Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

V tem članku je opisan osnovni postopek zagona Access in ustvarjanje zbirke podatkov, ki bo uporabljena v namiznih strojih in ne prek spleta. V tem članku je razloženo, kako ustvarite namizno zbirko podatkov s predlogo in kako zgradite zbirko podatkov iz nič tako, da ustvarite svoje tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. Razloženo je tudi nekaj tehnik, ki jih lahko uporabite za pridobivanje obstoječih podatkov v novo zbirko podatkov.

V tem članku

Pregled

Ustvarjanje zbirke podatkov s predlogo

Ustvarjanje zbirke podatkov brez predloge

Kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Uvoz, dodajanje ali povezovanje s podatki iz drugega vira

Dodajanje dela programa

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Uporabljate Access 2007?

Pregled

Ko prvič zaženete Access ali zaprete zbirko podatkov, ne da bi zaprli dostop, je prikazan Microsoft Officeov pogled» Backstage «.

Pogled» Backstage «je začetno mesto, iz katerega lahko ustvarite novo zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov, si ogledate predstavljeno vsebino iz Office.com – vse, kar lahko uporabite za dostop do datoteke zbirke podatkov ali zunaj zbirke podatkov, v nasprotju z v zbirki podatkov.

Ustvarjanje zbirke podatkov

Ko odprete Access, pogled» Backstage «prikaže zavihek» novo «. Na zavihku» novo «je na voljo več načinov, s katerimi lahko ustvarite novo zbirko podatkov:

  • Prazna zbirka podatkov    Če želite, lahko začnete z ničlo. To je dobra izbira, če imate zelo specifične zahteve za načrt ali obstoječe podatke, ki jih potrebujete za namestitev ali vključitev.

  • Predloga, ki je nameščena v Accessu    Uporabite predlogo, če želite začeti nov projekt in želite imeti prednost. Dostop ima več predlog, ki so privzeto nameščene.

  • Predloga iz Office.com    Poleg predlog, ki so priloženi Accessu, lahko najdete več predlog na spletnem mestu Office.com. Brskalnika ni treba niti odpreti, predloge so na voljo na zavihku» novo «.

Dodajanje v zbirko podatkov

Ko delate v zbirki podatkov, lahko dodate polja, tabele ali dele aplikacije.

Deli programa so funkcija, ki vam omogoča, da uporabite več sorodnih predmetov zbirke podatkov, kot če bi bili eden od njih. Del aplikacije je lahko na primer sestavljen iz tabele in obrazca, ki temelji na tabeli. Tabelo in obrazec lahko hkrati dodate tako, da uporabite del aplikacije.

Ustvarite lahko tudi poizvedbe, obrazce, poročila, makre – vse predmete zbirke podatkov, s katerimi delate.

Ustvarjanje zbirke podatkov s predlogo

Access ima različne predloge, ki jih lahko uporabite kot-je ali kot izhodišče. Predloga je zbirka podatkov, ki je pripravljena za uporabo, v kateri so vse tabele, poizvedbe, obrazci, makri in poročila, ki jih potrebujete za izvajanje določenega opravila. Na primer, obstajajo predloge, s katerimi lahko spremljate težave, upravljate stike ali obdržite zapise o stroških. Nekatere predloge vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov, s katerimi lahko izkažete njihovo uporabo.

Če ena od teh predlog ustreza vašim potrebam, je to običajno najhitrejši način za začetek zbirke podatkov. Če pa imate podatke v drugem programu, ki ga želite uvoziti v Access, se lahko odločite, da je bolje ustvariti zbirko podatkov, ne da bi uporabili predlogo. V predlogah je struktura podatkov že določena in morda boste potrebovali veliko dela za prilagoditev obstoječih podatkov v strukturo predloge.

  1. Če imate odprto zbirko podatkov, na zavihku Datoteka kliknite Zapri. Pogled» Backstage «prikaže zavihek» novo «.

  2. Več naborov predlog je na voljo na zavihku» novo «, od katerih so nekatere vgrajene v Access. Dodatne predloge lahko prenesete v storitvi Office.com. Če želite podrobnosti, si oglejte naslednji razdelek v tem članku.

  3. Izberite predlogo, ki jo želite uporabiti.

  4. Access predlaga ime datoteke za zbirko podatkov v polju ime datoteke – spremenite lahko ime datoteke, če želite. Če želite shraniti zbirko podatkov v drugo mapo z enega, ki je prikazan pod poljem Ime datoteke, kliknite Slika gumba , poiščite mapo, v katero jo želite shraniti, in nato kliknite v redu. Po želji lahko ustvarite in povežete zbirko podatkov z SharePointovim mestom.

    Opomba: Čeprav oba uporabljata SharePoint, namizna zbirka podatkov, povezana s SharePointovim mestom, ni ista kot spletna zbirka podatkov z Accessovimi storitvami. Če želite uporabiti namizno zbirko podatkov, morate imeti nameščen Access. Spletno zbirko podatkov lahko uporabite s spletnim brskalnikom.

  5. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov iz predloge, ki ste jo izbrali, in nato odpre zbirko podatkov. Za številne predloge je prikazan obrazec, v katerem lahko začnete vnašati podatke. Če vaša predloga vsebuje vzorčne podatke, lahko izbrišete vsak zapis tako, da kliknete izbirnik zapisa (osenčeno polje ali vrstica na levi strani zapisa), nato pa naredite to:

    Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši. Podoba gumba

  6. Če želite začeti vnašati podatke, kliknite prvo prazno celico v obrazcu in začnite vnašati besedilo. Uporabite Podokno za krmarjenje, če želite poiskati druge obrazce ali poročila, ki jih boste morda želeli uporabiti. Nekatere predloge vključujejo obrazec za krmarjenje, ki omogoča premikanje med različnimi predmeti zbirke podatkov.

Če želite več informacij o delu s predlogami, si oglejte članek Uporaba predloge za ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov.

Na vrh strani

Ustvarjanje zbirke podatkov brez predloge

Če ne želite uporabiti predloge, lahko ustvarite zbirko podatkov tako, da zgradite svoje tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. V večini primerov gre za eno ali obe temi:

  • Vnašanje, lepljenje ali uvažanje podatkov v tabelo, ki je ustvarjena, ko ustvarite novo zbirko podatkov, in nato ponovite postopek z novimi tabelami, ki jih ustvarite s pomočjo ukaza tabela na zavihku Ustvari .

  • Uvažanje podatkov iz drugih virov in ustvarjanje novih tabel v postopku.

Ustvarjanje prazne zbirke podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite novoin nato še prazna zbirka podatkov.

  2. V polje ime datoteke vnesite ime datoteke. Če želite spremeniti mesto datoteke iz privzetega, kliknite Prebrskaj za mesto, kamor želite vstaviti zbirko podatkov Slika gumba (poleg polja ime datoteke ), poiščite novo mesto in kliknite v redu.

  3. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov s prazno tabelo z imenom Tabela1 in nato odpre Tabela1 v pogledu podatkovnega lista. Kazalec se postavi v prvo prazno celico na klik za dodajanje stolpca.

  4. Začnite tipkati, da dodate podatke, lahko pa prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Vnos podatkov v pogledu podatkovnega lista je zasnovan tako, da je zelo podoben delu na Excelovem delovnem listu. Struktura tabele je ustvarjena med vnašanjem podatkov. Ko dodate nov stolpec na podatkovni list, je v tabeli definirano novo polje. Access samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na podatke, ki jih vnesete.

Če v Tabela1 trenutno ne želite vnašati podatkov, kliknite Zapri Podoba gumba . Če ste spremenili tabelo, vas Access pozove, da shranite spremembe. Kliknite da , če želite shraniti spremembe, kliknite ne , če jih želite zavreči, ali pa kliknite Prekliči, da pustite tabelo odprto.

Namig:  Access poišče datoteko z imenom blank. accdb v mapi, ki je na voljo na spletnem mestu [install Drive]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Če obstaja, je» blank. accdb «predloga za vse nove prazne zbirke podatkov, razen spletnih zbirk podatkov. Vsako vsebino, ki jo vsebuje, je podedovala vse nove prazne zbirke podatkov. Na ta način lahko porazdelite privzeto vsebino, na primer številke dela ali odgovornosti za podjetja in pravilnike. ZaPomnite si, blank. accdb ne vpliva na ustvarjanje praznih novih spletnih zbirk podatkov.

Pomembno: Če zaprete Tabela1, ne da bi ga shranili vsaj enkrat, Access izbriše celotno tabelo, tudi če ste vanj vnesli podatke.

Dodajanje tabele

V obstoječo zbirko podatkov lahko dodate nove tabele tako, da uporabite ukaze v skupini tabele na zavihku Ustvari .

Podoba Accessovega traku

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko vnašate podatke takoj in dovolite, da Access zgradi strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje1, Polje2 in tako dalje), Access pa samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na podatke, ki jih vnesete.

  1. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite Tabela. Podoba gumba

    Access ustvari tabelo in izbere prvo prazno celico v polju klik, da dodate stolpec.

  2. Na zavihku polja v skupini Dodaj & brisanje kliknite vrsto polja, ki ga želite dodati. Če želenega tipa ne vidite, kliknite več polj Slika gumba .

  3. Access prikaže seznam pogosto uporabljenih vrst polj. Kliknite želeno vrsto polja in Access doda novo polje na podatkovni list na mestu vstavljanja.

    Polje lahko premaknete tako, da ga povlečete. Ko povlečete polje na podatkovnem listu, se prikaže Navpična vrstica vstavljanja, kjer bo polje postavljeno.

  4. Če želite dodati podatke, začeti vnašati v prvo prazno celico ali prilepiti podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

  5. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite naslov stolpca in nato vnesite novo ime.

    Za vsako polje morate dati pomenljivo ime, tako da lahko poveste, kaj vsebuje, ko jo vidite v podoknu seznam polj .

  6. Če želite premakniti stolpec, kliknite naslov, da izberete stolpec, in nato povlecite stolpec na želeno mesto. Izberete lahko tudi več strnjenih stolpcev in jih nato povlečete na novo mesto hkrati. Če želite izbrati več strnjenih stolpcev, kliknite glavo stolpca prvega stolpca in nato, medtem ko držite pritisnjeno tipko SHIFT, kliknite glavo stolpca zadnjega stolpca.

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu načrta    V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo tabele. Nato preklopite na pogled podatkovnega lista, če želite vnašati podatke, ali pa vnesite podatke tako, da uporabite drug način, kot je lepljenje ali uvoz.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite načrt tabele. Slika gumba

  2. Za vsako polje v tabeli vnesite ime v stolpec ime polja in nato izberite podatkovni tip na seznamu podatkovni tip .

  3. Če želite, lahko vnesete opis za vsako polje v stolpcu Opis . Opis je nato prikazan v vrstici stanja, ko je kazalec v polju v pogledu podatkovnega lista. Opis se uporablja tudi kot besedilo vrstice stanja za morebitne kontrolnike v obrazcu ali poročilu, ki ga ustvarite tako, da povlečete polje iz podokna seznam polj in za vse kontrolnike, ki so ustvarjeni za to polje, ko uporabite čarovnika za obrazce ali poročila.

  4. Ko dodate vsa polja, shranite tabelo:

    • Na zavihku Datoteka kliknite Shrani.

  5. Kadar koli lahko začnete vnašati podatke v tabelo tako, da preklopite na pogled podatkovnega lista in kliknete prvo prazno celico. Lahko tudi prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu načrta    Ne glede na to, kako ste ustvarili tabelo, je priporočljivo, da pregledate in nastavite lastnosti polja. Medtem ko so nekatere lastnosti na voljo v pogledu podatkovnega lista, je nekatere lastnosti mogoče nastaviti le v pogledu načrta. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje in nato kliknite pogled načrta. Če si želite ogledati lastnosti polja, kliknite polje v mreži načrta. Lastnosti so prikazane pod mrežo načrta v razdelku Lastnosti polja.

Če si želite ogledati opis posamezne lastnosti polja, kliknite lastnost in preberite opis v polju zraven seznama lastnosti v razdelku Lastnosti polja. Podrobnejše informacije lahko dobite tako, da kliknete gumb pomoč.

V spodnji tabeli so opisane nekatere lastnosti polj, ki so pogosto prilagojene.

Lastnost

Opis

Velikost polja

Za polja z besedilom ta lastnost nastavi največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v polje. Največja vrednost je 255. Za številska polja ta lastnost Nastavi vrsto števila, ki bo shranjena (dolgo celo število, dvojno in tako dalje). Za najučinkovitejše shrambe podatkov je priporočljivo, da podelite najmanj količino prostora, za katerega menite, da jih boste potrebovali za podatke. Vrednost lahko pozneje prilagodite navzgor, če se vaše potrebe spremenijo.

Oblika

Ta lastnost Nastavi način prikaza podatkov. Ne vpliva na dejanske podatke, ki so shranjeni v polju. Izberete lahko vnaprej določeno obliko ali pa vnesete obliko zapisa po meri.

Vnosna maska

To lastnost uporabite, če želite določiti vzorec za vse podatke, ki bodo vneseni v to polje. S tem zagotovite, da so vsi podatki pravilno vneseni in da vsebuje zahtevano število znakov. Če želite pomoč za ustvarjanje vnosne maske, kliknite Gumb »Graditelj« na desni strani polja z lastnostmi.

Privzeta vrednost

To lastnost uporabite, če želite določiti privzeto vrednost, ki se bo prikazala v tem polju vsakič, ko je dodan nov zapis. Če imate na primer polje» Datum/čas «, v katerem želite vedno zabeležiti datum, ko je bil zapis dodan, lahko vnesete» Date () «(brez narekovajev) kot privzeto vrednost.

Zahtevano

S to lastnostjo določite, ali je vrednost zahtevana v tem polju. Če nastavite to lastnost na da, Access ne dovoli, da dodate nov zapis, razen če je v to polje vnesena vrednost.

Na vrh strani

Kopiranje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki trenutno shranjeni v drugem programu, kot je Excel, ga lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Na splošno to deluje najbolje, če so vaši podatki že ločeni v stolpce, saj so na Excelovem delovnem listu. Če so vaši podatki v programu za urejanje besedila, je najbolje, da ločite stolpce podatkov z zavihki ali pretvorite podatke v tabelo v programu za urejanje besedila, preden kopirate podatke. Če vaši podatki potrebujejo kakršno koli urejanje ali manipulacijo (na primer ločevanje polnih imen v ime in priimek), boste morda želeli to narediti, preden kopirate podatke, še posebej, če niste seznanjeni z Accessom.

Ko prilepite podatke v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na vrsto podatkov, ki jih najde tam. Če na primer prilepljeno polje vsebuje samo datumske vrednosti, Access uporabi podatkovni tip Datum/čas za to polje. Če prilepljeno polje vsebuje le besede» da «in» ne «, Access uporabi podatkovni tip» da/ne «v polje.

Access poimenuje polja, odvisno od tega, kaj najde v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki spremljajo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov in dodeli polja generična imena (F1, F2 itd.). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki spremljajo, Access določi, da je prva vrstica sestavljena iz imen polj. Access poimenuje ustrezna polja in ne vključuje prve vrstice v podatkih.

Če Access dodeli generična imena polj, lahko polja čim prej preimenujete, da se izognete zmedi. Uporabite ta postopek:

  1. Pritisnite CTRL + S, da shranite tabelo.

  2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsak naslov stolpca in nato vnesite opisno ime polja za vsak stolpec.

  3. Znova shranite tabelo.

Opomba: Polja lahko preimenujete tudi tako, da preklopite v pogled načrta in uredite imena polj. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje in nato kliknite pogled načrta. Če želite preklopiti v pogled podatkovnega lista, dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

Uvoz, dodajanje ali povezovanje s podatki iz drugega vira

Morda imate podatke, ki so shranjeni v drugem programu, in želite te podatke uvoziti v novo tabelo ali pa jo dodati v obstoječo tabelo v Accessu. Lahko pa delate z osebami, ki imajo podatke v drugih programih, vi pa želite delati z njo v Accessu tako, da se povežete z njo. Access omogoča preprosto delo s podatki iz drugih virov. Podatke iz Excelovega delovnega lista lahko uvozite iz tabele v drugi Accessovi zbirki podatkov, s SharePointovega seznama ali iz različnih drugih virov. Postopek, ki ga uporabljate, se nekoliko razlikuje, odvisno od vira, vendar boste začeli uporabljati ta postopek.

  1. V Accessu na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi & povezavo kliknite ukaz za vrsto datoteke, ki jo uvažate.

    Skupina za uvoz in povezovanje na zavihku »Zunanji podatki«

    Če na primer uvažate podatke iz Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite vrste programa, ki jo potrebujete, kliknite več.

    Opomba: Če ne najdete pravilne vrste oblike zapisa v skupini Uvozi _AMP_ povezave , boste morda morali zagnati program, v katerega ste prvotno ustvarili podatke, in nato s tem programom shraniti podatke v skupni obliki zapisa datoteke (na primer ločena besedilna datoteka ), preden lahko pomembno te podatke v Access.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj , da poiščete izvorno podatkovno datoteko, ali pa vnesite celotno pot izvorne podatkovne datoteke v polje ime datoteke .

  3. Kliknite želeno možnost (vsi programi vas uvozijo, nekateri pa vam omogočajo dodajanje ali povezovanje) v razdelku določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Ustvarite lahko novo tabelo, ki uporablja uvožene podatke ali (z nekaterimi programi) lahko dodate podatke v obstoječo tabelo ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo do podatkov v izvornem programu.

  4. Če se zažene čarovnik, sledite navodilom na naslednjih nekaj straneh čarovnika. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če želite uvoziti predmete ali povezati tabele iz Accessove zbirke podatkov, se prikaže pogovorno okno Uvozi predmete ali tabele s povezavami. Izberite želene elemente in nato kliknite v redu.

    Točen postopek je odvisen od tega, ali želite uvoziti, dodati ali povezati podatke.

  5. Access vas pozove, ali želite shraniti podrobnosti o operaciji uvoza, ki ste jo pravkar dokončali. Če menite, da boste v prihodnje znova izvajali isto operacijo uvoza, kliknite Shrani korake uvozain nato vnesite podrobnosti. Nato lahko preprosto ponovite postopek v prihodnosti tako, da kliknete Shrani Slika gumba uvoza v skupini povezava za uvoz _AMP_ na zavihku zunanji podatki . Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Če ste se odločili uvoziti tabelo, Access Uvozi podatke v novo tabelo in nato prikaže tabelo pod skupino» tabele «v podoknu za krmarjenje. Če ste se odločili, da dodate podatke v obstoječo tabelo, so podatki dodani v to tabelo. Če ste se odločili za povezavo do podatkov, Access ustvari povezano tabelo pod skupino» tabele «v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

Dodajanje dela programa

Če želite dodati funkcionalnost v obstoječo zbirko podatkov, lahko uporabite del aplikacije. Del aplikacije je lahko tako preprost kot ena tabela, lahko pa vključuje več sorodnih predmetov, kot so tabela in vezani obrazec.

Del aplikacije pripomb je na primer sestavljen iz tabele z poljem» ID samoŠtevila «, poljem» datum «in poljem» Zapisek «. Dodate jo lahko v katero koli zbirko podatkov in jo uporabite kot-is ali z minimalno možnostjo prilagajanja.

  1. Odprite zbirko podatkov, ki ji želite dodati del aplikacije.

  2. Kliknite zavihek Ustvari .

  3. V skupini predloge kliknite deli programa. Odpre se seznam razpoložljivih delov.

  4. Kliknite del aplikacije, ki ga želite dodati.

Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri Poiščite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Dvokliknite zbirko podatkov, da jo odprete v privzetem načinu, ki je naveden v pogovornem oknu Accessove možnosti , ali načinu, ki ga je nastavila skrbniška politika.

    • Kliknite Odpri , da odprete zbirko podatkov za dostop v skupni rabi v večuporabniškem okolju, tako da lahko vi in drugi uporabniki berejo in pišejo v zbirko podatkov.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri samo za branje , da odprete zbirko podatkov le za dostop samo za branje, da si jo lahko ogledate, vendar je ne boste mogli urejati. Drugi uporabniki lahko še vedno berejo in pišejo v zbirko podatkov.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri izključno , da odprete zbirko podatkov, tako da uporabite ekskluzivni dostop. Ko imate odprto zbirko podatkov z ekskluzivnim dostopom, se prikaže sporočilo» datoteka je že v uporabi «.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri izključno samo za branje , da odprete zbirko podatkov le za dostop za branje. Drugi uporabniki lahko še vedno odprejo zbirko podatkov, vendar so omejeni le na način samo za branje.

Opomba: Podatkovno datoteko lahko neposredno odprete v zunanji obliki zapisa datoteke, kot je dBASE, Microsoft Exchange ali Excel. Prav tako lahko neposredno odprete katero koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi kot podatkovno datoteko in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Namigi

  • Če želite odpreti eno od nedavno odprtih zbirk podatkov, na zavihku Datoteka kliknite Nedavnoin nato kliknite ime datoteke za to zbirko podatkov. Access odpre zbirko podatkov tako, da uporabi enake nastavitve možnosti, ki jih je imela Nazadnje, ko ste jo odprli. Če seznam nedavno uporabljenih datotek ni prikazan, na zavihku Datoteka kliknite možnosti. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite Nastavitve odjemalca. V razdelku prikazvnesite število dokumentov, ki jih želite prikazati na seznamu nedavni dokumenti, do največ 50.

    Nedavne zbirke podatkov lahko prikažete tudi v vrstici za krmarjenje v pogledu» Backstage «za dva klika za Access: 1) zavihek» Datoteka «, 2) nedavno zbirko podatkov, ki jo želite odpreti. Na dnu zavihka nedavni izberite potrditveno polje hitro dostopite do tega števila nedavnih zbirk podatkov in nato prilagodite število zbirk podatkov, ki jih želite prikazati.

  • Če odprete zbirko podatkov tako, da kliknete ukaz Odpri na zavihku Datoteka , si lahko ogledate seznam bližnjic do zbirk podatkov, ki ste jih že odprli, tako da v pogovornem oknu Odpri kliknete Moji nedavni dokumenti .

Na vrh strani

Uporabljate Access 2007?

Ko prvič zaženete Access ali zaprete zbirko podatkov, ne da bi zaprli dostop, se prikaže stran» uvod v Microsoft Office Access «.

Uvodna stran za uvod v Microsoft Office Access

Na tej strani je Začetna stran, iz katere lahko ustvarite novo zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov ali si ogledate predstavljeno vsebino iz storitve Microsoft Office Online.

Access vam ponuja različne predloge, s katerimi lahko pospešite postopek ustvarjanja zbirke podatkov. Predloga je zbirka podatkov, ki je pripravljena za uporabo, ki vsebuje vse tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki so potrebna za izvajanje določenega opravila. Na primer, obstajajo predloge, s katerimi lahko spremljate težave, upravljate stike ali obdržite zapise o stroških. Nekatere predloge vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov, s katerimi lahko izkažete njihovo uporabo. Zbirke podatkov s predlogo lahko uporabite kot so, lahko pa jih prilagodite tako, da ustrezajo vašim potrebam.

Če ena od teh predlog ustreza vašim potrebam, je to običajno najhitrejši način za začetek zbirke podatkov. Če pa imate podatke v drugem programu, ki ga želite uvoziti v Access, se lahko odločite, da je bolje ustvariti zbirko podatkov, ne da bi uporabili predlogo. V predlogah je struktura podatkov že določena in morda boste potrebovali veliko dela za prilagoditev obstoječih podatkov v strukturo predloge.

  1. Če imate odprto zbirko podatkov, kliknite gumb» Microsoft Office « , nato pa kliknite Zapri Slika gumba zbirke podatkov, da prikažete uvodno stran Microsoft Office Access .

  2. Nekaj predstavljenih predlog je prikazanih na sredini uvodne strani Microsoft Office Accessa , na voljo pa je več informacij, ko kliknete povezave v podoknu kategorije predlog . Dodatne predloge lahko prenesete s spletnega mesta Office Online. Če želite podrobnosti, si oglejte naslednji razdelek v tem članku.

  3. Kliknite predlogo, ki jo želite uporabiti.

  4. Access predlaga ime datoteke za zbirko podatkov v polju ime datoteke – spremenite lahko ime datoteke, če želite. Če želite shraniti zbirko podatkov v drugo mapo z enega, ki je prikazan pod poljem Ime datoteke, kliknite Slika gumba , poiščite mapo, v katero jo želite shraniti, in nato kliknite v redu. Po želji lahko ustvarite in povežete zbirko podatkov z SharePointovim mestom.

  5. Kliknite Ustvari (ali Prenesiza predlogo storitve Office Online).

    Access ustvari ali prenese zbirko podatkov in jo nato odpre. Prikazan je obrazec, v katerem lahko začnete vnašati podatke. Če vaša predloga vsebuje vzorčne podatke, lahko izbrišete vsak zapis tako, da kliknete izbirnik zapisa (osenčeno polje ali vrstica na levi strani zapisa), nato pa naredite to:

    Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši. Podoba gumba

  6. Če želite začeti vnašati podatke, kliknite prvo prazno celico v obrazcu in začnite vnašati besedilo. S podOknom za krmarjenje poiščite druge obrazce ali poročila, ki jih boste morda želeli uporabiti.

Če ne najdete predloge, ki ustreza vašim potrebam na strani Uvod v Microsoft Office Accessu , in imate vzpostavljeno povezavo z internetom, lahko na spletnem mestu Office Online raziščete večji izbor.

  1. Na strani Uvod v Microsoft Office Access v razdelku več informacij o storitvi Office Onlinekliknite predloge.

    Domača stran predloge v storitvi Office Online je prikazana v oknu brskalnika.

  2. Uporabite orodja za krmarjenje in iskanje v storitvi Office Online, da poiščete Accessovo predlogo, ki jo želite uporabiti, in sledite navodilom za prenos. Ko prenesete predlogo, se datoteka zbirke podatkov prenese v računalnik in odpre v novem primerku Accessa. V večini primerov je predloga oblikovana tako, da odpre obrazec za vnos podatkov, tako da lahko takoj začnete vnašati podatke.

Če želite več informacij o delu s predlogami, si oglejte članek Uporaba predloge za ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov.

Na vrh strani

Če ne želite uporabiti predloge, lahko ustvarite zbirko podatkov tako, da zgradite svoje tabele, obrazce, poročila in druge predmete zbirke podatkov. V večini primerov to običajno vključuje eno ali obe temi:

  • Vnašanje, lepljenje ali uvažanje podatkov v tabelo, ki je ustvarjena, ko ustvarite novo zbirko podatkov, in nato ponovite postopek z novimi tabelami, ki jih ustvarite s pomočjo ukaza tabela na zavihku Ustvari .

  • Uvažanje podatkov iz drugih virov in ustvarjanje novih tabel v postopku.

  1. Na strani Uvod v Microsoft Office Access v razdelku Nova prazna zbirka podatkovkliknite prazna zbirka podatkov.

    Gumb »Prazna zbirka podatkov«

  2. V podoknu prazna zbirka podatkov vnesite ime datoteke v polje ime datoteke . Če ne posredujete datotečne pripone, jo Access doda namesto vas. Če želite spremeniti mesto datoteke iz privzetega, kliknite Prebrskaj za mesto, kamor želite vstaviti zbirko podatkov Slika gumba (poleg polja ime datoteke ), poiščite novo mesto in kliknite v redu.

  3. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov s prazno tabelo z imenom Tabela1 in nato odpre Tabela1 v pogledu podatkovnega lista. Kazalec je postavljen v prvo prazno celico v stolpcu Dodaj novo polje .

  4. Začnite tipkati, da dodate podatke, lahko pa prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Vnos podatkov v pogledu podatkovnega lista je zasnovan tako, da je zelo podoben delu v Microsoft Office Excel 2007 delovnem listu. Struktura tabele je ustvarjena med vnašanjem podatkov – kadar koli dodate nov stolpec v tabelo, je določeno novo polje. Access samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na podatke, ki jih vnesete.

Če v Tabela1 trenutno ne želite vnašati informacij, kliknite Zapri Podoba gumba . Če ste spremenili tabelo, vas Access pozove, da shranite spremembe v tabelo. Kliknite da , če želite shraniti spremembe, kliknite ne , če jih želite zavreči, ali pa kliknite Prekliči, da pustite tabelo odprto.

Pomembno: Če zaprete Tabela1, ne da bi ga shranili vsaj enkrat, Access izbriše celotno tabelo, tudi če ste vanj vnesli podatke.

V obstoječo zbirko podatkov lahko dodate nove tabele tako, da uporabite ukaze v skupini tabele na zavihku Ustvari .

Podoba Accessovega traku

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko vnašate podatke takoj in dovolite, da Access zgradi strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje1, Polje2 in tako dalje), Access pa samodejno nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na podatke, ki jih vnesete.

  1. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite Tabela. Podoba gumba

    Access ustvari tabelo in izbere prvo prazno celico v stolpcu Dodaj novo polje .

    Opomba: Če ne vidite stolpca Dodajanje novega polja , ste morda v pogledu načrta namesto pogleda podatkovnega lista. Če želite preklopiti v pogled podatkovnega lista, dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje. Access vas pozove, da shranite novo tabelo, nato pa preklopi v pogled podatkovnega lista.

  2. Na zavihku Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Novo polje. Slika gumba

    Access prikaže podokno» predloge polj « , ki vsebuje seznam pogosto uporabljenih vrst polj. Če v podatkovni list dvokliknete ali povlečete eno od teh polj, Access doda polje s tem imenom in nastavi njegove lastnosti na ustrezne vrednosti za to vrsto polja. Lastnosti lahko spremenite pozneje, če želite. Če povlečete polje, ga morate povleči na območje podatkovnega lista, ki vsebuje podatke. Prikaže se navpična vrstica vstavljanja, ki prikazuje mesto, kjer bo polje postavljeno.

  3. Če želite dodati podatke, začeti vnašati v prvo prazno celico ali prilepiti podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

  4. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite naslov stolpca in nato vnesite novo ime.

    Dobra praksa je, da za vsako polje navedete pomenljivo ime, tako da lahko poveste, kaj vsebuje, ko jo vidite v podoknu seznam polj .

  5. Če želite premakniti stolpec, kliknite naslov, da izberete stolpec, in nato povlecite stolpec na želeno mesto.

    Izberete lahko tudi več strnjenih stolpcev in jih nato povlečete na novo mesto hkrati. Če želite izbrati več strnjenih stolpcev, kliknite glavo stolpca prvega stolpca in nato, medtem ko držite pritisnjeno tipko SHIFT, kliknite glavo stolpca zadnjega stolpca.

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu načrta    V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo nove tabele. Nato preklopite na pogled podatkovnega lista, če želite vnašati podatke, ali pa vnesite podatke tako, da uporabite drug način, kot je lepljenje ali uvoz.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite načrt tabele. Slika gumba

  2. Za vsako polje v tabeli vnesite ime v stolpec ime polja in nato izberite podatkovni tip na seznamu podatkovni tip .

    Opomba: Če ne vidite stolpcev » ime polja « in» podatkovni tip «, boste morda v pogledu podatkovnega lista namesto v pogledu načrta. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje in nato kliknite pogled načrta Podoba gumba . Access vas pozove za ime nove tabele, nato pa preklopi v pogled načrta.

  3. Če želite, lahko vnesete opis za vsako polje v stolpcu Opis . Opis je nato prikazan v vrstici stanja, ko je kazalec v polju v pogledu podatkovnega lista. Opis se uporablja tudi kot besedilo vrstice stanja za morebitne kontrolnike v obrazcu ali poročilu, ki ga ustvarite tako, da povlečete polje iz podokna seznam polj in za vse kontrolnike, ki so ustvarjeni za to polje, ko uporabite čarovnika za obrazce ali poročila.

  4. Ko dodate vsa polja, shranite tabelo:

    • Kliknite gumb» Microsoft Office «in nato še Shraniali pa pritisnite CTRL + S Podoba gumba .

  5. Kadar koli lahko začnete vnašati podatke v tabelo tako, da preklopite na pogled podatkovnega lista in kliknete prvo prazno celico. Lahko tudi prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

Ustvarjanje tabele s predlogo    Access ponuja predloge za pogosto uporabljene vrste tabel. Z enim klikom miške lahko ustvarite celotno strukturo tabele s polji, ki so že konfigurirana in pripravljena za uporabo. Po potrebi lahko dodate ali odstranite polja, da bo tabela ustrezala vašim potrebam.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite Predloge tabel in nato na seznamu izberite eno od razpoložljivih predlog.

  2. Če želite dodati podatke, začnite vnašati v prvo prazno celico ali prilepiti podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Kopiraj podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo.

    • Brisanje stolpca    

      1. Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca in nato kliknite Izbriši stolpec Slika gumba .

    • Dodajanje novega stolpca    

      1. Na zavihku Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Novo polje. Slika gumba

      2. Access prikaže podokno» predloge polj « , ki vsebuje seznam pogosto uporabljenih vrst polj. Če v podatkovni list dvokliknete ali povlečete eno od teh polj, Access doda polje s tem imenom in nastavi njegove lastnosti na ustrezne vrednosti za to vrsto polja. Lastnosti lahko spremenite pozneje, če želite. Če povlečete polje, ga morate povleči na območje podatkovnega lista, ki vsebuje podatke. Prikaže se navpična vrstica vstavljanja, ki prikazuje mesto, kjer bo polje postavljeno.

  3. Shrani tabelo:

    • Kliknite gumb» Microsoft Office «in nato še Shraniali pa pritisnite CTRL + S Podoba gumba .

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu načrta    Ne glede na to, kako ste ustvarili tabelo, je priporočljivo, da pregledate in nastavite lastnosti polja. To lahko naredite le v pogledu načrta. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje in nato kliknite pogled načrta. Če si želite ogledati lastnosti polja, kliknite polje v mreži načrta. Lastnosti so prikazane pod mrežo načrta v razdelku Lastnosti polja.

Če si želite ogledati opis posamezne lastnosti polja, kliknite lastnost in preberite opis v polju zraven seznama lastnosti v razdelku Lastnosti polja. Podrobnejše informacije lahko dobite tako, da pritisnete F1.

V spodnji tabeli so opisane nekatere lastnosti polj, ki so pogosto prilagojene.

Lastnost

Opis

Velikost polja

Za polja z besedilom ta lastnost nastavi največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v polje. Največja vrednost je 255. Za številska polja ta lastnost Nastavi vrsto števila, ki bo shranjena (dolgo celo število, dvojno in tako dalje). Za najučinkovitejše shrambe podatkov je priporočljivo, da podelite najmanj količino prostora, za katerega menite, da jih boste potrebovali za podatke. Vrednost lahko pozneje prilagodite navzgor, če se vaše potrebe spremenijo.

Oblika

Ta lastnost Nastavi način prikaza podatkov. Ne vpliva na dejanske podatke, ki so shranjeni v polju. Izberete lahko vnaprej določeno obliko ali pa vnesete obliko zapisa po meri.

Vnosna maska

To lastnost uporabite, če želite določiti vzorec za vse podatke, ki bodo vneseni v to polje. S tem zagotovite, da so vsi podatki pravilno vneseni in da vsebuje zahtevano število znakov. Če želite pomoč za ustvarjanje vnosne maske, kliknite Gumb »Graditelj« na desni strani polja z lastnostmi.

Privzeta vrednost

To lastnost uporabite, če želite določiti privzeto vrednost, ki se bo prikazala v tem polju vsakič, ko je dodan nov zapis. Če imate na primer polje» Datum/čas «, v katerem želite vedno zabeležiti datum, ko je bil zapis dodan, lahko vnesete» Date () «(brez narekovajev) kot privzeto vrednost.

Zahtevano

S to lastnostjo določite, ali je vrednost zahtevana v tem polju. Če nastavite to lastnost na da, Access ne dovoli, da dodate nov zapis, razen če je v to polje vnesena vrednost.

Na vrh strani

Če so podatki trenutno shranjeni v drugem programu, kot je na primer Office Excel 2007, ga lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Na splošno to deluje najbolje, če so vaši podatki že ločeni v stolpce, saj so na Excelovem delovnem listu. Če so vaši podatki v programu za urejanje besedila, je najbolje, da ločite stolpce podatkov z zavihki ali pretvorite podatke v tabelo v programu za urejanje besedila, preden kopirate podatke. Če vaši podatki potrebujejo kakršno koli urejanje ali manipulacijo (na primer ločevanje polnih imen v ime in priimek), boste morda želeli to narediti pred kopiranjem podatkov, še posebej, če niste seznanjeni z Accessom.

Ko prilepite podatke v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na vrsto podatkov, ki jih najde tam. Če na primer prilepljeno polje vsebuje samo datumske vrednosti, Access uporabi podatkovni tip Datum/čas za to polje. Če prilepljeno polje vsebuje le besede» da «in» ne «, Access uporabi podatkovni tip» da/ne «v polje.

Access poimenuje polja, odvisno od tega, kaj najde v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki se nadaljujejo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov in dodeli polja generična imena (F1, F2 in tako dalje). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki spremljajo, Access določi, da je prva vrstica sestavljena iz imen polj. Access poimenuje ustrezna polja in ne vključuje prve vrstice v podatkih.

Če Access dodeli generična imena polj, lahko polja čim prej preimenujete, da se izognete zmedi. Uporabite ta postopek:

  1. Shranite tabelo.

    • Kliknite gumb» Microsoft Office «in nato še Shraniali pa pritisnite CTRL + S Podoba gumba .

  2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsak naslov stolpca in nato vnesite veljavno ime polja za vsak stolpec. Morda bo videti, kot da vnašate podatke, vendar vrstica z glavo stolpca vsebuje imena polj in ne podatkov.

  3. Znova shranite tabelo.

Opomba: Polja lahko preimenujete tudi tako, da preklopite v pogled načrta in uredite imena polj. Če želite preklopiti v pogled načrta, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje in nato kliknite pogled načrta. Če želite preklopiti v pogled podatkovnega lista, dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

Morda imate podatke, ki so shranjeni v drugem programu, in želite uvoziti te podatke v novo tabelo ali pa jo dodati v obstoječo tabelo v Accessu. Lahko pa delate z osebami, ki imajo podatke v drugih programih, vi pa želite delati z njo v Accessu tako, da se povežete z njo. Access omogoča preprosto delo s podatki iz drugih virov. Podatke iz Excelovega delovnega lista lahko uvozite iz tabele v drugi Accessovi zbirki podatkov, s SharePointovega seznama ali iz različnih drugih virov. Postopek, ki ga uporabljate, se nekoliko razlikuje, odvisno od vira, vendar boste začeli uporabljati ta postopek.

  1. V Accessu na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite ukaz za vrsto datoteke, ki jo uvažate.

    Podoba Accessovega traku

    Če na primer uvažate podatke iz Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite vrste programa, ki jo potrebujete, kliknite več.

    Opomba: Če ne najdete pravilne vrste oblike zapisa v skupini Uvozi , boste morda morali zagnati program, v katerega ste prvotno ustvarili podatke, in nato s tem programom shraniti podatke v skupni obliki zapisa datoteke (na primer ločena besedilna datoteka ), preden lahko uvozite te podatke. v Access.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj , da poiščete izvorno podatkovno datoteko, ali pa vnesite celotno pot izvorne podatkovne datoteke v polje ime datoteke .

  3. Kliknite želeno možnost (vsi programi vam omogočajo uvoz in nekateri vam omogočajo, da dodate ali povežete) v razdelku določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Ustvarite lahko novo tabelo, ki uporablja uvožene podatke ali (z nekaterimi programi) lahko dodate podatke v obstoječo tabelo ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo do podatkov v izvornem programu.

  4. Če se zažene čarovnik, sledite navodilom na naslednjih nekaj straneh čarovnika. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če želite uvoziti predmete ali povezati tabele iz Accessove zbirke podatkov, se prikaže pogovorno okno Uvozi predmete ali tabele s povezavami. Izberite želene elemente in kliknite v redu.

    Točen postopek je odvisen od tega, ali želite uvoziti, dodati ali povezati podatke.

  5. Access vas pozove, ali želite shraniti podrobnosti o operaciji uvoza, ki ste jo pravkar dokončali. Če menite, da boste v prihodnje znova izvajali isto operacijo uvoza, kliknite Shrani korake uvozain nato vnesite podrobnosti. Nato lahko pozneje preprosto ponovite postopek tako, da v skupini Uvozi na zavihku zunanji podatki kliknete Shrani Slika gumba uvoza. Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Če ste se odločili uvoziti tabelo, Access Uvozi podatke v novo tabelo in nato prikaže tabelo pod skupino» tabele «v podoknu za krmarjenje. Če ste se odločili, da dodate podatke v obstoječo tabelo, so podatki dodani v to tabelo. Če ste se odločili za povezavo do podatkov, Access ustvari povezano tabelo pod skupino» tabele «v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

  1. Kliknite Gumb »Microsoft Office« in nato še Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri Poiščite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Dvokliknite zbirko podatkov, da jo odprete v privzetem načinu, ki je naveden v pogovornem oknu Accessove možnosti , ali načinu, ki ga je nastavila skrbniška politika.

    • Kliknite Odpri , da odprete zbirko podatkov za dostop v skupni rabi v okolju z več Uporabniki, da boste vi in drugi uporabniki lahko prebrali in napisali zbirko podatkov.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri samo za branje , da odprete zbirko podatkov le za dostop samo za branje, da si jo lahko ogledate, vendar je ne boste mogli urejati. Drugi uporabniki lahko še vedno berejo in pišejo v zbirko podatkov.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri izključno , da odprete zbirko podatkov z ekskluzivnim dostopom. Ko imate odprto zbirko podatkov z ekskluzivnim dostopom, se prikaže sporočilo» datoteka je že v uporabi «.

    • Kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri izključno samo za branje , da odprete zbirko podatkov le za dostop za branje. Drugi uporabniki lahko še vedno odprejo zbirko podatkov, vendar so omejeni le na način samo za branje.

Če ne najdete zbirke podatkov, ki jo želite odpreti    

  1. V pogovornem oknu Odpri kliknite Moj računalnik ali kliknite Moj računalnik na spustnem seznamu Išči v .

  2. Na seznamu pogonov z desno tipko miške kliknite pogon, za katerega menite, da morda vsebuje zbirko podatkov, in nato kliknite Išči.

  3. V pogovornem oknu Rezultati iskanja vnesite pogoje iskanja in nato kliknite Iskanje , da poiščete zbirko podatkov.

  4. Če je zbirka podatkov najdena, jo dvokliknite, da jo odprete.

  5. Če želite odpreti zbirko podatkov, morate v pogovornem oknu Odpri klikniti» Prekliči «. Nato zaprite pogovorno okno Rezultati iskanja .

Opomba: Podatkovno datoteko lahko neposredno odprete v zunanji obliki zapisa datoteke, kot so dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ali Excel. Prav tako lahko neposredno odprete katero koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi kot podatkovno datoteko in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

  • Če želite odpreti eno od nedavno odprtih zbirk podatkov, kliknite ime datoteke za to zbirko podatkov na seznamu Odpri nedavno zbirko podatkov na strani Uvod v Microsoft Office Access . Access odpre zbirko podatkov z enakimi nastavitvami možnosti, ki jih je imela Nazadnje, ko ste jo odprli. Če seznam nedavno uporabljenih datotek ni prikazan, kliknite gumb» Microsoft Office « in nato kliknite Accessove možnosti. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite dodatno. V razdelku prikazvnesite število dokumentov, ki jih želite prikazati na seznamu nedavni dokumenti, največ devet.

  • Če odprete zbirko podatkov tako, da kliknete gumb» Microsoft Office « in nato uporabite ukaz» Odpri «, si lahko ogledate seznam bližnjic do zbirk podatkov, ki ste jih že odprli, tako da kliknete Moji nedavni dokumenti na voljo pogovorno okno.

Na vrh strani

Ko ustvarite novo prazno zbirko podatkov, Access odpre novo tabelo, v katero lahko vnašate podatke, vendar v zbirki podatkov ne ustvari nobenih drugih predmetov. Če želite druge predmete, na primer obrazce, poročila, makre ali dodatne tabele, predstavite v vseh novih zbirkah podatkov, ki jih ustvarite, lahko ustvarite prazno predlogo po meri, ki vsebuje te predmete. Ko naslednjič ustvarite novo zbirko podatkov, bodo ti predmeti že vsebovali te predmete v predlogi. Poleg teh predmetov lahko v predlogi vključite tabele, ki so vnaprej izpolnjene s podatki, ter vse posebne konfiguracijske nastavitve, lastnosti zbirke podatkov, sklici ali koda, ki jih želite imeti v vseh novih zbirkah podatkov.

Recimo, da imate na primer zbirko makrov, ki jih želite uporabiti v vseh projektih. Če ustvarite prazno predlogo s temi makri, jih Access vključi v vse nove zbirke podatkov, ki jih ustvarite.

Prazne predloge lahko ustvarite v obliki zapisa datoteke Office Access 2007, obliki zapisa datoteke Access 2002-2003 ali obliki zapisa datoteke Access 2000. Predloga mora biti imenovana» blank. accdb «za obliko zapisa datoteke Office Access 2007 in blank. mdb za starejše oblike zapisa datoteke.

  • Če je Privzeta oblika zapisa datoteke nastavljena na Access 2000 ali Access 2002 – 2003, Access uporabi prazno. mdb kot ime datoteke s prazno predlogo. Nova zbirka podatkov je ustvarjena v isti obliki zapisa datoteke kot prazno. mdb. Tudi če je Privzeta oblika zapisa datoteke Access 2000, če je predloga» blank. mdb «v obliki zapisa datoteke Access 2002-2003, bodo vse nove zbirke podatkov, ki jih ustvarite, v obliki zapisa Access 2002-2003.

  • Če je Privzeta oblika zapisa datoteke nastavljena na Access 2007, Access uporabi prazno. accdb kot ime datoteke za prazno predlogo.

Kako spremenim privzeto obliko zapisa datoteke?

  1. Kliknite gumb Microsoft Office Button in nato kliknite Accessove možnosti.

  2. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite priljubljeno.

  3. V razdelku Ustvarjanje zbirk podatkovna spustnem seznamu Privzeta oblika zapisa datoteke izberite želeno obliko zapisa.

Če želite ustvariti prazno predlogo, naredite nekaj od tega:

  • Ustvarite novo zbirko podatkov (lahko jo poimenujete kot prazno ali začasno ime), nato pa uvozite ali ustvarite predmete, ki jih želite vključiti v predlogo.

  • Naredite kopijo obstoječe zbirke podatkov, ki že vsebuje predmete, ki jih želite v predlogi, in nato izbrišite vse predmete, ki jih ne želite.

Ko imate predmete, ki jih želite v predlogi, jo morate shraniti na določeno mesto.

  1. Kliknite gumb» Microsoft Office «in nato še» Shrani kot«.

  2. V razdelku shranjevanje zbirke podatkov v drugi obliki zapisakliknite obliko zapisa datoteke, ki jo želite za predlogo.

  3. V pogovornem oknu Shrani kot poiščite eno od teh dveh map s predlogami:

    • Mapa sistemske predloge    Na primer C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Mapa za uporabniške predloge    Na primer:

      • V Windows Vista    C ime\appdata\roaming\microsoft\templates. name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • V sistemu Microsoft Windows Server 2003 ali Microsoft Windows XP    CDocuments in and ime\Moji Ime\application Data\Microsoft\Templates

        Opomba: Prazna predloga v mapi sistemske predloge preglasi prazne predloge v poljubnih mapah uporabniških predlog.

  4. V polje ime datoteke vnesite blank. accdb (ali prazno. mdb, če ustvarjate starejšo različico) in nato kliknite Shrani.

Zdaj ko je nova predloga na mestu, ko ustvarite novo prazno zbirko podatkov, so predmeti v predlogi vključeni v katero koli novo zbirko podatkov, ki jo ustvarite privzeto. Access odpre novo tabelo v pogledu podatkovnega lista, kot to počne, ko ustvarite nove prazne zbirke podatkov, ne da bi uporabili predlogo.

Če želite prenehati uporabljati prazno predlogo, izbrišite ali preimenujte datoteko prazno. accdb (ali prazno. mdb za starejše različice Accessa).

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×