Ustvarjanje ali urejanje datotek .csv za uvoz v Outlook

Ustvarjanje ali urejanje datotek .csv za uvoz v Outlook

Datoteka CSV (vrednosti, ločene z vejico) je posebna vrsta datoteke, ki jo lahko ustvarite ali urejate v Excelu. Namesto shranjevanja podatkov v stolpcih, datoteke CSV shranjujejo podatke tako, da jih ločijo z vejicami. Če besedilo in številke shranite v datoteko CSV, jih lahko preprosto premikate iz enega programa v drugega. Stike iz storitve Google lahko na primer izvozite v datoteko CSV in jih nato uvozite v Outlook.

Za pomoč pri uvažanju seznama vnosov v koledarju v Outlook glejte Uvoz in izvoz Outlookovih e-poštnih sporočil, stikov in koledarja.

Ustvarjanje datoteke .csv iz drugega programa ali e-poštnega ponudnika

Ko izvozite stike iz drugega programa, na primer iz storitve Gmail, lahko običajno izberete eno od številnih oblik zapisov. V storitvi Gmail je na voljo datoteka Google CSV, Outlook CSV ali vCards. Ko izvažate iz enega Outlookovega profila in uvažate v drugega, lahko izvozite v datoteko z vrednostmi, ločenimi z vejico, ali Outlookovo podatkovno datoteko (.pst).

Prenos in odpiranje vzorčne datoteke .csv za uvoz stikov v Outlook

Če želite ročno ustvariti datoteko CSV za vaše stike, lahko to storite na enega od teh dveh načinov.

Ustvarjanje Excelove datoteke in shranjevanje kot datoteko CSV

Če imate podatke za stik v programu, ki omogoča njihovega izvoza, jih lahko vnesete ročno.

  1. Ustvarite nov dokument v Excelu.

  2. Dodajte glavo stolpca za vsak del informacije, ki jo želite zapisati (npr. ime, priimek, e-poštni naslov, telefonsko številko in rojstni dan), nato pa vnesite informacije v ustrezne stolpce.

  3. Ko končate, je Excelova datoteka videti tako.

    Tako je vzorčna datoteka .csv videti v Excelu.

  4. Izberite Datoteka > Shrani kot.

  5. Uporabite spustno polje, da izberete datoteko CSV (vrednosti, ločene z vejico) (*.csv), poimenujte datoteko, nato pa izberite Shrani.

    Shranite Excelovo datoteko kot datoteko CSV.

  6. S to novo datoteko CSV lahko zdaj uvozite stike v Outlook.

Prenašanje datoteke CSV s predlogo

Če želite začeti s prazno datoteko CSV, lahko prenesete spodnjo vzorčno datoteko.

  1. Prenesite to vzorčno datoteko .csv v svoj računalnik. Ob pozivu izberite možnost Shrani, da datoteko shranite v računalnik kot datoteko CSV. Če jo shranite kot Excelovo datoteko (.xls ali .xlsm), bodo vsi podatki vstavljeni v en stolpec.

    Ko prenesete vzorčno datoteko .csv, jo shranite v računalnik kot vrsto .csv.

  2. V računalniku odprite Excel.

  3. V Excelu pojdite na možnost Datoteka > Odpri > in nato poiščite datoteko .csv, ki ste jo pravkar prenesli v svoj računalnik. Če želite poiskati datoteko .csv, si oglejte Vse datoteke. Če želite datoteko.csv odpreti, jo kliknite.

    Če želite poiskati datoteko csv, iščite v vseh datotekah.

Pri urejanju te vzorčne datoteke CSV morate upoštevati nekaj stvari:

  • Outlook zahteva naslove stolpcev v prvi vrstici, zato jih ne zamenjajte z drugo vsebino.

    Tako je vzorčna datoteka .csv videti v Excelu.

  • Izbrišete lahko podatke v vrsticah 2–6 (vzorčna imena, telefonske številke, e-poštne naslove itd.).

  • Ni vam treba vnašati vrednosti za vsak stolpec. Vnesite le informacije, ki jih želite.

  • Shranite datoteko z novim imenom v obliki zapisa CSV (.csv). Če boste datoteko urejali v Excelu, vas Excel pri shranjevanju datoteke nekajkrat vpraša »ali res želite shraniti datoteko v obliki zapisa CSV«. Vedno izberite »Da«. Če izberete »Ne«, se datoteka shrani v Excelovi izvirni obliki zapisa (.xlsx) in Outlook je ne more uporabiti za uvoz podatkov.

  • Datoteko CSV poskusite naprej izvoziti z le nekaj stiki, da preverite, ali ste zadovoljni z rezultati. Nato lahko izbrišete uvožene stike, dodate več stikov v datoteko CSV in jo znova uvozite.

    Če bi podatke uvozili v vzorčno datoteko CSV, bi bila ta v Outlooku v spletu v storitvi Office 365 videti tako:

    Takšen je videz stikov v Outlooku v spletu, ko jih uvozite.

Urejanje datoteke .csv s stiki, ki jih želite uvoziti v Outlook

Vzemimo za primer, da želite urediti datoteko .csv, ki ste jo izvozili iz Outlooka, nato pa jo želite uvoziti nazaj v Outlook ali v drugega e-poštnega ponudnika. Z Excelom lahko preprosto uredite datoteko .csv.

Nekaj stvari, na katere boste morali biti pozorni, ko urejate datoteko .csv:

  • Naslov stolpca naj bo v prvi vrstici.

  • Ko jo shranite, vas Excel nekajkrat vpraša »ali res želite shraniti datoteko v obliki zapisa CSV«. Vedno izberite »Da«. Če izberete »Ne«, se datoteka shrani v Excelovi izvirni obliki zapisa (.xlsx) in je ni mogoče uvoziti v Outlook.

Težava: vsi moji podatki so prikazani v prvem stolpcu

Primer datoteke .csv, shranjene v obliki zapisa .xls.

Tukaj so navedeni nekateri razlogi za pojavitev te težave in rešitve, s katerimi jo lahko odpravite:

  • Če datoteko CSV shranite v drugo obliko zapisa, kot je xls, .xlsx ali .xlm, so vsi podatki prikazani v prvem stolpcu. Vrnite se v izvirno datoteko CSV in se prepričajte, da je shranjena v obliki zapisa .csv.

  • Morda bo program, ki ustvarja datoteko CSV, dodajal dodatne narekovaje v podatke. Zato Excel obdela podatke kot eno enoto. Denimo, da so vaši podatki npr. videti tako:

    a, b, c, d – Excel postavi posamezne črke v posamezen stolpec.

    "a, b, c, d", e – Excel postavi črke a, b, c in d v en stolpec, črko e pa v drug stolpec.

    Če želite ugotoviti, ali do te težave prihaja tudi pri vaši datoteki, jo odprite v Beležnici. V operacijskem sistemu Windows z desno tipko miške kliknite datoteko CSV in izberite Odpri z > Beležnica. Poiščite dodatne narekovaje.

    Če najdete dodatne narekovaje, lahko datoteko popravite tako:

    1. Za odpiranje datoteke CSV uporabite Excel. Vsi podatki bodo v stolpcu A, narekovaji pa bodo izginili.

    2. Nato uporabite čarovnika za pretvarjanje besedila v stolpce, da ločite podatke v stolpcu A v posamezne stolpce: v menijski vrstici izberite Podatki > Besedilo v stolpce.

      Izberite Podatki > Besedilo v stolpce.

    3. Izberite Ločeno > Naprej. Nato izberite Vejice > Dokončaj.

    4. Shranite datoteko kot vrsto .csv, tako da jo lahko še vedno uvozite v Outlook.

Glejte tudi

Uvoz stikov v Outlook

Izvoz stikov iz Outlooka

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×