Ustvarjanje imenika imen, naslovov in drugih informacij

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Podatke v en dokument, na primer članstvo v imeniku, katalog ali seznamu gradniki, lahko združite s funkcijo imenika v Wordu.

  1. Na zavihku pošiljanje kliknite Začni spajanjedokumentov in nato kliknite Korak za korakom čarovnika za spajanje dokumentov.

    Zagon čarovnika za spajanje dokumentov

  2. V podoknu opravil Spajanje dokumentov , na desni strani zaslona, v razdelku Izberite vrsto dokumenta, kliknite imenika.

  3. Na dnu podokna za Spajanje dokumentov kliknite naslednji: začetek dokumenta.

    Tako, da kliknete skozi postopek spajanja 6-korak

  4. V razdelku Izberite začetni dokument, boste videli te možnosti:

    • Uporabite za trenutni dokument: Uporabite trenutni dokument na zaslonu, kot glavni dokument.

    • Predlogo: Izberite eno od predlog, ki so pripravljene za uporabo spajanja.

    • Začni iz obstoječega dokumenta: Odprite obstoječi dokument, če želite uporabiti kot glavni dokument spajanja.

      Izberite želeno možnost in nato kliknite naslednji: izbiranje prejemnikov.

  5. Ko odprete ali ustvarjanje vira podatkov s čarovnikom za spajanje dokumentov, so štetje besedo, če želite uporabiti določen nabor spremenljivk informacij za spajanje. Uporabite enega od teh načinov priložite glavni dokument z virom podatkov.

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov v razdelku Izberi prejemnike, kliknite uporabi obstoječi seznam.

    2. V razdelku uporabi obstoječi seznam, kliknite Prebrskaj.

    3. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov izberite datoteko, ki vsebuje spremenljivko informacij, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite Odpri.

    4. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov izberite imena, ki jih želite vključiti.

      Kako?

      1. Naredite nekaj od tega:

        Če želite določati imen s potrditvenimi polji

        Ta način je najbolj uporabna, če je seznam kratek. Potrdite potrditvena polja zraven imen, ki jih želite vključiti, in počistite tiste, ki poleg imena, ki ga želite izključiti.

        Namig: Če veste, da želite vključiti večino seznama v vašem imeniku, kliknite Izberi vse najprej omogoča preprosto počistite določenih zapisov. Podobno, če želite vključiti le nekaj zapisov v seznamu, kliknite Počisti vsein nato izberite želeni zapis.

        Razvrščanje elementov na seznamu

        To je uporabno, če si želite ogledati elemente v po abecedi ali številski vrstnem redu. Kliknite naslov stolpca elementa, ki ga želite razvrstiti po. Na primer, če želite prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek .

        Filtriranje elementov na seznamu

        To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, da veste, da ne želite videti ali vključiti v imeniku. Ko ste filtrirali seznam, uporabite potrditvena polja, če želite vključiti ali izključiti zapise, kot je opisano v prejšnjem odseku.

        Kliknite puščico poleg naslova stolpca elementa, ki ga želite filtrirati, in nato kliknite nekaj od tega:

        • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.

        • (Neprazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.

        • Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo isti podatek, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če obstaja npr. več naslovov, ki za državo/regijo navajajo Avstralijo, lahko filtrirate po Avstraliji.

          V pogovornem oknu Prejemniki spajanja prikaže le določenih zapisov. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (vse).

          Namigi: 

          • Če želite dodatno razvrščati in filtrirati, kliknite puščico poleg poljubnega imena stolpca in kliknite (Dodatno). Uporabite kartici Filtriraj zapise in Razvrsti zapise, če želite nastaviti želeno poizvedbo za razvrščanje in filtriranje.

          • Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslov, lahko kliknete preveri veljavnost naslovov in v pogovornem oknu Prejemniki spajanja za preverjanje veljavnosti naslovov, na seznamu.

      2. Kliknite v redu , če se želite vrniti v podokno opravil za Spajanje dokumentov . Word bo uporabil imena, ki ste označili za imenik.

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov v razdelku Izberi prejemnike, kliknite Izberi iz Outlookovih stikov.

    2. V razdelku Izberite iz Outlookovih stikov, kliknite Izberite mapo s stiki.

    3. Izberite mapo Stiki v Outlooku, da v pogovorno okno in kliknite v redu.

    4. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov izberite imena, ki jih želite vključiti.

      Kako?

      1. Naredite nekaj od tega:

        Če želite določati imen s potrditvenimi polji

        Ta način je najbolj uporabna, če je seznam kratek. Potrdite potrditvena polja zraven imen, ki jih želite vključiti, in počistite tiste, ki poleg imena, ki ga želite izključiti.

        Namig: Če veste, da želite vključiti večino seznama v vašem imeniku, kliknite Izberi vse najprej omogoča preprosto počistite določenih zapisov. Podobno, če želite vključiti le nekaj zapisov v seznamu, kliknite Počisti vsein nato izberite želeni zapis.

        Razvrščanje elementov na seznamu

        To je uporabno, če si želite ogledati elemente v po abecedi ali številski vrstnem redu. Kliknite naslov stolpca elementa, ki ga želite razvrstiti po. Na primer, če želite prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek .

        Filtriranje elementov na seznamu

        To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, da veste, da ne želite videti ali vključiti v imeniku. Ko ste filtrirali seznam, uporabite potrditvena polja, če želite vključiti ali izključiti zapise, kot je opisano v prejšnjem odseku.

        Kliknite puščico poleg naslova stolpca elementa, ki ga želite filtrirati, in nato kliknite nekaj od tega:

        • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.

        • (Neprazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.

        • Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo isti podatek, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če obstaja npr. več naslovov, ki za državo/regijo navajajo Avstralijo, lahko filtrirate po Avstraliji.

          V pogovornem oknu Prejemniki spajanja prikaže le določenih zapisov. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (vse).

          Namigi: 

          • Če želite dodatno razvrščati in filtrirati, kliknite puščico poleg poljubnega imena stolpca in kliknite (Dodatno). Uporabite kartici Filtriraj zapise in Razvrsti zapise, če želite nastaviti želeno poizvedbo za razvrščanje in filtriranje.

          • Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, lahko kliknete Preveri v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov in preverite naslove na seznamu.

      2. Kliknite v redu , če se želite vrniti v podokno opravil za Spajanje dokumentov . Word bo uporabil imena, ki ste označili za imenik.

    1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov v razdelku Izberi prejemnike, kliknite vrsto nov seznam.

    2. Pod možnostjo Vnesite nov seznam kliknite Ustvari.

    3. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov vnesite informacije, ki jih želite vključiti v prvi vnos. Nimate izpolnite vsa polja.

    4. Če želite dokončati prvi vnos in se premakniti na nov vnos, kliknite Nov vnos.

    5. Obdrži dodajanje vnosov, dokler ne končate, kliknite Zapri.

    6. V pogovorno okno Shrani seznam naslovov natipkajte ime adresarja v polje Ime datoteke in izberite mapo, kamor ga boste shranili.

      Privzeto je seznam naslovov shranjena v mapi Moji viri podatkov . Je najbolje, če želite ohraniti seznamu naslovov, zato, ker je tudi privzete mape, v kateri Word poišče vire podatkov. Če želite uporabiti ta seznam naslovov pri spajanju kasneje, ne boste imeli, če se želite pomakniti do datotek in map, da poiščete datoteko.

    7. Kliknite Shrani.

    8. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov izberite imena, ki jih želite vključiti.

      Kako?

      1. Naredite nekaj od tega:

        Če želite določati imen s potrditvenimi polji

        Ta način je najbolj uporabna, če je seznam kratek. Potrdite potrditvena polja zraven imen, ki jih želite vključiti, in počistite tiste, ki poleg imena, ki ga želite izključiti.

        Namig: Če veste, da želite vključiti večino seznama v vašem imeniku, kliknite Izberi vse najprej omogoča preprosto počistite določenih zapisov. Podobno, če želite vključiti le nekaj zapisov v seznamu, kliknite Počisti vsein nato izberite želeni zapis.

        Razvrščanje elementov na seznamu

        To je uporabno, če si želite ogledati elemente v po abecedi ali številski vrstnem redu. Kliknite naslov stolpca elementa, ki ga želite razvrstiti po. Na primer, če želite prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek .

        Filtriranje elementov na seznamu

        To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, da veste, da ne želite videti ali vključiti v imeniku. Ko ste filtrirali seznam, uporabite potrditvena polja, če želite vključiti ali izključiti zapise, kot je opisano v prejšnjem odseku.

        Kliknite puščico poleg naslova stolpca elementa, ki ga želite filtrirati, in nato kliknite nekaj od tega:

        • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.

        • (Neprazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.

        • Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo isti podatek, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če obstaja npr. več naslovov, ki za državo/regijo navajajo Avstralijo, lahko filtrirate po Avstraliji.

          V pogovornem oknu Prejemniki spajanja prikaže le določenih zapisov. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (vse).

          Namigi: 

          • Če želite dodatno razvrščati in filtrirati, kliknite puščico poleg poljubnega imena stolpca in kliknite (Dodatno). Uporabite kartici Filtriraj zapise in Razvrsti zapise, če želite nastaviti želeno poizvedbo za razvrščanje in filtriranje.

          • Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, lahko kliknete Preveri v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov in preverite naslove na seznamu.

      2. Kliknite v redu , če se želite vrniti v podokno opravil za Spajanje dokumentov . Word bo uporabil imena, ki ste označili za imenik.

  6. Kliknite Naprej: Urejanje imenika.

  7. Če ga še niste storili, v oknu dokumenta, vnesite besedilo, ki ga želite ponovite za vsak element v imeniku. Na primer vsebuje oznake, kot Ime: in naslov:.

    Opomba: Na tej točki, ne vključujejo besedilo, ki ga želite natisniti samo enkrat v končnem dokumentu imenika.

  8. Vstavljanje polja za spajanje dokumentov, kamor želite spojiti imena, naslove in druge podatke iz vira podatkov. Na primer Vstavi spojno polje oznako elementa kot podjetja: »Company«.

    Kako?

    1. V glavnem dokumentu kliknite mesto, kamor želite vstaviti polje.

    2. Vstavljanje nekaj od tega:

      Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

      1. Kliknite Naslovni blok.

      2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in želeno oblikovanje, nato pa kliknite V redu.

        Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj , Word morda ni mogel najti nekatere informacije, ki jih potrebuje za naslovni blok. Kliknite puščico ob (ni na voljo)in nato izberite polje iz vira podatkov, ki ustreza polja za spajanje dokumentov zahteva.

      Druga polja podatkov

      1. Kliknite več elementovin nato naredite nekaj od tega:

        • Če želite izbrati polja z naslovi, ki bo samodejno ustrezajo poljem v viru podatkov, tudi če polja v viru podatkov ne imeti enakega imena kot polja, ki, kliknite Naslov polja.

        • Če želite izbrati polja, ki vedno podatkov neposredno iz stolpca v zbirki podatkov, kliknite Polja zbirke podatkov.

      2. V polju Polja kliknite želeno polje.

      3. Kliknite Vstavi in nato Zapri.

        Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj , Word lahko bilo ni mogoče najti nekatere informacije, ki jih potrebuje za Vstavljanje polja. Kliknite puščico ob (ni na voljo)in nato izberite polje iz vira podatkov, ki ustreza polja za spajanje dokumentov zahteva.

        Opomba: Če ste vstavili polje s seznama Polja zbirke podatkov in pozneje preklopili v vir podatkov s stolpcem, ki nima enakega imena, Word ne bo mogel vstaviti informacije iz tega polja v spojen dokument.

    3. Ponovite korake od a in b za vsa polja, ki ga želite vstaviti.

      Opombe: 

      • Ni mogoče natipkati znakov spojnih polj («») ročno ali pa uporabite ukaz »simbol« v meniju Vstavljanje . Uporabite podokno opravil Spajanje dokumentov.

      • Če se polja za spajanje dokumentov, ki se pojavi znotraj zavitih oklepajev, na primer {MERGEFIELD City}, potem Word prikazuje kode polj namesto rezultate polj. To ne vpliva na spajanje, toda če želite prikazali rezultate, z desno tipko miške kodo polja in v priročnem meniju kliknite Preklopi kode polj .

    4. Če želite, lahko spremenite obliko spojenih podatkov.

      Kako?

      Če želite oblikovati spojene podatke, morate oblikovanje spojnih polj v glavni dokument. Ne oblikujte podatkov v viru podatkov, ker oblikovanje ni ohranjeno pri spajanju podatke v dokument.

      1. V glavnem dokumentu označite polje z informacijami, ki ga želite oblikovati, vključno z znakoma za spajanje, ki ga oklepata (« »).

      2. Spreminjanje pisave ali druge možnosti oblikovanja, kot želite.

  9. Ko vnesete vsa spojna polja in dokončate glavni dokument, kliknite v meniju Datoteka ukaz Shrani kot. Poimenujte dokument, nato pa kliknite Shrani.

  10. Kliknite Naprej: Predogled imenika.

  11. Če si želite predogledati elemente v vrstnem redu, klikajte puščične gumbe nazaj in naprej . Ali, če želite poiskati in predogled določenega elementa, kliknite Poišči prejemnikain nato vnesite pogoje iskanja v pogovornem oknu Iskanje vnosa .

  12. Če je potrebno, optimirajte seznam prejemnikov. Naredite eno od tega:

    • Kliknite Izključi prejemnika, če želite iz spajanja izključiti določenega prejemnika.

    • Kliknite Uredi seznam prejemnikov, če želite spremeniti seznam prejemnikov, in v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite spremembe.

  13. Kliknite Naprej: Dokončanje spajanja.

  14. V razdelku spajanje, kliknite Za nov dokument.

  15. V pogovornem oknu Spoji v nov dokument naredite nekaj od tega in nato kliknite V redu.

    • Če želite spojiti vse zapise, kliknite Vse.

    • Če želite spojiti samo zapis, ki ga vidite v oknu dokumenta, kliknite Trenutni zapis.

    • Če želite spojiti del zapisov, kliknite Od in nato vnesite številke zapisov v polji Od in Do.

      Word odpre en nov dokument, ki vsebuje vse posamezne zapise.

  16. Dodajte želene glave, noge in poljubno drugo besedilo.

    Če so spojeni podatki na primer oblikovani kot tabela, dodajte po spajanju podatkov naslov stolpca.

  17. Shranite ali natisnite imenik, kot bi to storili z običajnim dokumentom.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×