ali lahko delate z osebami, ki vodijo svoje podatke v drugih programih, in želite delati z njimi v programu Access z dodajanjem povezav do nje. Ne glede na način dostopa boste lažje delo s podatki iz drugih virov. Podatke lahko uvozite iz Excelovega delovnega lista, iz tabele v drugo Accessovo zbirko podatkov, s SharePointovega seznama ali iz številnih drugih virov. Proces, ki ga uporabljate različen, glede na vir, vendar ta postopek vam bodo začeli.

  1. V Accessu na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite ukaz za vrsto datoteke, ki jo uvažate.

    Skupina za uvoz in povezovanje na zavihku »Zunanji podatki«

    Če uvažate na primer podatke z Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite želene vrste programa, kliknite Več.

    Opomba : Če ne najdete vrsto pravilna oblika v skupini uvoz in povezava , boste morda morali zagnati program, v katerem ste ustvarili prvotno podatke in shranjevanje podatkov v skupni datoteke z njim oblikovati (na primer ločena besedilna datoteka), preden lahko uvozite podatke v Accessu.

  2. Če želite najti datoteko z izvornimi podatki, v pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj ali v polje Ime datoteke vnesite polno pot za datoteko z izvornimi podatki.

  3. Kliknite želeno možnost (vsi programi dovolijo uvoz, nekateri pa dodajanje ali povezavo) v Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Ustvarite lahko novo tabelo, ki uporablja uvožene podatke, v nekaterih programih pa lahko podatke dodate obstoječi tabeli ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo s podatki v izvornem programu.

  4. Če se zažene čarovnik, sledite navodilom na straneh čarovnika. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če uvozite predmete ali povežete tabele iz Accessove zbirke podatkov, se pojavi pogovorno okno Uvozi predmete ali Poveži tabele. Izberite želene elemente in kliknite V redu.

    Natančen proces je odvisen od izbire uvoza, dodajanja ali povezave podatkov.

  5. Vas Access pozove o tem, ali želite shraniti podrobnosti operacijo uvoza, ki ste jo ravnokar dokončali. Če se vam zdi, da bo opravljal ta isto operacijo uvoza v prihodnje, kliknite Shrani korake izvozain nato vnesite podrobnosti. Nato lahko preprosto ponovite postopek v prihodnosti tako, da kliknete Shranjeni uvozi Slika gumba v skupini uvoz in povezava na zavihku Zunanji podatki . Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Če se odločite za uvoz tabele, Access podatke uvozi v novo tabelo, ki jo prikaže pod skupino Tabele v podoknu za krmarjenje. Če se odločite za dodajanje podatkov v obstoječo tabelo, so ti dodani v izbrano tabelo. Če se odločite za povezavo do podatkov, Access pod skupino Tabele v podoknu za krmarjenje ustvari povezano tabelo.

Na vrh strani

Dodajanje dela programa

Če želite obstoječi zbirki podatkov dodati funkcionalnost, uporabite del programa. Del programa je lahko preprost kot posamezna tabela, lahko pa ima več povezanih predmetov, kot tabela in vezan obrazec.

Na primer, del programa »Komentarji« je sestavljen iz tabele s poljem za ID »Samoštevilo«, poljem za datume in poljem za zapiske. Dodate ga lahko kateri koli zbirki podatkov in ga uporabljate kot takega, kot je, ali le z minimalnim prilagajanjem.

  1. Odprite zbirko podatkov, v katero želite dodati del programa.

  2. Kliknite zavihek Ustvari.

  3. V skupini Predloge kliknite Deli programa. Odpre se seznam delov, ki so na voljo.

  4. Kliknite del programa, ki ga želite dodati.

Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri poiščite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Dvokliknite zbirko podatkov, če jo želite odpreti v privzetem načinu, ki je določen v pogovornem oknu Accessove možnosti, ali v načinu, ki ga določa skrbniški pravilnik.

    • Kliknite Odpri, če želite odpreti zbirko podatkov za skupen dostop v večuporabniškem okolju, tako da boste vi in drugi uporabniki zbirko podatkov lahko brali in vanjo pisali.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in kliknite Odpri samo za branje, če želite zbirko podatkov odpreti samo za branje, tako da si jo lahko ogledate, urejate pa ne. Drugi uporabniki lahko zbirko podatkov še vedno berejo in vanjo pišejo.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato še Odpri izključno, če želite zbirko podatkov odpreti z uporabo izključnega dostopa. Če zbirko podatkov odprete z izključnim dostopom, se vsem drugim osebam, ki poskušajo odpreti zbirko podatkov, prikaže sporočilo sporočilo »Datoteka je že v uporabi«.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato še Odpri izključno samo za branje, če želite zbirko podatkov odpreti samo za branje. Drugi uporabniki lahko zbirko podatkov še vedno odprejo, vendar so omejeni na način samo za branje.

Opomba : Neposredno lahko odprete podatkovno datoteko v obliki zapisa zunanje datoteke, na primer dBASE, Microsoft Exchange ali Microsoft Excelu. Lahko tudi neposredno odprete katero koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi kot podatkovno datoteko, in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Namigi

  • Če želite odpreti eno od zadnjih odprtih zbirk podatkov, na zavihku Datoteka kliknite Nedavno in nato še ime datoteke zbirke podatkov. Access odpre zbirko podatkov z enakimi nastavitvami možnosti, kot jih je imela, ko ste jo zadnjič odprli. Če seznam nedavno odprtih datotek ni prikazan, na zavihku Datoteka kliknite Možnosti. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite Nastavitve odjemalca. V razdelku Prikaži vnesite število dokumentov, ki jih želite prikazati na seznamu nedavnih dokumentov. Vnesete jih lahko največ 50.

    V vrstici za krmarjenje pogleda »Backstage« lahko pokažete tudi nedavne zbirke podatkov, za dostop z dvema klikoma: 1) zavihek Datoteka, 2) nedavna zbirka podatkov, ki jo želite odpreti. Ob dnu zavihka Nedavno potrdite potrditveno polje Hiter dostop do tega števila nedavnih zbirk podatkov in prilagodite število prikazanih zbirk podatkov.

  • Če zbirko podatkov odpirate tako, da na zavihku Datoteka kliknete ukaz Odpri, si lahko ogledate seznam bližnjic do zbirk podatkov, ki ste jih nedavno odprli, tako da v pogovornem oknu Odpri kliknete Moji nedavni dokumenti.

Na vrh strani

Kaj želite narediti?

Spoznajte na strani Uvod v Microsoft Office Access

Ustvarjanje zbirke podatkov s predlogo

Ustvarjanje zbirke podatkov, ne da bi s predlogo

Kopirajte podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo

Uvoz, dodate ali povezovanje do podatkov iz drugega vira

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Ustvarite prazno predlogo po meri

Spoznavanje strani »Uvod v Microsoft Office Access«

Ko prvič zaženete Access ali zaprete zbirko podatkov, ne da bi hkrati zaprli tudi Access, se prikaže stran Uvod v Microsoft Office Access.

Stran z uvodom v Microsoft Office Access

Na tej strani lahko ustvarite novo zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov ali si ogledate vsebino, ki je na voljo na spletnem mestu Microsoft Office Online.

Ustvarjanje zbirke podatkov z uporabo predloge

Access ponuja široko izbiro predlog, s katerimi lahko pospešite proces ustvarjanja zbirke podatkov. Predloga je zbirka podatkov, pripravljena za uporabo, v kateri so vse tabele, poizvedbe, obrazci in poročila, ki so potrebni za izvajanje opravila. Na voljo imate na primer predloge, s katerimi sledite zadevam, upravljate stike ali beležite izdatke. Nekatere predloge vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov kot pomoč pri njihovi uporabi. Predloge zbirk podatkov lahko uporabite take kot so ali pa jih prilagodite tako, da ustrezajo vašim potrebam.

Če katera od teh predlog ustreza vašim potrebam, zbirko podatkov najhitreje zaženete tako, da jo uporabite. Če pa so podatki, ki jih želite uvoziti v Access, v drugem programu, boste morda želeli ustvariti novo zbirko podatkov, ne da bi uporabili predlogo. Predloge že imajo določeno strukturo podatkov, zaradi česar je morda treba vložiti veliko dela, da bi obstoječe podatke prilagodili strukturi predloge.

  1. Če imate odprto zbirko podatkov, kliknite Gumb »Microsoft Office « Podoba gumba in nato kliknite Zapri zbirko podatkov Slika gumba , da prikažete stran Uvod v program Microsoft Office Access .

  2. Več predlog, ki so na voljo, je prikazanih na sredini strani Uvod v Microsoft Office Access, še več pa jih je na voljo, ko klikate povezave v podoknu Kategorije predlog. Dodatne predloge lahko prenesete s spletnega mesta Office Online. Podrobnosti si oglejte v naslednjem odseku tega članka.

  3. Kliknite predlogo, ki jo želite uporabiti.

  4. Dostop predlaga ime datoteke zbirke podatkov v polje Ime datoteke , če želite, lahko spremenite ime datoteke. Če želite shraniti zbirko podatkov v drugo mapo s prikazanim spodaj v polje Ime datoteke, kliknite Slika gumba , poiščite mapo, v katero želite shraniti, in nato kliknite v redu. Če želite, lahko ustvarite in povezovanje zbirke podatkov na SharePointovem mestu.

  5. Kliknite Ustvari (ali Prenos za predlogo s spletnega mesta Office Online).

    Access ustvari ali prenese zbirko podatkov in jo odpre. Prikaže se obrazec, v katerega lahko vnesete podatke. Če so v zbirki podatkov vzorčni podatki, lahko vsak zapis izbrišete tako, da kliknete izbirnik zapisa (zasenčeno polje ali vrstica na levi strani zapisa) in naredite nekaj od tega:

    Zavihek osnovno , v skupini zapisi kliknite Izbriši. Slika gumba

  6. Če želite začeti vnašanje podatkov, kliknite prvo prazno celico v obrazcu in začnite vnašati. V podoknu za krmarjenje poiščite druge obrazce ali poročila, ki jih želite uporabiti.

Prenos predloge s spletnega mesta Office Online

Če na strani Uvod v Microsoft Office Access ni predloge, ki bi ustrezala vašim potrebam, povezava z internetom pa je vzpostavljena, lahko raziščete spletno mesto Office Online.

  1. Na strani Uvod v Microsoft Office Access pod Več o Office Online kliknite Predloge.

    V oknu brskalnika se prikaže domača stran za predloge spletnega mesta Office Online.

  2. Accessovo predlogo, ki jo želite uporabiti, poiščite z orodji za krmarjenje in iskanje po spletnem mestu Office Online in sledite navodilom za prenos. Ko prenesete predlogo, se datoteka zbirke podatkov prenese v računalnik in odpre v novem primerku Accessa. Večina predlog je načrtovanih tako, da odprejo obrazec za vnos podatkov in tako omogočijo takojšen začetek vnašanja podatkov.

Če želite več informacij o delu s predlogami, si oglejte članek vodnika za predloge programa Access 2007.

Na vrh strani

Ustvarjanje zbirke podatkov brez predloge

Če ne želite uporabiti predloge, lahko zbirko podatkov ustvarite tako, da ustvarite lastne tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. V večini primerov to vključuje eno ali oboje:

  • Vnos, lepljenje ali uvoz podatkov v tabelo, ustvarjeno skupaj z zbirko podatkov, in ponovitev procesa z novimi tabelami, ki jih ustvarite z ukazom Tabela na kartici Ustvari.

  • Uvoz podatkov iz drugih virov in ustvarjanje novih tabel.

Ustvarjanje prazne zbirke podatkov
  1. Na strani Uvod v Microsoft Office Access pod Nova prazna zbirka podatkov kliknite Prazna zbirka podatkov.

    Gumb »Prazna zbirka podatkov«

  2. V podoknu Prazna zbirka podatkov vnesite ime datoteke v polje Ime datoteke . Če ne navedete z datotečno pripono, Access doda za vas. Če želite spremeniti mesto datoteke na privzeto, kliknite poiščite mesto, kamor želite premakniti zbirko podatkov Slika gumba (ob polju Ime datoteke ), poiščite novo mesto in nato kliknite v redu.

  3. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov s prazno tabelo z imenom Tabela 1 in jo nato odpre v pogledu podatkovnega lista. Kazalec se postavi v prvo prazno celico v stolpcu Dodaj novo polje.

  4. Začnite vnašati, če želite dodati podatke, ali lahko prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Vnašanje podatkov v pogledu podatkovnega lista je v zasnovi zelo podobno delu na delovnem listu programa Microsoft Office Excel 2007. Struktura tabele se ustvari med vnašanjem podatkov – vsakič, ko tabeli dodate nov stolpec, je definirano novo polje. Access na osnovi vnesenih podatkov samodejno nastavi podatkovni tip za vsako polje.

Če ne želite vnesti podatke v Tabela1 na voljo, kliknite Zapri Slika gumba . Če ste naredili vse spremembe v tabelo, Access pozove, da shranite spremembe v tabelo. Kliknite da , če želite shraniti spremembe, kliknite brez , da jih zavržete ali kliknite Prekliči , če želite pustiti odprto tabelo.

Pomembno : Če »Tabelo 1« zaprete, ne da bi podatke shranili vsaj enkrat, Access izbriše celotno tabelo, čeprav ste vanjo vnesli podatke.

Dodajanje tabele

Nove tabele lahko obstoječi zbirki podatkov dodajate na zavihku Ustvari, in sicer z ukazi v skupini Tabele.

Podoba Accessovega traku

Ustvarjanje tabele v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko podatke vnesete takoj in preprustite, da Access ustvari strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje 1, Polje 2 ,itd.), Access pa na podlagi podatkov, ki jih vnesete, samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite tabela. Slika gumba

    Access ustvari tabelo in izbere prvo prazno celico v stolpcu Dodaj novo polje.

    Opomba : Če ne vidite stolpca Dodaj novo polje, ste morda v pogledu načrta namesto v pogledu podatkovnega lista. Če želite preklopiti v pogled podatkovnega lista, dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje. Access vas pozove, da shranite novo tabelo, in nato preklopi v pogled podatkovnega lista.

  2. Na zavihku podatkovni list v skupini polja in stolpci kliknite Novo polje. Slika gumba

    Access prikaže podokno Predloge polj, ki vsebuje seznam vrst polj, ki so v splošni uporabi. Če dvokliknete ali povlečete eno od teh polj na podatkovni list, Access doda polje s tem imenom in nastavi lastnosti na vrednosti, ustrezne za to vrsto polja. Če želite, lahko lastnosti nastavite pozneje. Če želite polje vleči, ga je treba povleči v območje podatkovnega lista, v katerem so podatki. Pojavi se navpična vrstica za vstavljanje, ki kaže mesto, na katerem bo polje.

  3. Če želite dodati podatke, začnite vnašati besedilo v prvo prazno celico ali prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

  4. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in vnesite novo ime.

    Priporočeno je, da poimenujete vsako polje tako, da takoj veste, kaj vsebuje, ko si ga ogledate v podoknu Seznam polj.

  5. Če želite premakniti stolpec, kliknite v glavo, da ga izberete, in ga povlečete na želeno mesto.

    Izberete lahko tudi več zveznih stolpcev in jih skupaj povlečete na novo mesto. Več zveznih stolpcev izberete tako, da kliknete glavo prvega stolpca in nato še glavo zadnjega stolpca, obenem pa držite tipko SHIFT pritisnjeno.

Ustvarjanje tabele v pogledu načrta    V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo nove tabele. Nato preklopite v pogled podatkovnega lista in vnesite podatke. Podatke lahko vnašate tudi na drug način, na primer z lepljenjem ali uvozom.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite Tabela načrt. Slika gumba

  2. V stolpec Ime polja vnesite ime za vsako polje v tabeli in nato na seznamu Vrsta podatkov izberite vrsto podatkov.

    Opomba : Če ne vidite Ime polja in Podatkovni tip stolpcev, boste morda v pogledu podatkovnega lista, namesto pogled načrta. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške v podoknu za krmarjenje in nato kliknite Pogled načrta Slika gumba . Access vas pozove za ime za novo tabelo in nato preklopite v pogled načrta.

  3. Če želite, lahko v stolpec Opis vnesete opis za vsako polje. Opis se nato prikaže v vrstici stanja, ko je kazalec v tem polju v pogledu podatkovnega lista. Opis se uporabi tudi kot besedilo vrstice stanja za vse kontrolnike v obrazcu ali poročilu, ki ju ustvarite z vlečenjem polja iz podokna Seznam polj in za vse kontrolnike, ustvarjene za to polje v čarovniku za obrazce ali čarovniku za poročila.

  4. Ko ste dodali vsa polja, tabelo shranite:

    • Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , in nato kliknite Shraniali pritisnite CTRL + S Slika gumba .

  5. Začnete lahko vnesete podatke v tabeli, kadar koli tako, da preklopite v pogled podatkovnega lista in tako, da kliknete prvo prazno celico. Prilepite lahko tudi podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Ustvarjanje tabele z uporabo predloge    Access omogoča predloge tabel, ki so pogosto v uporabi. Z enim miškinim klikom lahko ustvarite celotno strukturo tabele s polji, ki so že konfigurirana in pripravljena za uporabo. Če je treba, lahko nato polja dodajate ali odstranjujete tako, da tabela ustreza vašim potrebam.

  1. Na kartici Ustvari v skupini Tabele kliknite Predloge tabel in na seznamu izberite eno od predlog, ki so na voljo.

  2. Če želite dodati podatke, začnite vnašati besedilo v prvo prazno celico ali prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

    • Če želite izbrisati stolpec   

      1. Desno tipko miške kliknite glavo stolpca in nato kliknite Izbriši stolpce Slika gumba .

    • Če želite dodati nov stolpec   

      1. Na zavihku podatkovni list v skupini polja in stolpci kliknite Novo polje. Slika gumba

      2. Access prikaže podokno Predloge polj, ki vsebuje seznam vrst polj, ki so v splošni uporabi. Če dvokliknete ali povlečete eno od teh polj na podatkovni list, Access doda polje s tem imenom in nastavi lastnosti na vrednosti, ustrezne za to vrsto polja. Če želite, lahko lastnosti nastavite pozneje. Če želite polje vleči, ga je treba povleči v območje podatkovnega lista, v katerem so podatki. Pojavi se navpična vrstica za vstavljanje, ki kaže mesto, na katerem bo polje.

  3. Shranjevanje tabele:

    • Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , in nato kliknite Shraniali pritisnite CTRL + S Slika gumba .

Nastavitev lastnosti polja v pogledu podatkovnega lista    Ne glede na način, na katerega ste ustvarili tabelo, je priporočeno, da pregledate nastavitve lastnosti polja. To je mogoče samo v pogledu podatkovnega lista. Če želite preklopiti v pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo in kliknite Pogled načrta. Če si želite ogledati lastnosti polja, kliknite nanj v mreži načrta. Lastnosti so prikazane pod mrežo načrta v Lastnosti polja.

Če si želite ogledati opis lastnosti vsakega polja, kliknite lastnost in si opis oglejte v polju Lastnosti polja ob seznamu lastnosti. Več podrobnejših informacij se prikaže, če pritisnete tipko F1.

V tabeli je opisanih nekaj najpogosteje prilagajanih lastnosti polj.

Lastnost

Opis

Velikost polja

S to lastnostjo nastavite največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v polje z besedilom. Največje število znakov je 255. Ta lastnost določa vrsto števila za shranjevanje v polje s številom (dolga oblika datuma, podvojeno in tako naprej). Za najučinkovitejše shranjevanje podatkov je priporočena dodelitev najmanjše količine prostora, ki jo po vašem mnenju potrebujete. Če bodo potrebne spremembe, lahko količino povečate pozneje.

Oblika

S to lastnostjo nastavite način prikaza podatkov. Ne vpliva na dejanske podatke, shranjene v polje. Izberete lahko vnaprej določeno obliko ali vnesete obliko po meri.

Vnosna maska

Uporabite to lastnost, če želite določiti vzorec za vse podatke, ki bo vneseno v to polje. To pomaga zagotoviti, da vse podatke vnesli pravilno, in vsebuje želeno število znakov. Če želite pomoč o graditvi vnosne maske, kliknite Gumb »Graditelj« na desni strani polja z lastnostmi.

Privzeta vrednost

S to lastnostjo določite privzeto vrednost, ki bo prikazana, vsakič ko bo dodan nov zapis. Če želite na primer v polje »Datum/čas« vedno vnesti datum, ko je bil zapis dodan, lahko kot privzeto vrednost vnesete »Date()« (brez narekovajev).

Zahtevano

Ta lastnost določa, če je vrednost v tem polju zahtevana. Če to lastnost nastavite na Da, Access ne dovoli dodajanja novega zapisa, dokler za to polje ne vnesete vrednosti.

Na vrh strani

Kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki pravilno shranjeni v drugem programu, na primer v programu Office Excel 2007, jih lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Običajno to deluje najbolje, če so podatki že vnaprej razdeljeni v stolpce, kot so na primer na Excelovem delovnem listu. Če so podatki v programu za urejanje besedil, je najbolje, če s tabulatorji razdelite stolpce s podatki, ali pa pred kopiranjem podatkov v programu za urejanje besedila podatke pretvorite v tabelo. Če je treba podatke urediti ali z njimi upravljati (na primer razdeliti polna imena v imena in priimke), je bolje, če to naredite preden podatke kopirate, še posebej, če z Accessom niste dobro seznanjeni.

Ko podatke lepite v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na vrsto podatkov, ki so v njih. Če na primer polje, ki ga prilepite, ne vsebuje drugega kot datumske vrednosti, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Datum/čas«. Če polje, ki ga prilepite, vsebuje samo besedi "da" in "ne", Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Da/ne«.

Access polja poimenuje glede na to, kaj je v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov, in dodeli splošna imena za polja (P1, P2 in tako naprej). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da prvo vrstico sestavljajo imena polj. Access poimenuje polja in ne vključi prve vrstice podatkov.

Če Access dodeli splošna imena polj, morate polja čim prej preimenovati in se tako izogniti zmedi. Uporabite ta postopek.

  1. Shranite tabelo.

    • Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , in nato kliknite Shraniali pritisnite CTRL + S Slika gumba .

  2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsako glavo stolpca in nato za vsak stolpec vnesite veljavno ime polja. Morda boste dobili vtis, da prepisujete podatke, vendar vrstica z glavo stolpca vsebuje imena polj in ne podatke.

  3. Tabelo znova shranite.

Opomba : Polja lahko preimenujete tudi tako, da preklopite na pogled načrta in imena polj uredite tam. Če želite preklopiti na pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in kliknite Pogled načrta. Če želite preklopiti nazaj na pogled podatkovnega lista, v podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo.

Na vrh strani

Uvoz, dodajanje ali povezava do podatkov iz drugega vira

Morda imate podatke, ki je shranjena v drugem programu, in želite uvoziti podatke v novo tabelo ali dodate v obstoječo tabelo v Accessu. Ali lahko delate z osebami, ki vodijo svoje podatke v drugih programih, in želite delati z njimi v programu Access z dodajanjem povezav do nje. Ne glede na način dostopa boste lažje delo s podatki iz drugih virov. Podatke lahko uvozite iz Excelovega delovnega lista, iz tabele v drugo Accessovo zbirko podatkov, s SharePointovega seznama ali iz številnih drugih virov. Proces, ki ga uporabljate različen, glede na vir, vendar ta postopek vam bodo začeli.

  1. V Accessu na kartici Zunanji podatki v skupini Uvoz kliknite ukaz za vrsto datoteke, ki jo uvažate.

    Podoba Accessovega traku

    Če uvažate na primer podatke z Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite želene vrste programa, kliknite Več.

    Opomba : Če v skupini Uvoz ne najdete prave vrste oblike, boste morda morali znova zagnati program, v katerem ste ustvarili podatke, in v njem shraniti podatke v splošni obliki datoteke (na primer ločena besedilna datoteka), preden boste lahko podatke uvozili v Access.

  2. Če želite najti datoteko z izvornimi podatki, v pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj ali v polje Ime datoteke vnesite polno pot za datoteko z izvornimi podatki.

  3. Kliknite želeno možnost (vsi programi dovolijo uvoz, nekateri pa dodajanje ali povezavo) v Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Ustvarite lahko novo tabelo, ki uporablja uvožene podatke, v nekaterih programih lahko podatke dodate obstoječi tabeli ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo s podatki v izvornem programu.

  4. Če se zažene čarovnik, sledite navodilom na straneh čarovnika. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če uvozite predmete ali povežete tabele iz Accessove zbirke podatkov, se pojavi pogovorno okno Uvozi predmete ali Poveži tabele. Izberite želene elemente in kliknite V redu.

    Natančen proces je odvisen od izbire uvoza, dodajanja ali povezave podatkov.

  5. Vas Access pozove o tem, ali želite shraniti podrobnosti operacijo uvoza, ki ste jo ravnokar dokončali. Če se vam zdi, da bo opravljal ta isto operacijo uvoza v prihodnje, kliknite Shrani korake izvozain nato vnesite podrobnosti. Nato lahko preprosto ponovite postopek pozneje tako, da kliknete Shranjeni uvozi Slika gumba v skupini uvoz na zavihku Zunanji podatki . Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Če se odločite za uvoz tabele, Access podatke uvozi v novo tabelo, ki jo prikaže pod skupino Tabele v podoknu za krmarjenje. Če se odločite za dodajanje podatkov v obstoječo tabelo, so ti dodani v izbrano tabelo. Če se odločite za povezavo do podatkov, Access pod skupino Tabele v podoknu za krmarjenje ustvari povezano tabelo.

Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov
  1. Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba in nato kliknite Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri poiščite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Dvokliknite zbirko podatkov, če jo želite odpreti v privzetem načinu, ki je določen v pogovornem oknu Accessove možnosti, ali v načinu, ki ga določa skrbniški pravilnik.

    • Kliknite Odpri, če želite odpreti zbirko podatkov za skupen dostop v večuporabniškem okolju, tako da boste vi in drugi uporabniki zbirko podatkov lahko brali in vanjo pisali.

    • Kliknite puščico poleg gumba Odpri in kliknite Odpri samo za branje, če želite zbirko podatkov odpreti samo za branje, tako da si jo je mogoče ogledati, urejati pa ne. Drugi uporabniki lahko zbirko podatkov še vedno berejo in vanjo pišejo.

    • Kliknite puščico poleg gumba Odpri in kliknite Odpri izključno, če želite zbirko podatkov odpreti z izključnim dostopom. Če zbirko podatkov odprete z izključnim dostopom, osebe, ki zbirko podatkov tudi želijo odpreti, dobijo sporočilo »datoteka je že v uporabi«.

    • Kliknite puščico poleg gumba Odpri in nato kliknite Odpri izključno samo za branje, če želite zbirko podatkov odpreti samo za branje. Drugi uporabniki lahko zbirko podatkov še vedno odprejo, vendar so omejeni na način samo za branje.

Če ne najdete zbirke podatkov, ki ga želite odpreti   

  1. V pogovornem oknu Odpri kliknite Moj računalnik ali pa kliknite Moj računalnik na spustnem seznamu Išči v.

  2. Na seznamu pogonov z desno miškino tipko kliknite pogon, ki bi lahko vseboval zbirko podatkov, in nato kliknite Išči.

  3. Pogoje za iskanje vnesite v pogovorno okno Rezultati iskanja in nato kliknite išči za iskanje zbirke podatkov.

  4. Če je zbirka podatkov najdena, jo odprite tako, da jo dvokliknete.

  5. Če želite odpreti zbirko podatkov, morate v pogovornem oknu odpri klikniti Prekliči. Nato zaprite pogovorno okno Rezultati iskanja.

Opomba : Datoteko s podatki lahko odprete neposredno v zunanji obliki datoteke, na primer dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ali Microsoft Excel. Neposredno lahko odprete tudi kateri koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi, kot je podatkovna datoteka, in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Namigi
  • Če želite odpreti enega od najbolj nedavno odprte zbirke podatkov, kliknite ime datoteke za to zbirko podatkov Odprite nedavna zbirka podatkov na seznamu na strani Uvod v Microsoft Office Access . Access odpre zbirko podatkov z istimi nastavitvami možnost, ki je nazadnje, ki ste jo odprli. Če na seznamu nedavno uporabljenih datotek ni prikazano, kliknite Gumb »Microsoft Office « Podoba gumba in nato Accessove možnosti. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite dodatno. V razdelku prikaz, vnesite število dokumentov, če želite prikazati na seznamu nedavni dokumenti največ devet.

  • Če želite odpreti zbirko podatkov tako, da kliknete Gumb »Microsoft Office « Podoba gumba in nato uporabite ukaz Odpri , si lahko ogledate seznam bližnjice do zbirke podatkov, ki ste jih že odprli tako, da kliknete Moji nedavni dokumenti v pogovornem oknu Odpri .

Na vrh strani

Ustvarjanje prazne predloge po meri

Ko ustvarite novo prazno zbirko podatkov, Access odpre novo tabelo, v katero lahko vnašate podatke, vendar v zbirki podatkov ne ustvari nobenih drugih predmetov. Če želite, da bodo drugi predmeti, na primer obrazci, poročila, makri ali dodatne tabele, na voljo v vseh novih tabelah, ki jih ustvarite, lahko ustvarite prazno predlogo po meri, ki vsebuje te predmete. Ko boste naslednjič ustvarili novo zbirko podatkov, bo ta že vsebovala predmete iz predloge. Poleg teh predmetov so v tabeli lahko tako vnaprej izpolnjene tabele kot tudi posebne konfiguracijske nastavitve, lastnosti zbirke podatkov, sklici ali koda, ki jo želite imeti v vseh novih zbirkah podatkov.

Recimo, da imate zbirko makrov, ki bi jo radi uporabili v vseh projektih. Če ustvarite zbirko podatkov, ki vsebuje te makre, jih Access vključi v vse novo ustvarjene zbirke podatkov.

Prazne predloge lahko ustvarite v obliki datotek programa Office Access 2007, obliki datotek programa Access 2002–2003 ali obliki datotek programa Access 2000. Ime predloge za obliko datotek programa Office Access 2007 mora biti Prazno.accdb in Prazno.mdb za starejše oblike datotek.

  • Če je privzeta oblika datotek nastavljena na Access 2000 ali Access 2002–2003, Access za ime prazne predloge datoteke uporabi Prazno.mdb. Nova zbirka podatkov je ustvarjena v enaki obliki datotek kot Prazno.mdb. Čeprav je na primer privzeta oblika datotek programa Access 2000 in je datoteka Prazno.mdb v obliki datotek programa Access 2002–2003, bodo vse nove zbirke podatkov v obliki datotek programa Access 2002–2003.

  • Če je privzeta oblika datotek nastavljena na Access 2007, Access za ime datoteke prazne predloge uporabi Prazno.accdb.

Spreminjanje privzete oblike zapisa datoteke

  1. Kliknite gumb Microsoft Office Podoba gumba in nato Accessove možnosti.

  2. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite Priljubljeno.

  3. Pod Ustvarjanje zbirk podatkov na spustnem seznamu Privzeta oblika datotek izberite želeno obliko.

Če želite ustvariti prazno predlogo, naredite nekaj od tega:

  • Ustvarite novo zbirko podatkov (poimenujete jo lahko »Prazno« ali z začasnim imenom) in nato uvozite ali ustvarite predmete, ki jih želite vključiti v predlogo.

  • Ustvarite kopijo zbirke podatkov, ki že vsebuje predmete, ki jih želite v predlogi, in nato izbrišite vse predmete, ki jih ne želite.

Ko ste v predlogo dodali vse želene predmete, morate predlogo shraniti na določenem mestu.

  1. Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , in nato pokažite na Shrani kot.

  2. Pod Zbirko podatkov shrani v drugi obliki kliknite obliko zapisa datoteke, ki jo želite za predlogo.

  3. V pogovornem oknu Shrani kot poiščite eno od teh dveh map s predlogami:

    • Sistemska mapa s predlogami    Na primer C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Uporabniška mapa s predlogami    Na primer:

      • V Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • V sistemu Microsoft Windows Server 2003 ali Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\uporabniško programu Data\Microsoft\Templates

        Opomba : Prazna predloga v mapi »Sistemske predloge« preglasi prazne predloge v vseh mapah z uporabniškimi predlogami.

  4. V polje ime datoteke vnesite prazno.accdb (ali prazno.mdb, če želite ustvariti predlogo za starejše različice) in nato kliknite Shrani.

Ko ustvarite novo zbirko podatkov in je predloga shranjena, so predmeti iz predloge privzeto dodani v katero koli novo ustvarjeno zbirko podatkov. Access novo tabelo odpre v pogledu podatkovnega lista. To naredi tudi, ko novo prazno zbirko podatkov ustvarite brez predloge.

Če prazne predloge ne želite uporabljati več, izbrišite ali preimenujte datoteko Prazno.accdb (ali Prazno.mdb za starejše različice Accessa).

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×