Ustvarjanje in uporaba pravilnikov za upravljanje informacij

Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo, da organizacija lahko nadzoruje čas hranjenja vsebine in način ravnanja oseb z vsebino ter dodaja črtne kode ali oznake dokumentom. S pravilnikom lahko uveljavite skladnost s pravnimi in vladnimi predpisi ali notranjimi poslovnimi procesi. Kot skrbnik lahko nastavite pravilnik tako, da nadzoruje način sledenja dokumentov in čas hranjenja dokumentov.

Pravilnik za upravljanje informacij lahko ustvarite na treh različnih lokacijah v hierarhiji mesta, od najširše do najožje:

  • Ustvarite pravilnik, ki ga želite uporabiti za več vrst vsebine znotraj zbirke mest.

  • Ustvarite pravilnik za vrsto vsebine mesta.

  • Ustvarite pravilnik za seznam ali knjižnico.

Če želite več informacij, glejte Uvod v pravilnike za upravljanje informacij.

Ustvarjanje pravilnika za več vrst vsebine znotraj zbirke mest

Če želite, da je informacijski pravilnik uporabljen v vseh dokumentih določene vrste znotraj zbirke mest, ustvarite pravilnik na ravni zbirke mest in ga nato kasneje uporabite za vrste vsebine. Ti pravilniki se imenujejo pravilniki za zbirko mest.

  1. Na domači strani zbirke mest > Nastavitve Gumb »Nastavitve« v naslovni vrstici v programu SharePoint 2016. > Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebine mesta in Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v razdelku Skrbništvo zbirke mest > Predloge pravilnika za vrsto vsebine.
    Povezava do predloge pravilnika o vrsti vsebine na strani z nastavitvami mesta

  3. Na strani s pravilniki > Ustvari.

  4. Vnesite ime in opis pravilnika ter napišite kratko izjavo pravilnika, v katerem uporabniku razložite namen pravilnika.

  5. V spodnjem razdelku o ustvarjanju pravilnikov za vrsto vsebine mesta si lahko preberete, kako nastavite funkcije, ki jih želite povezati s pravilnikom.

  6. Izberite V redu.

Ustvarjanje pravilnika za vrsto vsebine mesta

Če vrsti vsebine dodate pravilnik za upravljanje informacij, lahko preprosto povežete funkcije pravilnika z več seznami ali knjižnicami. Vrsti vsebine lahko dodate obstoječi pravilnik za upravljanje informacij ali pa ustvarite enolični pravilnik, značilen za posamezno vrsto vsebine.

Pravilnik za upravljanje informacij lahko dodate tudi vrsti vsebine, ki je značilna za sezname. S tem uporabite pravilnik le za elemente v tem seznamu, ki uporabljajo to vrsto vsebine.

  1. Na domači strani zbirke mest > Nastavitve Gumb »Nastavitve« v naslovni vrstici v programu SharePoint 2016. > Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebine mesta in Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v polju Galerije spletnega oblikovalca > Vrste vsebine mesta.
    Povezava »Vrste vsebine mesta« na strani »Nastavitve mesta«

  3. Na strani z nastavitvami vrste vsebine mesta izberite vrsto vsebine, ki ji želite dodati pravilnik.

  4. Na strani z vrsto vsebine mesta v razdelku Nastavitve > Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  5. Na strani za urejanje pravilnika vnesite ime in opis pravilnika ter napišite kratek opis, v katerem uporabniku razložite namen pravilnika.

  6. V naslednjih razdelkih izberite posamezne funkcije pravilnika, ki jih želite dodati pravilniku za upravljanje informacij.
    Vrste pravilnikov o vsebini

  7. Če želite določiti obdobje hranjenja dokumentov in elementov, za katere velja ta pravilnik, izberite Omogoči hranjenje ter določite čas hranjenja in dejanja, ki naj se izvedejo po poteku tega obdobja.

    Določanje časa hranjenja

1.

Izberite Dodaj stopnjo hranjenja za zapise ...

2.

Izberite možnost časa hranjenja, da določite čas poteka dokumentov ali elementov. Naredite nekaj od tega:

  • Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, se pomaknite v razdelek Dogodek > Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu ter izberite dejanje dokumenta ali elementa (npr. »Ustvarjeno« ali »Spremenjeno«) in časovni korak po tem dejanju (npr. število dni, mesecev ali let), ko želite da element poteče.

  • Če želite za določitev poteka uporabiti formulo hranjenja po meri, izberite Nastavi s formulo zadržanja, ki je nameščena v strežniku.

Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če je formulo po meri nastavil vaš skrbnik.

3.

Možnost Začetek poteka dela je na voljo le, če določate pravilnik za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, ki ima že povezan potek dela. Nato boste lahko izbirali med različnimi poteki dela.

4.

V razdelku Ponovitev izberite Ponovi dejanje te stopnje ... in vnesite, kako pogosto naj se to dejanje ponavlja.

Opomba :  To dejanje je na voljo le, če se izbrano dejanje lahko ponovi. Ponovitve na primer ne morete nastaviti za dejanje Trajno izbriši.

5.

Izberite V redu.

  1. Če želite omogočiti nadzor za dokumente in elemente, za katere velja ta pravilnik, izberite Omogoči nadzor in določite dogodke, ki jih želite nadzirati.

    Omogočanje nadzora

1.

Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Nadzor > Omogoči nadzor in potrdite polja ob dogodkih, za katere želite ohraniti nadzorno sled.

2.

Če želite uporabnike pozvati, naj vstavijo te črtne kode v dokumente, izberite Uporabnike opozori, da črtno kodo vstavijo pred shranjevanjem ali tiskanjem .

3.

Izberite V redu , da uporabite funkcijo nadzora za ta pravilnik.

Funkcija pravilnika nadzora omogoča organizacijam ustvarjaje in analiziranje sledi nadzora za dokumente in navajanje dokumentov, kot so seznami opravil, seznami težav, skupine za razprave in koledarji. Ta funkcija pravilnika zagotavlja dnevnik nadzora, ki zabeleži dogodke, kot so čas ogleda, urejanja in brisanja vsebine.

Če je nadzor omogočen kot del pravilnika za upravljanje informacij, si lahko skrbniki ogledajo podatke nadzora in poročila o uporabi pravilnikov, ki temeljijo v Microsoft Excelu in povzemajo trenutno uporabo. Skrbniki lahko s temi poročili določijo način uporabe informacij znotraj organizacije. S temi poročili lahko organizacija tudi preveri in dokumentira skladnost s predpisi in razišče morebitne težave.

Dnevnik nadzora zabeleži te informacije: ime dogodka, datum in čas dogodka in ime sistema uporabnika, ki je izvedel dejanje.

  1. Ko so črtne kode omogočene kot del pravilnika, so dodane lastnostim dokumenta in prikazane v območju glave dokumenta, za katerega velja črtna koda. Tako kot oznake, lahko tudi črtne kode ročno odstranite iz dokumenta. Določite lahko, ali naj bodo uporabniki pozvani k vključitvi črtne kode ob tiskanju in shranjevanju dokumenta ali pa naj se črtna koda vnese ročno na zavihku Vstavi v programih izdaje Officea 2010.

    Omogočanje črtnih kod

1.

Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Črtne kode> Omogoči črtne kode.

2.

Če želite uporabnike pozvati, naj vstavijo te črtne kode v dokumente, izberite Uporabnike opozori, da črtno kodo vstavijo pred shranjevanjem ali tiskanjem.

3.

Izberite V redu, da uporabite funkcijo črtne kode za ta pravilnik.

Pravilnik črtnih kod ustvari standardne črtne kode 39. Vsaka slika črtne kode vsebuje besedilo pod simbolom črtne kode, ki predstavlja vrednost črtne kode. To omogoča uporabo podatkov črtne kode, tudi ko strojna oprema za pregledovanje ni na voljo. Uporabniki lahko ročno vnesejo številko črtne kode v iskalno polje, da poiščejo element na mestu.

  1. Če želite za dokumente, za katere velja ta pravilnik, zahtevati oznake, izberite Omogoči oznake in določite želene nastavitve za oznake.

    Omogočanje oznak

1.

Če želite od uporabnikov zahtevati, da dokumentu dodajo oznako, izberite Uporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavijo oznako.

Opomba :  Če želite, da so oznake izbirne, ne potrdite tega polja.

2.

Če želite oznako zakleniti tako, da je ni mogoče spremeniti potem, ko ste jo vstavili, izberite Prepreči spremembe oznak po dodajanju.

Ta nastavitev preprečuje, da bi se besedilo oznake posodobilo potem, ko je bila oznaka že vstavljena v element v odjemalski aplikaciji, kot je Word, Excel ali PowerPoint. Če želite, da se oznaka posodobi ob posodobitvi lastnosti tega dokumenta ali elementa, ne potrdite tega polja.

3.

V polje z obliko oznake vnesite besedilo oznake, ki ga želite prikazati. Oznake lahko vsebujejo največ 10 sklicev na stolpce, vsak od njih pa je lahko dolg največ 255 znakov. Če želite ustvariti obliko zapisa oznake, naredite to:

Vnesite imena stolpcev, ki jih želite vključiti v oznako, in sicer v vrstnem redu, v katerem naj bodo prikazani. Vnesite imena stolpcev v zavite oklepaje ({}), kot je prikazano v primeru na strani za urejanje pravilnika.

Vnesite besede, da določite stolpce zunaj oklepajev, kot je prikazano v primeru na strani za urejanje pravilnika.

4.

Če želite dodati prelom vrstice, vnesite \n, kjer naj se prikaže prelom vrstice.

5.

Izberite želeno velikost pisave in želeni slog ter določite, ali naj bo oznaka postavljena levo, na sredini ali desno v dokumentu.

Izberite pisavo in slog, ki sta na voljo v uporabnikovem računalniku. Velikost pisave vpliva na to, koliko besedila je lahko prikazanega na oznaki.

6.

Vnesite višino in širino oznake. Višina oznake je lahko od .25 do 20 palcev, širina oznake pa lahko znaša od .25 do 20 palcev. Besedilo oznake je vedno poravnano navpično na sredino znotraj slike oznake.

7.

Izberite Osveži za predogled vsebine oznake.

  1. Izberite V redu.

Ustvarjanje pravilnika za seznam, knjižnico ali mapo (pravilnik o hranjenju, ki temelji na lokaciji)

Določite lahko pravilnik o hranjenju, ki velja le za določen seznam, knjižnico ali mapo. Če ustvarite pravilnik o hranjenju na ta način, ga ne morete znova uporabiti za druge sezname, knjižnice, mape ali mesta. Prav tako ne morete uporabiti pravilnik zbirke mest za pravilnik, ki temelji na lokaciji.

Če želite uporabiti en pravilnik o hranjenju za vse vrste vsebine na eni lokaciji, boste verjetno želeli uporabiti hranjenje, ki temelji na lokaciji. V večini primerov boste želeli preveriti, da je pravilnik o hranjenju določen za vse vrste vsebine.

Vsaka podmapa podeduje pravilnik o hranjenju svoje nadrejene mape, razen če izberete prekinitev dedovanja in določite nov pravilnik o hranjenju na podrejeni ravni.

Če želite določiti drug pravilnik za upravljanje informacijo, kot je hranjenje za seznam ali knjižnico, morate določiti pravilnik za hranjenje informacij za vsako vrsto vsebine seznama posebej, ki je povezana z določenim seznamom ali knjižnico.

Če želite v določenem trenutku zamenjati pravilnike za vrsto vsebine s pravilniki za seznam ali knjižnico, ki temeljijo na lokaciji, bo za pravilnik, ki temelji na lokaciji, uporabljen le pravilnik o hranjenju. Vsi drugi pravilniki o hranjenju (revizije in črtne kode) bodo podedovani od povezanih vrst vsebine.

Pravilnike, ki temeljijo na lokaciji, lahko onemogočite za zbirko mest tako, da dezaktivirate funkcijo hranjenja, ki temelji na knjižnici ali mapi. S tem skrbniki zbirke mest zagotovijo, da njihovi pravilniki za vrsto vsebine niso prepisani s pravilniki skrbnika seznama, ki temeljijo na lokaciji.

Če želite spremeniti nastavitve pravilnika za upravljane informacij za seznam ali knjižnico, potrebujete vsaj dovoljenje za upravljanje seznamov.

  1. Pomaknite se na seznam ali v knjižnico, za katero želite določiti pravilnik za upravljanje informacij.

  2. Na traku izberite zavihek Knjižnica ali Seznam > Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

    V SharePoint Onlineu kliknite Nastavitve, nato pa kliknite Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

  3. V razdelku Dovoljenja in upravljanje > Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.
    Povezava do pravilnikov o upravljanju pravic na strani z nastavitvami za knjižnico dokumentov

  4. Na strani z nastavitvami pravilnika za upravljanje informacij zagotovite, da je vir hranjenja za seznam ali knjižnico nastavljen na »Knjižnica in mape«.

    Če je kot vir prikazana Vrsta vsebine, kliknite Spremeni vir, nato pa kliknite Knjižnica in mape. Obveščeni ste, da bodo pravilniki o hranjenju vrste vsebine prezrti. Izberite V redu.

  5. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Razpored hranjenja, ki temelji na knjižnici vnesite kratek opis za pravilnik, ki ga ustvarjate.

  6. Izberite Dodaj stopnjo hranjenja ...

    Upoštevajte, da lahko v razdelku »Zapisi« določite druge pravilnike o hranjenju za zapise tako, da izberete možnost »Določite različne stopnje hranjenja za zapise«.

  7. V pogovornem oknu »Lastnosti stopnje« izberite možnost časa hranjenja, da določite čas poteka dokumentov ali elementov. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, se pomaknite v razdelek Dogodek > Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu ter izberite dejanje dokumenta ali elementa (npr. »Ustvarjeno« ali »Spremenjeno«) in časovni korak po tem dejanju (npr. število dni, mesecev ali let), ko želite da element poteče.

    • Če želite za določitev poteka uporabiti formulo hranjenja po meri, izberite Nastavi s formulo zadržanja, ki je nameščena v strežniku.

      Opomba :  Ta možnost je na voljo le, če je formulo po meri nastavil vaš skrbnik.

    • V razdelku Dejanje določite dejanje, ki naj se izvede po poteku dokumenta ali elementa. Če želite omogočiti določeno dejanje, ki naj se izvede za dokument ali element /npr. brisanje), izberite dejanje s seznama.

  8. Možnost Začetek poteka dela je na voljo le, če določate pravilnik za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, ki ima že povezan potek dela. Nato boste lahko izbirali med različnimi poteki dela.

  9. V razdelku Ponovitev izberite Ponovi dejanje te stopnje ... in vnesite, kako pogosto naj se to dejanje ponavlja.

    Opomba :  To dejanje je na voljo le, če se izbrano dejanje lahko ponovi. Ponovitve na primer ne morete nastaviti za dejanje Trajno izbriši.

  10. Izberite V redu.

Uporaba pravilnika za zbirko mest za vrsto vsebine

Če so bili pravilniki za upravljanje informacij že ustvarjeni za mesto kot pravilniki za zbirko mest, lahko enega od pravilnikov uporabite za vrsto vsebine. Na ta način lahko isti pravilnik uporabite za več vrst vsebine v zbirki mest, ki nimajo iste nadrejene vrste vsebine.

Če želite uporabiti pravilnike za več vrst vsebine v zbirki mest in imate konfigurirano storitev za upravljane metapodatke, lahko pravilnike za upravljanje informacij za več zbirk mest objavite s funkcijo za objavo vrste vsebine. Če želite več informacij, glejte razdelek Uporaba pravilnika vrste vsebine v zbirkah mest.

  1. Poiščite seznam ali knjižnico, ki vsebuje vrsto vsebine, za katero želite uporabiti pravilnik.

  2. Na traku izberite zavihek Knjižnica ali Seznam > Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

    V SharePoint Onlineu kliknite Nastavitve, nato pa kliknite Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

  3. V razdelku Dovoljenja in upravljanje > Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.
    Povezava do pravilnikov o upravljanju pravic na strani z nastavitvami za knjižnico dokumentov

  4. Zagotovite, da je vir pravilnika nastavljen na Vrste vsebine, nato pa v razdelku Pravilniki za vrsto vsebin izberite vrsto vsebine, za katero želite uporabiti pravilnik.

  5. V razdelku Določite pravilnik > Uporabi pravilnik za zbirko mest, nato pa s seznama izberite pravilnik, ki ga želite uporabiti.

    Opomba :  Če možnost Uporabi pravilnik za zbirko mest ni na voljo, za zbirko mest ni bil določen noben pravilnik za zbirko mest.

  6. Izberite V redu.

    Če seznam ali knjižnica, s katero delate, podpira upravljanje več vrst vsebine, lahko v razdelku Vrste vsebine izberete vrsto vsebine, za katero želite določiti pravilnik za upravljanje informacij. To vas bo pripeljalo neposredno na 5. korak zgoraj.

Uporaba pravilnika v zbirkah mest

Vrste vsebin lahko daste v skupno rabo v zbirkah mest tako, da uporabite upravljano metapodatkovno storitveno aplikacijo in z njo nastavite objavo vrste vsebine. Objava vrste vsebine omogoča dosledno upravljanje vsebine in metapodatkov v mestih, saj lahko vrste vsebine ustvarite in posodabljate iz središča, poleg tega pa lahko posodobitve objavite za več naročniških zbirk mest ali spletnih aplikacij.

Ustvarjanje predloge iz obstoječega pravilnika za več zbirk mest

Določite lahko pravilnik za upravljanje informacij in nato zanj ustvarite predlogo, ki jo po potrebi uporabite za več zbirk mest. Ta način lahko uporabite, če želite imeti varnostne kopije pravilnikov informacij, lahko pa ga uporabite tudi kot alternativni način za objavo vrst vsebine, da uporabite en pravilnik v več zbirkah mest. Ustvarite predlogo ali varnostno kopijo pravilnika tako, da izvozite pravilnik iz ene zbirke mest in ga nato uvozite v shranjeno lokacijo ali drugo zbirko mest.

Pomembno :  Če za ustvarjanje nabora predlog pravilnika uporabljate funkcijo izvoza/uvoza, ne pozabite, da v datoteki pravilnika .xml obstaja enolični identifikator. Zato ni mogoče uvoziti tega pravilnika v mesto več kot enkrat, ne da bi spremenili enolični identifikator.

Izvoz pravilnika

  1. Na domači strani zbirke mest izberite Nastavitve Majhen mehanizem »Nastavitve«, ki je zamenjal meni »Nastavitve mesta« > Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebine mesta in Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v razdelku Skrbništvo zbirke mest > Predloge pravilnika za vrsto vsebine.
    Povezava do predloge pravilnika o vrsti vsebine na strani z nastavitvami mesta

  3. Izberite pravilnik, ki ga želite izvoziti > pomaknite se na dno > Izvozi.

  4. Ko ste pozvani k shranjevanju ali odpiranju datoteke, izberite Shrani in izberite lokacijo, kamor želite shraniti datoteko. Izberite lokacijo, ki je na voljo za zbirke mest, za katere uvažate pravilnik.

  5. Ko se prikaže pogovorno okno »Prenos je končan«, izberite Zapri.

Uvoz pravilnika v drugo zbirko mest

Če uvozite pravilnik za upravljanje informacij, ga lahko uporabite za več vrst vsebine na ravni mesta ali seznama znotraj katere koli zbirke mest. Prednosti sta dve: ni vam treba znova določiti in uporabiti pravilnika za vsako vrsto vsebine, poleg tega pa lahko lažje upravljate spremembe pravilnika tako, da pravilnik spremenite le na enem mestu.

  1. Na domači strani zbirke mest, za katero želite uporabiti pravilnik, izberite Nastavitve Majhen mehanizem »Nastavitve«, ki je zamenjal meni »Nastavitve mesta« > Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebine mesta in Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v razdelku Skrbništvo zbirke mest > Predloge pravilnika za vrsto vsebine.

  3. Na strani s pravilniki izberite > Uvozi > Prebrskaj, da poiščete datoteko XML za pravilnik.

  4. Izberite datoteko XML, v katero je bil shranjen pravilnik, nato pa izberite > Odpri.

  5. Na strani pravilnika za uvoz pravilnika za zbirko mest izberite > Uvozi, da dodate pravilnik zbirki mest.

Uvoženi pravilnik lahko uporabite za eno ali več vrst vsebine na ravni mesta ali seznama.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×