Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje pošte

Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje pošte

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Ko želite osebam na svojem poštnem seznamu poslati množično pošto, lahko uporabite spajanje dokumentov, da ustvarite paket osebno prilagojenih pisem. Vsako poslano pismo ima enako postavitev, oblikovanje, besedilo in grafike. Razlikujejo se samo določeni deli e-poštnega sporočila za prilagoditev prejemnikom.

Pri ustvarjanju in tiskanju pisem z uporabo postopka spajanja dokumentov so udeleženi trije dokumenti:

  • Glavni dokument
    Ta dokument vsebuje besedilo in grafike (na primer logotipe ali slike), ki so identični v vsaki različici spojenega dokumenta. Telo pisma je primer identične vsebine.

  • Poštni seznam
    To je vir podatkov, ki se uporablja za izpolnjevanje informacij v pismu. Poštni seznam na primer vsebuje imena, vaš glavni dokument pa je pismo, ki bo naslovljeno na imena v vašem seznamu.

  • Združen dokument
    Ta dokument je kombinacija glavnega dokumenta in poštnega seznama. Spajanje dokumentov pridobi informacije iz poštnega seznama in jih vstavi v glavni dokument, pri čemer ustvari osebno prilagojeno pismo za vsako osebo.

Z ogledom naslednjega videoposnetka, ki je del tečaja, lahko izveste več o delovanju spajanja dokumentov za pisma.

Vaš brskalnik ne podpira tega videoposnetka. Namestite Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ali Internet Explorer 9.

1. korak: Pripravite glavni dokument

Pred začetkom spajanja dokumentov pripravite svoje pismo. Če ljudem na primer pošiljate napoved dogodka, vključite ime, datum, čas in lokacijo dogodka. To so podrobnosti, ki so pomembne za vse prejemnike vašega pisma.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov > Pisma.

    V Wordu na zavihku »Pošiljanje« izberite »Začni spajanje dokumentov« in nato izberite možnost.

  2. V Wordu natipkajte telo pisma, ki ga želite vsem poslati.

    Vzorec pisma v Wordu, ki bo uporabljeno za spajanje dokumentov.

2. korak: nastavitev poštnega seznama

Poštni seznam je vaš vir podatkov. Lahko je Excelova preglednica, imenik Outlookovih stikov, Accessova zbirka podatkov ali Officeov seznam naslovov. Vsebuje zapise, ki jih Word uporablja za pridobivanje informacij in izdelavo vašega pisma.

Nasveti

  • Če nimate poštnega seznama, ga lahko ustvarite med spajanjem dokumentov. Preden začnete postopek spajanja dokumentov, zberite vse podatkovne zapise in jih dodajte v vir podatkov.

  • Če uporabljate Excelovo preglednico, se prepričajte, da je stolpec za poštne številke oblikovan kot besedilo, da ne bi izgubili ničel.

  • Če želite uporabiti Outlookove stike, se prepričajte, da za privzeti e-poštni program uporabljate Outlook.

3. korak: Povezava poštnega seznama z glavnim dokumentom

Zdaj lahko odprete vir podatkov za vaš poštni seznam in ga povežete z vašim pismom.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Izberi prejemnike in nato izberite možnost.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Začni spajanje« zavihka »Pošiljanje« izberite »Izberi prejemnike« in nato izberite »Vnesi nov seznam«.

  2. Naredite nekaj od tega

    • Če nimate poštnega seznama, izberite Vnesi nov seznam in ustvarite seznam.

      ali

    • Če je vaš seznam pošiljanja v Excelovi razpredelnici, Accessovi zbirki podatkov ali drugi vrsti podatkovne datoteke, kliknite Uporabi obstoječ seznam. Nato poiščite svoj seznam in kliknite Odpri.

      ali

    • Če uporabljate Outlookove stike, izberite Izberi iz Outlookovih stikov.

  3. Izberite Datoteka > Shrani kot.

  4. V polje Ime datoteke vnesite ime datoteke in nato izberite Shrani.


Urejanje seznama prejemnikov

Če ustvarjate in tiskate pisma za vse osebe na vašem seznamu, pojdite na »4. korak: Dodajanje prilagojene vsebine pismu.« Če želite na primer poslati pisma ljudem, ki živijo največ 20 km stran od dogodka, ki ga organizirate, za zoženje seznama uporabite filter, na primer poštno številko.

  1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Začni spajanje« zavihka »Pošiljanje« izberite »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov potrdite polje poleg imena oseb, za katere želite, da prejmejo vaše e-poštno sporočilo.

    Izbira vrstic s potrditvijo potrditvenega polja

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov so na voljo možnosti za bolj natančno določanje seznama prejemnikov. Razvrščanje in filtriranje seznama za lažje iskanje imen in naslovov sta najbolj pogosto uporabljeni možnosti.

V Wordovem dokumentu za spajanje dokumentov izberite »Uredi prejemnike« in izberite možnost v pogovornem oknu »Prejemniki spajanja dokumentov« pod »Prečiščevanje seznama prejemnikov«.

Če želite več informacij, si oglejte Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.

4. korak: Dodajanje prilagojene vsebine pismu

Pismu dodajte vsebino, ki se razlikuje za vsakega prejemnika, na primer ime in naslov. Najboljša praksa za dodajanje teh podrobnosti je vstavljanje spajanja polj v glavni dokument.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Naslovni blok.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Pisanje in vstavljanje polj« izberite »Naslovni blok«.

  2. V pogovornem oknu Vstavi naslovni blok izberite obliko zapisa imena prejemnika, kot bo prikazano v pismu.

    Možnosti naslovnega bloka

  3. Izberite V redu.

    Opomba: Če si želite ogledati, kako bo naslov prikazan v pismu, pod Predogled izberite Predogled rezultatov. Izberite gumb Naprej Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Nazaj Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če se želite premikati po zapisih v viru podatkov.

  4. V skupini Zapiši in vstavi izberite Pozdravna vrstica.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Pisanje in vstavljanje polj« izberite »Pozdravna vrstica«.

  5. V pogovornem oknu Vstavljanje pozdravne vrstice izberite obliko, ki jo želite uporabiti.

  6. Izberite V redu, če želite vstaviti spojno polje v pismo.

  7. Izberite Datoteka > Shrani, če želite ohraniti pismo (sledi primer), ki ga ustvarjate za spajanje dokumentov.

    Vzorčno pismo spajanja dokumentov v Wordu s prikazom polj »naslov« in »pozdravna vrstica«.

Če želite v pismo vstaviti druge informacije po meri iz vašega poštnega seznama, si oglejte dodajanje spojnih polj pošte enega za drugim.


Preverjanje imen spojnih polj

Prepričajte se, da Word najde imena in naslove v vašem poštnem seznamu.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Primerjaj polja.

    Namig: Spojna polja lahko odprete tudi iz pogovornega okna Vstavi naslovni blok, ki ste ga uporabili za dodajanje naslovnega bloka v glavni dokument.

  2. V pogovornem oknu Primerjaj polja se prepričajte, da se polja zapisa, ki se pojavijo na seznamu, ujemajo z imeni naslovov stolpcev za zapise v vašem viru podatkov za poštni seznam.

    Pogovorno okno Primerjanje polj

    Opomba: V pogovornem oknu sta dva stolpca. Levi stolpec predstavlja seznam običajnih imen, na primer v poslovnem zapisu. Desni stolpec predstavlja ime polja za običajno ime, ki je določeno kot naslov stolpca v datoteki vira podatkov.

  3. Naredite nekaj od tega

    • Če se prikazana imena polj ujemajo z naslovi stolpcev, ki ste jih uporabili za zapise v viru podatkov za poštni seznam, ne storite ničesar.

      ali

    • Če se v imenu polja, za katerega ste pričakovali, da se bo ujemal z naslovom stolpca v viru podatkov, prikaže (ni ujemanja), izberite puščico spustnega seznama in nato izberite ime polja v viru podatkov za poštni seznam. Postopek po potrebi ponovite.

  4. Izberite V redu.


Oblikovanje polj za spajanje dokumentov

Če želite spremeniti pisavo, velikost ali razmik med odstavki za spojeno vsebino, izberite ime spojnega polja in opravite želene spremembe.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Predogled rezultatov izberite Predogled rezultatov, če želite preklopiti iz rezultatov spajanja dokumentov nazaj na spojna polja v pismu.

    V Wordu na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Predogled rezultatov«

  2. Izberite ime spojnega polja.

    Polje »Izbran naslovni blok«

  3. Na zavihku Osnovno izberite želeno pisavo in velikost pisave.

    V Wordu na zavihku »Osnovno« v skupini »Pisava« izberite pisavo in velikost pisave.

  4. Na zavihku Postavitev strani (Word 2013) ali zavihku Postavitev (Word 2016) izberite želeni razmik odstavkov.

    V Wordu na zavihku »Postavitev« v skupini »Odstavek« nastavite razmik.

    Opomba: Ker Word obravnava vsako vrstico v Naslovnem bloku kot odstavek, boste morda želeli zmanjšati razmik vrstic.

5. korak. Predogled in tiskanje pisem

  1. Izberite Predogled rezultatov in nato izberite gumb Naprej Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Nazaj Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , da se prepričate, da so imena in naslovi v telesu pisma videti pravilni.

    Namig:  Če se želite vrniti na začetek seznama, izberite gumb Prvi Prvi gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če pa želite preklopiti na konec seznama, izberite gumb Zadnji Zadnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov .

  2. Izberite Dokončaj in spoji > Natisni dokumente.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Dokončaj« zavihka »Pošiljanje« izberite »Končaj in spoji« in nato izberite možnost.

6. korak: Shranjevanje prilagojenega pisma

Ko shranite dokument za spajanje dokumentov, ostane povezan z vašim poštnim seznamom, da ga lahko uporabite pri naslednjem množičnem pošiljanju pošte.


Ponovna uporaba dokumenta za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.


Spreminjanje naslov v dokumentu za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument za spajanje dokumentov in izberite Urejanje seznama prejemnikov, če želite razvrstiti, filtrirati in izbrati določene naslove.

Več informacij

Pred začetkom spajanja dokumentov pripravite svoje pismo. Če ljudem na primer pošiljate napoved dogodka, vključite ime, datum, čas in lokacijo dogodka. To so podrobnosti, ki so pomembne za vse prejemnike vašega pisma.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov > Pisma.

    tipska pisma

  2. V Wordvnesite telo pismo, ki ga želite poslati vsem udeležencem.

Poštni seznam je vaš vir podatkov. Lahko je Excelova preglednica, imenik Outlookovih stikov, Accessova zbirka podatkov ali Officeov seznam naslovov. Vsebuje zapise, ki jih Word uporablja za pridobivanje informacij in izdelavo vašega pisma.

Nasveti

  • Če nimate poštnega seznama, ga lahko ustvarite med spajanjem dokumentov. Preden začnete postopek spajanja dokumentov, zberite vse podatkovne zapise in jih dodajte v vir podatkov.

  • Če uporabljate preglednico v obliki Excel , preverite, ali stolpec, poštne številke ali poštne številke je oblikovana kot besedilotako, da ne boste izgubili vse ničle.

  • Če želite uporabiti stike v Outlook , preverite, ali Outlook je vaš privzeti e-poštni program. Odprite Apple Mail in v meniju Mail izberite Preferences (nastavitve). Na zavihku splošno zraven privzete branje e-pošte, izberite Microsoft Outlook

  • Uporabite lahko tudi Apple stikov, se prepričajte, da Apple mail je vaš privzeti e-poštnega programa.

  • Uporabite FileMake pro zbirke podatkov v viru podatkov za spajanje dokumentov.

  1. Na zavihku »pošiljanje« , izberite Izberi prejemnikein nato izberite eno od možnosti.

    Na zavihku pošiljanje Izberi prejemnike, ki je označena z seznam možnosti

    Izberite

    Če želite

    Ustvarjanje novega seznama

    Začnite nov seznam naslovov, medtem ko nastavljate spajanje dokumentov

    Uporabi obstoječi seznam

    Uporabite preglednico v obliki Excel ali drugo vrsto podatkovne datoteke kot seznam naslovov

    Izberite iz Outlookovih stikov

    Izberite imena neposredno iz Outlook stikov za seznam naslovov

    Apple stikov

    Izberite imena neposredno iz adresarja Apple za seznam naslovov

    FileMaker Pro

    Uvoz podatkov iz zbirke podatkov FileMaker Pro

  2. Če ste izbrali Ustvari nov seznam, sledite tem korakom:

    1. V pogovornem oknu Urejanje seznama poljWord samodejno ustvari polj za nekatere osnovne informacije, kot so ime, priimek in naslov. Če želite dodati novo polje, na primer polje sporočila – dodajanje zdaj, tako da jih lahko vnašate v pri vnosu vnose. V razdelku novo polje Imevnesite ime polja, ki ga želite dodati, in nato izberite znak plus (+).

      Namig: Če želite spremeniti vrstni red polja, izberite polje, ki ga želite premakniti, in nato s puščico gor ali dol, če želite premakniti polje, če želite na seznamu.

    2. Ko so vsa polja nastavite tako, kot želite, izberite Ustvari , da ustvarite seznam.

  3. Če ste izbrali uporabi obstoječi seznam, sledite tem korakom:

    1. Poiščite datoteko, ki jo želite uporabiti, in izberite Odpri.

    2. Če ste se odločili za odpiranje Excelove preglednice, v pogovornem oknu Odpiranje delovnega zvezka , izberite list, ki ga želite uporabiti, in Obseg celic , pustite polje prazno, če želite uporabiti celoten delovni list ali vnesite obseg celic za podatke, ki ga želite uporabiti, in kliknite v redu.

  4. Če ste izbrali Izberi iz Outlookovih stikov ali Apple stikov, sledite tem korakom:

    1. Izberite Filtriraj prejemnike in izberite prejemnike, ki jih želite vključiti.

    2. Outlook stikov, v pogovornem oknu Možnosti poizvedb ob Prejemniki spajanja seznama tako, daizberete zapis. Na seznamu stikov izberite stike, ki ga želite poslati množične pošte in nato kliknite v redu.

    3. Apple stikov, v pogovornem oknu Možnosti poizvedb v razdelku Apple skupine stikov, izberite želeno skupino, pošiljanje množične pošte in nato kliknite v redu.

    4. Za FileMaker Pro zbirke podatkov, izberite datoteko zbirke podatkov v pogovornem oknuIzberi FileMaker Pro zbirke podatkov uporabiti kot vir podatkov in izberite Odpri

  1. Na zavihku »pošiljanje« , izberite Vstavi spojno polje in izberite polje, ki ga želite dodati.

    Na zavihku »pošiljanje« je označena Vstavi spojno polje

    Nadaljujte z dodajanjem polj, dokler ne dodate vseh informacij, ki jih želite v pisma.

  2. Oblikovanjem polja v črka, ki je videti tako, kot želite, da do konca ovojnic za iskanje. Na primer praznega prostora med prvo in zadnjo ime polja in pritisnite Vrni se na začetek nove vrstice za polje naslov.

    Namig: Če želite razvrstiti seznam prejemnikov ali odstraniti prejemnike, na zavihku »pošiljanje« , izberite Filtriraj prejemnikein izberite Zapisi razvrščanje ali Filtriranje zapisov. Ko končate, kliknite v redu.

  1. Na zavihku pošiljanje kliknite Predogled rezultatov , če želite videti, kako pisma. Uporabite puščici levo in desno na zavihku pošiljanje pomikajte med vsako črko.

    Na zavihku »pošiljanje« je označena predogled rezultatov

  2. Če želite narediti dodatne spremembe v oblikovanju, znova izberite Predogled rezultatov , ki vam omogoča, da dodate ali odstranite polja za spajanje dokumentov.

  3. Ko črke videti, kako naj, na zavihku »pošiljanje« , izberite Dokončaj in spoji > Natisni dokumente za dokončanje spajanja dokumentov.

    Na zavihku »pošiljanje« so označene Dokončaj in spoji in možnost tiskanje dokumenta

    Namig: Če želite pregledati in posodobiti vsako črko posebej pred tiskanjem, na zavihku »pošiljanje« , izberite Dokončaj in spoji > Uredi posamezne dokumente. Ko končate, kliknite Datoteka > tiskanje tiskanje ovojnic.

Ko shranite dokument za spajanje dokumentov, ostane povezan z vašim poštnim seznamom, da ga lahko uporabite pri naslednjem množičnem pošiljanju pošte.

Ponovna uporaba dokumenta za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.

Spreminjanje naslov v dokumentu za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument za spajanje dokumentov in izberite Urejanje seznama prejemnikov, če želite razvrstiti, filtrirati in izbrati določene naslove.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×