Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook samodejno izvede pri dohodnih ali odhodnih sporočilih na podlagi pogojev, ki ste jih določili. Pravilo lahko ustvarite iz predloge, iz sporočila ali pa uporabite svoje pogoje.

Ali uporabljate Outlook Web App? Če želite izvedeti več o ustvarjanju in upravljanju pravil, ki delujejo tudi v namizni različici Outlooka, glejte Pravila nabiralnika.

V tem članku

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

Ustvarjanje pravil

Uvoz ali izvoz pravil

Ročni zagon pravil

Strežniška pravila primerjavi odjemalska pravila

Uporaba pravil za druge Outlookove elemente

Posredovanje sporočil zunaj organizacije

Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila.

Pravila delimo v dve splošni kategoriji  – pravila organiziranja in pravila obveščanja. Pravila ne veljajo za prebrana sporočila, temveč le za neprebrana.

Predloge pravil v čarovniku za pravila

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila, in sicer:

  • Ostani organiziran    S temi pravili lahko shranjevanju sporočil in nadaljnjem delu z njimi. Ustvarite lahko na primer pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, na primer Aleš Bizjak, z besedo »prodaja« v vrstici Zadeva. Sporočila so nato označena z zastavico za nadaljnje delo, uvrščena v kategorijo »Prodaja« in premaknjena v mapo, imenovano »Aleševa prodaja«.

  • Ostani na tekočem    Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vašo mobilno napravo, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.

  • Začni s praznim pravilom    Ta pravila ustvarite brez predlog in jih lahko popolnoma prilagodite.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravila

V Outlook so vključene predloge pravil za pogoste scenarije. Pravila lahko ustvarite s temi predlogami, lahko pa ustvarite tudi svoja pravila.

Uporaba Outlookovih predlog za pravila

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.

  5. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo osebe ali javna skupina, se odpre adresar.

  6. Kliknite Naprej.

  7. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  8. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  9. Kliknite Naprej.

  10. Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  11. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  12. Kliknite Naprej.

  13. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  14. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  15. Kliknite Naprej.

  16. V polje 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  17. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  18. Kliknite Dokončaj.

Na vrh strani

Načrtovanje pravil po meri

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. Pod Začni s praznim pravilom izberite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju.

  5. Kliknite Naprej.

  6. V razdelku 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.

  7. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali in nato navedite vrednost.

  8. Kliknite Naprej.

  9. Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  10. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.

  11. Kliknite Naprej.

  12. V razdelku 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.

  13. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.

  14. Kliknite Naprej.

  15. V polje 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.

  16. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.

    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.

    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.

    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.

  17. Kliknite Dokončaj.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravil, ki temeljijo na pošiljatelju ali prejemniku sporočila

Pravilo lahko hitro ustvarite v vsakem sporočilu. Če pravilo ustvarite tako, da so pravila predlagana na podlagi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Na primer, ko začnete ustvarjati sporočilo, eno pravilo, ki je predlagano, premakne vsa sporočila tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. Kliknite sporočilo, za katero želite ustvariti pravilo, in nato na zavihku Osnovno v skupini Premakni kliknite Pravila.

    Prikažejo se predlogi pravil, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Kliknite želeno predlagano pravilo, kliknite ciljno mapo in nato V redu.

    • Če želite več možnosti pravil, ki temeljijo na pošiljatelju, prejemnikih ali zadevi sporočila, kliknite Ustvari pravilo.

Če v 2. koraku uporabite Ustvari pravilo, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje pravil. Nadaljujte s spodnjimi koraki.

  1. Pod Ob prejemu e-poštnega sporočila z vsemi izbranimi pogoji potrdite potrditvena polja za želene pogoje.

  2. Pod Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.

  3. Izberite pogovorno okno Premakni e-pošto v mapo.

  4. Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti mapo za shranjevanje sporočil.

    Če želite dodati več pogojev, dejanja ali izjeme za pravilo, kliknite Dodatne možnostiin sledite preostalim navodilom Čarovnika za pravila. To je enako čarovnika, ki se prikaže, ko kliknete Upravljaj pravila in opozorila v pogledu» Backstage« (tako, da kliknete zavihek »Datoteka« ). Če želite več informacij, glejte načrtovanje pravil po meri .

  5. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Uvoz ali izvoz pravil

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Ročni zagon pravil

Če želite pravilo uporabiti ročno, naredite to:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.

  4. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj pod Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite polje ob pravilih, ki jih želite zagnati.

  5. Če želite izbrati drugo mapo, ob polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Kliknite želeno mapo in nato V redu.

    Potrdite polje Vključi podmape, če želite vključiti vse mape v mapi, ki ste jo določili v 5. koraku.

  6. Na seznamu Uporabi pravila za so privzeto izbrana vsa sporočila. Nastavitev lahko spremenite, tako da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.

  7. Kliknite Zaženi zdaj.

Na vrh strani

Pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu

V Outlooku se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Strežniška pravila    Če uporabljate račun strežnika Microsoft Exchange Server, nekatera pravila, ki jih ustvarite, so strežniška pravila. Ta pravila izvajajo v nabiralniku poštnega strežnika Exchange, tudi če Outlook ne izvaja v vašem računalniku. Strežniška pravila mora veljajo za sporočila, ko prvič dostavljeni v mapo »Prejeto«, in pravila, morate imeti dostop za zagon, dokler niso dodelana v strežniku. Na primer pravilo, ki določa, da bo natisnjen sporočilo ni mogoče zagnati, dokler je bil izpolnjen v strežniku. Če pravila ni mogoče uporabiti v strežniku, bodo uporabljene, ko zaženete Outlook, in postane odjemalska pravila.

  • Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu    Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu, so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. Ta pravila se ne morejo izvajati, dokler niso dokončana v strežniku, na primer pravilo za tiskanje določenih sporočil. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.

Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Na vrh strani

Uporaba pravil za druge Outlookove elemente

Potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in samodejni odgovori

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v zadevi v določeno mapo, denimo premakne vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore, ki vsebujejo v zadevi besedo »srečanje«.

Opomba : Ko pravilo odgovor glasovanja iz mape Prejeto premakne v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Na vrh strani

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti

Ob uporabi pravil povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti obravnavajo kot sporočila. Na primer, če ustvarite pravilo, ki premakne elemente z besedo »srečanje« v polje zadeva v določeno mapo, vse zahteve za opravilo ali povabilo na srečanje, ki ustreza tem pogojem je premaknjena tudi. Kljub temu, katere morate biti pozorni na te omejitve, ko ustvarite pravila, ki vplivajo na te vrste elementov:

  • Če element premaknete v mapo, ki ni poštna, morda ne bo deloval. Če na primer sporočilo premaknete v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.

  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo »Izbrisano«, izvirni element ne bo sledil odgovoru.

  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.

  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Na vrh strani

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače, odvisno od načina ustvarjanja pravila:

  • Premakni sporočila, ki so bila poslana v mapo »Skupina stikov«     To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Na vrh strani

Posredovanje sporočil zunaj organizacije

Če uporabljate računi strežnika Microsoft Exchange Server 2010, privzeto ne morete uporabiti pravil za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Ta nastavitev preprečuje razkrivanje zaupnih in zasebnih podatkov podjetja. To nastavitev lahko spremeni le skrbnik strežnika Exchange.

Če želite več informacij, glejte Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server moj račun vzpostavi povezavo.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Daj v skupno rabo Facebook Facebook Twitter Twitter E-pošta E-pošta

Vam je bila informacija v pomoč?

Odlično! Imate morda še druge povratne informacije?

Kako lahko to izboljšamo?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

×