Uporaba projektnih opravil v programu Business Contact Manager

Poslovni projekt boste hitreje dokončali, če ga razdelite v niz projektnih opravilo. Ta opravila nato razvrstite po vrstnem redu, v katerem jih je treba dokončati, in jih dodelite članom skupine.

Vsakemu opravilu dodelite začetni datum in rok. Ko poteka delo v opravilu, posodobite raven dokončanja opravila. S temi informacijami si lahko poslovni projekt ogledate v obliki paličnega grafikona na časovni premici. Tako prikažete uporabno sliko, kje ste trenutno v postopku in koliko del je treba še opraviti.

V tem članku je opisano, kako ustvarite, dodelite in posodobite projektna opravila ter jim sledite.

Če želite več informacij o brisanju zapisov, vključno s projektnimi opravili, glejte Brisanje kartotek programa Business Contact Manager.

Kaj želite narediti?

Ustvarjanje in dodelitev projektnega opravila

Ustvarjanje novega projektnega opravila

Izpolnjevanje obrazca projektnega opravila

Dodelitev projektnega opravila

Posodabljanje projektnega opravila, ki vam je dodeljeno

Posodobitev projektnega opravila

Slednje projektnim opravilom, ki so povezana s poslovnim projektom

Ogled projektnih opravil v posameznem poslovnem projektu

Prikaz projektnih opravil na časovni premici

Ustvarjanje in dodelitev projektnega opravila

Ko ustvarite poslovni projekt, na primer predstavitev prodaje, lahko vanj vključite več projektnih opravil, na primer:

  • Priprava prostora za predstavitev

  • Dostava prigrizkov

  • Ustvarjanje, izdelava in dostava gradiv za prodajo

Ta opravila lahko dodelite vsem osebam, s katerimi ste omogočili skupno rabo zbirka podatkov Business Contact Manager.

Opomba : Datotek ali e-poštnih sporočil ne morete povezati s projektnimi opravili, vendar lahko elemente, kot so datoteke in e-poštna sporočila, priložite v razdelek »Pripombe« zapisa »Projektno opravilo«.

Ustvarjanje novega projektnega opravila

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. Na traku v skupini Novo kliknite Novo projektno opravilo.

Izpolnjevanje obrazca projektnega opravila

Obrazec projektnega opravila je sestavljen iz strani Splošno in Podrobnosti. Privzeto je prikazana stran »Splošno«.

Stran »Splošno«

V tem pogledu lahko beležite informacije o projektnem opravilu, vključno s podatki o osebi, ki ji je projektno opravilo dodeljeno, poslovnem projektu, s katerim je povezano opravilo, roku in stanju.

Razdelek »Informacije o projektnem opravilu«
  1. V polje Zadeva vnesite ime opravila.

  2. Projektno opravilo dodelite članu skupine ali zaposlenemu    Kliknite ime osebe na seznamu Dodeljeno.

    Opomba :  Imena na seznamu Dodeljeno so zaposleni, s katerimi imate v skupni rabi zbirko podatkov programa Business Contact Manager. Če želite več informacij o skupni rabi zbirke podatkov, glejte Skupna raba podatkov programa Business Contact Manager z drugimi uporabniki.

Razdelek »Povezani projekt«
  1. Kliknite gumb Poveži s/z, če želite izbrati poslovni projekt, s katerim je povezano to projektno opravilo (obvezno).

    Opomba :  Projektno opravilo je mogoče povezati le z enim poslovnim projektom. Če ste to projektno opravilo ustvarili iz obrazca poslovnega projekta, so te informacije že vnesene.

Razdelek »Nastavitve projektnega opravila«
  1. V polju Začetni datum in Rok vnesite začetni datum in rok opravila.

    Informacije o začetnem datumu so dodane na vrh zapisa pod trak.

  2. V polju Stanje kliknite opis stanja projektnega opravila .

  3. V polje % dokončano vnesite številko med 0 in 100.

  4. Potrdite poljeTreba je posredovati, če mora oseba, ki ji je dodeljeno to projektno opravilo, posredovati.

Opravilo je dodano na seznam opravil te osebe v Outlookovi vrstici zadolžitev.

  1. V polje Prioriteta izberite raven prioritete projektnega opravila, in sicer Nizka, Navadna ali Visoka.

Če želite prilagoditi seznam, kliknite Uredi ta seznam. Če želite več informacij o prilagajanju seznama, glejte razdelek »Ustvarjanje ali urejanje seznamov« v članku Ustvarjanje in prilagajanje vrst zapisov in seznamov.

  1. Potrdite polje Opomnik, če želite nastaviti opomnik za lastnika tega projektnega opravila, kliknite puščico in izberite datum in uro.

Razdelek »Pripombe«
  1. V polje Pripombe vnesite ali prilepite pripombe oziroma priložite datoteke ali druge Outlookove elemente, na primer e-poštna sporočila.

    Opomba :  Priložene datoteke in Outlookovi elementi so navedeni v polju »Pripombe«. Elementi niso navedeni na strani »Zgodovina« v povezanem poslovnem projektu.

  2. Če želite pripombam dodati datum in uro, kliknite gumb Dodaj časovni žig.

  3. Če ste končali vnos informacij o projektnem opravilu, kliknite Shrani in zapri. Sicer nadaljujte z naslednjim razdelkom tega članka.

Stran »Podrobnosti«

Na tej strani lahko beležite datum dokončanja, število ur opravljenega dela in stroške kilometrine, ki jih bo mogoče povrniti oziroma jih je treba spremljati.

  1. Če želite prikazati stran s podrobnostmi, na traku v skupini Pokaži kliknite Podrobnosti.

  2. Datum, ko je bilo projektno opravilo dokončano, vnesite v polje Datum dokončanja.

  3. Predvideno število ur skupnega dela za to opravilo vnesite v polje Skupaj dela.

  4. Število ur dejanskega dela vnesite v polje Dejansko delo.

  5. V polje Kilometrina vnesite kilometrino, ki jo je mogoče obračunati za to projektno opravilo.

  6. Kliknite Shrani in zapri.

Namig :  Ko shranite projektno opravilo, se podrobnosti tega opravila prikažejo v razdelku Informacije o projektnih opravilih v povezanem poslovnem projektu.

Na vrh strani

Dodelitev projektnega opravila

Opomba :  Projektno opravilo lahko dodelite drugi osebi le, če je zbirka podatkov programa Business Contact Manager v skupni rabi z drugimi uporabniki. Če želite več informacij o skupni rabi zbirke podatkov, glejte Skupna raba podatkov programa Business Contact Manager z drugimi uporabniki.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. V podoknu s seznamom kliknite zavihek Projektna opravila in nato dvokliknite projekt, da ga odprete.

  3. V zapisu projektnega opravila na seznamu Dodeljeno kliknite ime.

    Opomba :  Imena na seznamu Dodeljeno so prikazana le, če je vaša zbirka podatkov v skupni rabi z drugimi uporabniki.

  4. Kliknite Shrani in zapri.

Na vrh strani

Posodabljanje projektnega opravila, ki vam je dodeljeno

Če želite imeti najnovejše podatke o poslovnem projektu, morate posodabljati projektna opravila, ko vi in vaši sodelavci opravljate delo v teh opravilih. Ko vam je projektno opravilo dodeljeno, je prikazano v Outlookovi vrstici zadolžitev.

Kako?

  1. V Outlooku na traku kliknite zavihek Pogled.

  2. V skupini Postavitev kliknite Vrstica zadolžitev in naredite to:

  3. Če vrstica zadolžitev ni prikazana, kliknite Navaden.

  4. Če seznam opravil ni prikazan v vrstici zadolžitev, ponovite prejšnje korake in kliknite Seznam opravil.

Posodobitev projektnega opravila

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. V podoknu s seznamom na zavihku Projektna opravila dvokliknite projekt, da ga odprete.

  3. V razdelku Nastavitve projektnega opravila posodobite trenutno stanje, odstotek dokončanega in informacije o tem, ali bo moral lastnik poslovnega projekta pozneje znova posredovati pri opravilu.

  4. V razdelek Pripombe lahko prilepite pripombe iz drugih datotek ali jih vnesete neposredno v to polje. Če želite pripombam dodati datum in uro, kliknite gumb Dodaj časovni žig.

  5. Kliknite Shrani in zapri.

Opomba :  Ko shranite zapis projektnega opravila, se najnovejše informacije o tem opravilu prikažejo v razdelku Informacije o projektnih opravilih v zapisu povezanega poslovnega projekta.

Na vrh strani

Slednje projektnim opravilom, ki so povezana s poslovnim projektom

Če ste lastnik poslovnega projekta, lahko sledite poteku projektnih opravil, in sicer s pripomočki za projektna opravila, kot je »Projektna opravila – prihodnji rok«, ali v razdelku Informacije o projektnih opravilih v zapisu poslovnega projekta.

Pripomočki za projektna opravila prikazujejo informacije o vseh projektnih opravilih v vse poslovnih projektih.

Če želite več informacij o prikazu pripomočkov v delovnem prostoru projektnega vodenja, glejte Uporaba pripomočkov v programu Business Contact Manager.

Ogled projektnih opravil v posameznem poslovnem projektu

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. V podoknu s seznamom na zavihku Poslovni projekti dvokliknite poslovni projekt, ki si ga želite ogledati.

    V razdelku Informacije o projektnih opravilih so prikazane informacije o vseh projektnih opravilih. Dvokliknite poljubno projektno opravilo, da ga odprete in si ogledate podrobnejše informacije.

Na vrh strani

Prikaz projektnih opravil na časovni premici

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. Na traku kliknite zavihek Poročila.

  3. V skupini Projektno vodenje kliknite Projektna opravila in nato izberite Projektna opravila – vsa.

  4. V oknu s poročilom na traku v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Filtriraj.

  5. V pogovornem oknu Filtriranje projektnih opravil kliknite zavihek Napredni filter.

  6. Na seznamu Ime polja kliknite Povezano z/s. Na seznamu Primerjava kliknite Je enako in nato v polje Primerjaj z vnesite ime poslovnega projekta, ki mu sledite.

  7. Kliknite V redu.

  8. Na traku v skupini Pokaži kliknite Grafikon.

Projektna opravila v poslovnem projektu so na časovni premici prikazana kot zeleni trakovi z opravili. Črna črta na traku z opravilom prikazuje odstotek dokončanega opravila.

Namig :  Prikažete lahko tudi dodatne elemente grafikona. Na traku v skupini Grafikon kliknite Oznake in izberite oznake, ki jih želite prikazati.

Če želite več informacij o poročilih in filtrih, glejte Uporaba poročil in grafikonov Business Contact Manager in Filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×