Uporaba preverjanja veljavnosti podatkov v celicah

S preverjanjem veljavnosti podatkov lahko omejite vrsto podatkov ali vrednosti, ki jih uporabniki vnašajo v celico. Preverjanje veljavnosti podatkov se najpogosteje uporablja za ustvarjanje spustnega seznama. Oglejte si ta videoposnetek, v katerem je na kratko predstavljeno preverjanje veljavnosti podatkov.

Prenesite naše primere

Prenesete lahko vzorčni delovni zvezek z vsemi primeri preverjanja veljavnosti podatkov, ki jih najdete v tem članku. Ogledate si lahko te primere ali pa ustvarite svoje primere za preverjanje veljavnosti podatkov.

Prenesite primere preverjanja veljavnosti podatkov v Excelu

Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg

Opomba : Prvi trije koraki v tem razdelku so namenjeni dodajanju katere koli vrste preverjanja veljavnosti podatkov. Koraki 4–8 so zasnovani posebej za ustvarjanje spustnega seznama.

  1. Izberite celice, v katerih želite preveriti veljavnost podatkov.

  2. Na zavihku Podatki v skupini Podatkovna orodja kliknite Preverjanje veljavnosti podatkov.

    Preverjanje veljavnosti podatkov najdete v zavihku »Podatki«, skupina »Podatkovna orodja«
  3. Na zavihku Nastavitve v polju Dovoli kliknite Seznam.

    Zavihek »Nastavitve« v pogovornem oknu »Preverjanje veljavnosti podatkov«
  4. V polje Vir vnesite seznam vrednosti, ločenih z vejicami. Primer:

    1. Če želite omejiti odgovor na dve možnosti (na primer: »Imate otroke?«), vnesite Da, Ne.

    2. Če želite omejiti vrednotenje kakovosti prodajalca na tri ocene, vnesite Nizko, Povprečno, Visoko.

      Opomba : Ta navodila so na splošno priporočljiva le za elemente seznama, ki se najverjetneje ne bodo nikoli spremenili. Če imate seznam, ki se lahko spremeni, ali če želite sčasoma dodati ali odstraniti elemente, potem je bolje, da upoštevate najboljše prakse v spodnjemu postopku.

      Najboljša praksa: vnose na seznamu lahko ustvarite tudi tako, da ustvarite sklic na obseg celic na drugem mestu v delovnem zvezku. Najučinkovitejši način je, da ustvarite svoj seznam, ga nato oblikujete kot Excelovo tabelo (na zavihku Osnovno izberite Slogi > Oblikuj kot tabelo > izberite najbolj primeren slog tabele). Nato izberite obseg celic telesa tabele, ki je del tabele, v katerem je le vaš seznam brez glave tabele (v tem primeru je to »Oddelek«), in ga smiselno poimenujte tako, da vnesete ime v polje z imenom nad stolpcem A.

      V polje z imenom za seznam vnesite ime, ki si ga boste zapomnili

    Zdaj namesto vnašanja vrednosti na seznam v polje preverjanja veljavnosti podatkov Vir dodajte ime, ki ste ga pravkar določili, pred njega pa vnesite enačaj (=).

    Pred ime tabele postavite znak »=«

    Najboljša stvar pri uporabi tabele je, da se ob dodajanju ali odstranjevanju elementov s seznama seznam za preverjanje veljavnosti podatkov posodobi samodejno.

    Opomba : Najbolje je, da imate svoje sezname na drugem delovnem listu (po potrebi skrite), da jih nihče ne more urejati.

  5. Prepričajte se, da je potrjeno potrditveno polje Spustni seznam v celici, sicer ne bo mogoče videti puščice spustnega seznama zraven celice.

    Spustni seznam v celici se prikaže poleg celice
  6. Če želite določiti, kako naj program obravnava prazne (ničelne) vrednosti, izberite ali počistite potrditveno polje Prezri prazne.

    Opomba : Če dovoljene vrednosti temeljijo na obsegu celic, ki ima določeno ime, in je nekje v tem obsegu prazna celica, s potrditvijo potrditvenega polja Prezri prazne omogočite vnos katere koli vrednosti v celico, v kateri se preverja veljavnost. To velja tudi za vse celice, na katere se sklicujejo formule za preverjanje veljavnosti: če je katera od sklicnih celic prazna, s potrditvijo potrditvenega polja Prezri prazne omogočite vnose katere koli vrednosti v celico, v kateri se preverja veljavnost.

  7. Če se želite prepričati, ali preverjanje veljavnosti podatkov ustrezno deluje, ga preizkusite. V celice poskusite vnesti tako veljavne kot neveljavne podatke in se prepričajte, ali nastavitve delujejo tako, kot ste pričakovali, in ali se v skladu s pričakovanju prikazujejo tudi sporočila.

Opombe : 

  • Potem ko ustvarite spustni seznam, se prepričajte, da deluje tako, kot hočete. Morda boste na primer želeli preveriti, ali je celica dovolj široka, da bo pokazala vse vnose.

  • Če je seznam vnosov za spustni seznam na drugem delovnem listu in želite preprečiti uporabnikom, da bi ga videli ali spreminjali, razmislite, če želite skriti ali zaščititi ta delovni list. Za več informacij o vzpostavljanju zaščite za delovni list, si oglejte Zaklepanje celic za zaščito.

  • Odstranjevanje preverjanja veljavnosti podatkov – Izberite celico ali celice, v katerem je preverjanje veljavnosti, ki ga želite izbrisati, ter nato izberite Podatki > Preverjanje veljavnosti podatkov in v pogovornem oknu »Preverjanje veljavnosti podatkov« pritisnite gumb v Počisti vse in V redu.

V tej tabeli so navedene druge vrste preverjanja podatkov, prikazani pa so tudi načini, kako jih dodate v delovne liste.

Če želite narediti to:

Upoštevajte te korake:

Omejite vnos podatkov na cela števila znotraj omejitev.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, ki so opisani v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj.

  2. Na seznamu Omogoči izberite Celo število.

  3. V polju Podatki izberite vrsto želene omejitve. Če na primer želite določiti zgornje in spodnje omejitve, izberite med.

  4. Vnesite najmanjšo, največjo ali določeno vrednost, ki jo želite omogočiti.

    Pogovorno okno kriterijev preverjanja veljavnosti

    Vnesete lahko tudi formulo, ki vrne številsko vrednost.

    Vzemimo za primer, da želite preveriti podatke v celici F1. Če želite nastaviti najnižjo mejo odtegovanja, ki je dvakrat toliko, kolikor je podrejenih elementov v določeni celici, izberite večje od ali enako v polju Podatki in vnesite formulo =2*F1 v polje Najnižje.

Omejite vnos podatkov na decimalna števila znotraj omejitev.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, ki so opisani v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj.

  2. V polju Dovoli izberite Decimalno.

  3. V polju Podatki izberite vrsto želene omejitve. Če na primer želite določiti zgornje in spodnje omejitve, izberite med.

  4. Vnesite najmanjšo, največjo ali določeno vrednost, ki jo želite omogočiti.

    Vnesete lahko tudi formulo, ki vrne številsko vrednost. Če želite na primer določiti največjo omejitev za provizije in ugodnosti na 6 % plače prodajalca v celici E1, izberite manjše ali enako kot v polju Podatki in vnesite formulo =E1*6% v polje Maksimum.

    Opomba : Če želite uporabniku omogočiti vnos odstotkov, na primer 20 %, izberite Decimalno v polju Dovoli, izberite želeno vrsto omejitve v polju Podatki, za decimalna mesta vnesite najmanjšo, največjo ali določeno vrednost, na primer .2, nato pa prikažite celico s preverjanjem veljavnosti podatkov kot odstotek tako, da izberete celico in kliknete Odstotkovni slog Slika gumba v skupini Število na zavihku Osnovno.

Omejite vnos podatkov na datum znotraj razpona datumov.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, ki so opisani v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj.

  2. V polju Dovoli izberite Datum.

  3. V polju Podatki izberite želeno vrsto omejitve. Če na primer želite dovoliti datume po določenem dnevu, izberite večje kot.

  4. Vnesite začetni, končni ali določeni datum, ki ga želite dovoliti.

    Vnesete lahko tudi formulo, ki bo vrnila podatke. Če želite na primer določiti časovni okvir med današnjim datumom in tretjim dnem od današnjega datuma, izberite med v polju Podatki, vnesite =TODAY() v polje Začetni datum in nato še =TODAY()+3 v polje Končni datum.

    Nastavitve kriterijev preverjanja veljavnosti za omejevanje vnosa datuma na določen časovni okvir

Omejite vnos podatkov na čas znotraj časovnega okvira.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, ki so opisani v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj.

  2. V polju Dovoli izberite Čas.

  3. V polju Podatki izberite želeno vrsto omejitve. Če na primer želite dovoliti čas pred določenim časom dneva, izberite manjše kot.

  4. Vnesite dovoljeni začetni, končni ali določeni čas. Če želite vnesti določene čase, uporabite obliko zapisa časa hh:mm.

    Recimo, da imate za celico E2 nastavljen začetni čas (8:00), za celico F2 pa končni čas (17:00), in želite omejiti čase srečanj med tema dvema časoma, izberite med v polju Podatki, vnesite = E2 v polje Začetni čas in nato vnesite = F2 v polje Končni čas.

    Nastavitve preverjanja veljavnosti za omejitev vnosa časa v časovni okvir

Omejite vnos podatkov na besedilo določene dolžine.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, ki so opisani v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj.

  2. V polju Dovoli izberite Dolžina besedila.

  3. V polju Podatki izberite želeno vrsto omejitve. Če na primer želite dovoliti vnos do določenega števila znakov, izberite manjše ali enako kot.

  4. V tem primeru želimo omejiti vnos na 25 znakov, zato izberite manjše ali enako kot v polju Podatki in vnesite 25 v polje Največje.

    Primer preverjanja veljavnosti podatkov z omejeno dolžino besedila

Izračunajte, kaj je dovoljeno, na podlagi vsebine druge celice.

  1. Upoštevajte korake od 1 do 3, opisane v razdelku Dodajanje preverjanja veljavnosti podatkov v celico ali obseg zgoraj. V polju Dovoli izberite želeno vrsto podatkov.

  2. V polju Podatki izberite želeno vrsto omejitve.

  3. V polju ali poljih pod poljem Podatki kliknite celico, ki jo želite uporabiti za določanje dovoljenega.

    Če želite na primer dovoliti vnose za račun le, če rezultat ne bo presegel proračuna v celici E1, izberite Dovoli >Celo število, podatki, manjše ali enako kot, in Maksimum >= =E1.

    Nastavitve preverjanja veljavnosti za izračun na osnovi vsebine druge celice

Opomba : V teh primerih je uporabljena možnost »Po meri«, s katero napišete formule za nastavitev svojih pogojev. Ni vam treba razmišljati, kaj bo prikazano v polju »Podatki«, saj je to polje onemogočeno z možnostjo »Po meri«.

Če želite zagotoviti

Vnesite to formulo

Celica, v kateri je ID izdelka (C2), se vedno začne s standardno predpono »ID-« in vsebuje vsaj 10 znakov (več kot 9).

=AND(LEFT(C2, 3) ="ID-",LEN(C2) > 9)

6. primer: Formule za preverjanje veljavnosti podatkov

V celici, v kateri je ime izdelka (D2), je le besedilo.

=ISTEXT(D2)

2. primer: Formule za preverjanje veljavnosti podatkov

Celica, v kateri je rojstni dan neke osebe (B6), mora biti večja od števila let, ki je nastavljeno v celici B4.

=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4)),TRUE,FALSE)

Primer preverjanja veljavnosti podatkov, ki omejuje vnos na najnižjo starost

Vsi podatki v obsegu celic A2:A10 vsebujejo enolične vrednosti.

=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1

4. primer: Formule za preverjanje veljavnosti podatkov

Opomba : Najprej morate vnesti formulo za preverjanje veljavnosti podatkov za celico A2, nato kopirati formulo iz celice A2 v celice A3:A10, da se bo drugi argument za funkcijo COUNTIF ujemal s trenutno celico. To pomeni, da se bo del A2)=1 spremenil v A3)=1, A4)=1 in tako dalje.

Dodatne informacije

Zagotovite, da vneseni e-poštni naslov v celici B4 vsebuje simbol @.

=ISUMBER(FIND("@",B4)

Primer preverjanja veljavnosti podatkov, ki zagotavlja, da e-poštni naslov vsebuje simbol @

  • Zakaj ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov ni omogočen na traku? Ukaz morda ni na voljo iz teh razlogov:

    • Microsoft Excelova tabela je morda povezana s SharePointovim mestom.  V Excelovo tabelo, ki je povezana s SharePointovim mestom, ni mogoče dodajati podatkov. Če želite dodati možnost preverjanja veljavnosti podatkov, morate odstraniti povezavo z Excelovo tabelo ali pretvoriti Excelovo tabelo v obseg.

    • Morda ravno vnašate podatke. Ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov na zavihku Podatki ni omogočen med vnašanjem podatkov v celico. Če želite dokončati vnos podatkov, pritisnite tipko ENTER ali ESC.

    • Delovni list je morda zaščiten ali v skupni rabi. Če je delovni zvezek zaščiten ali v skupni rabi, ni mogoče spreminjati nastavitev preverjanja veljavnosti podatkov. Če si želite ogledati navodila za ustavitev skupne rabe ali zaščite delovnega zvezka, si oglejte Zaščita delovnega zvezka.

  • Ali moram spremeniti velikost pisave? Ne, velikosti pisave je nespremenljiva. Velikost pisave na zaslonu lahko spremenite le tako, da prilagodite povečavo zaslona v spodnjem desnem kotu Excelovega okna. Lahko pa uporabite kombinirano polje ActiveX. Glejte Dodajanje polja s seznamom ali kombiniranega polja na delovni list.

  • Ali obstaja način, da nastavim samozapolnjevanje pri preverjanju veljavnosti podatkov ali samodejno izbiranje med tipkanjem? Ne, a če uporabite kombinirano polje ActiveX, je ta funkcija na voljo.

  • Ali lahko na seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov naredim več izborov? Ne, razen če uporabite kombinirano polje ActiveX ali polje s seznamom.

  • Ali lahko izberem element na seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov in z njim izpolnim še en seznam? Da. To se imenuje odvisno preverjanje veljavnosti podatkov. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje odvisnih spustnih seznamov.

  • Kako odstranim vsa preverjanja veljavnosti podatkov na delovnem listu? Uporabite lahko pogovorno okno Pojdi na > Posebno. Na zavihku Osnovno > Urejanje > Najdi in izberi (ali pritisnite F5 oz. Ctrl+G na tipkovnici), nato Posebno > Preverjanja veljavnosti podatkov in izberite Vse (da poiščete vse celice s preverjanjem veljavnosti podatkov) ali Isto (da poiščete celice z enakimi nastavitvami preverjanja veljavnosti podatkov).

    Pojdi na pogovorno okno »Posebno«

    Nato odprite pogovorno okno »Preverjanje veljavnosti podatkov« (zavihek Podatki > Preverjanje veljavnosti podatkov), pritisnite gumb Počisti vse in nato še V redu.

  • Ali lahko prisilim nekoga, da naredi vnose v celice s preverjanjem veljavnosti podatkov? Ne, lahko pa uporabite VBA (Visual Basic for Applications), da preverite, ali je nekdo izvedel vnos v določenih pogojih, na primer, preden je shranil ali zaprl delovni zvezek. Če uporabniki še niso naredili izbora, lahko prekličete dogodek in jim onemogočite nadaljevanje, dokler ne potrdijo izbora.

  • Kako lahko pobarvam celice glede na izbor na seznamu preverjanja veljavnosti podatkov? Uporabite lahko Pogojno oblikovanje. V tem primeru je najbolje, da uporabite možnost Oblikuj le celice, ki vsebujejo.

    Oblikuj samo celice, ki vsebujejo možnost
  • Kako preverim veljavnost e-poštnega naslova? Uporabite lahko način Po meri > Formula in preverite, ali vnos vsebuje simbol @. V tem primeru je uporabljena formula =ISNUMBER(FIND(“@”,D2)). Funkcija FIND poišče simbol @ in če ga najde, vrne njen številski položaj v besedilnem nizu in omogoči vnos. Če simbola ni mogoče najti, funkcija FIND vrne napako in prepreči vnos.

Ali imate vprašanje o določeni funkciji?

Objavite vprašanje v forumu skupnosti za Excel

Pomagajte nam izboljšati Excel

Ali imate predloge za izboljšanje naslednje različice Excela? Če jih imate, si oglejte teme na spletnem mestu Excel UserVoice.

Glejte tudi

Več o preverjanju veljavnosti podatkov

Videoposnetek: Ustvarjanje in upravljanje spustnih seznamov

Dodajanje ali odstranjevanje elementov s spustnega seznama

Odstranjevanje spustnega seznama

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×