Ustvarjanje imenika imen, naslovov in drugih informacij

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Podatke lahko spojite v enojen dokument, kot je npr. članski imenik, katalog ali seznam delov.

  1. V meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje in kliknite Spajanje dokumentov.

  2. Pod Izberite vrsto dokumenta kliknite Imenik.

    Dejavni dokument postane glavni dokument.

  3. Kliknite Naprej: Začetni dokument.

Namig

Če ste že seznanjeni s funkcijo spajanja dokumentov ali raje dela zunaj podokna opravil Spajanje dokumentov , uporabite spajanjeorodna vrstica. Gumbi so urejeni v zaporedju od leve proti desni.

Dodatne podrobne informacije

Podokno opravil vas vodi skozi ostanek postopka spajanja dokumentov. Tu je več podrobnosti, prikazanih po vrstnem redu korakov.

Nastavitev in prikaz imenik

  1. Naredite nekaj od tega:

    Začnite z dokumentom, ki je trenutno prikazana v oknu dokumenta

    1. Kliknite Uporabi trenutni dokument.

    2. V oknu dokumenta, vnesite besedilo, ki ga želite ponovite za vsak element v imeniku. Na primer vsebuje oznake, kot Ime: in naslov:.

      S tipkanjem besedila lahko tudi počakate do naslednjega koraka, ko vas boste pozvani v podoknu opravil.

      Opombe : 

      • V tem koraku ne vključujte besedila, ki ga želite natisniti samo enkrat v končnem dokumentu imenika.

      • Začetek s predlogo

      • Začnite z drugimi obstoječega dokumenta

      1. Kliknite Začni iz predloge.

      2. Kliknite Izberi predlogo.

      3. V pogovornem oknu Izberi predlogo na kartici Spajanje dokumentov izberite želeno predlogo in nato kliknite V redu.

      1. Kliknite Začni iz obstoječega dokumenta.

      2. V polju Začni iz obstoječega izberite želeni dokument in nato kliknite Odpri.

        Če ne vidite dokumenta, kliknite Več datotek in nato kliknite Odpri. V pogovornem oknu Odpri poiščite želeni dokument in nato kliknite Odpri.

  2. Kliknite Naprej: Izbiranje prejemnikov.

Poiščite ali ustvarite vir podatkov, in nato izberite prejemniki

Opomba : V tem primeru je seznam prejemnikov tisti seznam imen ali elementov, ki bo vključen v imenik.

  1. Naredite nekaj od tega, če želite dobiti podatke:

    Povezovanje z Microsoft Outlookovih stikov seznama

    1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Izbiranje prejemnikov.

    2. Kliknite Izberite mapo s stiki.

    3. V pogovornem oknu Izberi mapo s seznamom stikov kliknite želeni seznam stikov in nato kliknite V redu.

      Vsi stiki v mapi se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje določite imena, ki bodo vključena v imenik.

    Povezovanje z drugo vrsto seznama, na primer zbirko podatkov ali seznam naslovov za Office

    1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Uporabite obstoječ seznam.

    2. Kliknite Prebrskaj.

    3. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov poiščite in kliknite vir podatkov želite.

      Privzeta mapa, ki jo odpre Microsoft Word, je Moji viri podatkov.

    4. Kliknite Odpri.

      Odvisno od vrste izbranega vira podatkov se lahko prikažejo druga pogovorna okna, ki od vas zahtevajo določene informacije.

      Če je vaš vir podatkov na primer Microsoft Excelov delovni zvezek z informacijami na več delovnih listih, boste morali izbrati tistega z želenimi informacijami in klikniti V redu.

      Vsi vnosi v viru podatkov se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje izberete imena, ki bodo vključena v imenik.

    Ustvarjanje preprostega nov seznam naslovov

    1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Natipkajte nov seznam.

    2. Kliknite Ustvari.

    3. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov natipkajte informacije, ki jih želite vključiti v prvi vnos pod Vnesi informacije o naslovu; na primer naziv, imena in naslov. Vseh polj ni potrebno izpolniti.

    4. Če želite dokončati prvi vnos in se premakniti na nov vnos, kliknite Nov vnos.

    5. Ponavljajte koraka 3 in 4, dokler niste dodali vseh želenih naslovov, nato pritisnite Zapri.

    6. V pogovorno okno Shrani seznam naslovov natipkajte ime adresarja v polje Ime datoteke in izberite mapo, kamor ga boste shranili.

      Privzeto je seznam naslovov shranjena v mapi Moji viri podatkov . Je najbolje, če želite ohraniti seznamu naslovov, zato, ker je tudi privzete mape, v katerih Microsoft Word poišče vire podatkov. Če želite uporabiti ta seznam naslovov pri spajanju kasneje, ne boste imeli, če se želite pomakniti do datotek in map, da poiščete datoteko.

    7. Kliknite Shrani.

      Vsi vnosi na novem seznamu se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje izberete imena, ki bodo vključena v imenik.

  2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov izberite imena, ki jih želite vključiti.

    Kako?

    1. Naredite nekaj od tega:

      Če želite določati imen s potrditvenimi polji

      Ta postopek je najučinkovitejši, če je seznam kratek.

      • Potrdite polja ob imenih, ki jih želite vključiti in počistite polja ob tistih, ki jih želite izključiti.

        Namig

        Če veste, da boste vključili večji del seznama v imenik, najprej kliknite Izberi vse, s čimer si boste olajšali čiščenje določenih zapisov. Podobno je, če želite vključiti samo nekaj zapisov - kliknite Počisti vse in nato izberite samo želene zapise.

      Razvrščanje elementov na seznamu

      To je uporabno, če želite videti elemente v abecednem ali številčnem zaporedju.

      • Kliknite naslov stolpca elementa, po katerem želite razvrščati. Če želite npr. prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek.

      Filtriranje elementov na seznamu

      To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, ki jih ne želite pregledovati ali vključiti v imenik. Potem ko ste filtrirali seznam, lahko s potrditvenimi polji vključite ali izključite zapise, kot je opisano v prejšnjem odseku.

      1. Kliknite puščico ob glavi stolpca elementa, po katerem želite filtrirati.

      2. Kliknite nekaj od tega:

        • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.

        • (Neprazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.

        • Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo isti podatek, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če obstaja npr. več naslovov, ki za državo/regijo navajajo Avstralijo, lahko filtrirate po Avstraliji.

          V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov bodo prikazani samo določeni zapisi. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (Vse).

    2. Kliknite V redu, če se želite vrniti v podokno opravil Spajanje dokumentov. Microsoft Word bo uporabil imena, ki ste jih označili za imenik.

      Namigi

      1. Če želite dodatno razvrščati in filtrirati, kliknite puščico poleg poljubnega imena stolpca in kliknite (Dodatno). Uporabite kartici Filtriraj zapise in Razvrsti zapise, če želite nastaviti želeno poizvedbo za razvrščanje in filtriranje.

      Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, lahko kliknete Preveri v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov in preverite naslove na seznamu.

  3. Kliknite Naprej: Urejanje imenika.

Razporejanje vsebine imenik

  1. Če ga še niste storili, v oknu dokumenta, vnesite besedilo, ki ga želite ponovite za vsak element v imeniku. Na primer vsebuje oznake, kot Ime: in naslov:.

Opomba : V tem koraku ne vključujte besedila, ki ga želite natisniti samo enkrat v končnem dokumentu imenika.

  1. Vstavljanje polja za spajanje dokumentov, kamor želite spojiti imena, naslove in druge podatke iz vir podatkov. Na primer Vstavi spojno polje oznako elementa kot podjetja: »Company«.

Kako?

  1. V glavnem dokumentu kliknite mesto, kamor želite vstaviti polje.

  2. Vstavite nekaj od tega:

    Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

    1. Kliknite Naslovni blok.

    2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in želeno oblikovanje, nato pa kliknite V redu.

    3. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj , Microsoft Word lahko bilo ni mogoče najti nekatere informacije, ki jih potrebuje za naslovni blok. Kliknite puščico ob možnosti (ni na voljo)in nato izberite polje iz vira podatkov, ki ustreza polja za spajanje dokumentov zahteva.

    Druga polja podatkov

    1. Kliknite Več elementov.

    2. Naredite nekaj od tega:

      • Če želite izbrati naslovna polja, ki se bodo samodejno usklajevala s polji v viru podatkov, tudi če polja v viru podatkov nimajo enakih imen kot vaša polja, kliknite Polja naslova.

      • Če želite izbrati polja, ki vedno podatkov neposredno iz stolpca v zbirki podatkov, kliknite Polja zbirke podatkov.

    3. V polju Polja kliknite želeno polje.

    4. Kliknite Vstavi in nato Zapri.

    5. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Microsoft Word morda ni mogel najti nekaterih informacij, ki jih potrebuje za vstavljanje polja. Kliknite puščico ob (ni na voljo) in nato izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

      Opomba : Če ste vstavili polje s seznama Polja zbirke podatkov in pozneje preklopili v vir podatkov s stolpcem, ki nima enakega imena, Word ne bo mogel vstaviti informacije iz tega polja v spojen dokument.

  3. Ponovite koraka 1 in 2 za vsa polja, ki jih želite vstaviti.

    Opomba : 

  4. Znakov spojnih polj (« ») ne morete natipkati ročna ali jih uporabiti ukaza Simbol v meniju Vstavljanje. Uporabiti morate podokno opravil Spajanje dokumentov.

  5. Če se polja za spajanje dokumentov, ki se pojavi znotraj zavitih oklepajev, na primer { MERGEFIELD City }, nato Microsoft Word prikazuje kode polj namesto rezultati polja. To ne vpliva na spajanje, toda če želite prikazati rezultate namesto tega, desno tipko miške kliknite kodo polja in v priročnem meniju kliknite Preklopi kode polj .

  1. Če želite, lahko spremenite obliko spojenih podatkov.

    Kako?

    Če želite oblikovati spojene podatke, morate oblikovanje spojnih polj v glavni dokument. Ne oblikujte podatkov v viru podatkov, ker oblikovanje ni ohranjeno pri spajanju podatke v dokument.

    1. V glavnem dokumentu označite polje z informacijami, ki ga želite oblikovati, vključno z znakoma za spajanje, ki ga oklepata (« »).

    2. V meniju Oblika kliknite Pisava in izberite želene možnosti.

      Oblikovanje s kodami polj

      Če želite nadzorovati druge lastnosti oblikovanja, pritisnite ALT + F9, da prikažete kode polj in nato dodajte stikala v polja za spajanje dokumentov.

      Na primer:

      1. Če želite prikazati število »34987,89« kot »34.987,89 SIT«, dodajte stikalo slike številke (\# #.###,00 SIT).

      2. Če želite natisniti imena strank z velikimi črkami, dodajte oblikovno stikalo za velike črke (\* Upper).

      3. Če se želite prepričati, da imajo spojene informacije isto pisavo in velikost kot tista, ki ste jo uporabili za spojno polje, dodajte stikalo \* MERGEFORMAT.

  2. Ko vnesete vsa spojna polja in dokončate glavni dokument, kliknite v meniju Datoteka ukaz Shrani kot. Poimenujte dokument, nato pa kliknite Shrani.

  3. Kliknite Naprej: Predogled imenika.

Predogled v imeniku in optimiranje seznama prejemnikov

  1. Oglejte si predogled elementov. Naredite nekaj od tega:

    • Če si želite predogledati elemente v vrstnem redu, kliknite puščico gumbi Gumb Nazaj Gumb Naprej .

    • Če želite poiskati in si predogledati določen element, kliknite Najdi prejemnika in nato vnesite iskalne pogoje v pogovorno okno Iskanje vnosa.

  2. Če je potrebno, optimirajte seznam prejemnikov. Naredite eno od tega:

    • Kliknite Izključi prejemnika, če želite iz spajanja izključiti določenega prejemnika.

    • Kliknite Uredi seznam prejemnikov, če želite spremeniti seznam prejemnikov, in v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite spremembe.

  3. Kliknite Naprej: Dokončanje spajanja.

Dokončanje spajanja

  1. Kliknite V nov dokument.

  2. V pogovornem oknu Spoji v nov dokument naredite nekaj od tega in nato kliknite V redu.

    • Če želite spojiti vse zapise, kliknite Vse.

    • Če želite spojiti samo zapis, ki ga vidite v oknu dokumenta, kliknite Trenutni zapis.

    • Če želite spojiti del zapisov, kliknite Od in nato vnesite številke zapisov v polji Od in Do.

      Microsoft Word odpre nov enojen dokument z vsemi posameznimi zapisi.

  3. Dodajte želene glave, noge in poljubno drugo besedilo.

    Če so spojeni podatki na primer oblikovani kot tabela, dodajte po spajanju podatkov naslov stolpca.

  4. Shranite ali natisnite imenik, kot bi to storili z običajnim dokumentom.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×