Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje pošte

Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje pošte

Ko želite osebam na svojem poštnem seznamu poslati množično pošto, lahko uporabite spajanje dokumentov, da ustvarite paket osebno prilagojenih pisem. Vsako poslano pismo ima enako postavitev, oblikovanje, besedilo in grafike. Razlikujejo se samo določeni deli e-poštnega sporočila za prilagoditev prejemnikom.

Pri ustvarjanju in tiskanju pisem z uporabo postopka spajanja dokumentov so udeleženi trije dokumenti:

  • Glavni dokument
    Ta dokument vsebuje besedilo in grafike (na primer logotipe ali slike), ki so identični v vsaki različici spojenega dokumenta. Telo pisma je primer identične vsebine.

  • Poštni seznam
    To je vir podatkov, ki se uporablja za izpolnjevanje informacij v pismu. Poštni seznam na primer vsebuje imena, vaš glavni dokument pa je pismo, ki bo naslovljeno na imena v vašem seznamu.

  • Združen dokument
    Ta dokument je kombinacija glavnega dokumenta in poštnega seznama. Spajanje dokumentov pridobi informacije iz poštnega seznama in jih vstavi v glavni dokument, pri čemer ustvari osebno prilagojeno pismo za vsako osebo.

Z ogledom naslednjega videoposnetka, ki je del tečaja, lahko izveste več o delovanju spajanja dokumentov za pisma.

Vaš brskalnik ne podpira tega videoposnetka. Namestite Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ali Internet Explorer 9.

1. korak: Pripravite glavni dokument

Pred začetkom spajanja dokumentov pripravite svoje pismo. Če ljudem na primer pošiljate napoved dogodka, vključite ime, datum, čas in lokacijo dogodka. To so podrobnosti, ki so pomembne za vse prejemnike vašega pisma.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov > Pisma.

    V Wordu na zavihku »Pošiljanje« izberite »Začni spajanje dokumentov« in nato izberite možnost.

  2. V Wordu natipkajte telo pisma, ki ga želite vsem poslati.

    Vzorec pisma v Wordu, ki bo uporabljeno za spajanje dokumentov.

2. korak: nastavitev poštnega seznama

Poštni seznam je vaš vir podatkov. Lahko je Excelova preglednica, imenik Outlookovih stikov, Accessova zbirka podatkov ali Officeov seznam naslovov. Vsebuje zapise, ki jih Word uporablja za pridobivanje informacij in izdelavo vašega pisma.

Nasveti

  • Če nimate poštnega seznama, ga lahko ustvarite med spajanjem dokumentov. Preden začnete postopek spajanja dokumentov, zberite vse podatkovne zapise in jih dodajte v vir podatkov.

  • Če uporabljate Excelovo preglednico, se prepričajte, da je stolpec za poštne številke oblikovan kot besedilo, da ne bi izgubili ničel.

  • Če želite uporabiti Outlookove stike, se prepričajte, da za privzeti e-poštni program uporabljate Outlook.

3. korak: Povezava poštnega seznama z glavnim dokumentom

Zdaj lahko odprete vir podatkov za vaš poštni seznam in ga povežete z vašim pismom.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Izberi prejemnike in nato izberite možnost.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Začni spajanje« zavihka »Pošiljanje« izberite »Izberi prejemnike« in nato izberite »Vnesi nov seznam«.

  2. Naredite nekaj od tega

    • Če nimate poštnega seznama, izberite Vnesi nov seznam in ustvarite seznam.

      ali

    • Če je vaš seznam pošiljanja v Excelovi razpredelnici, Accessovi zbirki podatkov ali drugi vrsti podatkovne datoteke, kliknite Uporabi obstoječ seznam. Nato poiščite svoj seznam in kliknite Odpri.

      ali

    • Če uporabljate Outlookove stike, izberite Izberi iz Outlookovih stikov.

  3. Izberite Datoteka > Shrani kot.

  4. V polje Ime datoteke vnesite ime datoteke in nato izberite Shrani.


Urejanje seznama prejemnikov

Če ustvarjate in tiskate pisma za vse osebe na vašem seznamu, pojdite na »4. korak: Dodajanje prilagojene vsebine pismu.« Če želite na primer poslati pisma ljudem, ki živijo največ 20 km stran od dogodka, ki ga organizirate, za zoženje seznama uporabite filter, na primer poštno številko.

  1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Začni spajanje« zavihka »Pošiljanje« izberite »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov potrdite polje poleg imena oseb, za katere želite, da prejmejo vaše e-poštno sporočilo.

    Izbira vrstic s potrditvijo potrditvenega polja

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov so na voljo možnosti za bolj natančno določanje seznama prejemnikov. Razvrščanje in filtriranje seznama za lažje iskanje imen in naslovov sta najbolj pogosto uporabljeni možnosti.

V Wordovem dokumentu za spajanje dokumentov izberite »Uredi prejemnike« in izberite možnost v pogovornem oknu »Prejemniki spajanja dokumentov« pod »Prečiščevanje seznama prejemnikov«.

Če želite več informacij, si oglejte Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.

4. korak: Dodajanje prilagojene vsebine pismu

Pismu dodajte vsebino, ki se razlikuje za vsakega prejemnika, na primer ime in naslov. Najboljša praksa za dodajanje teh podrobnosti je vstavljanje spajanja polj v glavni dokument.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Naslovni blok.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Pisanje in vstavljanje polj« izberite »Naslovni blok«.

  2. V pogovornem oknu Vstavi naslovni blok izberite obliko zapisa imena prejemnika, kot bo prikazano v pismu.

    Možnosti naslovnega bloka

  3. Izberite V redu.

    Opomba : Če si želite ogledati, kako bo naslov prikazan v pismu, pod Predogled izberite Predogled rezultatov. Izberite gumb Naprej Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Nazaj Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če se želite premikati po zapisih v viru podatkov.

  4. V skupini Zapiši in vstavi izberite Pozdravna vrstica.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Pisanje in vstavljanje polj« izberite »Pozdravna vrstica«.

  5. V pogovornem oknu Vstavljanje pozdravne vrstice izberite obliko, ki jo želite uporabiti.

  6. Izberite V redu, če želite vstaviti spojno polje v pismo.

  7. Izberite Datoteka > Shrani, če želite ohraniti pismo (sledi primer), ki ga ustvarjate za spajanje dokumentov.

    Vzorčno pismo spajanja dokumentov v Wordu s prikazom polj »naslov« in »pozdravna vrstica«.

Če želite v pismo vstaviti druge informacije po meri iz vašega poštnega seznama, si oglejte dodajanje spojnih polj pošte enega za drugim.


Preverjanje imen spojnih polj

Prepričajte se, da Word najde imena in naslove v vašem poštnem seznamu.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Primerjaj polja.

    Namig : Spojna polja lahko odprete tudi iz pogovornega okna Vstavi naslovni blok, ki ste ga uporabili za dodajanje naslovnega bloka v glavni dokument.

  2. V pogovornem oknu Primerjaj polja se prepričajte, da se polja zapisa, ki se pojavijo na seznamu, ujemajo z imeni naslovov stolpcev za zapise v vašem viru podatkov za poštni seznam.

    Pogovorno okno Primerjanje polj

    Opomba : V pogovornem oknu sta dva stolpca. Levi stolpec predstavlja seznam običajnih imen, na primer v poslovnem zapisu. Desni stolpec predstavlja ime polja za običajno ime, ki je določeno kot naslov stolpca v datoteki vira podatkov.

  3. Naredite nekaj od tega

    • Če se prikazana imena polj ujemajo z naslovi stolpcev, ki ste jih uporabili za zapise v viru podatkov za poštni seznam, ne storite ničesar.

      ali

    • Če se v imenu polja, za katerega ste pričakovali, da se bo ujemal z naslovom stolpca v viru podatkov, prikaže (ni ujemanja), izberite puščico spustnega seznama in nato izberite ime polja v viru podatkov za poštni seznam. Postopek po potrebi ponovite.

  4. Izberite V redu.


Oblikovanje polj za spajanje dokumentov

Če želite spremeniti pisavo, velikost ali razmik med odstavki za spojeno vsebino, izberite ime spojnega polja in opravite želene spremembe.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Predogled rezultatov izberite Predogled rezultatov, če želite preklopiti iz rezultatov spajanja dokumentov nazaj na spojna polja v pismu.

    V Wordu na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Predogled rezultatov«

  2. Izberite ime spojnega polja.

    Polje »Izbran naslovni blok«

  3. Na zavihku Osnovno izberite želeno pisavo in velikost pisave.

    V Wordu na zavihku »Osnovno« v skupini »Pisava« izberite pisavo in velikost pisave.

  4. Na zavihku Postavitev strani (Word 2013) ali zavihku Postavitev (Word 2016) izberite želeni razmik odstavkov.

    V Wordu na zavihku »Postavitev« v skupini »Odstavek« nastavite razmik.

    Opomba : Ker Word obravnava vsako vrstico v Naslovnem bloku kot odstavek, boste morda želeli zmanjšati razmik vrstic.

5. korak. Predogled in tiskanje pisem

  1. Izberite Predogled rezultatov in nato izberite gumb Naprej Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Nazaj Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , da se prepričate, da so imena in naslovi v telesu pisma videti pravilni.

    Namig :  Če se želite vrniti na začetek seznama, izberite gumb Prvi Prvi gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če pa želite preklopiti na konec seznama, izberite gumb Zadnji Zadnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov .

  2. Izberite Dokončaj in spoji > Natisni dokumente.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Dokončaj« zavihka »Pošiljanje« izberite »Končaj in spoji« in nato izberite možnost.

6. korak: Shranjevanje prilagojenega pisma

Ko shranite dokument za spajanje dokumentov, ostane povezan z vašim poštnim seznamom, da ga lahko uporabite pri naslednjem množičnem pošiljanju pošte.


Ponovna uporaba dokumenta za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.


Spreminjanje naslov v dokumentu za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument za spajanje dokumentov in izberite Urejanje seznama prejemnikov, če želite razvrstiti, filtrirati in izbrati določene naslove.

Več informacij

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×