Uporaba seznamov za upravljanje projektov na mestu skupine

S seznami lažje upravljate skupinske projekte in sledite informacijam na mestu. Spremljate lahko na primer dogodke skupine s koledarjem, upravljate seznam opravil, sledite zadevam in odgovarjate nanje.

Opomba : V tem članku je uporabljen primer SharePointovega mesta, ki ga je ustvarilo podjetje Avanturist, izmišljeno podjetje, ki izdeluje kolesa in kolesarske dele ter pripomočke.

Trženjska skupina podjetja Avanturist uporablja koledar za sledenje dogodkom skupine, počitnic in konferenc. Člani skupine povežejo ta koledar v program Microsoft Office Outlook 2007, kjer ga prekrijejo z osebnimi koledarji, da se izognejo navzkrižjem v urnikih. Med koledarji tudi kopirajo dogodke.

Trženjska skupina uporablja sezname opravil za upravljanje dela pri velikih projektih, kot so načrtovanje zborovanja in vodenje trženjske kampanje. Opravila je mogoče nastaviti s standardnim pogledom seznama ali kot seznam projektnih opravil. Seznam projektnih opravil ponuja vizualni pregled, znan kot Ganntov pogled, opravil in njihovega napredka. Predloge za ustvarjanje seznamov so na voljo v obeh oblikah – kot standardni pogled seznama ali kot seznam projektnih opravil.

Seznam projektnih opravi

Trženjska skupina uporablja tudi seznam sledenja zadevam za spremljanje logističnih težav, povezanih z načrtovanjem konference, kot so težave z zbirko podatkov za prijavo. Član skupine zabeleži zadevo, nato pa člani sledijo morebitnim posodobitvam in popravkom, dokler težava ni odpravljena.

Delo s seznami

Ko ustvarite mesto skupine, je ustvarjenih več seznamov. Ti privzeti seznami so različnih vrst, od table za razprave do koledarskega seznama. Elemente teh seznamov lahko prilagajate in jih dodajate, ustvarjate dodatne sezname iz predlog in ustvarjate prilagojene sezname z nastavitvami in stolpci po svoji izbiri.

Seznami lahko vsebujejo različne vrste informacij, od besedila do datumov in slik. Vključujejo lahko tudi izračune, na primer vsote ali izračunani datum, kot je teden dni od današnjega datuma.

Sezname lahko uporabite za ta opravila:

  • Sledenje različicam    Različicam elementov seznama lahko sledite in tako vidite, kateri elementi so se spremenili in kdo jih je spremenil. Če so v novejši različici napake, lahko obnovite prejšnjo različico elementa.

  • Zahtevanje odobritve    Organizacija lahko določi, da je za element seznama zahtevana odobritev, preden ga lahko vidijo vsi.

  • Integracija e-pošte s seznamom    Če ste na mestu omogočili prihajajočo in odhajajočo e-pošto, lahko nekateri seznami uporabljajo e-poštne funkcije. Nekatere sezname, na primer koledarje ali razprave, je mogoče nastaviti tako, da lahko osebe vanje dodajajo vsebino s pošiljanjem e-pošte. Poleg tega se Office Outlook 2007 poveže s koledarjem, opravili in seznami stikov.

  • Prilagajanje dovoljenj    Organizacija lahko določi dovoljenja po meri za seznam ali celo za posamezen element seznama. Ta funkcija je na primer koristna, če določen element vsebuje zaupno informacijo.

  • Ustvarjanje in upravljanje pogledov    Skupina lahko za isti seznam ustvari različne poglede. Vsebina dejanskega seznama se ne spremeni, elementi pa so organizirani ali filtrirani tako, da osebe najdejo najpomembnejšo ali najzanimivejšo informacijo.

  • Obveščanje o spremembah    Naročite se na vire RSS s seznami in pogledi, če želite videti posodobitve seznamov v pregledovalniku RSS, kot je Outlook 2007. Če je vaša organizacija nastavila prihajajočo e-pošto, lahko prejemate e-poštna opozorila, ko se elementi spremenijo.

  • Upravljanje seznamov in delo brez povezave s programom Microsoft Office Access 2007    S programom Office Access 2007 lahko upravljate sezname z orodji za zbirke podatkov in delate s seznami brez povezave.

  • Pregledovanje seznamov z mobilnimi napravami    Z mobilnimi napravami lahko pregledujete številne sezname, kot so seznami opravil in koledarji, ter knjižnice dokumentov. Če si želite ogledati mobilni seznam, vnesite /m po spletnem naslovu mesta. Mobilni pogledi niso na voljo za nekatere vrste seznamov, kot so razprave, in morda ne bodo prikazali vseh vrst stolpcev.

Pogoste vrste seznamov za sodelovanje

Med najpogosteje uporabljanimi vrstami seznamov v organizacijah so:

  • Koledar     Koledar uporabite za vse dogodke skupine ali za posebne primere, kot so koledar projekta ali prazniki podjetja.

  • Opravila in projektna opravila     Seznam opravil uporabite za sledenje informacijam o projektih in drugih dogodkih vaše skupine. Opravila lahko dodelite osebam in spremljate stanje opravila in odstotek opravljenega dela, ko se opravilo bliža koncu. Seznam projektnih opravil prikazuje opravila z vrsticami napredovanja, znanimi kot Ganttov pogled.

  • Sledenje zadevam     Seznam sledenja zadevam uporabite za spremljanje zadev, njihovega stanja in rešitev. To je pogosta vrsta seznama pri sledenju zadevam s področja podpore, kot so storitve za stranke, zagotavljanje kakovosti ali tehnična podpora.

  • Table za razprave     Tablo za razprave uporabite, ko želite ustvariti osrednje mesto za zapisovanje in shranjevanje skupnih razprav, ki so po obliki podobne skupinam novic.

  • Objave     Seznam objav uporabite za skupno rabo novic in stanja ter za objavljanje opomnikov.

  • Stiki     Seznam stikov uporabite za shranjevanje informacij o osebah in skupinah, s katerimi sodelujete.

  • Povezave     Seznam povezav uporabite kot osrednje mesto za povezave s spletom, z intranetom podjetja ali z drugimi viri.

  • Ankete    Anketo uporabite za zbiranje in prevajanje povratnih informacij, na primer o zadovoljstvu zaposlenih ali za vprašalnik.

  • Po meri     Čeprav lahko prilagodite vsak vgrajen seznam, lahko začnete s seznamom po meri in dodate samo želene nastavitve. Ustvarite lahko tudi seznam, temelječ na preglednici, kot je delovni zvezek programa Microsoft Office Excel 2007 za upravljanje pogodb s prodajalci.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×