Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili

Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Pravilo je dejanje, ki Outlook za Windows samodejno izvede na dohodnih ali odhodnih sporočilih. Se odločite, kaj sproži pravilo, kot tudi dejanja, ki se odpre pravilo. Ustvarite lahko na primer pravilo za premikanje vsa sporočila od upravitelja v mapo ali brisanje vseh sporočil s "Buy now!" v zadevi.

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

S pravili lahko zmanjšate ročna in ponavljajoča se dejanja, ki jih potrebujete za upravljanje e-poštnih sporočil. Ko vklopite pravila, se ta izvajajo neprestano in samodejno.

Pravila običajno razdelimo v eno od dveh kategoriji – organizacija ali obvestilo. Za lažje načrtovanje pravil za upravljanje sporočil lahko uporabite čarovnika za pravila.

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila.

Čarovnik za Outlookova pravila

  • Ostani organiziran   
    ta pravila pomagajo pri v datoteko sporočila, ampak tudi za nadaljnje delo s sporočili. Ustvarite pravilo za sporočila določenega pošiljatelja. Tako lahko nastavite pravilo, na primer, ki sporočila, ki ste jih prejeli od Keri mlini z besedo »prodaja« v polje zadeva , ki morajo biti z zastavico za nadaljnje delo, uvrščeni prodaje, in premaknjena v mapo z imenom osebe Asfaltko prodaje.

  • Ohranite navzgor do datuma   
    ta pravila, ki vas obvesti – glede na izbire, ki jih naredite, ko prejmete določeno sporočilo. Ustvarite pravilo, na primer, ki samodejno pošlje sporočilo v prenosno napravo, ko prejmete sporočilo iz družinskega člana.

  • Začni s praznim pravilom   
    – to so pravila, ki jih lahko ustvarite in prilagodite brez predlog.


1. korak: Izbira Outlook predloge pravila

  1. Na traku izberite Pravila > Upravljanje pravil in opozoril ali pa izberite zavihek Datoteka in nato še Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto izberite Novo pravilo.

  3. V čarovniku za pravila v razdelku 1. korak: Izbira predloge izberite eno od privzetih predlog v razdelku Ostani organiziran, Ostani na tekočem ali pa Začni s praznim pravilom.


2. korak: Urejanje opisa pravila

Vsaka od predlog pravila, ki ste jo izbrali v 1. koraku, ima nekoliko drugačne možnosti v 2. koraku. Ko morate izbrati eno od možnosti, na primer to, da določite pošiljatelja ali izberete mapo, bo možnost podčrtana. V tem primeru smo izbrali eno od najpogostejših pravil za premikanje sporočil določene osebe v mapo.

  1. Če želite prikazati adresar, izberite v polju za urejanje opisa osebo ali javno skupino. Izberite ime iz adresarja ali vnesite naslov osebe v polje Od, nato pa izberite V redu.

  2. Če želite prikazati seznam map, izberite Navedeno. Če želite ustvariti novo mapo, lahko izberete obstoječo mapo ali izberite Novo. Ko ste izbrali ustrezno mapo, izberite V redu.

Če želite raziskati dodatne možnosti za pravilo, izberite Naprej in nato nadaljujte z dodatnimi možnostmi za pravilo spodaj. V nasprotnem primeru izberite Dokončaj. Ta možnost vas vrne v okno Pravila in opozorila. Od tu lahko ustvarite še eno pravilo ali pa izberete V redu, da shranite spremembe.

Premikanje sporočil določene osebe v mapo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Premakni sporočila z določenimi besedami v zadevi v mapo

  1. Izberite povezavo za določene besede.

  2. V pogovornem oknu Iskano besedilo vnesite v polje Določite besede ali besedne zveze, ki jih želite iskati v zadevi določeno besedo ali besedno zvezo, ki jo želite poiskati.

  3. Izberite Dodaj, če želite dodati vnos v podokno Seznam iskanja, in nato izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Premakni poslana sporočila v javno skupino ali mapo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je v polju Za prikazan izbor, izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za določeno mapo in v pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite mapo in nato še V redu.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Označi sporočila določene osebe z zastavico za nadaljnjo obravnavo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. V pogovornem oknu Označi sporočilo v polju Zastavica sprejmite privzeto nastavitev za Spremljaj ali pa izberite drug element na seznamu.

  5. V polju Za sprejmite privzeto nastavitev Danes ali pa izberite drug element na seznamu.

  6. Izberite V redu > Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Premakni elemente RSS iz določenega vira RSS v mapo

Opomba : Če želite uporabiti to možnost, se morate naročiti na vir RSS. Ko izberete to možnost, se prikaže poziv za nadaljevanje. Če izberete Ne, ne more nadaljevati, če pa izberete Da, lahko nadaljujete.

Predloga »Ostanite na tekočem«

• Prikaži pošto določene osebe v oknu »Obvestilo o novem elementu«

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. V oknu »Obvestilo o novem elementu« izberite določeno sporočilo.

  5. V pogovornem oknu Sporočilo za opozorilo vnesite v polje Določite sporočilo za opozorilo svoje sporočilo in nato izberite V redu.

  6. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Predvajaj zvok, ko prejmem sporočilo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo Predvajaj zvok in v oknu Izberite zvok za predvajanje izberite datoteko (na primer datoteko .wav), nato pa izberite Odpri.

  5. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

• Pošlji opozorilo v mojo prenosno napravo, ko prejmem sporočilo

  1. Kliknite povezavo oseba ali javna mapa.

  2. V pogovornem oknu Naslov pravila naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  3. Ko je prikazan izbor, v polju Iz izberite V redu.

  4. Izberite povezavo za posredovanje osebi ali javni skupini.

  5. V pogovornem oknu Naslovi pravil naredite nekaj od tega:

    • V polje za iskanje vnesite ime.

      ali

    • Na seznamu Adresar izberite vir.

  6. Ko je v polju Za prikazan izbor, izberite V redu.

  7. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.

Začni s prazno predlogo pravila

  1. Izberite nekaj od tega.

    • Pravilo uporabi za sporočila, ki jih prejmem

      ali

    • Pravilo uporabi za sporočila, ki jih pošljem

  2. Izberite Naprej in nadaljujte s 3. korakom: Nastavitev pogojev za pravilo.


3. korak: Nastavitev pogojev za pravilo

Zdaj imate možnost, da dodate pogoje in možnosti, ki ste jo izbrali v korak 2: Uredi opis pravila. Glede na pogoje, ki jih izberete, se razlikujejo možnosti, ki so na voljo za Uredi opis pravila.

Nastavite pogoje, kdaj bodo pravila uporabljena za izbrano možnost v predlogi »Ostani organiziran« ali predlogi »Ostani na tekočem«, ko zaženete čarovnika za pravila.

  1. V razdelku 1. korak: Izbira pogojev potrdite potrditveno polje za pogoj, ki ga želite dodati.

    Opomba : Potrdite lahko več potrditvenih polj.

  2. V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila (kliknite podčrtano vrednost) izberite povezavo, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  3. Izberite naslednjo povezavo, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  4. Če je na voljo druga povezava, je izberite, dokončajte zahtevana dejanja in ko končate, izberite V redu.

  5. Ko končate, izberite Dokončaj.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V polju Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  3. V razdelku Začni s praznim pravilom izberite Pravilo uporabi za sporočilo, ki ga prejmem ali Pravilo uporabi pravilo za sporočilo, ki ga pošljem.

  4. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Izbira pogojev izberite pogoje (merila), ki jih mora sporočilo izpolnjevati (ustrezati), da bo pravilo veljalo.

      in

    • V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  5. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

      in

    • Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  6. Izberite Naprej in nato naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Izbira izjem izberite vse izjeme pravila in nato kliknite Naprej.

      in

    • V razdelku 2. korak: Urejanje opisa pravila izberite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  7. Izberite Naprej in naredite to:

    • V razdelku 1. korak: Določanje imena za to pravilo vnesite ime.

      in

    • V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

      Namigi : 

      • Če želite uporabiti pravilo za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v mapi »Prejeto«.

      • Če želite izklopiti pravilo, ki je samodejno vklopljeno, počistite potrditveno polje Vklopi to pravilo.

      • Če želite uporabiti pravilo v vseh e-poštnih računih, ki so nastavljeni v programu Outlook, potrdite polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  8. Izberite Dokončaj.

Pravilo lahko ustvarite v vsakem sporočilu. Prednost tega načina je, da so pravila predlagana na osnovi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Ko začnete s sporočilom, je na primer eno od predlaganih pravil premestitev vseh sporočil tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. V mapi Prejeto izberite sporočilo, za katerega želite ustvariti pravilo, nato pa na zavihku Osnovno v skupini Premakni izberite Pravila.

    Opomba : Na seznamu pravil se prikažejo predlagana pravila, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Izberite predlagano pravilo, izberite ciljno mapo in nato še V redu, če želite dokončati dodelitev pravila.

      ali

    • Izberite Ustvari pravilo in nadaljujte z naslednjim korakom.

  3. V pogovornem oknu Ustvarjanje pravila v razdelku Ko prejmem e-pošto z vsemi izbranimi pogoji ne potrdite nobenega polja ali pa potrdite enega ali več potrditvenih polj, ki so na voljo.

  4. V razdelku Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, če so izpolnjeni navedeni pogoji (merila).

  5. Potrdite potrditveno polje Premakni mapo elementa.

  6. Naredite nekaj od tega:

    • Izberite Izberi mapo in kliknite obstoječo mapo.

      ali

    • Izberite Novo, če želite ustvariti mapo.

    Opombe : 

    • Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatne možnosti in nato upoštevajte preostala navodila v čarovniku za pravila.

    • Če želite več informacij, glejte Načrtovanje pravila po meri.

  7. Izberite V redu.

  8. V polju za obvestilo naredite nekaj od tega:

    • Izberite V redu.

      ali

    • Potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v trenutni mapi, nato pa izberite V redu.

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Ko pravila ne potrebujete več, ga lahko izbrišete.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril.

  2. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto izberite pravilo, ki ga želite izbrisati.

  3. Izberite Izbriši Ikona »Izbriši« > V redu.

Ročno lahko zaženete eno ali več pravil.

  1. Na zavihku Datoteka izberite Upravljanje pravil in opozoril in na zavihku Pravila za e-pošto izberite Zaženi pravila zdaj.

  2. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj v razdelku Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite potrditveno polje za vsako pravilo, ki ga želite zagnati.

  3. Če želite izbrati drugo mapo, v polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Izberite mapo in nato V redu.

    Če želite vključiti vse mape iz mape, ki ste jo izbrali v 3. koraku, potrdite potrditveno polje Vključi podmape.

  4. Na seznamu Uporabi pravila za sprejmite privzeto nastavitev za vsa sporočila ali pa jo spremenite tako, da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.

  5. Izberite Zaženi zdaj.

V programu Outlook se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Strežniška pravila    
    ko uporabljate račun strežnika Microsoft Exchange Server, nekatera pravila so strežniška. Ta pravila izvajajo v nabiralniku Exchange poštni strežnik, tudi če Outlook ne izvaja.

    Pravila, ki se izvajajo v strežniku, morajo biti nastavljena tako, da se lahko uporabijo za sporočila, ki prispejo v mapo Prejeto v strežniku, in se lahko v strežniku izvedejo do konca. Pravilo, po katerem naj bi se sporočilo natisnilo, se na primer ne more izvesti do konca, dokler ni dokončano v strežniku. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, se izvede, ko zaženete Outlook, in postane pravilo, ki se izvaja v odjemalcu.

  • Odjemalska pravila   
    odjemalska pravila so pravila, ki se izvajajo le v računalniku. To so pravila, ki se izvajajo v Outlook namesto v strežniku Exchange . Odjemalska pravila lahko zaženete le, ko se izvaja Outlook .

Namig : Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in samodejni odgovori

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polju Zadeva v določeno mapo, denimo premakne v to isto mapo tudi vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore.

Opomba : Ko pravilo premakne odgovore glasovanja iz mape Prejeto v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti se obravnavajo kot sporočila. Če ustvarite pravilo, ki premakne element v določeno mapo glede na izpolnjevanje (ustrezanje) določenih pogojev (meril), bodo premaknjena tudi vsaka povabila na srečanje in zahteve za opravilo, ki bodo izpolnjevale te pogoje. Pri ustvarjanju pravil, ki vplivajo na te elemente, morate upoštevati te omejitve:

  • Če premaknete element v mapo, ki ni poštna, element morda ne bo deloval v skladu s pričakovanji. Če na primer premaknete sporočilo v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo Izbrisano, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače kot druga pravila, odvisno od načina ustvarjanja pravila.

  • Sporočila, ki so poslana javni skupini, premakni v mapo   
    To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange Server. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Računi Exchange Server (od strežnika Exchange Server 2010 dalje) lahko uporabijo pravila za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Vendar pa lahko skrbnik za Exchange prepreči samodejno posredovanje sporočil prejemnikom, ki uporabljajo določene domene.

Če želite več informacij, preberite Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server, s katerim vzpostavlja povezavo moj račun.

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila.

Pravila delimo v dve splošni kategoriji  – pravila organiziranja in pravila obveščanja. Pravila ne veljajo za prebrana sporočila, temveč le za neprebrana.

Predloge pravil v čarovniku za pravila

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila, in sicer:

  • Ostani organiziran    S temi pravili lahko shranjevanju sporočil in nadaljnjem delu z njimi. Ustvarite lahko na primer pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, na primer Aleš Bizjak, z besedo »prodaja« v vrstici Zadeva. Sporočila so nato označena z zastavico za nadaljnje delo, uvrščena v kategorijo »Prodaja« in premaknjena v mapo, imenovano »Aleševa prodaja«.

  • Ostani na tekočem    Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vašo mobilno napravo, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.

  • Začni s praznim pravilom    Ta pravila ustvarite brez predlog in jih lahko popolnoma prilagodite.

Ustvarjanje pravil

V Outlook so vključene predloge pravil za pogoste scenarije. Pravila lahko ustvarite s temi predlogami, lahko pa ustvarite tudi svoja pravila.

Uporaba Outlookovih predlog za pravila

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.

  5. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo osebe ali javna skupina, se odpre adresar.

  6. Kliknite Naprej.

  7. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  8. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  9. Kliknite Naprej.

  10. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  11. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  12. Kliknite Naprej.

  13. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  14. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  15. Kliknite Naprej.

  16. V razdelku 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  17. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  18. Kliknite Dokončaj.

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod Začni s praznim pravilom kliknite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju.

  5. Kliknite Naprej.

  6. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  7. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  8. Kliknite Naprej.

  9. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  10. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  11. Kliknite Naprej.

  12. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  13. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  14. Kliknite Naprej.

  15. V razdelku 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  16. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  17. Kliknite Dokončaj.

Pravilo lahko hitro ustvarite v vsakem sporočilu. Če pravilo ustvarite tako, da so pravila predlagana na podlagi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Na primer, ko začnete ustvarjati sporočilo, eno pravilo, ki je predlagano, premakne vsa sporočila tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. Kliknite sporočilo, za katero želite ustvariti pravilo, in nato na zavihku Osnovno v skupini Premakni kliknite Pravila.

    Prikažejo se predlogi pravil, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Kliknite želeno predlagano pravilo, kliknite ciljno mapo in nato V redu.

    • Če želite več možnosti pravil, ki temeljijo na pošiljatelju, prejemnikih ali zadevi sporočila, kliknite Ustvari pravilo.

Če v 2. koraku uporabite Ustvari pravilo, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje pravil. Nadaljujte s spodnjimi koraki.

  1. Pod Ob prejemu e-poštnega sporočila z vsemi izbranimi pogoji potrdite potrditvena polja za želene pogoje.

  2. Pod Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  3. Potrdite potrditveno polje Element premakni v mapo.

  4. Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti mapo za shranjevanje sporočil.

    Če želite dodati več pogojev, dejanja ali izjeme za pravilo, kliknite Dodatne možnostiin sledite preostalim navodilom Čarovnika za pravila. To je enako čarovnika, ki se prikaže, ko kliknete Upravljaj pravila in opozorila v pogledu» Backstage« (tako, da kliknete zavihek »Datoteka« ). Če želite več informacij, glejte načrtovanje pravil po meri .

  5. Kliknite V redu .

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Če želite pravilo uporabiti ročno, naredite to:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.

  4. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj pod Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite polje ob pravilih, ki jih želite zagnati.

  5. Če želite izbrati drugo mapo, ob polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Kliknite želeno mapo in nato V redu.

    Potrdite polje Vključi podmape, če želite vključiti vse mape v mapi, ki ste jo določili v 5. koraku.

  6. Na seznamu Uporabi pravila za so privzeto izbrana vsa sporočila. Nastavitev lahko spremenite, tako da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.

  7. Kliknite Zaženi zdaj.

V Outlooku se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Strežniška pravila    Če uporabljate račun strežnika Microsoft Exchange Server, nekatera pravila, ki jih ustvarite, so strežniška pravila. Ta pravila izvajajo v nabiralniku poštnega strežnika Exchange, tudi če Outlook ne izvaja v vašem računalniku. Strežniška pravila mora veljajo za sporočila, ko prvič dostavljeni v mapo »Prejeto«, in pravila, morate imeti dostop za zagon, dokler niso dodelana v strežniku. Na primer pravilo, ki določa, da bo natisnjen sporočilo ni mogoče zagnati, dokler je bil izpolnjen v strežniku. Če pravila ni mogoče uporabiti v strežniku, bodo uporabljene, ko zaženete Outlook, in postane odjemalska pravila.

  • Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu    Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu, so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. Ta pravila se ne morejo izvajati, dokler niso dokončana v strežniku, na primer pravilo za tiskanje določenih sporočil. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.

Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Uporaba pravil za druge Outlookove elemente

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v zadevi v določeno mapo, denimo premakne vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore, ki vsebujejo v zadevi besedo »srečanje«.

Opomba : Ko pravilo odgovor glasovanja iz mape Prejeto premakne v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Ob uporabi pravil povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti obravnavajo kot sporočila. Na primer, ko ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polje zadeva v določeno mapo, vse zahteve za opravilo ali povabilo na srečanje, ki ustreza tem pogojem premakne tudi. Kljub temu, katere morate biti pozorni na te omejitve, ko ustvarite pravila, ki vplivajo na te vrste elementov:

  • Če element premaknete v mapo, ki ni poštna, morda ne bo deloval. Če na primer sporočilo premaknete v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo »Izbrisano«, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače, odvisno od načina ustvarjanja pravila:

  • Premakni sporočila, ki so bila poslana v mapo »Skupina stikov«     To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Če uporabljate računi strežnika Microsoft Exchange Server 2010, privzeto ne morete uporabiti pravil za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Ta nastavitev preprečuje razkrivanje zaupnih in zasebnih podatkov podjetja. To nastavitev lahko spremeni le skrbnik strežnika Exchange.

Če želite več informacij, glejte Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server moj račun vzpostavi povezavo.

Kako pravila pomagajo pri upravljanju sporočil

Pravilo je dejanje, ki Microsoft Outlook samodejno izvede na dohodna ali poslano sporočilo, ki ustrezajo pogojem, ki ste jih določili v pravilu. Več pogojev in dejanj, lahko izberete tako, da uporabite pravila in opozorila čarovnika. Pravila ne delujejo v sporočilu, ki so bili branje le na tiste, ki so neprebrana.

Pravila, ki sodijo v enega od dveh splošne kategorije: organizacija in obvestila. Pravila in opozorila čarovnik vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila.

  • Razporejanje    To so pravila, ki vam pomaga, da datoteko in nadaljnje delo za sporočila. Na primer, lahko ustvarite pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, kot na primer Bobby priimek Kovač, z besedo »prodaja« v vrstici z zadevo, da se z zastavico za nadaljnje delo, uvrščeni v kategorijo prodaje in premaknjena v mapo z imenom Andrej je prodajni.

  • Ostanite na tekočem    To so pravila, ki vas obvesti na način, ko prejmete določeno sporočilo. Ustvarite lahko na primer pravilo, ki samodejno pošlje opozorilo za vaš mobilni telefon, ko prejmete sporočilo iz družinskega člana.

  • Začni s praznim pravilom    To so pravila, ki jih ustvarite od začetka.

    Predloge za pravilo
    Slika 1: Pravila in opozorila čarovnik vsebuje več vnaprej določene pravil, ki se imenuje predloge.

Izjeme

Lahko dodate izjeme pravil za posebnih primerih, na primer ko sporočilo označeno z zastavico za nadaljnje delo ali je označeno z visoko pomembnostjo. Pravilo ni uporabljena na sporočilo, če je izpolnjen tudi eden od izjeme, ki jo določite.

  1. V Podokno za krmarjenjekliknite pošta.

  2. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  3. Če imate več kot en e-poštni račun, na seznamu uporabi spremembe za to mapo , izberite mapo »Prejeto« , ki jih želite.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.

  6. V razdelku korak 2: Uredi opis pravila, kliknite podčrtano vrednost. Na primer, če kliknete povezavo osebe ali seznam prejemnikov , se odpre adresar.

  7. V razdelku 1. korak: izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  8. V razdelku korak 2: Uredi opis pravila, kliknite podčrtano vrednost, če tega ne naredili že, in nato kliknite naprej.

  9. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  10. V razdelku korak 2: Uredi opis pravila, kliknite podčrtano vrednost, če tega ne naredili že, in nato kliknite naprej.

  11. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  12. Da dokončate ustvarjanje pravila, vnesite ime za pravilo in nato izberite še druge možnosti, ki jih želite.

    • Če želite to pravilo za sporočila, ki so že v eno od map, izberite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v »mapa« .

    • Če želite pravilo uporabiti za vse e-poštne račune in mape »Prejeto« , povezan z vsak račun, izberite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune .

  13. Kliknite Dokončaj.

Če želite ustvariti pravilo tako, da izberete lastne pogoje, dejanja in izjeme, naredite to:

  1. V Podokno za krmarjenjekliknite pošta.

  2. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  3. Če imate več kot en e-poštni račun, na seznamu uporabi spremembe za to mapo , izberite mapo »Prejeto« , ki jih želite.

  4. Kliknite Novo pravilo.

  5. V razdelku Začni s praznim pravilomizberite preveri sporočila, ko prispejo ali preveri sporočila po pošiljanjuin nato kliknite naprej.

  6. V razdelku 1. korak: izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  7. V razdelku korak 2: Uredi opis pravila, kliknite podčrtano vrednost, če tega ne naredili že, in nato kliknite naprej.

  8. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  9. V razdelku korak 2: Uredi opis pravila, kliknite podčrtano vrednost, če tega ne naredili že, in nato kliknite naprej.

  10. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  11. Da dokončate ustvarjanje pravila, vnesite ime za pravilo in nato izberite še druge možnosti, ki jih želite.

    • Če želite to pravilo za sporočila, ki so že v eno od map, izberite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v »mapa« .

    • Če želite pravilo uporabiti za vse e-poštne račune in mape »Prejeto« , povezan z vsak račun, izberite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune .

  12. Kliknite Dokončaj.

Pravilo lahko ustvarite neposredno iz sporočila. Ustvarite lahko na primer pravilo za premikanje sporočila od nekoga v določeno mapo.

  1. Z desno tipko miške sporočilo, ki ga želite zasnovati pravilo na, in nato v priročnem meniju kliknite Ustvari pravilo .

    V pogovornem oknu Ustvarjanje pravila potrdite potrditvena polja za možnosti, ki so že zapolnjena z informacijami iz izbranega sporočila.

  2. Potrdite potrditveno polje Element premakni v mapo.

  3. Kliknite obstoječo mapo ali novo , če želite ustvariti novo mapo za shranjevanje sporočil.

  4. Če želite dodati več pogojev, dejanja ali izjeme za pravilo, kliknite Dodatne možnostiin sledite preostanek navodila v pravila in opozorila čarovnika.

    Namig     Če želite zagnati pravilo takoj, ko ga ustvarite, izberite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki že v mapi , na zadnji strani pravila in opozorila čarovnika.

    Vsa sporočila v mapi »Prejeto«, ali katere koli mape, ki jo izberete, ki ustrezajo pogojem, in izjeme, povezane s pravilom so premaknjena v določeno mapo. Če želite preskusiti novo pravilo, odprite novo mapo. So bili premaknjeni pravilno sporočila?

Če želite zagnati pravilo, občasno pa ne ves čas, naredite to:

  1. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.

  2. V pogovornem oknu pravila in opozorila izklopite pravilo tako, da počistite potrditveno polje ob pravilu.

  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.

  4. Zaženi pravila zdaj pogovornem oknu pod Izberite pravila, če želite zagnati, izberite potrditveno polje ob pravilu, ki ga želite zagnati.

  5. Izberite mapo, ki jo želite uporabiti pravilo, da.

  6. Izberite kategorijo sporočila, ki ga želite uporabiti pravilo, da.

    Na primer, lahko uporabite pravilo le za neprebrana sporočila v mapi.

  7. Kliknite Zaženi zdaj.

Strežniška pravila    Če imate Microsoft Exchangeev račun, v strežniku lahko uporabite pravila za sporočila tudi, če Outlook ne izvaja. Ti se imenujejo strežniška pravila. Pravila, mora biti nastavljena na uporabljena za sporočila, ko so so dostavljena v mapo »Prejeto« v strežniku, in pravila, morate imeti dostop do do konca se izvajajo v strežniku. Na primer pravila ni mogoče zagnati do konca v strežniku, če dejanja, ki določa natisnjeni sporočilo. Če pravila ni mogoče uporabiti v strežniku, bo uporabljen, ko zaženete Outlook.

Odjemalska pravila    »Odjemalec« je e-poštni program, ki se izvaja v uporabnikovem računalniku. Pravilo, ki ne uporablja strežnik je »odjemalska pravila« , se lahko izvaja le na v uporabnikovem računalniku. Če je seznam pravil pravila, ki se lahko izvajajo v strežniku, kot tudi tiste, ki ni mogoče, strežniška pravila veljajo, sledi odjemalska pravila.

Potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in obvestila o odsotnosti iz pisarne se upoštevajo kot sporočila. Na primer, ko ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polje zadeva v določeno mapo, vse potrdila o dostavi, glasovanja odgovor, in oknih odsoten sporočila, ki ustreza tem pogojem zamaknejo tudi.

Opomba : Če je odgovor glasovanja premaknjen iz mape »Prejeto«, odgovor ne samodejno sledi v izvirno sporočilo.

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti se obravnavajo kot sporočila. Na primer, ko ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polje zadeva v določeno mapo, vse zahteve za opravilo ali povabilo na srečanje, ki ustreza tem pogojem premakne tudi. Vendar pa imejte v mislih te omejitve pri ustvarjanju pravil, ki vplivajo na te vrste elementov:

  • Premaknjena v mapo premaknete element morda ne bo delovala, kot ste pričakovali, ko jo premaknete. Na primer, če je sporočilo premaknjeno v mapo »koledar« , nov sestanek ni ustvarjen.

  • Če srečanje ali opravilo odgovor je premaknjena v mapo »Izbrisano« z uporabo pravil, odgovor je ni mogoče slediti tako, da v izvirnem elementu.

  • Če povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo »Izbrisano« , se srečanje ne doda v koledar.

  • Pravila, ki veljajo za sporočila, ki jih pošljete ne veljajo za zahteve za opravila in povabila na srečanje.

Novo pravilo za seznam prejemnikov se vedejo drugače, odvisno od tega, kako ustvarite pravilo:

  • Premikanje sporočila, poslana na seznamu prejemnikov v mapo    Če izberete to pravilo predlogo, samo sporočila, poslana v seznam prejemnikov so premaknjena v določeno mapo. Sporočila od oseb, ki se zgodi, da se na seznamu prejemnikov, ne bodo premaknjene v določeno mapo.

    Opomba : To pravilo deluje le za Exchangeeve račune.

  • Premakni sporočila od nekoga v mapo    Če izberete to pravilo predlogo, premaknili sporočila od oseb, ki niso člani seznam prejemnikov, ki ga določite tudi v določeno mapo.

Če delate v organizaciji, ki privzeto uporablja Exchange, ni bilo mogoče poslati sporočila, ki posreduje zunanjih e-poštnih naslovov zunaj organizacije s pravilom. Ta nastavitev je, če želite preprečiti razkrili poslovne podatke in nadzira skrbnika strežnika Exchange.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×