Ustvarjanje in uporaba pravilnikov za upravljanje informacij

S pravilniki za upravljanje informacij lahko nastavite, kdo dostopa do informacij vaše organizacije, kaj lahko počne s temi informacijami in kako dolgo jih lahko hrani. S pravilnikom lahko uveljavite skladnost s pravnimi in vladnimi predpisi ali notranjimi poslovnimi procesi. Kot skrbnik lahko nastavite pravilnik tako, da nadzoruje način sledenja dokumentov, kdo ima dostop do dokumentov in čas hranjenja dokumentov.

Vsak pravilnik lahko vsebuje nabor pravil za določeno vrsto vsebine. Vsako pravilo v pravilniku je funkcija pravilnika. Funkcija pravilnika za upravljanje informacij na primer lahko določa, koliko časa naj se hrani določena vrsta vsebine.

Opomba :  Pravilnike za upravljanje informacij prevaja posel razporejevalnika za pravilnik za upravljanje informacij, ki ga upravlja Microsoft in se izvaja enkrat tedensko. Zato pravilniki morda ne začnejo veljati takoj. Pogostosti in datuma posla razporejevalnika za pravilnik za upravljanje informacij ni mogoče spremeniti.

Pravilnik za upravljanje informacij lahko ustvarite na mestu na tri načine:

  1. ustvarite pravilnik za upravljanje informacij, ki ga boste uporabili za več vrst vsebine znotraj zbirke mest;

  2. ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za vrsto vsebine na mestu;

  3. ustvarite pravilnik za upravljanje informacij za seznam ali knjižnico.

S funkcijo pravilnika mesta lahko skrbniki zbirke mest določijo razpored hranjenja, ki se nanaša na mesto in njegovo celotno vsebino. To funkcijo aktivirate tako:

  1. Odprite domačo stran zbirke mest, za katere želite aktivirati funkcijo pravilnika mesta.

    Odprite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 , Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest izberite Funkcije zbirke mest.

  3. Pomaknite se do pravilnika mesta. Če na desni strani ni prikazano Aktivno, izberite Aktiviraj.

Če želite, da je pravilnik za informacije uporabljen v vseh dokumentih določene vrste znotraj zbirke mest, ustvarite pravilnik na ravni zbirke mest in ga nato kasneje uporabite za vrste vsebine. Ti pravilniki se imenujejo pravilniki za zbirko mest.

  1. Odprite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 , Nastavitve mesta.

  2. Na strani »Nastavitve mesta« na seznamu Skrbništvo zbirke mest kliknite Pravilniki zbirke mest.

  3. Na strani »Pravilniki zbirke mest« kliknite Ustvari.

  4. Vnesite ime in opis pravilnika ter napišite kratko izjavo, da uporabnikom razložite namen pravilnika. V izjavi pravilnika je lahko največ 512 znakov.

  5. V nadaljevanju tega članka v razdelku o ustvarjanju pravilnikov za vrsto vsebine preberite, kako nastavite funkcije, ki jih želite povezati s pravilnikom.

  6. Kliknite V redu, da se vrnete na stran s pravilniki za zbirko mest.

Če vrsti vsebine dodate pravilnik za upravljanje informacij, lahko preprosto povežete funkcije pravilnika z več seznami ali knjižnicami. Vrsti vsebine lahko dodate obstoječi pravilnik za upravljanje informacij ali pa ustvarite enolični pravilnik za posamezno vrsto vsebine.

Pravilnik za upravljanje informacij lahko dodate tudi vrsti vsebine, ki je značilna za sezname. S tem uporabite pravilnik le za elemente v tem seznamu, ki uporabljajo to vrsto vsebine.

  1. Odprite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 , Nastavitve mesta.

  2. Na strani nastavitev mesta v razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite Vrste vsebine mesta.

  3. Na strani z nastavitvami vrste vsebine mesta izberite vrsto vsebine, ki ji želite dodati pravilnik.

  4. Na strani »Vrsta vsebine mesta« v razdelku Nastavitve kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  5. Na strani »Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij« izberite Določi pravilnik in kliknite V redu.

  6. Na strani »Urejanje pravilnika« vnesite ime in opis pravilnika ter napišite kratek opis, s katerim uporabnikom razložite namen pravilnika. V opisu pravilnika je lahko največ 512 znakov.

  7. V naslednjih razdelkih izberite posamezne funkcije pravilnika, ki jih želite dodati svojemu pravilniku za upravljanje informacij.

  8. Če želite določiti obdobje hranjenja dokumentov in elementov, za katere velja ta pravilnik, kliknite Omogoči hranjenje ter določite čas hranjenja in dejanja, ki naj se izvedejo po poteku tega obdobja.

    Določanje časa hranjenja

    1.

    Kliknite Dodaj stopnjo hranjenja za zapise ...

    2.

    Izberite možnost dolžine hranjenja, da določite čas poteka dokumentov ali elementov. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, v razdelku Dogodek kliknite Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu ter izberite dejanje dokumenta ali elementa (npr. »Ustvarjeno« ali »Spremenjeno«) in časovni korak po tem dejanju (npr. število dni, mesecev ali let), ko želite, da element poteče.

    • Če želite za določitev poteka uporabiti formulo hranjenja po meri, kliknite Nastavi s formulo zadržanja, ki je nameščena v strežniku.

    Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če je formulo po meri nastavil vaš skrbnik.

    3.

    Možnost Začetek poteka dela je na voljo le, če določate pravilnik za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, s katero je že povezan potek dela. Nato boste lahko izbirali med različnimi poteki dela.

    4.

    V razdelku Ponovitev izberite Ponovi dejanje te stopnje ... in vnesite, kako pogosto naj se to dejanje ponavlja.

    Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če se izbrano dejanje lahko ponovi. Ponovitve na primer ne morete nastaviti za dejanje Trajno izbriši.

    5.

    Kliknite V redu.

  9. Če želite omogočiti nadzor za dokumente in elemente, za katere velja ta pravilnik, kliknite Omogoči nadzor in določite dogodke, ki jih želite nadzirati.

    Omogočanje nadzora

    1.

    Na strani »Urejanje pravilnika« v razdelku Nadzor potrdite polje Omogoči nadzor in nato potrdite polja ob dogodkih, za katere želite ohraniti nadzorno sled.

    2.

    Če želite uporabnike pozvati, naj vstavijo te črtne kode v dokumente, potrdite polje Uporabnike opozori, da črtno kodo vstavijo pred shranjevanjem ali tiskanjem.

    3.

    Kliknite V redu, da uporabite funkcijo nadzora za ta pravilnik.

    Funkcija pravilnika nadzora organizacijam omogoča, da ustvarijo in analizirajo sledi nadzora za dokumente ter da navedejo dokumente, kot so seznami opravil, seznami težav, skupine za razprave in koledarji. Ta funkcija pravilnika zagotavlja dnevnik nadzora, ki zabeleži dogodke, kot so čas ogleda, urejanja in brisanja vsebine.

    Če je nadzor omogočen kot del pravilnika za upravljanje informacij, si lahko skrbniki ogledajo podatke nadzora in poročila o uporabi pravilnikov, ki temeljijo na programu Microsoft Excel in povzemajo trenutno uporabo. Skrbniki lahko s temi poročili določijo način uporabe informacij znotraj organizacije. S temi poročili lahko organizacija tudi preveri in dokumentira skladnost s predpisi in razišče morebitne težave.

    Dnevnik nadzora zabeleži te informacije: ime dogodka, datum in čas dogodka in ime sistema uporabnika, ki je izvedel dejanje.

  10. Ko so črtne kode omogočene kot del pravilnika, so dodane lastnostim dokumenta in prikazane v območju glave dokumenta, za katerega velja črtna koda. Tako kot oznake, lahko tudi črtne kode ročno odstranite iz dokumenta.

    Omogočanje črtnih kod

    1.

    Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Črtne kode potrdite polje Omogoči črtne kode.

    2.

    Če želite uporabnike pozvati, naj vstavijo te črtne kode v dokumente, potrdite polje Uporabnike opozori, da črtno kodo vstavijo pred shranjevanjem ali tiskanjem.

    3.

    Kliknite V redu, da uporabite funkcijo črtne kode za ta pravilnik.

    Pravilnik črtnih kod ustvari standardne črtne kode 39. Vsaka slika črtne kode pod simbolom črtne kode vsebuje besedilo, ki predstavlja vrednost črtne kode. To omogoča uporabo podatkov črtne kode, tudi ko strojna oprema za branje ni na voljo. Uporabniki lahko ročno vnesejo številko črtne kode v iskalno polje in tako poiščejo element na mestu.

  11. Če želite za dokumente, za katere velja ta pravilnik, zahtevati oznake, kliknite Omogoči oznake in določite želene nastavitve za oznake.

    Omogočanje oznak

    1.

    Če želite od uporabnikov zahtevati, da dokumentu dodajo oznako, potrdite poljeUporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavijo oznako.

    Opomba :  Če želite, da so oznake izbirne, ne potrdite tega polja.

    2.

    Če želite oznako zakleniti tako, da je po vstavljanju ni mogoče več spremeniti, potrdite polje Prepreči spremembe oznak po dodajanju.

    Ta nastavitev preprečuje posodabljanje besedila oznake po tem, ko je bila oznaka že vstavljena v element v odjemalski aplikaciji, kot je Word, Excel ali PowerPoint. Če želite, da se oznaka posodobi, ko se posodobijo tudi lastnosti tega dokumenta ali elementa, ne potrdite tega polja.

    3.

    V polje z obliko oznake vnesite besedilo oznake, ki ga želite prikazati. Oznake lahko vsebujejo največ 10 sklicev na stolpce, vsak od njih pa je lahko dolg največ 255 znakov. Če želite ustvariti obliko zapisa oznake, naredite to:

    Vnesite imena stolpcev, ki jih želite vključiti v oznako, in sicer v vrstnem redu, v katerem naj bodo prikazani. Imena stolpcev postavite med zavite oklepaje ({}), kot je prikazano v primeru na strani za urejanje pravilnika.

    Vnesite besede, da določite stolpce zunaj oklepajev, kot je prikazano v primeru na strani za urejanje pravilnika.

    4.

    Če želite dodati prelom vrstice, vnesite \n na želeno mesto preloma vrstice.

    5.

    Izberite želeno velikost in slog pisave ter določite, ali naj bo oznaka postavljena levo, na sredino ali desno v dokumentu.

    Namig :  Izberite pisavo in slog, ki sta na voljo v uporabnikovem računalniku. Velikost pisave vpliva na to, koliko besedila je lahko prikazanega na oznaki.

    6.

    Vnesite višino in širino oznake. Višina oznake je lahko od 0,25 do 20 palcev, širina oznake pa od 0,25 do 20 palcev. Besedilo oznake je vedno poravnano navpično na sredino znotraj slike oznake.

    7.

    Kliknite Osveži za predogled vsebine oznake.

  12. Kliknite V redu.

Določite lahko pravilnik o hranjenju, ki velja le za določen seznam, knjižnico ali mapo. Toda takšnega pravilnika o hranjenju ne boste mogli znova uporabiti za druge sezname, knjižnice, mape in mesta.

Opomba :  Pravilnika zbirke mest ni mogoče uporabiti v pravilniku, ki temelji na lokaciji.

Če želite uporabiti en sam pravilnik o hranjenju za vse vrste vsebine na eni lokaciji, je najbolje uporabiti hranjenje, ki temelji na lokaciji. V večini drugih primerov preverite, ali je pravilnik o hranjenju določen za vse vrste vsebine.

Opomba :  Vsaka podmapa podeduje pravilnik o hranjenju svoje nadrejene mape, razen če izberete prekinitev dedovanja in določite nov pravilnik o hranjenju na podrejeni ravni.

Če želite za seznam ali knjižnico poleg hranjenja določiti še drug pravilnik za upravljanje informacij, določite pravilnik za hranjenje informacij za vsako posamezno vrsto vsebine seznama, ki je povezana s tem seznamom ali knjižnico. Če želite več informacij, preberite Ustvarjanje pravilnika za vrsto vsebine mesta v tem članku.

Pomembno :  Če želite v določenem trenutku za seznam ali knjižnico zamenjati pravilnike za vrsto vsebine s pravilniki, ki temeljijo na lokaciji, bo za pravilnik, ki temelji na lokaciji, uporabljen le pravilnik o hranjenju. Vsi drugi pravilniki za upravljanje (revizije in črtne kode) bodo podedovani od povezanih vrst vsebine.

Namig :  Pravilnike, ki temeljijo na lokaciji, lahko onemogočite za zbirko mest tako, da dezaktivirate funkcijo hranjenja, ki temelji na knjižnici ali mapi. Tako skrbniki zbirke mest zagotovijo, da njihovi pravilniki za vrsto vsebine niso prepisani s pravilniki skrbnika seznama, ki temeljijo na lokaciji.

Če želite spremeniti nastavitve pravilnika za upravljane informacij za seznam ali knjižnico, potrebujete vsaj dovoljenje za upravljanje seznamov.

  1. Pomaknite se na seznam ali v knjižnico, za katero želite določiti pravilnik za upravljanje informacij.

  2. Za knjižnico dokumentov kliknite Nastavitve Nastavitve: posodobite profil, namestite programsko opremo in jo povežite z oblakom , Nastavitve knjižnice.

    Če ne vidite teh elementov menija ali če želite nastaviti možnosti seznama, na traku kliknite zavihek Knjižnica ali Seznam in nato Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

  3. V razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  4. Na strani z nastavitvami pravilnika za upravljanje informacij se prepričajte, da je vir hranjenja za seznam ali knjižnico nastavljen na »Knjižnica in mape«. Če je kot vir navedena Vrsta vsebine, naredite to:

    • Kliknite Spremeni vir.

    • Na strani »Urejanje pravilnika« v razdelku Vir hranjenja izberite Knjižnica in mape. Sistem vas obvesti, da bodo pravilniki o hranjenju vrste vsebine prezrti.

    • Kliknite V redu.

  5. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Razpored hranjenja, ki temelji na knjižnici vnesite kratek opis za pravilnik, ki ga ustvarjate.

  6. V razdelku Elementi, ki niso zapisi kliknite Dodaj stopnjo hranjenja …

    Pomembno :  Upoštevajte, da lahko v razdelku »Zapisi« določite druge pravilnike hranjenja za zapise, tako da izberete možnost »Določite različne stopnje hranjenja za zapise«.

  7. V pogovornem oknu »Lastnosti stopnje« izberite možnost časa hranjenja, da določite čas poteka dokumentov ali elementov. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, v razdelku Dogodek kliknite Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu ter izberite dejanje dokumenta ali elementa (npr. »Ustvarjeno« ali »Spremenjeno«) in časovni korak po tem dejanju (npr. število dni, mesecev ali let), ko želite, da element poteče.

    • Če želite za določitev poteka uporabiti formulo hranjenja po meri, kliknite Nastavi s formulo zadržanja, ki je nameščena v strežniku.

      Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če je formulo po meri nastavil vaš skrbnik.

    • V razdelku Dejanje določite dejanje, ki naj se izvede po poteku dokumenta ali elementa. Če želite omogočiti določeno dejanje, ki naj se izvede za dokument ali element (npr. brisanje), izberite dejanje s seznama.

  8. Možnost Začetek poteka dela je na voljo le, če določate pravilnik za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, s katero je že povezan potek dela. Nato boste lahko izbirali med različnimi poteki dela.

  9. V razdelku Ponovitev izberite Ponovi dejanje te stopnje ... in vnesite, kako pogosto naj se to dejanje ponavlja.

    Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če se izbrano dejanje lahko ponovi. Ponovitve na primer ne morete nastaviti za dejanje Trajno izbriši.

  10. Kliknite V redu.

Če so bili pravilniki za upravljanje informacij že ustvarjeni za mesto kot pravilniki za zbirko mest, lahko enega od pravilnikov uporabite za vrsto vsebine. Na ta način lahko isti pravilnik uporabite za več vrst vsebine v zbirki mest, ki nimajo iste nadrejene vrste vsebine.

Opomba :  Če želite uporabiti pravilnike za več vrst vsebine v zbirki mest in imate konfigurirano storitev za upravljane metapodatke, lahko pravilnike za upravljanje informacij za več zbirk mest objavite s funkcijo za objavo vrste vsebine. Če želite več informacij, preberite razdelek Uporaba pravilnika vrste vsebine v zbirkah mest v tem članku.

  1. Poiščite seznam ali knjižnico, ki vsebuje vrsto vsebine, za katero želite uporabiti pravilnik.

  2. Za knjižnico dokumentov kliknite Nastavitve Nastavitve: posodobite profil, namestite programsko opremo in jo povežite z oblakom , Nastavitve knjižnice.

    Če ne vidite teh elementov menija ali če želite nastaviti možnosti seznama, na traku kliknite zavihek Knjižnica ali Seznam in nato Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

  3. V razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  4. Zagotovite, da je vir pravilnika nastavljen na Vrste vsebine, nato pa v razdelku Pravilniki za vrsto vsebine izberite vrsto vsebine, za katero želite uporabiti pravilnik.

  5. V razdelku Določite pravilnik kliknite Uporabi pravilnik za zbirko mest, nato pa na seznamu izberite pravilnik, ki ga želite uporabiti.

    Opomba :  Če možnost Uporabi pravilnik za zbirko mest ni na voljo, za zbirko mest ni bil določen noben pravilnik za zbirko mest.

  6. Kliknite V redu.

    Pomembno :  Če seznam ali knjižnica, s katero delate, podpira upravljanje več vrst vsebine, lahko v razdelku Vrste vsebine kliknete vrsto vsebine, za katero želite določiti pravilnik za upravljanje informacij. S tem se pomaknete neposredno na 5. korak zgoraj.

Vrste vsebin lahko daste v skupno rabo v zbirkah mest tako, da uporabite aplikacijo za storitev upravljanih metapodatkov in z njo nastavite objavo vrste vsebine. Objava vrste vsebine omogoča dosledno upravljanje vsebine in metapodatkov na mestih, saj lahko na enem mestu ustvarite in posodabljate vrste vsebine, poleg tega pa lahko posodobitve objavite za več naročniških zbirk mest ali spletnih aplikacij.

Določite lahko pravilnik za upravljanje informacij in nato zanj ustvarite predlogo, ki jo po potrebi uporabite za več zbirk mest. Ta način lahko uporabite, če želite imeti varnostne kopije pravilnikov za informacije, lahko pa ga uporabite tudi kot alternativni način, ko z objavo vrst vsebine uporabite en sam pravilnik v več zbirkah mest. Predlogo ali varnostno kopijo pravilnika ustvarite tako, da izvozite pravilnik iz ene zbirke mest in ga nato uvozite v shranjeno lokacijo ali drugo zbirko mest.

Pomembno :  Če za ustvarjanje nabora predlog pravilnikov uporabljate funkcijo izvoza/uvoza, ne pozabite, da v datoteki pravilnika .xml obstaja enolični identifikator. Zato ni mogoče uvoziti tega pravilnika na mesto več kot enkrat, ne da bi spremenili enolični identifikator.

Izvoz pravilnika

  1. V zbirki mest, kjer je shranjen pravilnik, pojdite na Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 , Nastavitve mesta.

  2. Na strani »Nastavitve mesta« v razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Pravilniki zbirke mest.

  3. Kliknite pravilnik, ki ga želite izvoziti, se pomaknite na dno pravilnika in kliknite Izvoz.

  4. Ko ste pozvani k shranjevanju ali odpiranju datoteke, kliknite Shrani in izberite lokacijo, kamor želite shraniti datoteko. Izberite lokacijo, ki je na voljo za zbirke mest, za katere uvažate pravilnik.

  5. Ko se prikaže pogovorno okno »Prenos je končan«, izberite Zapri.

Uvoz pravilnika v drugo zbirko mest

Če uvozite pravilnik za upravljanje informacij, ga lahko uporabite za več vrst vsebine na ravni mesta ali seznama znotraj katere koli zbirke mest. Prednosti sta dve: ni vam treba znova določiti in uporabiti pravilnika za vsako vrsto vsebine, poleg tega pa lahko lažje upravljate spremembe pravilnika tako, da pravilnik spremenite le na enem mestu.

  1. Na domači strani zbirke mest, za katero želite uporabiti pravilnik, izberite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Pravilniki zbirke mest.

  3. Na strani »Pravilniki zbirke mest« kliknite Uvoz in nato Prebrskaj ter poiščite datoteko XML pravilnika.

  4. Izberite datoteko XML, v katero je bil shranjen pravilnik, nato pa kliknite Odpri.

  5. Na strani za uvoz pravilnika za zbirko mest kliknite Uvozi, da dodate pravilnik zbirki mest.

Uvoženi pravilnik lahko zdaj uporabite za eno ali več vrst vsebine na ravni mesta ali seznama. Preberite Kako pravilnik za zbirko mest uporabite za vrsto vsebine v tem članku.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×