Ustvarjanje in tiskanje nalepk z naslovi za seznam naslovov v Excelu

Če želite poslati množično pošto seznamu naslovov, ki je shranjen na delovnem listu programa Microsoft Excel, uporabite spajanje dokumentov v programu Microsoft Word. Pri spajanju dokumentov ustvarite list nalepk z naslovi, ki jih lahko natisnete, na vsaki nalepki na listu pa je naslov s seznama.

Če želite nalepke z naslovi ustvariti in natisniti, morate najprej pripraviti podatke delovnega lista v Excelu in nato z Wordom konfigurirati, organizirati, pregledati in natisniti nalepke z naslovi. Če želite uporabiti nalepke z naslovi za množično pošiljanje seznamu naslovov, lahko s spajanjem dokumentov ustvarite list nalepk z naslovi. Na vsaki nalepki je naslov s seznama.

V postopek spajanja dokumentov so vključeni ti splošni koraki:

  1. Pripravljanje podatkov v Excelu za spajanje dokumentov    Pred začetkom postopka spajanja dokumentov, se mora vaš seznam naslovov ujemati s strukturo tabele, ki jo spajanje dokumentov zahteva.

  2. Nastavitev nalepke za spajanje dokumentov v Wordu    Postavitev nalepke lahko nastavite enkrat za vse nalepke v spajanju dokumentov. Pri spajanju dokumentov je dokument, ki ga uporabite za izvedbo, glavni dokument. V glavnem dokumentu z nalepkami lahko nastavite poljubno vsebino, ki jo želite ponoviti na vsaki nalepki, na primer logotip podjetja ali povratni naslov na nalepkah pošiljke.

  3. Povezovanje nalepk s podatki delovnega lista    Seznam naslovov je vir podatkov, ki ga Microsoft Word uporablja pri spajanju dokumentov. V tem primeru so naslovi, ki jih želite natisniti na nalepke, shranjeni na Excelov delovni list.

  4. Prečiščevanje seznama prejemnikov, ki jih želite vključiti na nalepke    Word ustvari nalepko za vsak naslov na poštnem seznamu. Če želite ustvariti nalepke le za določene naslove na poštnem seznamu, izberite naslove ali zapise, ki jih želite vključiti.

  5. Dodajanje ograd, imenovanih polja za spajanje dokumentov, nalepkam    Pri izvajanju spajanja dokumentov so vsa polja za spajanje dokumentov zapolnjena z informacijami s seznama naslovov.

  6. Predogled, dokončanje spajanja in tiskanje nalepk    Pred tiskanjem celotnega nabora si lahko ogledate predogled posamezne nalepke.

  7. Shranjevanje nalepk za nadaljnjo uporabo   

V tem članku

1. korak: priprava podatkov na delovnem listu v Excelu za spajanje dokumentov

2. korak: nastavitev nalepk za spajanje dokumentov v Wordu

Prekinitev in nadaljevanje spajanja dokumentov

3. korak: povezovanje nalepk s podatki delovnega lista

4. korak: prečiščevanje seznama prejemnikov, ki jih želite vključiti na nalepke

5. korak: dodajanje ograd, imenovanih polja za spajanje dokumentov, nalepkam

Kaj se zgodi pri spajanju?

Preslikava polj za spajanje dokumenta v podatkovno datoteko

Vnašanje vsebine in dodajanje označb mesta ali polj

Nastavitev pogleda stikov, ki vključuje polja po meri

Zagon spajanja dokumentov iz Outlooka

Oblikovanje spojenih podatkov

6. korak: oglejte si predogled nalepk in jih natisnite

Predogled spajanja dokumentov

Dokončanje spajanja dokumentov

7. korak: shranite nalepke za prihodnjo uporabo

1. korak: Priprava podatkov na delovnem listu v Excelu za spajanje dokumentov

V Excelu se mora seznam naslovov ujemati s strukturo tabele, ki jo zahteva spajanje dokumentov.

  1. Na delovnem listu razporedite seznam naslovov tako:

    1. Uporabite glave stolpcev, ki jasno določajo vrsto podatkov v posameznem stolpcu.

      Namig : Uporabite na primer glave stolpcev, kot so Ime, Priimek, Naslov in Mesto, in ne Stolpec 1, Stolpec 2, Stolpec 3 in Stolpec 4.

    2. Uporabite ločen stolpec za vsak element, ki ga želite vključiti v spajanje dokumentov.

      Namig : Če imena in priimke shranite v ločena stolpca, lahko tudi s spajanjem dokumentov ustvarite tipska pisma, ki posameznega prejemnika naslavljajo po imenu. Dodate lahko tudi ločen stolpec za naziv, na primer g. ali ga.

    3. Vključite le vrstice in stolpce s podatki. Na seznam naslovov ne vključite praznih vrstic ali stolpcev, ker seznam nalepk, ki bo ustvarjen, morda ne bo izpolnjen prek praznih vrstic in stolpcev, ko nastavite nalepke za spajanje dokumentov v Wordu.

  2. Če želite poiskati in izbrati seznam naslovov pri spajanju dokumentov, naredite to, da določite ime seznama naslovov:

    1. Na delovnem listu izberite celoten seznam naslovov, vključno s celicami z glavami stolpcev.

    2. Na zavihku Formule v skupini Določena imena klikniteDoloči ime.

      Skupina »Definirana imena« na zavihku »Formule«

    3. V polje Ime vnesite ime seznama naslovov, na primer Praznične_voščilnice, in nato kliknite V redu.

      Namig : Prvi znak v imenu mora biti črka, med besedami pa ne smete uporabljati presledkov. Namesto presledka uporabite podčrtaj (_).

  3. Shranite in zaprite delovni zvezek.

Na vrh strani

2. korak: Nastavitev nalepk za spajanje dokumentov v Wordu

Postavitev nalepk lahko konfigurirate le enkrat, in sicer za vse nalepke v spajanju dokumentov. V spajanju dokumentov se dokument, ki ga konfigurirate za postavitev, imenuje glavni dokument za nalepke (ali glavni dokument z nalepkami). V tem dokumentu lahko konfigurirate poljubno vsebino, ki jo želite ponoviti na vsaki nalepki, na primer logotip podjetja ali povratni naslov na nalepkah pošiljke.

Morda že imate paket listov z nalepkami enega dobavitelja listov z nalepkami, na primer Avery, AOne ali Formtec. Vsak list z nalepkami je določene velikosti in vsebuje določeno število nalepk z določenimi dimenzijami.

Če želite konfigurirati glavni dokument z nalepkami, se morajo dimenzije tega dokumenta ujemati z dimenzijami nalepk na delovnih listih, ki jih boste uporabili.

  1. Zaženite Word in odprite prazen dokument.
    Brez praznega dokumenta, ukazi v naslednjem koraku ne bodo na voljo.

  2. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov kliknite Začni spajanje dokumentov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Začni spajanje dokumentov« in seznam možnosti, ki so na voljo za želeno vrsto spajanja dokumentov.

  3. Kliknite Nalepke.

  4. V pogovornem oknu Možnosti za nalepke morate izbrati več možnosti.

    Pogovorno okno »Možnosti za nalepke«

    1. Vrsta tiskalnika, ki ga uporabljate za tiskanje nalepk.

    2. Dobavitelj, ki je izdelal list z nalepkami.

    3. Številka, ki ustreza številki izdelka, navedeni na paketu listov z nalepkami.

  5. V razdelku Podatki o tiskalniku kliknite vrsto tiskalnika, s katerim boste natisnili nalepke.

  6. Na seznamu Prodajalci nalepk kliknite ime podjetja, ki je izdelalo liste z nalepkami, ki jih uporabljate.

  7. Na seznamu Številka izdelka kliknite številko izdelka, ki je navedena na paketu listov z nalepkami.

    Če številka izdelka za list z nalepkami ne ustreza nobeni možnosti v pogovornem oknu Možnosti za nalepke, lahko še vedno natisnete nalepke. Le prilagoditi jih je treba:

    1. Izmerite nalepke na svojem listu in si zabeležite dimenzije in število nalepk, ki so lahko na enem listu.

      Opomba : Nalepke natančno izmerite. Dejanska velikost nalepke je lahko manjša od velikosti, ki jo je navedel proizvajalec nalepk. Nalepka velikosti 1 x 2 palca je lahko na primer 15/16 palcev visoka in 1 15/16 palcev široka.

    2. Na seznamu Vrsta nalepke izberite vrsto nalepke, ki je podobne velikosti kot vaše nalepke.

      Če v polju Vrsta nalepke ni želene vrste nalepke, lahko uporabite drugo nalepko ali pa ustvarite novo velikost nalepke.

    3. Kliknite Podrobnosti in nato primerjajte dimenzije nalepke in število nalepk na listu (za nalepke, natisnjene z laserskimi in brizgalnimi tiskalniki) ali število stolpcev na obrazcu z nalepkami (za nalepke, natisnjene z matričnimi tiskalniki).

    4. Naredite nekaj od tega:

      • Če dimenzije in postavitev nalepk ustrezajo vaši nalepki, uporabite izbrano nalepko.

      • Če dimenzije in postavitev ne ustrezajo vaši nalepki, kliknite Prekliči in nadaljujte s 5. korakom.

    5. V pogovornem oknu Možnosti za nalepke kliknite vrsto tiskalnika (Tiskalniki z neprekinjenim podajanjem ali Tiskalniki posameznih strani) in nato Nova nalepka.

    6. Vnesite ime v polje Ime nalepke, izberite višino, širino, robove in druge možnosti za nalepko ter kliknite V redu.

Nova nalepka se prikaže v kategoriji Drugo/po meri. Ko boste naslednjič potrebovali nalepke po meri, morate na seznamu Prodajalci nalepk izbrati Drugo/Po meri.

  1. Ko izberete želene možnosti za nalepke, kliknite V redu.

    Word ustvari dokument, ki uporablja tabelo za postavitev nalepk. Če črte, ki ločujejo nalepke, v postavitvi niso prikazane, kliknite zavihek Postavitev v razdelku Orodja za tabele in nato v skupini Tabela kliknite Ogled mrežnih črt.

Na vrh strani

Prekinitev in nadaljevanje spajanja dokumentov

Če želite prekiniti z delom, shranite glavni dokument z nalepkami, s katerim delate, in nadaljujte spajanje pozneje. Word ohrani vir podatkov in podatke v poljih v shranjenem dokumentu. Če ste uporabljali podokno opravil Spajanje dokumentov , ko ste prekinili spajanje, se Word vrne na to mesto v podoknu opravil, ko nadaljujete spajanje.

  1. Ko ste pripravljeni na nadaljevanja spajanja, odprite shranjeni glavni dokument z nalepkami.

    Word prikaže okno s sporočilom, ali želite potrditi odpiranje dokumenta in zagon ukaza strežnika SQL (ukaz strežnika SQL vzpostavi povezavo med Wordom in izvorno Excelovo datoteko).

  2. Če želite vzpostaviti povezavo z izvorno Excelovo datoteko in pridobiti seznam naslovov, kliknite Da.

    Prikaže se besedilo glavnega dokumenta z nalepkami in vsa polja, ki ste jih vstavili.

  3. Kliknite zavihek Pošiljanje in nadaljujte delo.

Na vrh strani

3. korak: Povezovanje nalepk s podatki delovnega lista

Če želite spojiti podatke o naslovu z nalepkami, povežite nalepke z delovnim listom, na katerem je seznam naslovov.

  1. Če prvič ustvarjate povezavo do delovnega lista, naredite to:

    1. V meniju Datoteka kliknete Možnosti.

    2. Kliknite Dodatno.

    3. Pomaknite se do razdelka Splošno in izberite potrditveno polje Ob odpiranju potrdite pretvorbo oblike datoteke.

    4. Kliknite V redu.

  2. Ko je glavni dokument za spajanje dokumentov odprt, na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov kliknite Izbiranje prejemnikov in nato Uporabi obstoječi seznam.

    Ukaz »Vnesi nov seznam«

  3. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov poiščite Excelov delovni list in ga dvokliknite.

  4. V pogovornem oknu Potrdi vir podatkov izberite potrditveno polje Pokaži vse, kliknite Delovni listi MS Excela prek DDE (*.xls) v polju Odpri vir podatkov in nato kliknite V redu.

    Opomba : Če možnost Delovni listi MS Excela prek DDE (*.xls) ni prikazan na seznamu, se prepričajte, ali je izbrano potrditveno polje Pokaži vse.

  5. V pogovornem oknu Microsoft Office Excel za Ime ali obseg celic izberite obseg celic ali delovni list, na katerem so podatki, ki jih želite spojiti, in nato kliknite V redu.

Nalepke so povezane s podatki na delovnem listu, vendar pa je list z nalepkami še vedno prazen. Po potrebi določite seznam prejemnikov, kot je opisano v 4. koraku, ali pa začnite dopolnjevati nalepke z ogradami za podatke o naslovu, kot je opisano v 5. koraku.

Na vrh strani

4. korak: Prečiščevanje seznama prejemnikov, ki jih želite vključiti na nalepke

Word ustvari nalepko za vsak naslov na poštnem seznamu. Če želite ustvariti nalepke le za določene naslove na poštnem seznamu, izberite naslove (zapise), ki jih želite vključiti.

Če želite skrčiti seznam prejemnikov ali uporabiti podnabor zapisov v podatkovni datoteki, naredite to:

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov kliknite Uredi seznam prejemnikov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite nekaj od tega:

    • Izbira posameznih zapisov    Ta način je najbolj uporaben pri kratkih seznamih. Potrdite polja ob prejemnikih, ki jih želite vključiti, polja ob prejemnikih, ki jih želite izključiti, pa počistite.

      Namig : Če želite v spajanje vključiti le nekaj zapisov, počistite potrditveno polje v vrstici z glavo in nato izberite le želene zapise. Če pa želite vključiti večji del seznama, potrdite polje v vrstici z glavo in nato počistite potrditvena polja ob zapisih, ki jih ne želite vključiti.

    • Razvrščanje zapisov    Kliknite glavo stolpca, po kateri želite razvrščati. Word razvrsti seznam v naraščajočem abecednem vrstnem redu (od A  do  Ž). Če želite seznam razvrstiti v padajočem abecednem vrstnem redu (od Ž  do  A), znova kliknite glavo stolpca.

      Če želite določiti dodatne možnosti razvrščanja, v razdelku Prečiščevanje seznama prejemnikov kliknite Razvrsti in izberite nastavitve razvrščanja na zavihku Razvrsti zapise v pogovornem oknu Filtriraj in razvrsti. Določite lahko na primer, da morajo biti naslovi prejemnikov razvrščeni v abecednem vrstnem redu po priimku za posamezno poštno številko in da morajo biti poštne številke navedene v številskem vrstnem redu.

    • Filtriranje zapisov    Ta način je uporaben, če so na seznamu zapisi, ki jih ne želite prikazati ali vključiti v spajanje. Po filtriranju seznama lahko za vključitev ali izključitev posameznih zapisov potrdite ali počistite potrditvena polja.

      Zapise filtrirate tako:

      1. V razdelku Prečiščevanje seznama prejemnikov kliknite Filtriraj.

      2. Na zavihku Filtriraj zapise v pogovornem oknu Možnosti poizvedb izberite želene pogoje za filtriranje zapisov.

        Če želite na primer ustvariti nalepke le za naslove v Avstraliji, na seznamu Polje kliknite Država ali regija, Enako kot na seznamu Primerjava in Avstralija na seznamu Primerjaj z.

      3. Če želite natančneje določiti filter, kliknite In ali Ali in izberite več pogojev.

        Če želite na primer ustvariti nalepke le za posle v mestu München, navedite zapise, katerih polje Mesto vsebuje München, polje Ime podjetja pa ni prazno. Če pri filtriranju namesto In uporabite Ali, so v spajanje dokumentov vključeni vsi naslovi mesta München in vsi naslovi, ki vključujejo ime podjetja, ne glede na mesto.

Opomba : Če ste v računalnik namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov kliknete Preveri naslove in preverite naslove prejemnikov.

Na vrh strani

5. korak: Dodajanje ograd, imenovanih polja za spajanje dokumentov, nalepkam

Ko nalepke povežete s seznamom naslovov, lahko začnete dodajati ograde, ki določajo mesto naslovov na posamezni nalepki. Vnesete lahko tudi besedilo, ki ga želite ponoviti na posamezni nalepki, na primer logotip podjetja ali povratni naslov na nalepki pošiljke.

Ograde za naslove se imenujejo polje za spajanja dokumentov. Ko izvedete spajanje dokumentov, se polja za spajanje dokumentov napolnijo z informacijami z seznama naslovov. Polja za spajanje dokumentov v Wordu ustrezajo glavam stolpcev v Excelovem delovnem zvezku.

Podatkovna datoteka s stolpci (kategorijami) in vrsticami (zapisi)

1. Stolpci v podatkovni datoteki predstavljajo kategorije podatkov. Polja za spajanje dokumentov, ki jih dodate nalepkam, so ograde za te kategorije.

2. Vrstice v podatkovni datoteki predstavljajo zapise podatkov. Word pri izvedbi spajanja dokumentov ustvari nalepko za vsak zapis.

Če polje za spajanje dokumentov vstavite v izvirno nalepko, ki ste jo konfigurirali v glavnem dokumentu z nalepkami, navedete, da želite, da je določena kategorija podatkov, na primer ime ali naslov, prikazana na tem mestu.

Polja, vstavljena v Wordov dokument

Opomba : Ko v glavni dokument z nalepkami vstavite polje za spajanja dokumentov, je ime polja vedno obkroženo z navednicama (« »). Navednice niso prikazane v končnih nalepkah,  ampak le omogočajo, da razlikujete med polji v glavnem dokumentu z nalepkami in navadnim besedilom.

Na vrh strani

Kaj se zgodi pri spajanju?

Pri spajanju dokumentov podatki v prvi vrstici v podatkovni datoteki zamenjajo polja na prvi nalepki. Podatki v drugi vrstici v podatkovni datoteki zamenjajo polja na drugi nalepki in tako naprej.

Spajanje podatkov iz podatkovne datoteke v nalepko

Delo s polji: primeri   

Ko oblikujete nalepke, lahko poljubno glavo stolpca iz podatkovne datoteke povežete s poljem na nalepki.

Na primer, da je poštni seznam namenjen naročnikom na glasilo, v podatkovni datoteki pa je stolpec z imenom »DatumPoteka« za shranjevanje datuma, ko poteče posamezna naročnina. Če polje «DatumPoteka» vstavite v glavni dokument z nalepkami, preden zaženete spajanje, bodo vsi naročniki videli datum poteka na nalepki z naslovi.

Polja lahko združite in jih ločite z ločili. Če želite na primer ustvariti naslov, lahko polja v glavnem dokumentu z nalepkami konfigurirate tako:

«Ime» «Priimek»

«Naslov»

«Mesto» «Država» «Poštna številka»

Word za pogosto uporabljene kombinacije, na primer naslovne bloke in pozdravne vrstice, ponuja sestavljena polja, ki združijo več polj. Polje »Naslovni blok« je na primer kombinacija več polj, vključno z imenom, priimkom, naslovom, mestom in poštno številko.

Elementi v polju »Naslovni blok«

Vsebino posameznega sestavljenega polja lahko prilagodite. V naslovu lahko na primer izberete uradno obliko imena ( g. Marko Zajc ). V pozdravu pa lahko namesto »Spoštovani« uporabite »Za«.

Na vrh strani

Preslikava polj za spajanje dokumenta v podatkovno datoteko

Če želite zagotoviti, da bo Word našel stolpec v podatkovni datoteki, ki se ujema z vsemi elementi naslova, boste morda morali polja za spajanje dokumentov v Wordu preslikati v stolpce v Excelovi preglednici.

Če želite preslikati polja, na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Primerjanje polj.

Skupina »Zapiši in vstavi polja«

Prikaže se pogovorno okno Primerjanje polj.

Pogovorno okno »Primerjanje polj«

Elementi naslova so na levi strani, naslovi stolpcev iz podatkovne datoteke pa so na desni.

Word poišče stolpec, ki se najbolj ujema s posameznim elementom. Kot je prikazano na sliki, je Word ustrezno vrednost iz stolpca Naziv v podatkovni datoteki samodejno poiskal v polju Vljudnostni naziv, vendar ni mogel poiskati ustreznic za druge elemente, na primer za polje Srednje ime.

Na seznamu na desni lahko izberete stolpec iz podatkovne datoteke, ki se ujema z elementom na levi. Ne skrbite, če se polji Enolični identifikator in Srednje ime ne ujemata. Za nalepko za spajanje dokumentov ne potrebujete vseh polj. Če dodate polje, v katerem ni podatkov iz podatkovne datoteke, bo v spojenem dokumentu prikazano kot prazna ograda , po navadi prazna vrstica ali prazno območje.

Na vrh strani

Vnašanje vsebine in dodajanje označb mesta ali polj

  1. V začetno nalepko, ki jo pripravite (v glavnem dokumentu z nalepkami), vnesite poljubno vsebino, ki jo želite prikazati na vseh nalepkah.

    Če želite dodati sliko, na primer logotip, na zavihku Vstavljanje v skupini Slike kliknite Slika.

  2. Kliknite mesto, kamor želite vstaviti polje.

  3. Uporabite skupino Pisanje in vstavljanje polj na zavihku Pošiljanje.

    Skupina »Zapiši in vstavi polja«

  4. Dodajte nekaj od tega:

    • Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

    • Kliknite Naslovni blok.

    • V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in želeno oblikovanje, in nato kliknite V redu.

    • Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Word morda ni mogel najti nekaterih podatkov, s katerimi mora dopolniti naslovni blok. Kliknite puščico ob možnosti (se ne ujema) in nato izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

    • Posamezna polja

      Vstavite lahko podatke iz posameznih polj, na primer ime, telefonsko številko ali višino prispevka s seznama darovalcev. Če želite polje iz podatkovne datoteke hitro dodati glavnemu dokumentu z nalepkami, kliknite puščico ob možnosti Vstavi polje za spajanje in nato ime polja.

      Druga izbirna polja vstavite v dokument tako:

      • Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Vstavi spojno polje.

      • V pogovornem oknu Vstavljanje polja za spajanje naredite nekaj od tega:

        • Če želite izbrati polja z naslovi, ki bodo samodejno ustrezala poljem v viru podatkov, tudi če imena v teh poljih niso enaka imenom polj v Wordu, kliknite Polja naslova.

        • Če želite izbirati polja, ki podatke vedno vzamejo neposredno iz stolpca v podatkovni datoteki, kliknite Polja zbirke podatkov.

      • V polju Polja kliknite želeno polje.

      • Kliknite Vstavi in nato Zapri.

      • Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Word morda ni mogel najti nekaterih podatkov, s katerimi mora dopolniti naslovni blok. Kliknite puščico ob možnosti (se ne ujema) in nato izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

        Opomba : Če ste vstavili polje s seznama Polja zbirke podatkov in pozneje preklopili v vir podatkov, v katerem ni stolpca z enakim imenom, Word ne bo mogel vstaviti podatkov iz tega polja v spojeni dokument.

    • Polja po meri Microsoft Office Outlookovih stikov

      Polja s stiki po meri lahko v glavni dokument dodate le tako, da spajanje dokumentov začnete v Outlooku. Najprej nastavite pogled stikov s polji, ki jih želite uporabiti pri spajanju. Nato začnite spajanje dokumentov. Ko izberete želene nastavitve, se Word samodejno zažene, tako da lahko dokončate spajanje.

Na vrh strani

Nastavitev pogleda stikov, ki vključuje polja po meri

  1. V Outlookovih stikih na zavihku Pogled kliknite Spremeni pogled in nato Seznam.

  2. Z desno tipko miške kliknite naslov stolpca in nato v priročnem meniju kliknite Izbirnik polja.

  3. Na spustnem seznamu na vrhu pogovornega okna Izbirnik polja izberite Uporabniško določena polja v mapi.

  4. Povlecite polje, ki ga želite dodati, iz pogovornega okna v glave stolpcev. Majhna rdeča puščica vam pomaga, da polje vstavite na želeno mesto. Vlečenje polja po meri iz izbirnika polj v pogled mape s stiki

    V pogovorno okno Izbirnik polja lahko dodate novo polje tako, da spodaj kliknete Novo.

  5. Ko pogledu dodate vsa polja po meri, zaprite pogovorno okno Izbirnik polja.

  6. Če želite odstraniti polje, ki ga ne želite vključiti v spajanje dokumentov, kliknite ime polja v naslovu stolpca v pogledu telefonskega imenika in ga povlecite stran od naslova stolpca.

Na vrh strani

Zagon spajanja dokumentov iz Outlooka

  1. V Outlookovih stikih izberite posamezne stike, tako da pridržite tipko Shift in nato izberite obseg, ali tako, da pridržite tipko Ctrl in kliknete posameznike. Če želite vključiti vse stike, ki so trenutno prikazani v pogledu, ne kliknite nobenega stika.

  2. Na zavihku Osnovno kliknite Spajanje dokumentov.

  3. Če ste v spajanje dokumentov vključili posamezne stike, kliknite Samo izbrani stiki. Če želite vključiti vse stike, ki so trenutno prikazani v pogledu, kliknite Vsi stiki v trenutnem pogledu.

  4. Če ste pogled seznama konfigurirali tako, da so v njem prikazana točno tista polja, ki jih želite uporabiti v spajanju dokumentov, kliknite Polja stika v trenutnem pogledu. Sicer kliknite Vsa polja stika, da bodo v spajanju dokumentov na voljo vsa polja stika.

  5. Če želite za spajanje dokumentov ustvariti nov dokument, kliknite Nov dokument. V nasprotnem primeru kliknite Obstoječi dokument, nato Prebrskaj in poiščite dokument, ki ga želite uporabiti kot glavni dokument.

  6. Če želite shraniti izbrane stike in polja, tako da jih bo mogoče znova uporabiti, potrdite polje Trajna datoteka in nato kliknite Prebrskaj ter shranite datoteko. Podatki so shranjeni v Wordov dokument kot podatki, ločeni z vejico.

  7. V razdelku Vrsta dokumenta kliknite Nalepke za pošiljanje.

  8. Kliknite V redu. Ko se dokument odpre v Wordu, na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite puščico ob možnosti Vstavi polje za spajanje in nato kliknite polja, ki jih želite dodati glavnemu dokumentu z nalepkami.

  • Ko končate pripravo prve nalepke po želji, v skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Posodobi nalepke.

    Word ponovi postavitev prve nalepke na vse drugih nalepkah.

  • Znakov polj za spajanje ( «« »» ) v Wordu ne morete vnesti ročno ali uporabiti ukaza Simbol v meniju Vstavljanje. Uporabiti morate spajanje dokumentov.

  • Če se polja za spajanje prikažejo med zavitimi oklepaji, na primer {MERGEFIELD Mesto } , Word namesto rezultatov polj prikaže kode polj. To ne vpliva na spajanje dokumentov, vendar če želite prikazati rezultate, z desno tipko miške kliknite kodo polja in nato kliknite Preklopi kode polj.

Na vrh strani

Oblikovanje spojenih podatkov

Programi za zbirke podatkov in preglednice, na primer Access in Excel, shranijo podatke, ki jih vnesete v celico, kot neobdelane podatke. Oblikovanje, na primer pisave in barve, ki ga uporabite v Accessu ali Excelu, ni shranjeno z neobdelanimi podatki. Pri spajanju podatkov iz podatkovne datoteke v Wordov dokument spajate neobdelane podatke brez oblikovanja.

Če želite oblikovati podatke v dokumentu, izberite polje za spajanje dokumentov in ga oblikujte tako kot katero koli drugo besedilo. Zagotovite, da izbor vsebuje navednici ( « »), ki obkrožajo polje.

Na vrh strani

6. korak: Oglejte si predogled nalepk in jih natisnite

Ko dodate polja na izvirno nalepko, ki ste jo konfigurirali v glavnem dokumentu z nalepkami, si lahko ogledate predogled rezultatov spajanja dokumentov. Ko ste zadovoljni s predogledom, dokončajte spajanje dokumentov in natisnite nalepke. Nato shranite glavni dokument z nalepkami za prihodnjo uporabo.

Predogled spajanja dokumentov

Ogledate si lahko predogled nalepk in jih spremenite pred dejanskim dokončanjem spajanja dokumentov.

Če si želite ogledati predogled, na zavihku Pošiljanje v skupini Predogled rezultatov naredite nekaj od tega:

Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje skupino »Predogled rezultatov«.

  • Kliknite Predogled rezultatov.

  • Preglejte strani posamezne nalepke tako, da na zavihku Pošiljanje v skupini Predogled rezultatov kliknete gumba Naslednji zapis in Prejšnji zapis.

  • Predogled določenega dokumenta z nalepkami si lahko ogledate tako, da kliknete Najdi prejemnike.

Opomba : Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov kliknite Uredi seznam prejemnikov, da odprete pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko filtrirate seznam ali odstranite prejemnike, če so prikazani zapisi, ki jih ne želite vključiti.

Opomba : Word uporabi tabelo za postavitev listov z nalepkami na strani. Ko pregledujete nalepke, je aktivni zapis prikazan v prvi celici tabele, naslednji zapisi pa v naslednjih celicah.

Na vrh strani

Dokončanje spajanja dokumentov

Nalepke natisnete tako:

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Dokončaj kliknite Dokončaj in spoji in nato Natisni dokumente.

Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Končaj in spoji« in povezane možnosti.

  1. Izberite, ali želite natisniti celoten komplet nalepk, le trenutno prikazano nalepko ali določen podkomplet nalepk.

Posamezne nalepke spremenite tako:

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Dokončaj kliknite Dokončaj in spoji in nato Uredi posamezne dokumente.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Končaj in spoji« in povezane možnosti.

  2. Izberite, ali želite urediti celoten komplet nalepk, le trenutno prikazano nalepko ali določen podkomplet nalepk. Word shrani nalepke, ki jih želite urediti, v ločeno datoteko.

Na vrh strani

7. korak: Shranite nalepke za prihodnjo uporabo

Ne pozabite, da so shranjene spojene nalepke ločene od izvirne nalepke, ki ste jo konfigurirali (glavni dokument z nalepkami). Priporočamo, da glavni dokument z nalepkami shranite posebej, če ga nameravate uporabiti za drugo spajanje dokumentov.

Ko shranite glavni dokument z nalepkami, shranite tudi njegovo povezavo do podatkovne datoteke. Ko boste naslednjič odprli glavni dokument z nalepkami, vas Word pozove, ali želite podatke iz podatkovne datoteke znova spojiti v glavni dokument z nalepkami.

  • Če želite odpreti dokument z informacijami iz prvega zapisa, ki je bil združen, kliknite Da.

  • Če želite, da Word prekine povezavo med glavnim dokumentom z nalepkami in podatkovno datoteko, preoblikuje glavni dokument z nalepkami v standardni Wordov dokument ter zamenja polja z enoličnimi informacijami iz prvega zapisa, kliknite Ne.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×