Office
Vpis
Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili

Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili

Pravilo je dejanje, ki ga Outlook za Windows samodejno zažene za dohodna ali odhodna sporočila. Sami se odločite, kaj sproži pravilo, in izberete dejanja, ki jih pravilo izvede. Ustvarite lahko na primer pravilo, ki premakne vsa sporočila od upravitelja v mapo, ali pravilo, ki izbriše vsa sporočila z zadevo "Buy now!".

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

S pravili lahko zmanjšate ročna in ponavljajoča se dejanja, ki jih potrebujete za upravljanje e-poštnih sporočil. Ko vklopite pravila, se ta izvajajo neprestano in samodejno.

Pravila običajno razdelimo v eno od dveh kategoriji – organizacija ali obvestilo. Za lažje načrtovanje pravil za upravljanje sporočil lahko uporabite čarovnika za pravila.

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila.

Čarovnik za Outlookova pravila

  • Ostani organiziran   
    Ta pravila vam pomagajo shranjevati sporočila in jih hkrati tudi spremljati. Ustvarite lahko pravilo za sporočila določenega pošiljatelja. Tako lahko na primer nastavite pravilo, da so sporočila, ki jih pošlje oseba Irena in vsebujejo v polju Zadeva besedo »prodaja«, označena za nadaljnjo obravnavo, kategorizirana kot »prodaja« in premaknjena v mapo z imenom »Irenina prodaja«.

  • Ostani na tekočem   
    Ta pravila vas obvestijo – odvisno od izbranih možnosti – ko prejmete določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vašo mobilno napravo, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.

  • Začni s praznim pravilom   
    Ta pravila lahko ustvarite in prilagodite brez predloge za pravilo.


1. korak: Izbira Outlook predloge pravila

  1. Na traku izberite Pravila > Upravljanje pravil in opozoril ali pa izberite zavihek Datoteka in nato še Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto izberite Novo pravilo.

  3. V čarovniku za pravila v razdelku 1. korak: Izbira predloge izberite eno od privzetih predlog v razdelku Ostani organiziran, Ostani na tekočem ali pa Začni s praznim pravilom.


2. korak: Urejanje opisa pravila

Vsaka od predlog pravila, ki ste jo izbrali v 1. koraku, ima nekoliko drugačne možnosti v 2. koraku. Ko morate izbrati eno od možnosti, na primer to, da določite pošiljatelja ali izberete mapo, bo možnost podčrtana. V tem primeru smo izbrali eno od najpogostejših pravil za premikanje sporočil določene osebe v mapo.

  1. Če želite prikazati adresar, izberite v polju za urejanje opisa osebo ali javno skupino. Izberite ime iz adresarja ali vnesite naslov osebe v polje Od, nato pa izberite V redu.

  2. Če želite prikazati seznam map, izberite Navedeno. Če želite ustvariti novo mapo, lahko izberete obstoječo mapo ali izberite Novo. Ko ste izbrali ustrezno mapo, izberite V redu.

Če želite raziskati dodatne možnosti za pravilo, izberite Naprej in nato nadaljujte z dodatnimi možnostmi za pravilo spodaj. V nasprotnem primeru izberite Dokončaj. Ta možnost vas vrne v okno Pravila in opozorila. Od tu lahko ustvarite še eno pravilo ali pa izberete V redu, da shranite spremembe.

 

Premikanje sporočil določene osebe v mapo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Premakni sporočila z določenimi besedami v zadevi v mapo

  1. Izberite povezavo za določene besede.

  2. V pogovornem oknu Iskano besedilo vnesite v polje Določite besede ali besedne zveze, ki jih želite iskati v zadevi določeno besedo ali besedno zvezo, ki jo želite poiskati.

  3. Izberite Dodaj, če želite dodati vnos v podokno Seznam iskanja, in nato izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Premakni poslana sporočila v javno skupino ali mapo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je v polju Za prikazan izbor, izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Označi sporočila določene osebe z zastavico za nadaljnjo obravnavo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. V pogovornem oknu Označi sporočilo v polju Zastavica sprejmite privzeto nastavitev za Spremljaj ali pa izberite drug element na seznamu.

  5. V polju Za sprejmite privzeto nastavitev Danes ali pa izberite drug element na seznamu.

  6. Izberite V redu > Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Premakni elemente RSS iz določenega vira RSS v mapo

Opomba: Če želite uporabiti to možnost, se morate naročiti na vir RSS. Ko izberete to možnost, se prikaže poziv za nadaljevanje. Če izberete Ne, ne more nadaljevati, če pa izberete Da, lahko nadaljujete.

Predloga »Ostanite na tekočem«

 

• Prikaži pošto določene osebe v oknu »Obvestilo o novem elementu«

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. V oknu »Obvestilo o novem elementu« izberite določeno sporočilo.

  5. V pogovornem oknu Sporočilo za opozorilo vnesite v polje Določite sporočilo za opozorilo svoje sporočilo in nato izberite V redu.

  6. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Predvajaj zvok, ko prejmem sporočilo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo Predvajaj zvok in v oknu Izberite zvok za predvajanje izberite datoteko (na primer datoteko .wav), nato pa izberite Odpri.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

 

• Pošlji opozorilo v mojo prenosno napravo, ko prejmem sporočilo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za posredovanje osebi ali javni skupini.

  5. V pogovornem oknu Naslovi pravil naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  6. Ko je v polju Za prikazan izbor, izberite V redu.

  7. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

Začni s prazno predlogo pravila

  1. Izberite nekaj od tega.

    • Pravilo uporabi za sporočila, ki jih prejmem

      ali

    • Pravilo uporabi za sporočila, ki jih pošljem

  2. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.


3. korak: Nastavitev pogojev za pravilo

Zdaj imate priložnost, da dodate pogoje in možnosti, ki ste jih izbrali v 2. koraku: Urejanje opisa pravila. Možnosti, ki so na voljo za urejanje opisa pravila, se razlikujejo glede na pogoje, ki jih izberete.

Nastavite pogoje, kdaj bodo pravila uporabljena za izbrano možnost v predlogi »Ostani organiziran« ali predlogi »Ostani na tekočem«, ko zaženete čarovnika za pravila.

  1. V razdelku 1. korak: Izbira pogojev potrdite potrditveno polje za pogoj, ki ga želite dodati.

    Opomba: Potrdite lahko več potrditvenih polj.

  2. V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila (kliknite podčrtano vrednost) izberite povezavo, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  3. Izberite naslednjo povezavo, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  4. Če je na voljo druga povezava, je izberite, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  5. Ko končate, izberite Dokončaj.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V polju Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  3. V razdelku Začni s praznim pravilom izberite Pravilo uporabi za sporočilo, ki ga prejmem ali Pravilo uporabi pravilo za sporočilo, ki ga pošljem.

  4. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Izbira pogojev izberite pogoje (merila), ki jih mora sporočilo izpolnjevati (ustrezati), da bo pravilo veljalo.

      in

    • V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  5. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

      in

    • Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  6. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Izbira izjem izberite vse izjeme pravila in nato kliknite Naprej.

      in

    • V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila izberite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  7. Izberite Naprej in naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Določanje imena za to pravilo vnesite ime.

      in

    • V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

      Namigi: 

      • Če želite uporabiti pravilo za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v mapi »Prejeto«.

      • Če želite izklopiti pravilo, ki je samodejno vklopljeno, počistite potrditveno polje Vklopi to pravilo.

      • Če želite uporabiti pravilo v vseh e-poštnih računih, ki so nastavljeni v programu Outlook, potrdite polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  8. Izberite Dokončaj.

Pravilo lahko ustvarite v vsakem sporočilu. Prednost tega načina je, da so pravila predlagana na osnovi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Ko začnete s sporočilom, je na primer eno od predlaganih pravil premestitev vseh sporočil tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. V mapi Prejeto izberite sporočilo, za katerega želite ustvariti pravilo, nato pa na zavihku Osnovno v skupini Premakni izberite Pravila.

    Opomba: Na seznamu pravil se prikažejo predlagana pravila, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Izberite predlagano pravilo, izberite ciljno mapo in nato še V redu, če želite dokončati dodelitev pravila.

      ali

    • Izberite Ustvari pravilo in nadaljujte z naslednjim korakom.

  3. V pogovornem oknu Ustvarjanje pravila v razdelku Ko prejmem e-pošto z vsemi izbranimi pogoji ne potrdite nobenega polja ali pa potrdite enega ali več potrditvenih polj, ki so na voljo.

  4. V razdelku Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, če so izpolnjeni navedeni pogoji (merila).

  5. Potrdite potrditveno polje Premakni mapo elementa.

  6. Naredite nekaj od tega:

    • Izberite Izberi mapo in kliknite obstoječo mapo.

      ali

    • Izberite Novo, če želite ustvariti mapo.

    Opombe: 

    • Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatne možnosti in nato upoštevajte preostala navodila v čarovniku za pravila.

    • Če želite več informacij, glejte Načrtovanje pravila po meri.

  7. Izberite V redu.

  8. V polju za obvestilo naredite nekaj od tega:

    • Izberite V redu.

      ali

    • Potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v trenutni mapi, nato pa izberite V redu.

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Ko pravila ne potrebujete več, ga lahko izbrišete.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto izberite pravilo, ki ga želite izbrisati.

  3. Izberite Izbriši Ikona »Izbriši« > V redu.

Ročno lahko zaženete eno ali več pravil.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril in na zavihku Pravila za e-pošto izberite Zaženi pravila zdaj.

  2. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj v razdelku Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite potrditveno polje za vsako pravilo, ki ga želite zagnati.

  3. Če želite izbrati drugo mapo, v polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Izberite mapo in nato V redu.

    Če želite vključiti vse mape iz mape, ki ste jo izbrali v 3. koraku, potrdite potrditveno polje Vključi podmape.

  4. Na seznamu Uporabi pravila za sprejmite privzeto nastavitev za vsa sporočila ali pa jo spremenite tako, da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.

  5. Izberite Zaženi zdaj.

V programu Outlook se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Pravila, ki se izvajajo v strežniku   
    Ko uporabljate račun strežnika Microsoft Exchange Server, se nekatera pravila izvajajo le v strežniku. Ta pravila se izvajajo v vašem nabiralniku v e-poštnem strežnikuExchange, tudi kadar se Outlook ne izvaja.

    Pravila, ki se izvajajo v strežniku, morajo biti nastavljena tako, da se lahko uporabijo za sporočila, ki prispejo v mapo Prejeto v strežniku, in se lahko v strežniku izvedejo do konca. Pravilo, po katerem naj bi se sporočilo natisnilo, se na primer ne more izvesti do konca, dokler ni dokončano v strežniku. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, se izvede, ko zaženete Outlook, in postane pravilo, ki se izvaja v odjemalcu.

  • Pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu   
    Pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu, so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. To so pravila, ki se ne izvajajo v strežniku Exchange, temveč v Outlook. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.

Namig: Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in samodejni odgovori

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polju Zadeva v določeno mapo, denimo premakne v to isto mapo tudi vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore.

Opomba: Ko pravilo premakne odgovore glasovanja iz mape Prejeto v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti se obravnavajo kot sporočila. Če ustvarite pravilo, ki premakne element v določeno mapo glede na izpolnjevanje (ustrezanje) določenih pogojev (meril), bodo premaknjena tudi vsaka povabila na srečanje in zahteve za opravilo, ki bodo izpolnjevale te pogoje. Pri ustvarjanju pravil, ki vplivajo na te elemente, morate upoštevati te omejitve:

  • Če premaknete element v mapo, ki ni poštna, element morda ne bo deloval v skladu s pričakovanji. Če na primer premaknete sporočilo v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo Izbrisano, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače kot druga pravila, odvisno od načina ustvarjanja pravila.

  • Sporočila, ki so poslana javni skupini, premakni v mapo   
    To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange Server. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Računi Exchange Server (od strežnika Exchange Server 2010 dalje) lahko uporabijo pravila za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Vendar pa lahko skrbnik za Exchange prepreči samodejno posredovanje sporočil prejemnikom, ki uporabljajo določene domene.

Če želite več informacij, preberite Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server, s katerim vzpostavlja povezavo moj račun.

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila.

Pravila delimo v dve splošni kategoriji  – pravila organiziranja in pravila obveščanja. Pravila ne veljajo za prebrana sporočila, temveč le za neprebrana.

Predloge za pravila v čarovniku za pravila

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila, in sicer:

  • Ostani organiziran    S temi pravili lahko shranjevanju sporočil in nadaljnjem delu z njimi. Ustvarite lahko na primer pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, na primer Aleš Bizjak, z besedo »prodaja« v vrstici Zadeva. Sporočila so nato označena z zastavico za nadaljnje delo, uvrščena v kategorijo »Prodaja« in premaknjena v mapo, imenovano »Aleševa prodaja«.

  • Ostani na tekočem    Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vašo mobilno napravo, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.

  • Začni s praznim pravilom    Ta pravila ustvarite brez predlog in jih lahko popolnoma prilagodite.

Ustvarjanje pravil

V Outlook so vključene predloge pravil za pogoste scenarije. Pravila lahko ustvarite s temi predlogami, lahko pa ustvarite tudi svoja pravila.

Uporaba Outlookovih predlog za pravila

  1. Kliknete zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.

  5. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo osebe ali javna skupina, se odpre adresar.

  6. Kliknite Naprej.

  7. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  8. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  9. Kliknite Naprej.

  10. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  11. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  12. Kliknite Naprej.

  13. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  14. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  15. Kliknite Naprej.

  16. V razdelku 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  17. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  18. Kliknite Končaj.

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod Začni s praznim pravilom kliknite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju.

  5. Kliknite Naprej.

  6. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  7. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  8. Kliknite Naprej.

  9. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  10. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  11. Kliknite Naprej.

  12. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  13. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  14. Kliknite Naprej.

  15. V razdelku 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  16. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  17. Kliknite Končaj.

Pravilo lahko hitro ustvarite v vsakem sporočilu. Če pravilo ustvarite tako, da so pravila predlagana na podlagi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Na primer, ko začnete ustvarjati sporočilo, eno pravilo, ki je predlagano, premakne vsa sporočila tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. Kliknite sporočilo, za katero želite ustvariti pravilo, in nato na zavihku Osnovno v skupini Premakni kliknite Pravila.

    Prikažejo se predlogi pravil, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Kliknite želeno predlagano pravilo, kliknite ciljno mapo in nato V redu.

    • Če želite več možnosti pravil, ki temeljijo na pošiljatelju, prejemnikih ali zadevi sporočila, kliknite Ustvari pravilo.

Če v 2. koraku uporabite Ustvari pravilo, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje pravil. Nadaljujte s spodnjimi koraki.

  1. Pod Ob prejemu e-poštnega sporočila z vsemi izbranimi pogoji potrdite potrditvena polja za želene pogoje.

  2. Pod Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  3. Potrdite potrditveno polje Element premakni v mapo.

  4. Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti mapo za shranjevanje sporočil.

    Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatne možnosti in sledite navodilom v čarovniku za pravila. Zažene se enak čarovnik, kot če kliknete Upravljaj pravila in opozorila v pogledu »Backstage« (s klikom na zavihek Datoteka). Če želite več informacij, glejte Načrtovanje pravil po meri.

  5. Kliknite V redu .

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Če želite pravilo uporabiti ročno, naredite to:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.

  4. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj pod Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite polje ob pravilih, ki jih želite zagnati.

  5. Če želite izbrati drugo mapo, ob polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Kliknite želeno mapo in nato V redu.

    Potrdite polje Vključi podmape, če želite vključiti vse mape v mapi, ki ste jo določili v 5. koraku.

  6. Na seznamu Uporabi pravila za so privzeto izbrana vsa sporočila. Nastavitev lahko spremenite, tako da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.

  7. Kliknite Zaženi zdaj.

V Outlooku se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Pravila, ki se izvajajo v strežniku    Če imate račun strežnika Microsoft Exchange, se nekatera pravila, ki jih ustvarite, izvajajo v strežniku. Ta pravila se izvajajo v nabiralniku e-poštnega strežnika Exchange, čeprav se Outlook trenutno ne izvaja v računalniku. Nastavljena morajo biti tako, da se lahko uporabijo za sporočila, ki prispejo v mapo Prejeto v strežniku, in da se lahko v strežniku izvedejo do konca. Pravila v strežniku na primer ni mogoče izvesti do konca, če dejanje navede tiskanje sporočila. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, se izvede, ko zaženete Outlook, in postane pravilo, ki se izvaja v odjemalcu.

  • Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu    Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu, so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. Ta pravila se ne morejo izvajati, dokler niso dokončana v strežniku, na primer pravilo za tiskanje določenih sporočil. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.

Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Uporaba pravil za druge Outlookove elemente

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v zadevi v določeno mapo, denimo premakne vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore, ki vsebujejo v zadevi besedo »srečanje«.

Opomba: Ko pravilo odgovor glasovanja iz mape Prejeto premakne v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Ko se izvajajo pravila, se povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti obravnavajo kot sporočila. Če na primer ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polju Zadeva v določeno mapo, se bodo premaknile tudi vse zahteve za opravilo ali povabila na srečanje, ki izpolnjujejo ta pogoj. Ko ustvarjate pravila, ki vplivajo na te vrste elementov, pa se morate zavedati teh omejitev:

  • Če element premaknete v mapo, ki ni poštna, morda ne bo deloval. Če na primer sporočilo premaknete v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo »Izbrisano«, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače, odvisno od načina ustvarjanja pravila:

  • Premakni sporočila, ki so bila poslana v mapo »Skupina stikov«     To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Če uporabljate računi strežnika Microsoft Exchange Server 2010, privzeto ne morete uporabiti pravil za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Ta nastavitev preprečuje razkrivanje zaupnih in zasebnih podatkov podjetja. To nastavitev lahko spremeni le skrbnik strežnika Exchange.

Če želite več informacij, preberite Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server, s katerim vzpostavlja povezavo moj račun.

Kako pravila pomagajo pri upravljanju sporočil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila. Pravila ne veljajo za sporočila, ki ste jih prebrali – veljajo le za neprebrana sporočila.

Pravila sodijo v eno od dveh splošnih kategoriji: organizacija in obvestilo. Čarovnik za pravila in opozorila vključuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila.

  • Ostani organiziran    – S temi pravili lahko shranjujete sporočila in nadaljujete delo z njimi. Ustvarite lahko na primer pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, kot je npr. Aleš Bizjak, z besedo »prodaja« v vrstici Zadeva. Sporočila so nato označena z zastavico za nadaljnje delo, uvrščena v kategorijo »Prodaja« in premaknjena v mapo, imenovano »Aleševa prodaja«.

  • Ostani na tekočem    – Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vaš mobilni telefon, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.

  • Začni s praznim pravilom    – To so pravila, ki jih ustvarite od začetka.

    Predloge za pravila
    Slika 1: Čarovnik za pravila in opozorila vključuje več vnaprej določenih pravil, imenovanih predloge.

Izjeme

Pravilom lahko dodate izjeme za posebne okoliščine, na primer, ko je sporočilo označeno z zastavico za nadaljnje delo ali označeno kot zelo pomembno. Pravilo ni uporabljeno za sporočilo, če je izpolnjena ena od izjem, ki ste jih določili.

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Pošta.

  2. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  3. Če imate več kot en e-poštni račun, na seznamu Uporabi spremembe v tej mapi izberite želeno mapo Prejeto.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. V razdelku 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.

  6. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo ljudje ali seznam prejemnikov, se odpre adresar.

  7. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  8. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste storili, nato pa kliknite Naprej.

  9. V razdelku 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  10. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste storili, nato pa kliknite Naprej.

  11. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  12. Če želite dokončati ustvarjanje pravila, vnesite ime za pravilo, nato pa izberite želene možnosti.

    • Če želite uporabiti pravilo za sporočila, ki so že v eni od vaših map, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v »mapi«.

    • Če želite uporabiti pravilo za vse e-poštne račune in mape Prejeto, ki so povezane s posameznimi računi, potrdite polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  13. Kliknite Dokončaj.

Če želite ustvariti pravilo tako, da izberete lastne pogoje, dejanja in izjeme, storite to:

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Pošta.

  2. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  3. Če imate več kot en e-poštni račun, na seznamu Uporabi spremembe v tej mapi izberite želeno mapo Prejeto.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. V razdelku Začni s praznim pravilom izberite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju, nato pa kliknite Naprej.

  6. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  7. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste storili, nato pa kliknite Naprej.

  8. V razdelku 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  9. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste storili, nato pa kliknite Naprej.

  10. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  11. Če želite dokončati ustvarjanje pravila, vnesite ime za pravilo, nato pa izberite želene možnosti.

    • Če želite uporabiti pravilo za sporočila, ki so že v eni od vaših map, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v »mapi«.

    • Če želite uporabiti pravilo za vse e-poštne račune in mape Prejeto, ki so povezane s posameznimi računi, potrdite polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  12. Kliknite Dokončaj.

Pravilo lahko ustvarite neposredno iz sporočila. Ustvarite lahko na primer pravilo, ki bo premaknilo sporočila neke osebe v določeno mapo.

  1. Z desno tipko miške kliknite sporočilo, na podlagi katerega želite ustvariti pravilo, nato pa v priročnem meniju kliknite Ustvari pravilo.

    V pogovornem oknu Ustvari pravilo potrdite polja za možnosti, ki že vključujejo informacije iz izbranega sporočila.

  2. Potrdite polje Element premakni v mapo.

  3. Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti novo mapo za shranjevanje sporočil.

  4. Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatne možnosti in upoštevajte preostala navodila v čarovniku za pravila in opozorila.

    Namig     Če želite zagnati pravilo takoj, ko ga ustvarite, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v mapi na zadnji strani čarovnika za pravila in opozorila.

    Vsa sporočila v mapi Prejeto ali kateri koli izbrani mapi, ki izpolnjujejo pogoje ali izjeme, povezane s pravilom, so premaknjena v določeno mapo. Če želite preskusiti novo pravilo, odprite svojo novo mapo. Ali so bila premaknjena ustrezna sporočila?

Če želite, da se pravilo zažene občasno, in ne stalno, naredite to:

  1. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila izklopite pravilo tako, da počistite potrditveno polje on pravilu.

  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.

  4. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj v razdelku Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite polje ob pravilu, ki ga želite zagnati.

  5. Izberite mapo, za katero želite uporabiti pravilo.

  6. Izberite kategorijo sporočil, za katero želite uporabiti pravilo.

    Pravilo lahko na primer uporabite le za neprebrana sporočila v mapi.

  7. Kliknite Zaženi zdaj.

Pravila, ki se izvajajo v strežniku    – Če imate račun za Microsoft Exchange, strežnik lahko uporabi pravila za sporočila, tudi če Outlook ni zagnan. To so pravila, ki se izvajajo v strežniku. Pravila morajo biti nastavljena tako, da se uporabijo za sporočila, ko so ta dostavljena v mapo Prejeto v strežniku. Prav tako se morajo pravila v strežniku izvesti do konca. Pravilo se na primer v strežniku ne more izvesti do konca, če dejanje določa tiskanje sporočila. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, je uporabljeno, ko zaženete Outlook.

Pravila, ki se izvajajo le v odjemalcu    – »Odjemalec« je e-poštni program, ki se izvaja v uporabnikovem računalniku. Pravilo, ki ga ni mogoče izvajati v strežniku, je »pravilo, ki se izvaja le v odjemalcu«, saj se izvaja le v uporabnikovem računalniku. Če seznam pravil vključuje pravila, ki jih je mogoče izvesti v strežniku, in pravila, ki jih v strežniku ni mogoče izvesti, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in obvestila o odsotnosti so obravnavana kot sporočila. Ko na primer ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polju Zadeva v določeno mapo, so premaknjena tudi vsa potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in sporočila o odsotnosti, ki izpolnjujejo ta pogoj.

Opomba: Če odgovor glasovanja premaknete iz mape Prejeto, odgovor ni samodejno sleden v izvirnem sporočilu.

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti se obravnavajo kot sporočila. Če na primer ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polju Zadeva v določeno mapo, se bodo premaknile tudi vse zahteve za opravilo ali povabila na srečanje, ki izpolnjujejo ta pogoj. Ko ustvarjate pravila, ki vplivajo na te vrste elementov, pa se morate zavedati teh omejitev:

  • Element, ki ga premaknete v mapo, ki ni namenjena e-pošti, po premiku morda ne bo deloval tako, kot želite. Če premaknete sporočilo na primer v mapo Koledar, se ne ustvari nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo Izbrisano, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda v Koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Novo pravilo za seznam prejemnikov deluje drugače, odvisno od tega, kako ustvarite pravilo:

  • V mapo premakni sporočila, poslana seznamu prejemnikov    – Če izberete to predlogo pravila, so v določeno mapo premaknjena le sporočila, ki so poslana seznamu prejemnikov. Sporočila oseb, ki so slučajno na seznamu prejemnikov, ne bodo premaknjena v določeno mapo.

    Opomba: To pravilo deluje le za Exchangeeve račune.

  • V mapo premakni sporočila določene osebe    Če izberete to predlogo pravila, bodo v določeno mapo premaknjena tudi sporočila oseb, ki so vključene na seznam prejemnikov, ki ste ga določili.

Če delate v organizaciji, ki uporablja Exchange, sporočila, ki jih s pravilom posredujete zunanjim e-poštnim naslovom zunaj organizacije, privzeto ne bodo poslana. Ta nastavitev preprečuje razkritje poslovnih podatkov in jo upravlja skrbnik strežnika Exchange.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×