Ustvarjanje ali urejanje datotek .csv za uvoz v Outlook

Ustvarjanje ali urejanje datotek .csv za uvoz v Outlook

Datoteka CSV je datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejicami. Če besedilo in številke shranite v datoteko CSV, jih je mogoče zlahka seliti iz enega programa v drugega. Na primer, izvozite lahko svoje stike iz storitve Google v obliki CSV, nato pa jih lahko uvozite v Outlook.

Datoteke CSV je mogoče uporabljati z Excelom in s katerim koli drugim programom za preglednice. Datoteke CSV se razlikujejo od drugih vrst datotek s preglednicami, v katerih ni mogoče shraniti nobenega oblikovanja, poleg tega pa v njih ni mogoče shraniti formul.

Prenos in odpiranje vzorčne datoteke .csv za uvoz stikov v Outlook

  1. Prenesite to vzorčno datoteko .csv v svoj računalnik. Ob pozivu izberite možnost Shrani, da datoteko shranite v računalnik kot datoteko CSV. Če jo shranite kot Excelovo datoteko (.xls ali .xlsm), bodo vsi podatki vstavljeni v en stolpec.

    Ko prenesete vzorčno datoteko .csv, jo shranite v računalnik kot vrsto .csv.

  2. V računalniku odprite Excel.

  3. V Excelu pojdite na možnost Datoteka > Odpri > in nato poiščite datoteko .csv, ki ste jo pravkar prenesli v svoj računalnik. Če želite poiskati datoteko .csv, si oglejte Vse datoteke. Če želite datoteko.csv odpreti, jo kliknite.

    Če želite poiskati datoteko csv, iščite v vseh datotekah.

Pri urejanju te vzorčne datoteke CSV morate upoštevati nekaj stvari:

  • Outlook zahteva naslove stolpcev v prvi vrstici, zato jih ne zamenjajte z drugo vsebino.

    Tako je vzorčna datoteka .csv videti v Excelu.

  • Izbrišete lahko podatke v vrsticah 2–6 (vzorčna imena, telefonske številke, e-poštne naslove itd.).

  • Ni vam treba vnašati vrednosti za vsak stolpec. Vnesite le informacije, ki jih želite.

  • Shranite datoteko z novim imenom v obliki zapisa CSV (.csv). Če boste datoteko urejali v Excelu, vas bo Excel pri shranjevanju datoteke nekajkrat pozval »ali res želite shraniti datoteko v obliki zapisa CSV«. Vedno izberite »Da«. Če izberete »Ne«, se bo datoteka poškodovala, zato boste morali znova začeti postopek z novo vzorčno predlogo.

  • Datoteko CSV poskusite naprej izvoziti z le nekaj stiki, da preverite, ali ste zadovoljni z rezultati. Nato lahko izbrišete uvožene stike, dodate več stikov v datoteko CSV in jo znova uvozite.

    Če bi podatke uvozili v vzorčno datoteko CSV, bi bila ta v Outlooku v spletu storitvi Office 365 videti tako:

    Takšen je videz stikov v Outlooku v spletu, ko jih uvozite.

Urejanje datoteke .csv s stiki, ki jih želite uvoziti v Outlook

Vzemimo za primer, da želite urediti datoteko .csv, ki ste jo izvozili iz Outlooka, nato pa jo želite uvoziti nazaj v Outlook ali v drugega e-poštnega ponudnika. Z Excelom lahko preprosto uredite datoteko .csv.

Nekaj stvari, na katere boste morali biti pozorni, ko urejate datoteko .csv:

  • Naslov stolpca naj bo v prvi vrstici.

  • Ko jo boste shranili, bo Excel nekajkrat prikazal sporočilo »Ali ste prepričani, da želite datoteko shraniti v obliki zapisa CSV?« Vedno izberite »Da«. Če izberete »Ne«, boste datoteko poškodovali in boste morali začeti znova.

Težava: Vsi moji podatki so prikazani v prvem stolpcu

Primer datoteke .csv, shranjene v obliki zapisa .xls.

Tukaj so navedeni nekateri razlogi, zakaj do te težave pride, in rešitve, s katerimi lahko poskusite odpraviti to težavo:

  • Če datoteko CSV shranite v drugo obliko zapisa, npr. obliko zapisa .xls ali .xlm, bodo vsi podatki prikazani v prvem stolpcu. Vrnite se v izvirno datoteko CSV in se prepričajte, da je shranjena v obliki zapisa .csv.

  • Morda bo program, ki ustvarja datoteko CSV, dodajal dodatne narekovaje v podatke. Zato Excel obdela podatke kot eno enoto. Denimo, da so vaši podatki npr. videti tako:

    a, b, c, d – Excel postavi posamezne črke v posamezen stolpec.

    "a, b, c, d", e – Excel postavi črke a, b, c in d v en stolpec, črko e pa v drug stolpec.

    Če želite ugotoviti, ali do te težave prihaja tudi pri vaši datoteki, jo odprite v Beležnici. V operacijskem sistemu Windows z desno tipko miške kliknite datoteko CSV in izberite Odpri z > Beležnica. Poiščite dodatne narekovaje.

    Če najdete dodatne narekovaje, lahko datoteko popravite tako:

    1. Za odpiranje datoteke CSV uporabite Excel. Vsi podatki bodo v stolpcu A, narekovaji pa bodo izginili.

    2. Nato uporabite čarovnika za pretvarjanje besedila v stolpce, da ločite podatke v stolpcu A v posamezne stolpce: v menijski vrstici izberite Podatki > Besedilo v stolpce.

      Izberite Podatki > Besedilo v stolpce.

    3. Izberite Ločeno > Naprej. Nato izberite Vejice > Dokončaj.

    4. Shranite datoteko kot vrsto .csv, tako da jo lahko še vedno uvozite v Outlook.

Glejte tudi

Uvoz stikov v Outlook

Izvoz stikov iz Outlooka

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×