Ustvarjanje in uporaba seznamov klicev v programu Business Contact Manager

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Ko imate podjetje, je eno od najpomembnejših opravil ohranjanje stikov z dejanskimi in možnimi strankami. Najboljši način ohranjanja stikov je s preprostim telefonskim klicem.

Tako lahko na primer spremljate možne stranke, ki so vam dale svojo vizitko ali pustile podatke na vaši spletni strani, pokličete stranke, ki so želele vedeti, kdaj bodo na voljo elementi, ki jih trenutno ni na zalogi, ali pa govorite s trenutnimi kupci ali poslovnimi stiki, ki zamujajo s plačilom.

V tem članku je opisano delo s seznami klicev in merjenje njihove učinkovitosti v programu Business Contact Manager za Outlook, s poudarkom na ustvarjanju ciljnih seznamov klicev in skriptov klicev ter sledenju dejavnostim in rezultatom.

Kaj želite narediti?

Oglaševanje podjetja prek telefonskih klicev

Odpiranje seznama klicev

Spreminjanje seznama klicev

Oglaševanje podjetja prek telefonskih klicev

V programu Business Contact Manager za Outlook lahko zberete seznam klicev kupcev in poslovnih stikov, ustvarite skript klicev in sledite rezultatom vsakega telefonskega klica. Seznam klicev lahko ustvarite tudi iz imen v poročilu. Če želite več informacij o ustvarjanju seznama klicev iz poročila, si oglejte članek Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager.

Seznam klicev je tudi pomembna trženjska dejavnost in je lahko del trženjske akcije.

Če želite slediti rezultatom dejavnosti za seznam klicev, morate ime dejavnosti zapisati v polje Pobudnik za vsako kartoteko kupca, poslovnega stika, možne stranke ali priložnosti, ki ga je dejavnost ustvarila. Poleg tega morate na straneh zapisa o seznamu klicev Podrobnosti in Sledenje zapisati tudi informacije o predvidenih in dejanskih stroških.

Če si želite ogledati rezultate seznama klicev, uporabite stran Sledenje v obrazcu za seznam klicev. Če je seznam klicev del trženjske akcije, lahko celotnim rezultatom akcije sledite na zavihku »Analiza« v delovnem prostoru za trženje.

Ustvarjanje seznama klicev

Seznam klicev v programu Business Contact Manager za Outlook je več kot le seznam imen in številk. Gre za sistem, ki vam pomaga, da ste po telefonu zbrani in pripravljeni, v pomoč pa je tudi pri sledenju rezultatom posameznega nabora klicev.

Na seznamu prejemnikov za trženjsko dejavnost je lahko le ena vrsta kartoteke, in sicer kupci ali poslovni stiki. Poslovni stiki in možne stranke pa so lahko na istem seznamu, ker kartoteka možne stranke temelji na kartoteki poslovnih stikov.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Trženje.

  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Novo kliknite gumb Seznam klicev Ikona seznama klicev .

  3. Na obrazcu za seznam klicev v razdelku Dejavnost v polje Ime vnesite ime seznama klicev, na primer »Možne stranke v Ljubljani«.

    Kartoteka seznama klicev

    Opomba :  Če je seznam klicev del trženjske akcije, v polje z besedilom Akcija vnesite ime akcije ali pa kliknite puščico, da izberete ime obstoječe akcije. Če pa seznam klicev ni del akcije, bo privzeto priložen trenutnim dejavnostim trženjske akcije.

  4. V razdelku Seznam prejemnikov kliknite vrsto zapisa, ki ga želite doseči s seznamom klicev: Vsi kupci, Vsi poslovni stiki in možne stranke, Vsi poslovni stiki ali Vseh možne stranke.

    Lahko pa kliknete eno od teh možnosti:

    • Iskalna mapa. Če želite ustvariti seznam po meri, izberite iskalno mapo, v kateri je vnaprej filtriran seznam prejemnikov. Ko izberete mapo, se polje preimenuje v Seznam po meri.

    • Obstoječa trženjska dejavnost. Izberite seznam prejemnikov, ki ste ga uporabili za prejšnjo trženjsko dejavnost.

    • Nov seznam. Odprite pogovorno okno Filtriranje poslovnih stikov in izberite pogoje za filtriranje seznama.

      Seznam prejemnikov lahko ustvarite tudi iz poročila. Če želite več informacij, si oglejte Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager.

      Če ste nove vrste kartotek ustvarili na podlagi kartoteke kupca, bodo te vrste prikazane na seznamu »Vsi kupci«. Če pa ste nove vrste kartotek ustvarili na podlagi kartoteke poslovnih stikov, bodo prikazane na seznamu »Vsi poslovni stiki in možne stranke«.

  5. Če želite izbrani seznam urediti s filtriranjem, kliknite Preglej in filtriraj.

    Če želite več informacij o filtriranju seznama, si oglejte članek Filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

  6. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Pokaži skupini kliknite Podrobnosti, da odprete stran »Podrobnosti o dejavnosti«. Če želite, vnesite vrednosti za polja Koda akcije, Pričakovani stroški, Začetni datum, Končni datum in Pripombe.

    Če se želite vrniti na glavno stran obrazca za seznam klicev, na traku na zavihku »Trženje« v skupini Pokaži kliknite Splošno.

  7. Informacije o posameznem prejemniku se prikažejo na strani »Splošno« v razdelku Podrobnosti o prejemniku. Če želite spremeniti, kateri razdelek zapisa naj bo prikazan, kliknite gumb Izberi razdelke Gumb »Izberi razdelke« ter izberite razdelke, ki jih želite prikazati.

  8. Če želite, lahko ustvarite skript, da bodo vaši klici dosledni ter hkrati poskrbite, da ne boste ničesar pozabili. Poleg tega boste s pomočjo skripta ostali na tekočem in hitro prilagodili svoj pristop, če bi med klici naleteli na nepričakovane težave.

    Ustvarjanje skripta klica

    • Na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Skript klica Ikona seznama klicev .

    • Če želite ustvariti skript za klice, naredite nekaj od tega:

      • Vnesite skript v okno Skript klica.

      • V skupini Dejanja kliknite Naloži vsebino Ikona »Naloži skript« in nato poiščite že shranjen dokument.

      • Kopiranje in prilepite skript iz drugega dokumenta.

        Skript bo prikazan v dnevniku klicev za vsakega prejemnika.

        Seznam klicev s skriptom

        Opomba :  Če boste skript uredili v razdelku Dnevnik klicev zapisa o seznamu klicev, bo spremenjena le različica skripta za izbranega prejemnika. Če želite urediti skript za vse klice, kliknite Skript klica Ikona seznama klicev na traku ter ga nato uredite v oknu Skript klica.

  9. Če želite, lahko pri dodajanju barvne kategorije na seznam klicev uporabite Outlookovo funkcijo razvrščanja v kategorije. Na traku na zavihku Trženje v skupini Oznake kliknite Razvrsti v skupine in nato kliknite barvno kategorijo.

  10. Če želite s klici pričeti takoj, začnite s prvim imenom na seznamu. V nasprotnem primeru shranite seznam klicev.

Pred se lotite neželenega telefonskega trženja, si oglejte nacionalni imenik prepovedanih klicev in predpise agencije FCC na naslovu www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Pravila za prepovedani klice ne veljajo za podjetja, s katerimi ima potrošnik že sklenjen poslovni odnos.

Na vrh strani

Odpiranje seznama klicev

Če vam ni uspelo opraviti vseh klicev v eni seji, boste morda morali nadaljevati delo s seznamom klicev ali pa spremeniti seznam prejemnikov ali skript.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Trženje.

  2. Na zavihku Seznami klicev v podoknu »Seznam« dvokliknite seznam klicev, ki ga želite odpreti.

Na vrh strani

Spreminjanje seznama klicev

Sezname klicev je mogoče preprosto ustvariti in spreminjati. Spremenite lahko vrsto zapisa, ki je prikazana na seznamu, podrobneje določite seznam s filtriranjem ali izbiro prejemnikov ter spremenite skript za vse ali le nekaj prejemnikov.

  1. Odprite seznam klicev, ki ga želite spremeniti.

  2. Če želite spremeniti seznam klicev, upoštevajte navodila v razdelku Ustvarjanje seznama klic.

Pomembno : Ko spremenite stanje klica za kateri koli zapis na seznamu, seznama klicev ne morete spremeniti. Namesto tega z desno tipko miške kliknite seznam klicev in nato kliknite Doseži s seznamom klicev, da na ustvarite nov seznam klicev podlagi obstoječega seznama.

Na vrh strani

Opravljanje klicev in sledenje klicem s seznamom klicev

  1. Odprite ali ustvarite seznam klicev.

    V razdelku Seznam prejemnikov je označeno prvo ime na seznamu.

    Seznam prejemnikov seznama klicev brez opravljenih klicev

    Opomba :  Prikazana imena so iz polja Shrani kot v izvornem zapisu. Ime, prikazano v razdelku Podrobnosti o prejemniku, je iz polja Polno ime.

  2. Uporabite telefonsko številko v razdelku Podrobnosti o prejemniku, da pokličete stik.

  3. Odprite skript. Na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Skript klica. Ko se stik oglasi, preberite skript čim bolj naravno, če pa skripta ni, pustite sporočilo.

    Opomba :  Če boste skript uredili v razdelku Dnevnik klicev zapisa o seznamu klicev, bo skript spremenjen le za izbranega prejemnika.

  4. V razdelku »Dnevnik klicev« v polju Skupno trajanje kliknite ali vnesite dolžino telefonskega klica. Trajanje klica je mogoče izmeriti tudi samodejno.

    Samodejno merjenje trajanja klica

    1. Na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Zaženi časovnik Ikona »Zaženi časovnik« , ko začnete klic ali ga nadaljujete po premoru.

    2. Kliknite Začasno ustavi časovnik Ikona »Začasno ustavi časovnik« , če med klicem pride do premora ali ko končate klic.

      Dolžina klica je zabeležena v razdelku »Dnevnik klicev« v polju Skupno trajanje. Dolžino klica lahko kliknete ali vnesete tudi ročno.

  5. Če želite v pogovor dodati opombe, na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Dodaj časovni žig in nato vnesite pripombe v polje, v katerem je prikazan skript.

    Opomba :  Če želite spremeniti videz besedila, na traku kliknite zavihek Oblikovanje besedila in uporabite ukaze za oblikovanje. Če želite dodati datoteke, slike ali tabele, kliknite zavihek Vstavljanje.

  6. Med klicem ali po končanem klicu, na traku na zavihku Trženje v skupini Dejanja prejemnika kliknite eno ali več teh možnosti:

    • Nov element zgodovine, če želite v zapis o prejemniku dodati element zgodovine komuniciranja, na primer poslovni zaznamek, opravilo, datoteko ali e-poštno sporočilo. Prek seznama klicev je samodejno ustvarjen nov dnevnik klicev za prejemnika.

    • Nadaljnja obravnava, če želite v zapis dodati zastavico z navodili za nadaljnje delo ali Označi kot dokončano, če želite element z navodili za nadaljnje delo označiti kot dokončan.

    • Odpri, če želite prikazati zapis o prejemniku.

    • Spletna stran, če želite prikazati spletno stran, ki je povezana z zapisom o prejemniku, če je na voljo.

  7. Ko končate klic, v razdelku Stanje klica posodobite zapis. Privzeto je izbrana možnost Ni bil klican. Potrdite eno od teh polj:

    1. Pusti sporočilo

    2. Klic je dokončan

    3. Ne kliči

      Pomembno :  Ko spremenite stanje klica za kateri koli zapis na seznamu, seznama klicev ne morete več spremeniti. Lahko pa ustvarite nov seznam klicev, ki je dvojnik obstoječega seznama. Z desno tipko miške kliknite seznam klicev v delovnem prostoru za trženje in nato kliknite Doseži s seznamom klicev.

  8. Če prejemnik želi, da ga odstranite s seznama klicev, potrdite polje Ne kliči. Kupec ali poslovni stik bo označen kot Ne kliči na obeh seznamih prejemnikov in na strani Podrobnosti kartoteke kupca ali poslovnega stika. Tega prejemnika ni mogoče vključiti na prihodnje sezname klicev.

  9. Kliknite Shrani in naprej, da naredite te spremembe:

    1. Shranite spremembe kot dnevnik klicev v zgodovino komuniciranja izbranega zapisa in odprete naslednji zapis za klic.

    2. Ustavite časovnik in zabeležite skupno trajanje klica v dnevnik klicev.

    3. Označite stanje klica na seznamu prejemnikov.

      Seznam klicev z dvema opravljenima klicema

      1 – Pusti sporočilo. 2 – Klic je dokončan. 3 – Ne kliči. 4 – Trenutni prejemnik.

      Opomba :  Ko shranite zapis, je stanje na seznamu prejemnikov samodejno posodobljeno, možnosti, prikazane v razdelku Stanje klica pa morate spremeniti ročno.

  10. Ko pokličete vse na seznamu klicev, zaprite dejavnost. Na traku v skupini Trženje kliknite Označi kot zaprto.

Na vrh strani

Merjenje učinkovitosti seznamov klicev za trženje

Sezname klicev in skripte lahko ustvarite za več namenov, pri trženjskih klicih pa boste morda želeli rezultate svojega dela. Rezultate seznama klicev lahko pregledate na strani seznama klicev Sledenje.

  1. Odprite seznam klicev.

  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Pokaži kliknite Sledenje Ikona »Sledenje strani« .

  3. Na strani Sledenje preglejte te elemente:

    • V razdelku Rezultati dejavnosti si lahko ogledate povzetek informacij za polja Sprožene možne stranke, Sprožene priložnosti, Sproženi kupci, Sproženi stiki, Sproženi dnevniki klicev in Pričakovan prihodek za dejavnost. V vsakem polju je gumb Pokaži poročilo, ki prikaže podrobno poročilo o podatkih za tisto polje.

      Opomba :  Podatki na strani »Sledenje«, vključno s pričakovanim prihodkom, so posodobljeni, če kartoteka kupca, poslovnih stikov, možne stranke ali priložnosti vsebuje ime seznama klicev v polju Pobudnik.

    • V območju Informacije o dejavnosti lahko posodobite te informacije:

      • Dejanski stroški    Vnesite dejanske stroške seznama klicev, da boste lahko izračunali dobičkonosnost naložbe.

      • Zaprto    To polje potrdite, če želite označiti, da je seznam klicev dokončan, dejavnost pa zaprta. Počistite potrditveno polje, če želite znova aktivirati seznam klicev.

    • V razdelku Prejemniki lahko pregledate seznam klicev, ki ste jih opravili, ter, če želite, ustvarite kartoteko priložnosti neposredno iz zapisa o prejemniku. Kliknite ime na seznamu in nato Sproži priložnost.

      Opomba :  Kartoteko priložnosti lahko ustvarite tudi iz seznama prejemnikov na strani Splošno seznama klicev. Izberite ime na seznamu prejemnikov ter nato na traku na zavihku Trženje v skupini Dejanja prejemnika kliknite Nov element zgodovine Ikona »Nov element zgodovine« in nato Priložnost.

  4. Kliknite Shrani in zapri Ikona »Shrani in zapri« .

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×