Ustvarjanje in sledenje dodeljenih opravil

Ustvarite lahko lastna opravila in tudi opravila, ki jih dodelite drugim.

V tem članku

Dodeljevanje opravil

Dodeljevanje opravila drugi osebi

Posredovanje opravila drugi osebi za sledenje

Vnovična zahteva za dodelitev zavrnjenega opravila

Sledenje dodeljenim opravilom

Sprejemanje ali zavračanje dodeljenega opravila

Pošiljanje poročila o stanju ali komentarja za dodeljeno opravilo

Dodeljevanje opravil

Ko ustvarite opravilo in ga nekomu dodelite, boste morda morali izvesti nekaj nalog upravljanja opravila, dokler opravilo ne bo dokončano. Morda boste na primer želeli poročila o stanju in posodobitve poteka dela za opravilo. Če oseba, ki ste ji opravilo dodelili, opravilo zavrne, ga boste morda želeli dodeliti komu drugemu.

Če želite dodeliti opravilo, ga morate najprej ustvariti in ga nato poslati nekomu kot zahtevo za opravilo. Oseba, ki prejme zahtevo za opravilo, postane začasni lastnik opravila. Ta oseba lahko opravilo zavrne, sprejme ali ga dodeli komu drugemu. Če je opravilo zavrnjeno, vam bo vrnjeno.

Opomba : Tudi če vam bo zavrnjeno opravilo vrnjeno, bo prejemnik še vedno lastnik opravila, dokler znova ne zahtevate lastništva, tako da opravilo znova uvrstite na svoj seznam opravil.

Če prejemnik sprejme opravilo, postane njegov trajni lastnik. Če pozneje opravilo dodeli komu drugemu, postane lastnik novi pooblaščenec. Opravilo lahko spreminja samo lastnik. Ko lastnik posodobi opravilo, program Microsoft Outlook posodobi vse kopije opravila – kopijo opravila osebe, ki je najprej poslala zahtevo za opravilo, in vse kopije opravila prejšnjih lastnikov opravila. Ko lastnik dokonča opravilo, Outlook samodejno pošlje poročilo o stanju osebi, ki je prva dodelila opravilo, drugim prejšnjim lastnikom in vsem osebam, ki so poročilo zahtevale.

Namig : Če opravilo hkrati dodelite več osebam, ne morete hraniti posodobljene kopije tega opravila na seznamu opravil. Če želite dodeliti projekt, ki zajema več oseb, in še vedno prejemati obvestila iz Outlooka o poteku dela, razdelite projekt na ločena opravila in dodelite vsako opravilo posebej. Če želite na primer spremljati poročilo, ki ga morajo napisati trije avtorji, ustvarite tri ločena opravila, ki se imenujejo »Pisanje poročila: avtor 1«, »Pisanje poročila: avtor 2« in »Pisanje poročila: avtor 3«, in vsako posamezno opravilo dodelite ustreznemu avtorju.

Včasih boste lahko tudi vi tista oseba, ki ji bo dodeljeno opravilo. Ko vam je opravilo dodeljeno, se morate odločiti, ali ga boste sprejeli ali zavrnili. Morda boste morali zagotoviti tudi posodobitve poteka dela. V Outlooku je upravljanje opravil hitro in učinkovito.

Na vrh strani

Dodeljevanje opravila drugi osebi

  1. Naredite nekaj od tega:

    • Dodeljevanje novega opravila     V meniju Datoteka pokažite na Novo in nato kliknite Zahteva za opravilo.

      Pošiljanje zahteve za opravilo drugi osebi

    • Dodeljevanje obstoječega opravila     Na seznamu opravil odprite opravilo, ki ga želite dodeliti. Na kartici Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Dodeli opravilo.

  2. V polje Za vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, ki ji želite dodeliti opravilo.

    Če želite ime izbrati s seznama, kliknite gumb Za.

  3. V polje Zadeva vnesite ime opravila.

    Opomba : Pri obstoječem opravilu je polje Zadeva že izpolnjeno.

  4. Izberite želene možnosti za Rok in Stanje.

  5. Potrdite ali počistite potrditveni polji Obdrži posodobljeno kopijo opravila na seznamu opravil in Pošlji poročilo o stanju, ko je opravilo dokončano.

  6. Če želite, da se opravilo ponavlja, na kartici Opravilo v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, izberite želene možnosti in nato kliknite V redu.

  7. V telo ponavljajočega se opravila vnesite informacije, ki jih želite vključiti v opravilo.

  8. Kliknite Pošlji Podoba gumba .

    Opomba : Če dodelite ponavljajoče se opravilo, kopija opravila ostane na seznamu opravil, vendar se ne bo posodabljala. Če potrdite potrditveno polje Pošlji poročilo o stanju, ko je opravilo dokončano, boste prejeli poročilo o stanju za vsako dokončano ponovitev opravila.

Na vrh strani

Posredovanje opravila drugi osebi za sledenje

  1. Odprite opravilo, ki ga želite poslati.

  2. Na kartici Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Posreduj.

    Bližnjična tipka  Če želite posredovati opravilo, pritisnite CTRL+F.

  3. V polji Za in Kp vnesite imena ali e-poštne naslove prejemnikov.

  4. V telo opravila vnesite sporočilo, ki ga želite vključiti. Če želite poslati več opravil, povlecite dodatna opravila s seznama opravil v telo opravila, ki ga posredujete.

  5. Kliknite Pošlji Podoba gumba .

Na vrh strani

Vnovična zahteva za dodelitev zavrnjenega opravila

  1. Odprite e-poštno sporočilo, ki vsebuje zahtevo za opravilo. To sporočilo je običajno v mapi Poslano.

  2. Na kartici Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Vrni na seznam opravil.

Tudi pri sporočilu o zavrnitvi opravila lahko znova zahtevate opravilo, tako da kliknete Vrni na seznam opravil.

Na vrh strani

Sledenje dodeljenim opravilom

Opravilom, ki ste jih dodelili drugim, lahko sledite na tri načine:

  • Samodejno shranjevanje kopij dodeljenih opravil in prejemanje samodejnih poročil o stanju    

    1. V meniju Orodja kliknite Možnosti.

    2. Kliknite Možnosti opravil.

    3. Potrdite potrditveno polje Obdrži posodobljene kopije dodeljenih opravil na seznamu opravil.

    4. Potrdite potrditveno polje Ko je dodeljeno opravilo dokončano, pošlji poročilo o stanju.

  • Ogled opravil, ki ste jih dodelili drugim    

    1. Kliknite Opravila.

    2. V meniju Pogled pokažite na Trenutni pogled in nato kliknite Dodeljevanje.

  • Ogled seznama oseb, ki prejmejo posodobljene kopije dodeljenega opravila    

    1. Odprite dodeljeno opravilo, za katerega si želite ogledati seznam.

    2. Na kartici Podrobnosti si oglejte imena v polju Seznam za posodabljanje.

Na vrh strani

Sprejemanje ali zavračanje dodeljenega opravila

  1. Odprite opravilo ali zahtevo za opravilo.

  2. Na kartici Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Sprejmi ali Zavrni.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Kliknite Urejanje odgovora pred pošiljanjem, vnesite komentar v sporočilo in nato kliknite Pošlji.

    • Kliknite Pošlji odgovor zdaj.

Na vrh strani

Pošiljanje poročila o stanju ali komentarja za dodeljeno opravilo

  1. Odprite opravilo, za katero želite poslati poročilo o stanju ali komentar.

  2. Na kartici Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Pošlji poročilo o stanju, Odgovori ali Odgovori vsem.

  3. V polji Za in Kp vnesite imena ali e-poštne naslove prejemnikov.

    Če vam je opravilo dodeljeno, se imena oseb, ki jih je treba posodobiti, dodajo samodejno.

  4. V telo sporočila vnesite informacije, ki jih želite vključiti v poročilo o stanju.

  5. Kliknite Pošlji Podoba gumba .

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×