Upravljanje skupne rabe z zunanjimi uporabniki za paket Office 365 Small Business

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če pri delu pogosto dajete dokumente v skupno rabo ali pa neposredno sodelujete z dobavitelji, strankami ali kupci, dajte vsebino za osebe zunaj organizacije, ki nimajo licenc za vašo naročnino na Office 365 Small Business, v skupno rabo na spletno mesto skupine ali v storitev OneDrive za podjetja.

To lahko naredite na tri načine:

Če iščete več informacij o skupni rabi dokumenta ali mesta in o tem, kdo je zunanji uporabnik, glejte Skupna raba vsebine z osebami zunaj organizacije.

Opomba : Ta navodila veljajo za Office 365 Small Business, ki ni več na voljo za nakup. Če uporabljate drug paket za Office 365, preberite Upravljanje zunanje skupne rabe za okolje SharePoint Onlinea.

V tem članku

Kako dati ustrezno količino vsebine v skupno rabo

Vklop ali izklop zunanje skupne rabe

Odstranjevanje posameznih zunanjih uporabnikov

Onemogočanje anonimne povezave za gosta

Preklic povabil

Kako dati ustrezno količino vsebine v skupno rabo

Najboljši načini za skupno rabo mest

Če ste uporabniku omogočili skupno rabo celotnega mesta, se bo ta uporabnik lahko prijavil v mesto in deloval kot njegov polnopravni član. Uporabnik bo lahko brskal ali iskal po vsebini, si jo ogledoval in jo urejal (odvisno od dodeljenega dovoljenja za vsebino). Poleg tega si bo uporabnik lahko ogledal tudi imena drugih uporabnikov mesta v izbirniku oseb ali metapodatke dokumenta. Zunanji uporabniki bodo v izbirniku oseb prikazani kot uporabniki mesta. To pomeni, da bi jim lahko drugi uporabniki mesta podelili dovoljenja, kot bi jih prvotno dodelili vi, ko ste dali mesto v skupno rabo z njimi. Prepričajte se, da poznate identiteto zunanjih uporabnikov, preden jih povabite na mesto.

Če povabite zunanje uporabnike na mesto skupine, bodo videli vsebino mesta skupine in vseh podmest. Če bi radi preprečili, da zunanji uporabniki pridobijo dostop do pomembne ali občutljive vsebine na mestu skupine, ustvarite podmesto mesta skupine, ki ima enolična dovoljenja, in dajte v skupno rabo z zunanjimi uporabniki le to podmesto. Če želite izvedeti več o dedovanju dovoljenj, si oglejte Kaj je dedovanje dovoljenj?

Če želite dati v skupno rabo podstran, ki ste jo ustvarili na mestu OneDrive za podjetja, zagotovite, da ima enolična dovoljenja, tako da ne bi pomotoma uporabnikom odobrili dovoljenja do dodatnih mest ali vsebine na mestu OneDrive za podjetja.

Na vrh strani

Najboljši načini za skupno rabo dokumentov

Če daste dokumente v skupno rabo z uporabo anonimne povezave za goste, potem lahko prejemniki povabila povezavo za goste delijo z drugimi, ki jo nato lahko uporabijo za ogled vsebine. Povezave za goste ne uporabljajte za skupno rabo občutljivih dokumentov. Če želite minimizirati tveganje, da bi nekdo delil anonimno povezavo, dajte dokument v skupno rabo tako, da bo zahtevan vpis.

Kako izbrati vrsto skupne rabe

Ko razmišljate o tem, ali in kako želite dati vsebino v zunanjo skupno rabo, si odgovorite na ta vprašanja:

  • Komu želite omogočiti dostop do mesta skupine in podmest in kaj jim želite omogočiti?

  • Komu v organizaciji želite podeliti dovoljenje za zunanjo skupno rabo vsebine ?

  • Ali obstaja vsebina, za katero želite zagotoviti, da ne bo nikoli na ogled osebam zunaj organizacije?

Z odgovori na ta vprašanja boste lažje načrtovali strategijo skupne rabe vsebine.

Poskusite narediti to:

Če želite:

Skupna raba mesta

Če želite dati mesto v skupno rabo, vendar bi radi onemogočili, da zunanji uporabniki dobijo dostop do nekatere interne vsebine organizacije, razmislite o tem, da bi ustvarili podmesto z enoličnimi dovoljenji, ki jih boste uporabljali izrecno za namen zunanje skupne rabe.

Nekomu zunaj organizacije morate zagotoviti trajen dostop do informacij in vsebine na mestu. Delovati mora kot polnopravni uporabnik mesta, ki lahko ustvarja in ureja vsebino ter si jo ogleduje.

Skupna raba dokumenta in zahteva za vpis.

Eni ali več osebam zunaj organizacije morate zagotoviti varen dostop do določenega dokumenta z namenom pregleda ali sodelovanja, ni pa jim treba zagotoviti trajnega dostopa do druge vsebine na mestu.

Skupna raba dokumenta brez zahteve za vpis.

Omogočiti morate skupno rabo povezave do neobčutljivega ali nezaupnega dokumenta osebam zunaj organizacije, ki si bodo dokument lahko ogledale in posredovale povratne informacije. Tem osebam ni treba zagotoviti trajnega dostopa do vsebine na mestu.

Na vrh strani

Vklop ali izklop zunanje skupne rabe

Možnost pošiljanja povabil zunanjim uporabnikom za mesto skupine je privzeto omogočena, zato lahko lastniki mesta in skrbniki zbirke mest kadar koli dajo mesto skupine ali katero koli od njenih podmest v skupno rabo z zunanjimi uporabniki. Če ste skrbnik storitve Office 365, lahko funkcijo onemogočite za vsa mesta, tako da v prihodnje ni mogoče pošiljati povabil. Ko funkcijo onemogočite, morebitni zunanji uporabniki, ki so prejeli povabilo za mesta, ne bodo mogli več dostopati do mest.

Omogočanje zunanje skupne rabe ni enako omogočanju anonimnega dostopa. Ko je omogočena zunanja skupna raba, je treba preveriti pristnost uporabnikov (z vpisom), preden lahko dostopijo do notranjih virov.

  1. Pojdite na Skrbnik > Nastavitve storitve > Skupna raba mest in dokumentov.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Vklopite zunanjo skupno rabo

    • Izklopite zunanjo skupno rabo

Slika prikazuje kontrolnik za vklop/izklop, s katerim zunanjih uporabnikom dovolite dostop do spletnega mesta skupine in dokumentov.

Varnostno opozorilo : 

  • Ko dezaktivirate zunanjo skupno rabo, je vsem zunanjim uporabnikom, ki so imeli dostop do mesta v času dezaktivacije funkcije, onemogočen dostop do mesta, onemogočeno pa je tudi pošiljanje povabil. Če je funkcija znova aktivirana z imeni zunanjih uporabnikov v skupinah z dovoljenji SharePointovega mesta, potem bo tem uporabnikom samodejno znova omogočen dostop do mesta. Če želite uporabnikom trajno preprečiti dostop do SharePointovega mesta, ga lahko odstranite s seznama zunanjih uporabnikov.

  • Če globalno izklopite zunanjo skupno rabo, bodo prenehale delovati tudi morebitne povezave za goste v skupni rabi. Če funkcijo pozneje znova aktivirate, bodo te povezave znova začele delovati. Če želite trajno preklicati dostop do določenega dokumenta, je mogoče onemogočiti tudi posamezne povezave, ki so bile dane v skupno rabo.

Na vrh strani

Odstranjevanje posameznih zunanjih uporabnikov

Če morate odstraniti zunanje uporabnike, tako da nimajo več dostopa do spletnih mest, do katerih so imeli dostop prek skupne rabe, lahko to naredite tako, da jih v nastavitvah storitve Office 365 odstranite s seznama zunanjih uporabnikov.

  1. Pojdite v razdelek Skrbnik > Nastavitve storitve > Skupna raba mest in dokumentov.

  2. Kliknite Odstrani posamezne zunanje uporabnike.

  3. Izberite zunanje uporabnike, ki jih želite odstraniti, in nato kliknite Izbriši (ikona koša).

Na vrh strani

Onemogočanje anonimne povezave za gosta

Ko je dokument v skupni rabi prek povezave za gosta, lahko te informacije vidite v meniju lastnosti dokumenta. Če želite izvedeti, kako je dokumente mogoče dajati v skupno rabo prek povezav za goste, glejte Skupna raba mest ali dokumentov z ljudmi izven organizacije

Pogovorno okno »Lastnosti«, ki prikazuje, da je dokument v skupni rabi s povezavo za gosta.

Če želite preklicati dostop do dokumenta, ki je bil dan v skupno rabo s povezavo za gosta, onemogočite povezavo.

  1. Pojdite v knjižnico, ki vsebuje dokument, za katerega želite odstraniti povezavo za gosta.

  2. Pokažite na dokument in kliknite Odpri meni.

  3. Kliknite s povezavo za gosta v povedi Odprto za vse s povezavo za gosta.

  4. Ob spletnem naslovu povezave za gosta kliknite gumb Izbriši.

  5. Ko se prikaže vprašanje, ali želite to povezavo onemogočiti, kliknite Onemogoči povezavo.
    Pogovorno okno z vprašanjem, ali želite onemogočiti povezavo za gosta za dokument, ki je bil dan v skupno rabo, tako da ne bo več deloval.

Ko osebe zunaj organizacije poskusijo dostopati do vsebine z uporabo povezave za gosta, bo prikazano sporočilo, da ne morejo dostopati do vsebine.

Na vrh strani

Preklic povabil

Če želite umakniti povabila, ki ste jih poslali zunanjim uporabnikom, jih lahko prekličete, preden so sprejeta.

Pojdite na mesto, na katerem želite umakniti povabila.

  1. Pojdite na Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 > Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Uporabniki in dovoljenja kliknite Zahteve in vabila za dostop.

  3. V razdelku Povabila za zunanje uporabnike poiščite osebo, kateri želite preklicati povabilo za pridružite mestu, nato pa kliknite Odpri meni.

  4. V oknu z lastnostmi kliknite Umakni.

Če je zunanji uporabnik že sprejel povabilo, a želite preklicati njihov dostop, lahko to storite tako, da uporabnika odstranite iz SharePointove skupine z dovoljenji, ki ste ji ga dodelili.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×