Uporaba programa Microsoft Query za pridobivanje zunanjih podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Microsoft Query lahko uporabite, če želite pridobiti podatke iz zunanjih virov. Če uporabite Microsoft Query, da pridobite podatke iz zbirk podatkov in datotek podjetja, vam ni treba znova vnašati podatkov, ki jih želite analizirati v Excelu. Excelove poročila in povzetke lahko samodejno osvežite tudi iz izvirne izvorne zbirke podatkov, ko je zbirka podatkov posodobljena z novimi informacijami.

S programom Microsoft Query se lahko povežete z zunanjimi viri podatkov, izberete podatke iz teh zunanjih virov, uvozite te podatke na delovni list in osvežite podatke, kot je potrebno, da bodo podatki na delovnem listu sinhronizirani s podatki v zunanjih virih.

Vrste zbirk podatkov, do katerih lahko dostopate     Pridobite lahko podatke iz več vrst zbirk podatkov, vključno s storitvijo Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server in Microsoft SQL Server OLAP Services. Prav tako lahko pridobite podatke iz Excelovih delovnih zvezkov in iz besedilnih datotek.

Microsoft Office zagotavlja gonilnike, ki jih lahko uporabite za pridobivanje podatkov iz teh virov podatkov:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (ponudnik OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Podatkovne zbirke besedilnih datotek

Če želite pridobiti informacije iz virov podatkov, ki jih ni na seznamu, vključno z drugimi vrstami zbirk podatkov OLAP, lahko uporabite tudi ODBC gonilnike ali gonilnike za vir podatkov iz drugih proizvajalcev. Če želite več informacij o namestitvi gonilnika ODBC ali gonilnika vira podatkov, ki ni naveden tukaj, preverite dokumentacijo za zbirko podatkov ali pa se obrnite na prodajalca zbirke podatkov.

Izbiranje podatkov iz zbirke podatkov     Podatke iz zbirke podatkov pridobite tako, da ustvarite poizvedbo, ki je vprašanje, ki vas vpraša o podatkih, shranjenih v zunanji zbirki podatkov. Če so vaši podatki na primer shranjeni v Accessovi zbirki podatkov, boste morda želeli poznati podatke o prodaji za določen izdelek po regijah. Del podatkov lahko pridobite tako, da izberete le podatke za izdelek in regijo, ki jih želite analizirati.

Z aplikacijo Microsoft Query lahko izberete stolpce podatkov, ki jih želite, in jih uvozite le v Excel.

Posodabljanje delovnega lista v enem postopku     Ko imate zunanje podatke v Excelovem delovnem zvezku, ko se vaša zbirka podatkov spremeni, lahko osvežiti podatke, s katerimi posodobite analizo, ne da bi morali znova ustvariti poročila s povzetki in grafikone. Ustvarite lahko na primer Povzetek mesečne prodaje in ga osvežite vsak mesec, ko so na voljo nove prodajne številke.

Kako Microsoft Query uporablja vire podatkov     Ko nastavite vir podatkov za določeno zbirko podatkov, jo lahko uporabite vsakič, ko želite ustvariti poizvedbo, da izberete in pridobite podatke iz te zbirke podatkov, ne da bi morali znova vnesti vse informacije o povezavi. Microsoft Query uporablja vir podatkov, da vzpostavi povezavo z zunanjo zbirko podatkov in pokaže, kateri podatki so na voljo. Ko ustvarite poizvedbo in podatke vrnete v Excel, Microsoft Query zagotovi Excelov delovni zvezek z informacijami o poizvedbi in viru podatkov, tako da se lahko znova povežete z zbirko podatkov, ko želite osvežiti podatke.

Diagram, ki prikazuje, kako poizvedba uporablja vire podatkov

Uporaba aplikacije Microsoft Query za uvoz podatkov     Če želite uvoziti zunanje podatke v Excel z aplikacijo Microsoft Query, upoštevajte te osnovne korake, od katerih je vsaka podrobneje opisana v teh razdelkih.

Kaj je vir podatkov?     Vir podatkov je shranjen nabor informacij, ki omogoča, da Excel in Microsoft Query vzpostavita povezavo z zunanjo zbirko podatkov. Ko za nastavitev vira podatkov uporabite Microsoft Query, poimenujete vir podatkov in nato navedete ime in mesto zbirke podatkov ali strežnika, vrsto zbirke podatkov ter podatke o prijavi in geslu. Informacije vključujejo tudi ime gonilnika za OBDC ali gonilnika vira podatkov, ki je program, ki omogoča povezave do določene vrste zbirke podatkov.

Če želite nastaviti vir podatkov s programom Microsoft Query:

  1. Na zavihku podatki v skupini Dobi zunanje podatke kliknite iz drugih virovin nato kliknite iz Microsoftove poizvedbe.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite določiti vir podatkov za zbirko podatkov, besedilno datoteko ali Excelov delovni zvezek, kliknite zavihek zbirke podatkov .

    • Če želite določiti vir podatkov kocke OLAP, kliknite zavihek kocke OLAP . Ta zavihek je na voljo le, če ste zagnali Microsoft Query iz Excela.

  3. Dvokliknite _LT_New Data Source>.

    -ali-

    Kliknite _LT_New Data Source>in nato kliknite v redu.

    Prikaže se pogovorno okno Ustvari nov vir podatkov .

  4. V koraku 1 vnesite ime, da prepoznate vir podatkov.

  5. V koraku 2 kliknite gonilnik za vrsto zbirke podatkov, ki jo uporabljate kot vir podatkov.

    Opombe: 

    • Če zunanje zbirke podatkov, ki jo želite dostopati, ne podpirajo gonilniki ODBC, ki so nameščeni v Microsoft Queryju, morate pridobiti in namestiti gonilnik ODBC, ki je združljiv z Microsoft Officeom, od prodajalca neodvisnih ponudnikov, kot je proizvajalec zbirke podatkov. Obrnite se na prodajalca zbirke podatkov za navodila za namestitev.

    • Zbirke podatkov OLAP ne zahtevajo gonilnikov ODBC. Ko namestite Microsoft Query, so gonilniki nameščeni za zbirke podatkov, ki so bile ustvarjene z uporabo storitev Microsoft SQL Server Analysis Services. Če želite vzpostaviti povezavo z drugimi zbirkami podatkov OLAP, morate namestiti gonilnik za vir podatkov in odjemalsko programsko opremo.

  6. Kliknite vzpostavi povezavoin nato zagotovite informacije, ki so potrebne za vzpostavljanje povezave z virom podatkov. Za zbirke podatkov, Excelove delovne zvezke in besedilne datoteke so informacije, ki jih navedete, odvisne od vrste vira podatkov, ki ste ga izbrali. Morda boste pozvani k posredovanju prijavnega imena, gesla, različice zbirke podatkov, ki jo uporabljate, mesta zbirke podatkov ali drugih informacij, ki so značilne za vrsto zbirke podatkov.

    Pomembno: 

    • Uporabljajte zapletena gesla, ki so sestavljena iz velikih in malih črk, številk in simbolov. Šibka gesla niso sestavljena iz teh elementov. Primer zapletenega gesla: Y6dh!et5. Primer šibkega gesla: Hiša27. Gesla naj bodo sestavljena iz 8 ali več znakov. Geslo s 14 ali več znaki je še boljše.

    • Geslo si morate obvezno zapomniti. Če ga pozabite, ga Microsoft ne more pridobiti. Gesla, ki si jih zabeležite, shranite na varno mesto, ki je ločeno od informacij, ki so zaščitene z geslom.

  7. Ko vnesete zahtevane podatke, kliknite v redu ali Dokončaj, da se vrnete v pogovorno okno Ustvari nov vir podatkov .

  8. Če ima zbirka podatkov tabele in želite, da se določena tabela samodejno prikaže v čarovniku za poizvedbe, kliknite polje za korak 4 in nato kliknite želeno tabelo.

  9. Če ne želite vnesti prijavnega imena in gesla, ko uporabljate vir podatkov, potrdite polje Shrani moj ID uporabnika in geslo v definicijo vira podatkov . Shranjeno geslo ni šifrirano. Če potrditveno polje ni na voljo, glejte skrbnika zbirke podatkov, da ugotovite, ali je ta možnost na voljo.

    Varnostno opozorilo: Izognite se shranjevanju podatkov, ki vzpostavljate povezavo z viri podatkov. Ti podatki se lahko shranijo kot navadno besedilo, do katerega lahko dostopa zlonameren uporabnik in ogrozi varnost vira podatkov.

Ko dokončate te korake, se ime vira podatkov prikaže v pogovornem oknu Izbira vira podatkov .

Uporaba čarovnika za poizvedbe za večino poizvedb     Čarovnik za poizvedbe omogoča preprosto izbiranje in združevanje podatkov iz različnih tabel in polj v zbirki podatkov. S čarovnikom za poizvedbe lahko izberete tabele in polja, ki jih želite vključiti. Notranje združevanje (operacija poizvedbe, ki določa, da so vrstice iz dveh tabel Združene na podlagi istih vrednosti polja), se ustvari samodejno, ko čarovnik prepozna polje primarnega ključa v eni tabeli in polje z istim imenom v drugi tabeli.

Uporabite lahko tudi čarovnika, da razvrstite nabor rezultatov in naredite preprosto filtriranje. V zadnjem koraku čarovnika lahko vrnete podatke v Excel ali natančneje določite poizvedbo v Microsoft Queryju. Ko ustvarite poizvedbo, jo lahko zaženete v Excelu ali v Microsoft Queryju.

Če želite zagnati čarovnika za poizvedbe, izvedite te korake.

  1. Na zavihku podatki v skupini Dobi zunanje podatke kliknite iz drugih virovin nato kliknite iz Microsoftove poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu izbiranje vira podatkov se prepričajte, da je potrjeno potrditveno polje Uporabi čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje/urejanje poizvedb .

  3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

    -ali-

    Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite v redu.

Delo neposredno v Microsoft Queryju za druge vrste poizvedb     Če želite ustvariti zahtevnejšo poizvedbo, kot omogoča čarovnik za poizvedbe, lahko delate neposredno v Microsoft Queryju. S programom Microsoft Query si lahko ogledate in spremenite poizvedbe, ki jih začnete ustvarjati v čarovniku za poizvedbe, lahko pa ustvarite nove poizvedbe, ne da bi uporabili čarovnika. Delajte neposredno v Microsoft Queryju, ko želite ustvariti poizvedbe, ki storijo to:

  • Izbiranje določenih podatkov iz polja     V veliki zbirki podatkov boste morda želeli izbrati nekaj podatkov v polju in izpustiti podatke, ki jih ne potrebujete. Če na primer potrebujete podatke za dva izdelka v polju, ki vsebuje informacije za številne izdelke, lahko uporabite pogoji, če želite izbrati podatke le za ta dva izdelka.

  • Pridobivanje podatkov, ki temeljijo na različnih merilih vsakič, ko zaženete poizvedbo     Če morate ustvariti isto Excelovo poročilo ali povzetek za več področij v istih zunanjih podatkih, kot je na primer ločeno poročilo o prodaji za vsako regijo, lahko ustvarite poizvedba s parametri. Ko zaženete poizvedbo s parametri, ste pozvani, da vrednost uporabite kot merilo, ko poizvedba izbere zapise. Poizvedba parametra vas lahko na primer pozove, da vnesete določeno regijo, ki jo lahko znova uporabite, če želite ustvariti vsako poročilo o regionalni prodaji.

  • Združevanje podatkov na različne načine     Notranja združevanja, ki jih ustvari čarovnik za poizvedbe, so najpogostejša vrsta združevanja, ki se uporablja pri ustvarjanju poizvedb. Včasih pa želite uporabiti drugo vrsto združevanja. Če imate na primer tabelo z informacijami o prodaji izdelkov in tabelo z informacijami o strankah, se notranje združevanje (vrsta, ki jo je ustvaril čarovnik za poizvedbe) prepreči pridobivanje zapisov strank za stranke, ki niso kupovale. S programom Microsoft Query se lahko pridružite tem tabelam, tako da so vsi zapisi strank pridobljeni, skupaj s podatki o prodaji za stranke, ki so kupovale.

Če želite zagnati Microsoftovo poizvedbo, izvedite te korake.

  1. Na zavihku podatki v skupini Dobi zunanje podatke kliknite iz drugih virovin nato kliknite iz Microsoftove poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu izbiranje vira podatkov se prepričajte, da je potrditveno polje Uporabi čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje/urejanje poizvedb počiščeno.

  3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

    -ali-

    Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite v redu.

Vnovična uporaba in skupna raba poizvedb     V čarovniku za poizvedbe in v Microsoft Queryju lahko shranite poizvedbe kot datoteko. dqy, ki jo lahko spremenite, znova uporabite in daste v skupno rabo. Excel lahko odpre. dqy datoteke neposredno, kar omogoča vam ali drugim uporabnikom, da ustvarijo dodatne zunanje obsege podatkov iz iste poizvedbe.

Če želite odpreti shranjeno poizvedbo iz Excela:

  1. Na zavihku podatki v skupini Dobi zunanje podatke kliknite iz drugih virovin nato kliknite iz Microsoftove poizvedbe. Prikaže se pogovorno okno Izbira vira podatkov .

  2. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov kliknite zavihek poizvedbe .

  3. Dvokliknite shranjeno poizvedbo, ki jo želite odpreti. Poizvedba je prikazana v Microsoft Queryju.

Če želite odpreti shranjeno poizvedbo in je Microsoft Query že odprt, kliknite meni» Microsoftova Datoteka poizvedbe «in nato še Odpri.

Če dvokliknete. dqy datoteko, se Excel odpre, zažene poizvedbo in nato Vstavi rezultate na nov delovni list.

Če želite omogočiti skupno rabo Excelovega povzetka ali poročila, ki temelji na zunanjih podatkih, lahko drugim uporabnikom dodelite delovni zvezek, ki vsebuje zunanji obseg podatkov, lahko pa ustvarite predloga. Predloga omogoča shranjevanje povzetka ali poročila, ne da bi shranili zunanje podatke, tako da je datoteka manjša. Zunanji podatki so pridobljeni, ko uporabnik odpre predlogo poročila.

Ko ustvarite poizvedbo v čarovniku za poizvedbe ali v Microsoft Queryju, lahko podatke vrnete na Excelov delovni list. Podatki nato postanejo zunanji obseg podatkov ali poročilo vrtilne tabele, ki ga lahko oblikujete in osvežite.

Oblikovanje pridobljenih podatkov     V Excelu lahko uporabite orodja, kot so grafikoni ali samodejne delne vsote, da predstavite in povzamete podatke, ki jih je pridobil Microsoft Query. Podatke lahko oblikujete in oblikovanje se ohrani, ko osvežite zunanje podatke. Namesto imen polj lahko uporabite svoje oznake stolpcev in samodejno dodate številke vrstic.

Excel lahko samodejno oblikuje nove podatke, ki jih vnesete na konec obsega, da se ujemajo s prejšnjimi vrsticami. Excel lahko tudi samodejno kopira formule, ki so bile ponovljene v prejšnjih vrsticah in jih razširi na dodatne vrstice.

Opomba: Če želite razširiti na nove vrstice v obsegu, morajo biti oblike in formule prikazane v vsaj treh od petih prejšnjih vrstic.

To možnost (ali izklop) lahko kadar koli vklopite:

  1. Kliknite Datoteka > Možnosti > Napredno.

    V Excel 2007: kliknite gumb» Microsoft Office Slika gumba »Office« «, kliknite Excelove možnostiin nato kliknite kategorijo dodatno .

  2. V razdelku možnosti urejanja izberite možnost razširi oblike obsega podatkov in formul . Če želite znova izklopiti samodejno oblikovanje obsega podatkov, počistite to potrditveno polje.

<c0>Osveževanje zunanjih podatkov</c0>.     Ko osvežite zunanje podatke, zaženete poizvedbo, da pridobite nove ali spremenjene podatke, ki ustrezajo vašim specifikacijam. Poizvedbo lahko osvežite v Microsoft Queryju in Excelu. Excel ponuja več možnosti za osveževanje poizvedb, vključno s osveževanjem podatkov vsakič, ko odprete delovni zvezek in ga samodejno osvežujete v časovnih intervalih. Še naprej lahko delate v Excelu, medtem ko so podatki osveženi, lahko pa tudi preverite stanje, medtem ko so podatki osveženi. Če želite več informacij, glejte Osveževanje povezanih (uvoženih) podatkov.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×