Uporaba programa Microsoft Query za pridobivanje zunanjih podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Uporabite Microsoft Query za pridobivanje podatkov iz zunanjih virov. S programom Microsoft Query za pridobivanje podatkov iz zbirk podatkov podjetja in datoteke, ni treba znova vnesite podatke, ki jih želite analizirati v Excelu. Prav tako lahko osvežite v Excelu poročil in povzetkov samodejno iz izvirnega izvorne zbirke podatkov vsakič, ko je zbirka podatkov je posodobljena z novimi informacijami.

Kaj želite narediti?

Več informacij o Microsoft Queryja

Vzpostavitev povezave z virom podatkov

Uporaba čarovnika za poizvedbe za določanje poizvedbe

Delo s podatki v Excelu

Več o programu Microsoft Query

Če uporabljate program Microsoft Query, lahko vzpostavite povezavo z zunanjimi viri podatkov, izberete podatke iz teh zunanjih virov, uvozite te podatke na delovni list in osvežite podatke, kar je potrebno, da ohranite podatke delovnega lista usklajene s podatki v zunanjih virih.

Vrste zbirk podatkov, do katerih imate dostop     Podatke lahko pridobite iz več vrst zbirk podatkov, vključno z Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server in Microsoft SQL Server – storitve OLAP. Podatke lahko pridobite tudi iz Excelovih delovnih zvezkov in iz besedilnih datotek.

Microsoft Office zagotavlja gonilnike, ki jih lahko uporabite za pridobivanje podatkov iz teh virov podatkov:

  • Storitve za analizo Microsoft SQL Server (ponudnik OLAP)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Besedilne zbirke podatkov

Uporabite lahko tudi ODBC gonilnike ali gonilnike za vir podatkov iz drugih proizvajalcev za pridobivanje informacij iz virov podatkov, ki niso navedena tukaj, vključno z drugimi vrstami zbirk podatkov OLAP. Več informacij o nameščanju gonilnika ODBC ali gonilnik vira podatkov, ki ni navedena tukaj, preverite gradivo za zbirko podatkov, ali se obrnite na prodajalca zbirke podatkov.

Izbiranje podatkov iz zbirke podatkov     Podatke pridobite iz zbirke podatkov tako, da ustvarite poizvedbo, kar je vprašanje, ki ga postavite o podatkih, shranjenih v zunanji zbirki podatkov. Če so podatki shranjeni na primer v Accessovi zbirki podatkov, boste morda želeli vedeti podatke o prodaji za določen izdelek po regijah. Del podatkov lahko pridobite tako, da izberete samo podatke za izdelek in regijo, ki jih želite analizirati.

S programom Microsoft Query lahko izberete stolpce želenih podatkov in uvozite samo te podatke v Excel.

Posodabljanje delovnega lista v eni operaciji     Ko imate zunanje podatke v Excelovem delovnem zvezku, lahko ob vsaki spremembi zbirke podatkov osvežiti podatke, da bi posodobili analizo, ne da bi znova ustvarili poročila in grafikone povzetka. Ustvarite lahko na primer mesečni povzetek prodaje in ga osvežite vsak mesec, ko dobite nove podatke o prodaji.

Kako program Microsoft Query uporablja vire podatkov     Ko nastavite vir podatkov za določeno zbirko podatkov, ga lahko uporabite, kadar koli želite ustvariti poizvedbo, če želite izbrati in pridobiti podatke iz te zbirke podatkov, ne da bi morali znova vnesti vse informacije o povezavi. Program Microsoft Query uporablja vir podatkov, da vzpostavi povezavo z zunanjo zbirko podatkov in da prikaže podatke, ki so na voljo. Ko ustvarite poizvedbo in vrnete podatke v Excel, program Microsoft Query oskrbi Excelov delovni zvezek tako z informacijami o poizvedbi kot z informacijami o viru podatkov, tako da lahko znova vzpostavite povezavo z zbirko podatkov, ko boste želeli osvežiti podatke.

Diagram, ki kaže, kako Query uporablja vire podatkov

Uporaba programa Microsoft Query za uvoz podatkov     Če želite zunanje podatke uvoziti v Excel s programom Microsoft Query, sledite tem osnovnim korakom, ki so podrobneje opisani v teh odsekih.

  1. Vzpostavi povezavo z virom podatkov.

  2. Uporaba čarovnika za poizvedbe za določanje poizvedbe.

  3. Delo s podatki v Excelu.

Na vrh strani

Vzpostavljanje povezave z virom podatkov

Kaj je vir podatkov?     Vir podatkov je shranjen nabor informacij, ki dovoljuje Excelu in programu Microsoft Query, da vzpostavita povezavo z zunanjo zbirko podatkov. Ko uporabljate program Microsoft Query, da bi nastavili vir podatkov, poimenujete vir podatkov in priskrbite ime in mesto zbirke podatkov ali strežnika, vrsto zbirke podatkov in informacije o prijavi in geslu. Informacije vsebujejo tudi ime gonilnika OBDC ali gonilnika vira podatkov, ki je program za vzpostavljanje povezav s posebno vrsto zbirke podatkov.

Nastavitev vira podatkov z uporabo programa Microsoft Query:

  1. Na kartici Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato kliknite Iz programa Microsoft Query.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite določiti vir podatkov za zbirko podatkov, besedilno datoteko ali Excelov delovni zvezek, kliknite kartico Zbirke podatkov.

    • Če želite določiti kocke OLAP vir podatkov, kliknite zavihek Kockah OLAP . Ta zavihek, ki je na voljo le, če ste zagnali Microsoft Query v Excelu.

  3. Dvokliknite <Nov vir podatkov>.

    – ali –

    Kliknite <Nov vir podatkov> in nato kliknite V redu.

    Prikaže se pogovorno okno Ustvarjanje novega vira podatkov.

  4. V koraku 1 vnesite ime za identifikacijo vira podatkov.

  5. V koraku 2 kliknite gonilnik za vrsto zbirke podatkov, ki jo uporabljate kot vir podatkov.

    Če zunanje zbirke podatkov, do katere želite priti, gonilniki ODBC, ki so nameščeni s programom Microsoft Query, ne podpirajo, morate pridobiti in namestiti gonilnik ODBC, ki je združljiv s programom Microsoft Office, od neodvisnega prodajalca, na primer proizvajalca zbirke podatkov. Če želite navodila za namestitev, se obrnite na prodajalca zbirke podatkov.

    Opomba : Zbirke podatkov OLAP ne zahtevajo gonilnikov ODBC. Ko namestite program Microsoft Query, so gonilniki nameščeni za zbirke podatkov, ki so bile ustvarjene z uporabo storitev za analizo Microsoft SQL Server. Če želite vzpostaviti povezavo z drugimi zbirkami podatkov OLAP, morate namestiti gonilnik vira podatkov in odjemalsko programsko opremo.

  6. Kliknite Vzpostavi povezavo in nato zagotovite informacije, ki so potrebne za vzpostavitev povezave z virom podatkov. Informacije o zbirkah podatkov, Excelovih delovnih zvezkih in besedilnih datotekah, ki jih zagotovite, so odvisne od izbrane vrste vira podatkov. Morda boste morali vnesti ime za prijavo, geslo, različico zbirke podatkov, ki jo uporabljate, mesto zbirke podatkov ali druge informacije, značilne za vrsto zbirke podatkov.

    Uporabljajte zapletena gesla, ki so sestavljena iz velikih in malih črk, številk in simbolov. Šibka gesla niso sestavljena iz teh elementov. Primer zapletenega gesla: Y6dh!et5. Primer šibkega gesla: Hiša27. Gesla naj bodo sestavljena iz 8 ali več znakov. Geslo s 14 ali več znaki je še boljše.

    Pomembno je, da si zapomnite geslo. Če ste pozabili svoje geslo, ga Microsoft ne more znova pridobiti. Shranite gesla tako, da si jih zabeležite na varno mesto, stran od informacij, ki so zaščitene z geslom.

  7. Ko vnesete zahtevane informacije, kliknite V redu ali Dokončaj, če se želite vrniti v pogovorno okno Ustvarjanje novega vira podatkov.

  8. Če zbirka podatkov vsebuje tabele, in želite določeno tabelo samodejno prikaže v čarovnik za poizvedbe, kliknite polje za koraka 4 in kliknite tabelo, ki jo želite.

  9. Če ne želite vnesti imena in gesla za prijavo, ko uporabljate vir podatkov, potrdite potrditveno polje Shrani moj uporabniški ID in geslo v definicijo vira podatkov. Shranjeno geslo ni šifrirano. Če potrditveno polje ni na voljo, se obrnite na skrbnika zbirke podatkov in določite, ali je ta možnost lahko na voljo.

    Varnostno opozorilo : Izogibajte se shranjevanju prijavnih informacij, ko vzpostavljate povezavo z viri podatkov. Te informacije so lahko shranjene kot golo besedilo in zlonamerni uporabnik bi jih lahko uporabil ter ogrozil varnost vira podatkov.

Ko dokončate te korake, se v pogovornem oknu Izbiranje vira podatkov pojavi ime vira podatkov.

Na vrh strani

Uporaba čarovnika za poizvedbe za določanje poizvedbe

Uporaba čarovnika za poizvedbe za večino poizvedb     S čarovnikom za poizvedbe lažje izbirate in zbirate podatke iz različnih tabel in polj v zbirki podatkov. Z uporabo čarovnika za poizvedbe lahko izberete tabele in polja, ki jih želite vključiti. Notranja združitev (operacija poizvedbe, ki določa, da so vrstice iz dveh tabel sestavljene na osnovi istih vrednosti polja) je samodejno ustvarjena, ko čarovnik prepozna polje primarnega ključa v eni tabeli in polje z istim imenom v drugi tabeli.

Čarovnika lahko uporabite tudi za razvrščanje množice rezultatov in za preprosto filtriranje. V zadnjem koraku čarovnika lahko izbirate, ali želite vrniti podatke v Excel ali dodatno izboljšati poizvedbo v programu Microsoft Query. Ko ustvarite poizvedbo, jo lahko zaženeta v Excelu ali v programu Microsoft Query.

Če želite zagnati čarovnika za poizvedbe, izvedite te korake.

  1. Na kartici Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato kliknite Iz programa Microsoft Query.

  2. V pogovornem oknu Izbiranje vira podatkov zagotovite, da je potrjeno potrditveno polje Uporaba čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje/urejanje poizvedb.

  3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

    – ali –

    Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite V redu.

Neposredno delo v programu Microsoft Query za druge vrste poizvedb     Če želite ustvariti bolj zapleteno poizvedbo, kot jo čarovnik za poizvedbe dovoljuje, lahko delate neposredno v programu Microsoft Query. Če si želite ogledati poizvedbe, ki ste jih začeli ustvarjati v čarovniku za poizvedbe, in jih spremeniti, lahko uporabite program Microsoft Query, lahko pa tudi ustvarite nove poizvedbe, na da bi uporabili čarovnika. Delajte neposredno v programu Microsoft Query, ko želite ustvariti poizvedbe, ki delajo to:

  • Izbiranje določenih podatkov iz polja     V veliki zbirki podatkov boste morda želeli izbrati nekatere podatke v polju in se izogniti podatkom, ki jih ne potrebujete. Če potrebujete na primer podatke za dva izdelka iz polja, kjer so informacije o veliko izdelkih, lahko uporabite pogoji, da izberete podatke samo za dva želena izdelka.

  • Pridobivanje podatkov, ki temeljijo na različnih pogojih, ob vsakem zagonu poizvedbe     Če morate ustvariti isto Excelovo poročilo ali povzetek za več območij v istih zunanjih podatkih, na primer ločeno poročilo o prodaji za vsako regijo, lahko ustvarite poizvedba s parametri. Ko zaženete poizvedbo s parametri, ste pozvani, da za pogoj vnesete vrednost, po kateri poizvedba izbira zapise. Poizvedba s parametri vas bo na primer pozvala, da vnesete določeno regijo, in lahko boste znova uporabili to poizvedbo, če boste želite ustvariti poročila o prodaji za vsako regijo.

  • Združevanje podatkov na različne načine     Notranja združevanja, ki jih čarovnik za poizvedbe ustvari, so najbolj običajna vrsta združitve, ki se uporablja za ustvarjanje poizvedb. Morda pa boste želeli uporabiti drugo vrsto združitve. Če imate na primer tabelo z informacijami o prodaji izdelkov in tabelo z informacijami o strankah, bo notranja združitev (vrsta, ki jo ustvari čarovnik za poizvedbe) preprečila pridobivanje zapisov strank za stranke, ki niso opravile nakupa. Če uporabljate program Microsoft Query, lahko združite te tabele, tako da pridobite vse zapise strank, skupaj s podatki o prodaji za stranke, ki so opravile nakupe.

Če želite zagnati program Microsoft Query, izvedite te korake.

  1. Na kartici Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato kliknite Iz programa Microsoft Query.

  2. V pogovornem oknu Izbiranje vira podatkov zagotovite, da je počiščeno potrditveno polje Uporaba čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje/urejanje poizvedb.

  3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

    – ali –

    Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite V redu.

Vnovična uporaba in skupna raba poizvedb     Tako v čarovniku za poizvedbe kot v programu Microsoft Query lahko poizvedbe shranite kot datoteko .dqy, ki jo lahko spremenite, znova uporabite in postavite v skupno rabo. Excel lahko neposredno odpre datoteke .dqy, kar vam ali drugim uporabnikom omogoča ustvarjanje dodatnih zunanjih obsegov podatkov iz iste poizvedbe.

Odpiranje shranjene poizvedbe iz Excela:

  1. Na kartici Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato kliknite Iz programa Microsoft Query. Prikaže se pogovorno okno Izbiranje vira podatkov.

  2. V pogovornem oknu Izbiranje vira podatkov kliknite kartico Poizvedbe.

  3. Dvokliknite shranjeno poizvedbo, ki jo želite odpreti. Poizvedba je prikazana v programu Microsoft Query.

Če želite odpreti shranjeno poizvedbo in je program Microsoft Query že odprt, kliknite meni Datoteka programa Microsoft Query in nato kliknite Odpri.

Če dvokliknete datoteko .dqy, se odpre Excel, zažene poizvedbo in nato vstavi rezultate na nov delovni list.

Če želite Excelov povzetek ali poročilo, ki temelji na zunanjih podatkih, postaviti v skupno rabo, lahko daste drugim uporabnikom delovni zvezek, ki vsebuje obseg zunanjih podatkov, lahko pa tudi ustvarite predloga. Predloga vam dovoljuje shranjevanje povzetka ali poročila, ne da bi shranili zunanje podatke, tako da je datoteka manjša. Zunanji podatki so pridobljeni, ko uporabnik odpre predlogo poročila..

Na vrh strani

Delo s podatki v Excelu

Ko ustvarite poizvedbo v čarovniku za poizvedbe ali v programu Microsoft Query, lahko vrnete podatke na Excelov delovni list. Podatki nato postanejo zunanji obseg podatkov ali poročilo vrtilne tabele, ki ga lahko oblikujete in osvežite.

Oblikovanje pridobljenih podatkov     Če želite predstaviti in povzeti podatke, pridobljene s programom Microsoft Query, lahko v Excelu uporabljate orodja, na primer grafikone ali samodejne delne vsote. Podatke lahko oblikujete, oblikovanje pa se ohrani, ko osvežite zunanje podatke. Uporabite lahko svoje oznake stolpca namesto imen polja in samodejno dodate številke vrstic.

Excel lahko samodejno oblikuje nove podatke, ki jih vnesete na konec obsega, da bodo ustrezali predhodnim vrsticam. Excel lahko tudi samodejno kopira formule, ki so bile ponovljene v predhodnih vrsticah, in jih razširi v dodatne vrstice.

Opomba : Če želite, da bodo oblike in formule razširjene v nove vrstice v obsegu, se morajo pojaviti v vsaj treh od petih predhodnih vrsticah.

To možnost lahko kadar koli vklopite (ali znova izklopite):

  1. Kliknite gumb Microsoft Office Podoba gumba , nato Excelove možnosti in nato kliknite kategorijo Dodatno.

  2. Če želite izklopiti to možnost, v odseku Urejanje potrdite potrditveno polje Razširi oblike obsega podatkov in formule. Če želite znova izklopiti samodejno oblikovanje obsega podatkov, počistite to potrditveno polje.

Osveževanje zunanjih podatkov     Ko osvežite zunanje podatke, zaženete poizvedbo, če želite pridobiti nove ali spremenjene podatke, ki ustrezajo vašim omejitvam. Lahko osveževanje poizvedbe v programu Microsoft Query in Excel. Excel ponuja več možnosti za osveževanje poizvedbe, vključno z osveževanjem ob vsakem odpiranju delovnega zvezka in samodejno osveževanje v časovnih intervalih. Lahko nadaljujete z delom v Excelu, med osveževanjem podatkov in prav tako lahko preverite stanje med osveževanjem podatkov. Če želite več informacij, glejte Osveževanje povezanih (uvoženih) podatkov.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×