Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje e-poštnih sporočil

Uporaba spajanja dokumentov za množično pošiljanje e-poštnih sporočil

Spajanje dokumentov uporabite, če želite poslati e-poštno sporočilo različnim osebam, a ga želite prilagoditi posameznim prejemnikom. Ustvarite lahko paket osebno prilagojenih e-poštnih sporočil, ki so enako oblikovana ter uporabljajo enako besedilo in slike. Pri tem se razlikujejo samo določeni deli e-poštnega sporočila, ki so prilagojeni posameznim prejemnikom. Za razliko od pošiljanja istega sporočila skupini ljudi pri spajanju dokumentov vsak prejemnik prejme lastno sporočilo.

Tri datoteke v postopku spajanja dokumentov, ker je glavni dokument s poštnim seznamom, ki ustvari nabor pisem, e-poštnih sporočil, ovojnic ali oznak.

Pri ustvarjanju e-poštnih sporočil z uporabo postopka spajanja dokumentov so potrebni trije dokumenti:

  • Glavni dokument
    Ta dokument je vaše e-poštno sporočilo. Vsebuje besedilo in grafike (na primer logotipe ali slike), ki so identični v vsaki različici spojenega dokumenta.

  • Poštni seznam
    Ta dokument vsebuje podatke, ki se uporabljajo za izpolnjevanje informacij v pismu. Poštni seznam, na primer, vsebuje imena, vaš glavni dokument pa je e-poštno sporočilo, ki bo naslovljeno na imena v vašem seznamu.

  • Združen dokument
    Ta dokument je kombinacija glavnega dokumenta in poštnega seznama. Spajanje dokumentov pridobi informacije iz poštnega seznama in jih vstavi v glavni dokument, pri čemer ustvari osebno prilagojen spojen dokument za vsako osebo na poštnem seznamu.

1. korak: Pripravite glavni dokument

Preden začnete, v Word natipkajte telo e-poštnega sporočila, ki ga želite poslati vsem prejemnikom. Če pošiljate na primer napoved prihajajočega dogodka, vključite ime, datum, čas in lokacijo dogodka. Tovrstne podrobnosti dogodka so pomembne za vse prejemnike.

  • Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov > E-poštna sporočila.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Začni spajanje dokumentov« in seznam možnosti, ki so na voljo za želeno vrsto spajanja dokumentov.

2. korak: Nastavite poštni seznam

Če želite pošiljati e-poštna sporočila, morate namestiti program za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki je združljiv s protokolom MAPI, na primer Outlook ali Gmail. Če uporabljate Word MAPI, se prepričajte, da uporabljate isti različici programov Outlook in .

Poštni seznam je vaš vir podatkov. Lahko je imenik Outlook stikov, Access zbirka podatkov ali Office seznam naslovov. Vsebuje zapise, ki jih Word uporablja za pridobivanje informacij in izdelavo vaših e-poštnih sporočil.


Namigi

3. korak: Povezava poštnega seznama z e-poštnim sporočilom

V tem koraku izberete prejemnike iz vira podatkov (seznama naslovov). Prepričajte se, da je v vašem viru podatkov stolpec z e-poštnimi naslovi in da imate e-poštne naslove vseh oseb, ki jim pošiljate e-poštno sporočilo.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Izberi prejemnike in nato izberite možnost.

  2. Naredite nekaj od tega

    • Če nimate poštnega seznama, izberite Vnesi nov seznam in ustvarite seznam.

      ali

    • Če je vaš seznam pošiljanja v Excel razpredelnici, Access zbirki podatkov ali drugi vrsti podatkovne datoteke, kliknite Uporabi obstoječ seznam. Nato poiščite svoj seznam in kliknite Odpri.

      ali

    • Če uporabljate Outlookove stike, izberite Izberi iz Outlookovih stikov.

  3. Izberite Datoteka > Shrani kot.

  4. V polje Ime datoteke vnesite Ime datoteke in nato izberite Shrani.


Urejanje poštnega seznama

Če pošiljate e-poštna sporočila vsem, ki so na vašem seznamu, nadaljujte s 4. korakom: dodajte prilagojeno vsebino e-poštnemu sporočilu. Če želite e-poštna sporočila pošiljati samo določenim ljudem na vašem seznamu, lahko zožite seznam v skladu s koraki postopka Urejanje poštnega seznama.

  1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. Preverite imena ljudi, za katere želite, da prejmejo vaše e-poštno sporočilo.

    Izbira vrstic s potrditvijo potrditvenega polja

Če želite olajšati iskanje imen in naslovov, lahko razvrstite ali filtrirate seznam.

4. korak: Dodajanje prilagojene vsebine e-poštnem sporočilu

Prilagodite vsako e-poštno sporočilo tako, da dodate ime in naslov naslovnika. Najboljša praksa za dodajanje teh podrobnosti je vstavljanje spajanja polj v glavni dokument.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Naslovni blok.

    Polje za spajanje dokumentov »Vstavi naslovni blok«

  2. V pogovornem oknu Vstavi naslovni blok izberite obliko zapisa imena prejemnika, kot bo prikazano v e-poštnem sporočilu.

    Možnosti naslovnega bloka

  3. Izberite V redu, če želite vstaviti spojno polje.

  4. V skupini Zapiši in vstavi kliknitePozdravna vrstica.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Pozdravna vrstica«.

  5. V pogovornem oknu Vstavljanje pozdravne vrstice izberite obliko, ki jo želite uporabiti.

  6. Izberite V redu, če želite vstaviti spojno polje.

  7. Če želite obdržati e-poštno sporočilo, izberite Datoteka > Shrani.

    Opomba: Ko boste vstavili polja, boste morali ročno oblikovati e-pošto.

V e-poštno sporočilo lahko dodate tudi druga polja iz vira podatkov. Če želite več informacij, glejte Vstavljanje polj za spajanje dokumentov.

Preverjanje imen spojnih polj

Prepričajte se, da Word najde imena in naslove v vašem poštnem seznamu.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Primerjaj polja.

    Namig: Spojna polja lahko odprete tudi iz pogovornega okna Vstavi naslovni blok, ki ste ga uporabili za dodajanje naslovnega bloka v glavni dokument.

  2. V pogovornem oknu Primerjaj polja se prepričajte, da se polja zapisa, ki se pojavijo na seznamu, ujemajo z imeni naslovov stolpcev za zapise v vašem viru podatkov za poštni seznam.

    Pogovorno okno Primerjanje polj

    Opomba: V pogovornem oknu sta dva stolpca. Levi stolpec predstavlja seznam običajnih imen, na primer v poslovnem zapisu. Desni stolpec predstavlja ime polja za običajno ime, ki je določeno kot naslov stolpca v datoteki vira podatkov.

  3. Naredite nekaj od tega

    • Če se prikazana imena polj ujemajo z naslovi stolpcev, ki ste jih uporabili za zapise v viru podatkov za poštni seznam, ne storite ničesar.

      ali

    • Če se v imenu polja, za katerega ste pričakovali, da se bo ujemal z naslovom stolpca v viru podatkov, prikaže (ni ujemanja), izberite puščico spustnega seznama in nato izberite ime polja v viru podatkov za poštni seznam. Postopek po potrebi ponovite.

  4. Izberite V redu.


Oblikovanje polj za spajanje dokumentov

Če želite spremeniti pisavo, velikost ali razmik med odstavki za spojeno vsebino, izberite ime spojnega polja in opravite želene spremembe.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Predogled rezultatov izberite Predogled rezultatov, če želite preklopiti iz rezultatov spajanja dokumentov nazaj na spojna polja v pismu.

    V Wordu na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Predogled rezultatov«

  2. Izberite ime spojnega polja.

    Polje »Izbran naslovni blok«

  3. Na zavihku Osnovno izberite želeno pisavo in velikost pisave.

    V Wordu na zavihku »Osnovno« v skupini »Pisava« izberite pisavo in velikost pisave.

  4. Na zavihku Postavitev strani (Word 2013) ali Postavitev (Word 2016) izberite želeni razmik odstavkov.

    V Wordu na zavihku »Postavitev« v skupini »Odstavek« nastavite razmik.

    Opomba: Ker obravnava Word vsako vrstico v naslovnem bloku kot odstavek, boste morda želeli zmanjšati razmik vrstic.

5. korak: Predogled in dokončanje

Ko dodate spojna polja v glavni dokument, ste pripravljeni za predogled rezultatov spajanja. Ko ste zadovoljni s predogledom, dokončajte spajanje.

  1. Izberite Predogled rezultatov in nato izberite gumb Naprej Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Nazaj Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , da se prepričate, da so imena in naslovi v telesu pisma videti pravilni.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje skupino »Predogled rezultatov«.

    Namig: Če se želite vrniti na začetek seznama, izberite gumb Prvi Prvi gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če pa želite preklopiti na konec seznama, izberite gumb Zadnji Zadnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov .

  2. Kliknite Dokončaj in spoji > Pošlji e-poštna sporočila.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Končaj in spoji« in povezane možnosti.

  3. V polju Za izberite ime stolpca e-poštnega naslova na seznamu.

    Opomba: Wordpošlje sporočilo na vsak e-poštni naslov. V polji »Kp« ali »Skp« ne morete dodajati drugih prejemnikov. Prav tako ne morete dodati prilog.

  4. V polje Zadeva vnesite zadevo sporočila.

  5. Če želite dokument poslati kot telo e-poštnega sporočila, v polju Oblika pošte izberite HTML (privzeta nastavitev) ali golo besedilo.

    Pomembno: Če e-poštno sporočilo pošljete v obliki golega besedila, glavni dokument ne bo vključeval oblikovanja besedila ali slik.

  6. V razdelku Pošlji zapise naredite nekaj od tega:

    • Sprejmite privzeto nastavitev za združevanje in pošiljanje Vseh zapisov.

      ali

    • Izberite Trenutni zapis in sporočilo se pošlje samo za zapis, ki je viden na vašem zaslonu.

      ali

    • Izberite zadnjo možnost in v polje Od vnesite številko zapisa za začetek združevanja, v polje Za pa vnesite številko zapisa za konec združevanja.

      Opomba: Osebam s številko zapisa, ki ni vključena v obseg Od-Do, ne boste poslali e-poštnega sporočila.

  7. Če želite začeti spajanje dokumentov, izberite V redu.

6. korak: Shranite prilagojeno sporočilo

Shranite e-poštno sporočilo, če ga nameravate uporabiti za drugo spajanje dokumentov.

Ko shranite glavni dokument e-poštnega sporočila, shranite tudi njegovo povezavo z izbranim virom podatkov. Ko boste naslednjič odprli glavni dokument e-poštnega sporočila, vas bo Word vprašal, ali želite obdržati povezavo z virom podatkov.

  • Če izberete Da, se dokument odpre in prikaže informacije, ki so združene s prvim zapisom.

  • Če kliknete Ne, je povezava med glavnim dokumentom in podatkovno datoteko prekinjena. Glavni dokument e-poštnega sporočila postane standarden Word dokument.

Glejte tudi

Spajanje dokumentov uporabite, če želite po e-pošti poslati pismo številnim različnim ljudem, vendar ga želite prilagoditi posameznim prejemnikom. Ustvarite lahko paket osebno prilagojenih e-poštnih sporočil, ki so enako oblikovana ter uporabljajo enako besedilo. Pri tem se razlikujejo samo določeni deli e-poštnega sporočila za prilagoditev prejemnikom. Za razliko od pošiljanja istega sporočila skupini ljudi pri spajanju dokumentov vsak prejemnik prejme lastno sporočilo.

Pri ustvarjanju e-poštnih sporočil s postopkom spajanja dokumentov sodelujejo tri datoteke:

  • Vaš glavni dokument
    Ta dokument je vaše e-poštno sporočilo. V njem je besedilo, ki je popolnoma enako za vsako različico spojenega dokumenta.

  • Poštni seznam
    To je vir podatkov, pogosto gre za Excel preglednico, ki se uporablja za izpolnjevanje informacij v e-poštnem sporočilu. Poštni seznam na primer vsebuje imena, vaš glavni dokument pa je e-poštno sporočilo, ki bo naslovljeno na imena v vašem seznamu.

  • Združen dokument
    Ta dokument je kombinacija glavnega dokumenta in poštnega seznama. Spajanje dokumentov pridobi informacije iz poštnega seznama in jih vstavi v glavni dokument, pri čemer ustvari osebno prilagojen spojen dokument za vsako osebo na poštnem seznamu.

Prvi korak pri postopku spajanja dokumentov je ustvarjanje glavnega dokumenta.

  1. Na zavihku Pošiljanje izberite Začni spajanje dokumentov > E-poštna sporočila.

    spajanje dokumentov – e-poštno sporočilo

  2. V programu Word ustvarite e-poštno sporočilo, ki ga želite poslati vsem.

Prva vrstica na vaši Excel preglednici je zapis glave. Vsak stolpec v vrstici ima ime oznake, ki označuje kategorijo informacij. Oznake vaših stolpec so lahko na primer </c0>e-poštni naslov, ime, naslov ulice, mesto, država in poštna številka. V vsaki naslednji vrstici je en zapis podatkov za vsakega prejemnika. Na seznamu ne sme biti nobenih praznih vrstic ali stolpcev.

Namig: Če želite iz Outlook adresarja ustvariti Excel preglednico, izvozite stike v datoteko z vrednostmi, ločenimi z vejico (.txt), nato pa odprite datoteko .txt v Excel. Če želite več informacij, glejte Izvozite ali ročno arhivirajte Outlookove elemente.

  1. V prvo vrstico Excel preglednice vnesite oznake stolpcev za svoje prejemnike. Na primer v prvi stolpec vnesite </c0>E-poštni naslov, v drugi stolpec vnesite Ime, v tretji stolpec pa Priimek.

    Pomembno: Priporočamo, da so v prvem stolpcu e-poštni naslovi prejemnikov.

  2. V drug vrstico in vse naknadne vrstice vnesite e-poštni naslov, ime in priimek prejemnika.

  3. V meniju Datoteka izberite Shrani, nato pa vnesite ime datoteke.

    Opomba: Zapomnite si mesto preglednice. Pot boste potrebovali pozneje, ko boste vzpostavljali povezavo z dokumentom spojenih dokumentov.

  4. Shranite preglednico in jo zaprite.

    Opomba: Postopka spajanje ne morete dokončati, če ne zaprete Excelove preglednice, na kateri je vaš seznam, ali če jo znova odprete, preden je postopek spajanja dokončan.

Na zavihku Pošiljanje izberite Izberi prejemnike in nato izberite možnost.

Na zavihku »Pošiljanje« je označena možnost »Izberi prejemnike« s seznamom možnosti

Možnost

Opis

Ustvarjanje novega seznama

Začnite nov seznam naslovov med nastavitvijo spajanja dokumentov

Uporaba obstoječega seznama

Za seznam naslovov lahko uporabite Excelovo preglednico ali drugo vrsto podatkovne datoteke

Izbor med Outlookovimi stiki

Imena za svoj seznam naslovov lahko izberete neposredno iz Outlookovih stikov

Stiki iz sistema Apple

Izberite imena za svoj seznam naslovov neposredno iz adresarja Apple

FileMaker Pro

Uvoz podatkov iz zbirke podatkov FileMaker Pro

Ustvarjanje novega seznama

V pogovornem oknu za urejanje polj seznamaWord samodejno ustvari polja za nekatere osnovne informacije, na primer ime, priimek in naslov. Če želite dodati novo polje, na primer polje za sporočilo, ga dodajte zdaj, da boste lahko izpolnili polje, ko boste vnašali besedilo.

  1. V razdelek Novo ime polja vnesite ime polja, ki ga želite dodati, nato pa kliknite + (znak plus).

    Namig: Če želite spremeniti vrstni red polj, izberite polje, ki ga želite premakniti, nato pa premaknite to polje s puščico navzgor ali navzdol.

  2. Ko so vsa polja nastavljena tako, kot želite, izberite Ustvari, da ustvarite nov seznam.

Uporaba obstoječega seznama

  1. Premaknite se do datoteke, ki jo želite uporabiti, in izberite Odpri.

  2. V pogovornem oknu Odpri delovni zvezek izberite preglednico, ki jo želite uporabiti, nato pa naredite nekaj od tega:

    • Če želite uporabiti celotno preglednico, ne vnašajte ničesar za Obseg celic.

      ali

    • Vnesite obseg celic za podatke, ki jih želite uporabiti.

  3. Izberite V redu.

Izbor med Outlook stiki

  1. Izberite Filtriraj prejemnike in izberite prejemnike, ki jih želite vključiti.

  2. V pogovornem oknu Možnosti poizvedbe ob možnosti Navedi prejemnike spojenega dokumenta po izberite celoten zapis.

  3. Na seznamu stikov izberite stike, ki jih želite vključiti v spajanje dokumentov, nato pa izberite V redu.

Stiki iz sistema Apple

  1. Izberite Filtriraj prejemnike in izberite prejemnike, ki jih želite vključiti.

  2. V pogovornem oknu Možnosti poizvedbe pod možnostjo Stiki skupine v sistemu Apple izberite skupino, ki jo želite vključiti v postopek spajanja dokumentov, nato pa izberite V redu.

FileMaker Pro

  1. Premaknite se do datoteke, ki jo želite uporabiti, in izberite Odpri.

  2. V pogovornem oknu Ločila v glavi izberite ločilo polja, da ločite vsako podatkovno polje, ločilo zapisa, da ločite vsak zapis podatkov, nato pa izberite V redu.

  1. Na zavihku Pošiljanje izberite Vstavi spojno polje in izberite polje, ki ga želite dodati.

    Na zavihku »Pošiljanje« je označena možnost »Vstavi spojno polje«

  2. V glavnem dokumentu kliknite polje Povlecite polja v to polje z besedilom ali vnesite besedilo, nato pa kliknite besedilo, da ga odstranite.

  3. Dodajte in oblikujte polja, ki jih želite vključiti v e-poštno sporočilo, nato pa izberite V redu.

  1. Na zavihku Pošiljanje izberite Predogled rezultatov, da si ogledate videz e-poštnih sporočil.

    Na zavihku »Pošiljanje« je označena možnost »Predogled rezultatov«

    Opomba: S puščičnima gumboma levo in desno na zavihku Pošiljanje se premaknite po vsakem e-poštnem sporočilu.

  2. Če želite obliko dodatno spremeniti, znova izberite možnost Predogled rezultatov, s katero lahko dodate ali odstranite spojena polja.

  3. Ko so sporočila videti tako, kot želite, na zavihku Pošiljanje izberite Dokončaj in spoji > Spoji v e-poštno sporočilo, da dokončate spajanje dokumentov.

    Namig: Funkcija Spoji v e-poštno sporočilo ni na voljo, če niste izbrali privzetega e-poštnega programa.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×