Upravljanje zunanje skupne rabe za okolje SharePoint Online

Če organizacija izvaja delo, ki vključuje skupno rabo dokumentov ali neposredno sodelovanje z dobavitelji ali strankami, lahko uporabite funkcije zunanje skupne rabe storitve SharePoint Online za skupno rabo vsebine z osebami zunaj organizacije. V nasprotnem primeru pa lahko omejite uporabo zunanje skupne rabe v organizaciji. V tem članku vam bomo predstavili možnosti skupne rabe v storitvi SharePoint Online in kako se pripravite na njih.

(Če želite takoj nastaviti skupno rabo, si oglejte članek Vklop ali izklop zunanje skupne rabe za SharePoint Online. Če želite dati datoteko ali mapo v skupno rabo, glejte Skupna raba datotek in map v storitvi OneDrive ali Skupna raba SharePointovih datotek ali map v storitvi Office 365.)

Načrtovanje zunanje skupne rabo morate vključiti v načrtovanje splošnih dovoljenj za SharePoint Online.

Zunanja skupna raba je privzeto vklopljena tako za celotno okolje SharePoint Online in zbirke mest v njem. Morda ga želite globalno izklopiti, preden začnejo druge osebe uporabljati mesta ali dokler niste povsem prepričani, kako želite uporabljati to funkcijo.

Kaj so funkcije zunanje skupne rabe SharePoint Onlinea?

V storitvi SharePoint Online so za zunanjo skupno rabo na voljo nastavitve na globalni ravni (za celotnega najemnika) in nastavitve na ravni zbirke mest. Nastavitve na ravni najemnika preglasijo vse nastavitve na ravni zbirke mest.

Za najemnika storitve SharePoint Online in vsako posamezno zbirko mest lahko izbirate med temi osnovnimi možnostmi skupne rabe:

  • Brez zunanje skupne rabe – spletna mesta in dokumente je mogoče dati v skupno rabo samo z notranjimi uporabniki v okviru vaše naročnine na Office 365.

  • Skupna raba samo z zunanjimi uporabniki v imeniku – spletna mesta, mape in dokumente je mogoče dati v skupno rabo samo z zunanjimi uporabniki, ki so že v vašem imeniku uporabnikov storitve Office 365. To so na primer uporabniki, ki so že sprejeli povabilo k skupni rabi, ali uporabniki, ki ste jih uvozili iz drugega najemnika storitve Office 365 ali imenika Azure Active Directory.

  • Skupna raba z uporabniki s preverjeno pristnostjo – spletna mesta je mogoče dati v skupno rabo z zunanjimi uporabniki, ki imajo Microsoftov račun oziroma službeni ali šolski račun iz druge naročnine na Office 365 ali Azure Active Directory. Ko daste v skupno rabo mape ali dokumente, je uporabnikom, za katere omogočite skupno rabo, poslana enkratna koda, s katero lahko potrdijo svojo identiteto. Ni se jim treba prijaviti z Microsoftovim računom ali službenim oz. šolskim računom.

  • Skupna raba z anonimnimi uporabniki – dokumente in mape (vendar ne spletnih mest) je mogoče dati v skupno rabo prek anonimne povezave, tako da si lahko vsi, ki imajo povezavo, ogledajo ali uredijo dokument oziroma ga prenesejo v mapo.

Dovoljenja na zgornjem seznamu so navedena v vrstnem redu od najbolj do najmanj omejevalnih dovoljenj. Ne glede na to, katero možnost izberete, vam je še vedno na voljo funkcija z najbolj strogimi omejitvami. Če na primer dovolite skupno rabo z anonimnimi uporabniki, lahko še vedno omogočite skupno rabo z zunanjimi uporabniki s preverjeno pristnostjo in uporabniki, ki so že v vašem imeniku, vključno z notranjimi uporabniki.

Skupna raba in varnost   

Če imate zaupne podatke, ki nikoli ne bi smeli biti v skupni rabi z zunanjimi uporabniki, priporočamo, da za zaupne podatke ustvarite eno ali več zbirk mest, za katere je zunanja skupna raba izklopljena. Po potrebi ustvarite dodatne zbirke mest, ki jih boste lahko uporabljali za zunanjo skupno rabo. Tako boste s preprečitvijo dostopa do občutljivih podatkov lažje upravljali varnostna tveganja.

Kaj je zunanji uporabnik?

Zunanji uporabnik je oseba, ki ne uporablja vaše naročnine na Office 365 in ki ste ji omogočili dostop do enega ali več spletnih mest, datotek ali map. Obstajata dve vrsti zunanjih uporabnikov:

Uporabniki s preverjeno pristnostjo   

Uporabniki s preverjeno pristnostjo so uporabniki, ki imajo Microsoftov račun oziroma službeni ali šolski račun iz druge naročnine na Office 365. S temi uporabniki lahko spletna mesta in dokumente daste v skupno rabo na zelo podoben način kot z notranjimi uporabniki. Dovoljenja in skupine delujejo enako tako za zunanje uporabnike s preverjeno pristnostjo kot tudi za notranje uporabnike.

Ker zunanji uporabniki nimajo licence za vašo naročnino na Office 365, lahko uporabljajo samo osnovna opravila za sodelovanje:

  • Zunanji uporabnik s preverjeno pristnostjo lahko na spletnem mestu izvaja opravila, ki ustrezajo dodeljeni ravni dovoljenj. Če dodate na primer zunanjega uporabnika v skupino »Člani«, bo imel dovoljenja za urejanje, lahko pa bo tudi dodajal, urejal in brisal sezname. Poleg tega si bo lahko ogledoval tudi elemente seznamov in dokumente, jih dodajal, posodabljal in brisal.

  • Zunanji uporabniki s preverjeno pristnostjo lahko Office Online uporabljajo za ogled in urejanje dokumentov. Če vaš paket vključuje Office Professional Plus, v svoj računalnik ne morejo namestiti namizne različice Officea, razen če jim dodelite licenco.

  • Zunanji uporabniki s preverjeno pristnostjo bodo lahko na spletnih mestih videli druge vrste vsebine, odvisno od dovoljenj, ki jim jih dodelite. Premaknejo se lahko na primer do različnih podmest znotraj zbirke mest, za katero so prejeli povabilo. Lahko si bodo tudi ogledali vire spletnega mesta.

Če potrebujejo vaši zunanji uporabniki s preverjeno pristnostjo več zmogljivosti, jim morate dodeliti ustrezno licenco za Office 365. Naredite to na enak način, kot bi dodelili licenco internemu uporabniku.

Anonimni uporabniki   

Anonimni uporabniki so uporabniki, ki imajo povezavo za skupno rabo za mapo ali dokument in si lahko ogledajo ali uredijo dokument oziroma ga prenesejo v mapo (odvisno od vrste povezave), pri tem pa se jim ni treba prijaviti z uporabniškim imenom ali geslom. Anonimne povezave je mogoče brez omejitev pošiljati drugim uporabnikom in so veljavne, dokler jih ne onemogočite ali dokler ne potečejo (če ste nastavili datum poteka).

Anonimni uporabniki ne morejo dostopati do spletnih mest, poleg tega pa jim ne morete dodeliti licenc. Ti uporabniki si lahko ogledajo ali uredijo le določen dokument ali mapo, za katero imajo povezavo za anonimni dostop.

Kaj se zgodi, ko dam spletno mesto ali dokument v skupno rabo?

Postopek, ki je izveden ob skupni rabi spletnega mesta, mape ali dokumenta, je odvisen od tega, ali izberete skupno rabo z zunanjimi uporabniki s preverjeno pristnostjo ali anonimnimi uporabniki.

Skupna raba spletnih mest z zunanjimi uporabniki s preverjeno pristnostjo   

Če daste spletno mesto v skupno rabo z zunanjim uporabnikom s preverjeno pristnostjo, ta uporabnik prejme povabilo, ki vsebuje povezavo do spletnega mesta ali dokumenta. Ko klikne povezavo, je pozvan k prijavi z uporabniškim imenom in geslom svojega Microsoftovega računoma oziroma s svojim službenim ali šolskim računom. Ko se prijavi, je dodan na seznam uporabnikov v vaši naročnini na Office 365 (ob uporabniškem imenu teh uporabnikov bo na seznamu prikazano #EXT#) in prejme dovoljenje za dostop do spletnega mesta ali dokumenta.

Ko je ta uporabnik dodan na seznam uporabnikov v vaši naročnini na Office 365, jim lahko podelite dovoljenje za dostop do drugih spletnih mest ali dokumentov, vendar vam ni treba poslati dodatnih povabil. (Morda jim boste morali poslati povezavo do spletnega mesta ali dokumenta, da ga bodo lahko našli.) Če želite, jim lahko dodelite tudi licenco za Office 365.

Skupna rabo z zunanjim uporabnikom s preverjeno pristnostjo lahko prekličete tako, da odstranite njegova dovoljenja s spletnega mesta, ali tako, da ga odstranite s seznama uporabnikov v storitvi Office 365.

Skupna raba datotek in map z zunanjimi uporabniki s preverjeno pristnostjo   

Če daste datoteko ali mapo v skupno rabo z zunanjim uporabnikom s preverjeno pristnostjo, ta uporabnik prejme povabilo, ki vsebuje povezavo do spletnega mesta ali dokumenta. Vsakič, ko uporabnik s povezavo dostopa do datoteke ali mape, prejme časovno občutljivo kodo, s katero lahko potrdi svojo identiteto. Če želijo dostopati do datoteke ali mape, morajo vnesti kodo.

Skupna rabo z zunanjim uporabnikom s preverjeno pristnostjo lahko prekličete tako, da odstranite njegova dovoljenja iz datoteke ali mape.

Skupna raba z anonimnimi uporabniki   

Če omogočite skupno rabo z anonimnimi uporabniki, jim lahko omogočite urejanje ali ogled dokumenta ali prenos dokumenta v mapo. Povezave z ogled in urejanje so ustvarjene ločeno, poleg tega pa lahko nastavite, da ob določenem času potečejo. Ko ustvarite te povezave, jih lahko znova uporabite in brez omejitev pošljete drugim. Do dokumenta lahko dostopajo vsi, ki imajo povezavo.

Anonimni uporabniki niso dodani na seznam uporabnikov v storitvi Office 365. Skupno rabo z njimi lahko prekličete tako, da odprete dokument ali mapo, ki ste jo dali v skupno rabo, in izbrišete anonimno povezavo.

Sodelovanje z zunanjimi poslovnimi partnerji

Če imate poslovne partnerje ali dobavitelje, s katerimi morate sodelovati ali s katerimi morate imeti dokumente v skupni rabi, priporočamo, da nastavite ekstranetno mesto v storitvi SharePoint Online. Ekstranetno mesto je namenska zbirka mest, ki jo lahko uporabljate za poslovno sodelovanje z določenim partnerjem ali dobaviteljem. To mesto lahko zaklenete, da lahko le lastniki mest povabijo zunanje uporabnike, povabilo pa je mogoče poslati samo zunanjim uporabnikom iz določenih domen.

Nastavitev ekstranetnih mest v storitvi SharePoint Online je zelo preprosto, njihovo vzdrževanje pa je znatno preprostejše in cenejše kot vzdrževanje ekstranetnih mest na mestu uporabe. Podrobnosti najdete v članku Uporaba storitve Office 365 SharePoint Online kot rešitve za ekstranetna mesta za sodelovanje med podjetji (B2B).

Sorodne teme

Upravljanje skupne rabe z zunanjimi uporabniki v storitvi Office 365 Small Business
Nastavitev in upravljanje zahtev za dostop
Iskanje vsebine mesta, ki je v skupni rabi z zunanjimi uporabniki
Načrtovanje strategije dovoljenj

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×